Come eseguire il backup di tutte le email di Gmail (Guida completa)

Non è mai stato più importante eseguire il backup delle email di Gmail. Con gli hacker che cercano costantemente i punti deboli degli account, è possibile che il tuo account di posta elettronica venga compromesso. I messaggi potrebbero essere persi. Potresti perdere l'accesso al tuo account Gmail. Se ciò accade, ti consigliamo di avere un buon backup di Gmail.

Molti di noi mantengono le informazioni aziendali nei nostri account di posta Gmail. Perdere quelle informazioni potrebbe essere piuttosto costoso. Ecco perché è importante assicurarsi che i dati non vadano persi.

Esistono diversi modi per eseguire il backup delle email di Gmail, ma molti utenti Gmail non capiscono cosa fare. In questo tutorial, imparerai come eseguire il backup di Gmail. Spiegheremo come utilizzare l'utilità di backup di Google (Google Takeout) per eseguire il backup di Gmail. Discuteremo anche alcune utilità di backup di Gmail di terze parti.

Imparare Consigli e strategie utili per l'email

Prima di affrontare i backup di Gmail, non dimenticarti di farlo iscriviti alla newsletter di Tuts + Business e prendi il nostro gratuitamente eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. È ricco di strategie di organizzazione della posta in arrivo e di consigli killer per la gestione di tutte le e-mail in arrivo in modo più efficiente.

1. Perché hai bisogno di backup Gmail

La tua Gmail contiene informazioni aziendali importanti. Clienti e futuri clienti lo usano per contattarti. Potrebbe persino contenere informazioni sui progetti sensibili.

Ma cosa succede se i tuoi messaggi e-mail sono stati persi o compromessi?

La verità è che gli account di posta elettronica e altri account online vengono hackerati in ogni momento. La notizia è piena di account di violazioni dei dati e altri problemi di sicurezza. Se qualcun altro ha avuto accesso al tuo account di posta elettronica, è possibile che tu possa perdere alcune di quelle importanti comunicazioni aziendali.

Sebbene la configurazione di password Gmail avanzate possa aiutare a ridurre le probabilità che un hacker possa entrare nella tua posta elettronica, nessun sistema è infallibile. Nel peggiore dei casi, potresti persino dover eliminare il tuo account Gmail se è stato compromesso. Per indicazioni su come farlo, segui i passaggi di questo tutorial:

E, naturalmente, c'è un errore dell'utente. A nessuno piace pensarci, ma i dati vengono spesso persi quando un utente cancella accidentalmente un messaggio Gmail. Se agisci rapidamente, potresti riuscire a ripristinare un messaggio eliminato. Ma se è trascorso un po 'di tempo e non hai un sistema di backup di Gmail, potresti aver perso il messaggio per sempre. Per istruzioni su come recuperare Gmails cancellati rivedere il tutorial, Come recuperare le email cancellate (o archiviate) in Gmail.

Avere backup Gmail aggiornati ti consente di ripristinare le email perse nel caso in cui accadesse qualcosa al tuo account Gmail. Esistono diversi metodi che puoi utilizzare per eseguire il backup del tuo account Gmail.

2. Come eseguire il backup delle email Gmail con Google Takeout

Google Takeout crea una copia dell'intero account Google, inclusi i dati di Gmail. Per usarlo, ecco cosa fare:

1. Inizia digitando https://takeout.google.com/settings/takeout nel tuo browser Indirizzo campo. Se non hai effettuato l'accesso al tuo account Google, devi eseguire l'accesso prima di poter utilizzare l'utilità. Se hai effettuato l'accesso, il Google asporto appare la schermata:

Uso Google asporto per i backup e-mail di Gmail

2. Utilizzare la barra di scorrimento sulla destra dello schermo per visualizzare l'elenco di dati che è possibile eseguire il backup con l'utilità:

Per eseguire il backup del tuo account Gmail, assicurati che il dispositivo di scorrimento sia sulla destra.

Vedrai tutti i vari tipi di dati a cui puoi accedere con il tuo account Google.

3. Fai scorrere il dispositivo di scorrimento Gmail (sulla destra dello schermo) a destra per eseguire il backup del tuo account Gmail. Se fai clic sulla freccia in giù a sinistra del dispositivo di scorrimento, lo schermo si espande e puoi ulteriormente perfezionare quali parti del tuo Gmail vuoi eseguire il backup: 

Esegui il backup di specifiche etichette Gmail.

Scegli una delle seguenti opzioni: 

• Fai clic sul commutatore accanto a Includi tutta la tua posta per eseguire il backup di tutti i tuoi Gmail.
• Fai clic sul pulsante di attivazione accanto a Seleziona le etichette per visualizzare una schermata che consente di scegliere quali etichette (cartelle) si desidera eseguire il backup. 

 4. Al termine della selezione dei tipi di dati di cui eseguire il backup, fare clic su Il prossimo pulsante in basso a sinistra dello schermo. Il Personalizza il formato dell'archivio schermo visualizza:

Scegli i formati di archivio di backup di Gmail.

Usa questa schermata per definire le seguenti caratteristiche del tuo archivio:

• Tipo di file. Il tipo di file predefinito per il file di archivio è .zip. Fai clic sulla freccia giù per scegliere il tipo di file .tgz. (Questo tipo di file potrebbe essere difficile da aprire per la maggior parte degli utenti.)

• Dimensione dell'archivio. La dimensione massima dell'archivio file è 50 GB. Fare clic sulla freccia giù per scegliere una delle seguenti dimensioni di file: 1 GB, 2 GB, 4 GB, 10 GB, 50 GB. 

• Metodo di consegna. Questo è il modo in cui otterrai i tuoi dati archiviati. Clicca il bassofreccia per scegliere tra ricevere un collegamento per il download della posta elettronica, un file su Google Drive, un file su Dropbox o un file su OneDrive.

Attenzione: Gli archivi archiviati su Google Drive contano rispetto alla quota di spazio di archiviazione di Google. Se il tuo archivio è particolarmente grande, puoi scegliere un altro modo per riceverlo.

 5. Al termine della selezione delle opzioni di formato di archivio, fare clic su Crea archivio pulsante nell'angolo in basso a sinistra.

Vedrai un avviso nella schermata successiva in cui viene preparato il tuo archivio. (Il processo di archiviazione non è istantaneo.) Quando il tuo archivio è pronto, riceverai una notifica della posizione dell'archivio tramite e-mail. Ecco come potrebbe apparire l'email: 

Un'e-mail ti avvisa che il tuo backup di Gmail è pronto per la revisione.

Nota: La tua email può variare a seconda dell'opzione del metodo di consegna che hai scelto.

6. Segui le istruzioni nell'email per accedere al tuo archivio Gmail. (Nell'esempio sopra, vorrei fare clic su Scarica l'archivio pulsante.)

3. Altri metodi per creare un backup Gmail

Benché l'utilità Google Backup sia piuttosto semplice, devi ricordarti di creare l'archivio Gmail. Un modo più automatico per eseguire il backup della tua posta Gmail consiste nell'utilizzare un client desktop come Microsoft Outlook, Thunderbird (iOS) o Apple Mail. 

Nota: Per questo esempio, userò Outlook. Se il tuo client desktop è diverso, i passaggi che segui potrebbero essere leggermente diversi.

Imposta il tuo client desktop in modo che recuperi i messaggi da Gmail sul tuo computer tramite il protocollo IMAP. Ecco cosa fare:  

Passaggio 1. Attivare