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Perché è successo? Come possiamo farlo accadere? Queste due domande, entrambe di fondamentale importanza in ambito aziendale, sono essenzialmente le stesse.
In che modo due domande così diverse possono essere identiche? Dopotutto, si tratta di analizzare un evento passato, mentre l'altro comporta la pianificazione per il futuro. La risposta è semplice: in entrambi i casi si sta ponendo la stessa domanda di base, ovvero: "quale catena di eventi provoca un risultato particolare?" Sia che si tratti di pianificare una catena di eventi o di guardare indietro per comprendere meglio uno, è possibile utilizzare lo stesso strumento: analisi di causa ed effetto.
L'analisi di causa ed effetto viene in genere utilizzata per capire perché qualcosa è andato storto. Il tuo prodotto sta fallendo, i tuoi clienti sono frustrati e stai perdendo soldi. Ma perché? Dopotutto, tutto andava bene fino a tre mesi fa. Analizzando il processo di produzione, potresti essere in grado di individuare i problemi che sono da incolpare. Una volta stabilito dove si trovano i problemi, è possibile affrontarli e istituire politiche per garantire che quegli stessi problemi non si ripresentino.
L'analisi di causa ed effetto può anche aiutarti a replicare un risultato positivo. Ad esempio, questo mese, per la prima volta in assoluto, il tuo team ha superato gli obiettivi di vendita. Cosa è andato bene? È facile dire "siamo stati fortunati", ma la maggior parte delle volte facciamo o almeno incoraggiamo la nostra fortuna. Quindi quali sono stati gli elementi che hanno contribuito a rendere le chiamate di vendita di questo mese molto più efficaci di prima?
Mentre l'analisi di causa ed effetto viene generalmente utilizzata per capire cosa è successo (in genere per evitare che si ripeta), può anche essere utilizzato per aiutare a pianificare il futuro. Come? Piuttosto che tentare di spiegare un risultato esistente, è possibile impostare un risultato sperato e quindi analizzare gli elementi necessari per portare il risultato. Una volta che hai una chiara idea di cosa è necessario, è molto più facile creare un piano d'azione che possa avere successo.
Poiché il processo di analisi comporta la scomposizione dell'intero in un insieme di singole parti, è anche possibile utilizzare il grafico creato attraverso l'analisi di causa ed effetto per determinare chi dovrebbe assumersi la responsabilità di quali aspetti del progetto. Se hai trascorso molto tempo sul processo, potresti persino avere l'inizio di una lista di cose da fare per vari membri del team di progetto.
Causa ed analisi degli effetti, come è oggi condotta nel mondo degli affari, è una delle numerose innovazioni giapponesi volte a migliorare la qualità e il controllo di qualità. Il processo è condotto utilizzando un grafico a lisca di pesce (così chiamato perché sembra uno scheletro di pesce), altrimenti noto come diagramma di Ishikawa. I diagrammi di Ishikawa furono progettati negli anni '60 da Kaoru Ishikawa, che gestiva il controllo di qualità dei processi nel Cantiere Kawasaki.
Modello di grafico a lisca di pesce: utilizzare questo strumento per identificare le cause di un problema aziendale. L'approccio basato sul diagramma a spina di pesce per l'analisi di causa ed effetto utilizza una tabella standard per incoraggiare il brainstorming e presentare i risultati visivamente. Una volta completato il diagramma, è possibile analizzare insieme i risultati e determinare i fattori più importanti coinvolti nella risoluzione di un problema o nel raggiungimento del successo. Ci sono quattro passaggi coinvolti con l'analisi di causa ed effetto. Includono l'identificazione del problema o dell'obiettivo, il brainstorming, l'analisi e lo sviluppo di un piano d'azione.
L'intera squadra deve essere d'accordo affinché il processo abbia successo. L'obiettivo o problema è quindi scritto sulla "testa" del pesce. Diciamo che l'obiettivo del team è quello di garantire che i rapporti di vendita siano completati in modo tempestivo alla fine di ogni mese. Una volta che la squadra è d'accordo, il facilitatore disegna una linea con una scatola o "testa di pesce" alla fine. L'obiettivo è scritto nella scatola.
Figura 1: l'obiettivo qui è quello di fornire rapporti di vendita mensili in tempo. Che cosa ci vorrà per far lavorare insieme il tuo team di vendita, i tuoi manager e il tuo giornalista e produrre i rapporti necessari in modo tempestivo? Spesso, è utile iniziare con le sei aree generali che più probabilmente avranno un impatto su quasi tutti i progetti di business; questi diventano le ossa principali del pesce.
Queste sei aree, tuttavia, non sono obbligatorie; il sito Web di State of North Carolina elenca altre opzioni come segue:
Anche questi, tuttavia, sono solo suggerimenti. Molte organizzazioni presentano le proprie categorie, selezionate per riflettere la loro situazione reale.
Figura 2: Le categorie uniche di produzione, ricerca, distribuzione e scrittura sono identificate come categorie che riflettono questo problema aziendale. La seconda fase continua con ulteriori dettagli sul brainstorming basati su categorie generali. Quali persone sono necessarie per raggiungere l'obiettivo? Ogni nuovo dettaglio è indicato da una nuova linea disegnata perpendicolare all'osso prima di esso. Man mano che i dettagli vengono aggiunti attraverso il processo di brainstorming, più "ossa" vengono aggiunte al grafico; in alcuni casi il grafico può sembrare molto complesso, perché ci sono così tanti livelli di dettaglio da considerare.
Figura 3: problemi specifici vengono aggiunti a ciascuna categoria, formando il dettaglio (le ossa) del diagramma. Passa un po 'di tempo a recensire il grafico. Vedi gli stessi bisogni o preoccupazioni che spuntano in posti diversi? Quali sono gli elementi più critici, senza i quali si è certi di fallire?
Mentre tu e il tuo team guardate il grafico, è molto probabile che inizieranno a emergere temi importanti. Cercherai questi temi sul grafico a lisca di pesce, quindi li organizzerai su una pagina separata. Potresti voler organizzare i temi principali in base alla loro importanza o in ordine cronologico.
Sulla base della tua tabella delle ossa di pesce e della tua analisi, dovrebbe emergere una chiara serie di priorità. Queste priorità ti aiuteranno a mettere insieme un piano che possa essere implementato immediatamente.
Come qualsiasi altro strumento di business, l'analisi di causa ed effetto è altrettanto efficace delle persone coinvolte nel processo. È facile fare uno scarso lavoro per identificare il problema e le cause, e se la prima parte del processo viene eseguita in modo errato, i risultati saranno meno utili. Ecco perché è fondamentale avere un leader che abbia familiarità con il processo e perché sia così importante che le persone coinvolte nell'analisi comprendano appieno il problema e possano pensare realisticamente alle soluzioni.
Un articolo in Infermieristica, descrive l'uso di una tabella di osso di pesce in Analisi di causa ed effetto per determinare le cause dei problemi con lunghe code di attesa in una clinica. Il processo è stato molto efficace per il gruppo e ha portato ad alcune idee innovative tra cui "l'individuazione del requisito per un sistema di tracciamento delle note del paziente e la possibilità di spostare la clinica ambulatoriale in una clinica con più spazio." Una volta che avevano escogitato queste idee generali , hanno messo insieme un piano d'azione specifico, completo di compiti e scadenze. Puoi vedere una versione semplificata del grafico che hanno creato:
Figura 4: un esempio di problema del tempo di attesa del paziente. Perché questo processo ha funzionato così bene? L'autore dice: "Avere un facilitatore è stato fondamentale per far progredire le discussioni in quanto ha permesso al gruppo di concentrarsi sul problema, mentre qualcun altro ha facilitato la sessione." Descrive anche alcuni strumenti utilizzati dal gruppo durante il processo di brainstorming, incluso il Six Sigma. strumento chiamato "Five Whys", che comporta il drilling down da cause apparenti a problemi profondi.
Cause ed effetti L'analisi può essere un valido strumento per la tua organizzazione, oppure può creare più problemi di quanti ne risolva. In conclusione, se la tua squadra non ha il tempo, l'autorità, l'intuizione o la leadership per intraprendere una significativa analisi di causa ed effetto, potresti ritrovarti a perdere tempo e allo stesso tempo creare interazioni negative e frustrazione tra i membri del tuo team.
Per determinare se questo strumento può essere utile a te, consulta questa checklist; se trovi che stai rispondendo alla maggior parte delle domande con un "sì", allora l'analisi di causa ed effetto potrebbe essere una buona scelta.
Se ti senti pronto per intraprendere un'analisi di causa ed effetto, congratulazioni! Sei sulla buona strada per un processo migliore per raggiungere i tuoi obiettivi.
Graphic Credit: Fish-Skeleton progettato da Gilad Fried del progetto Noun.
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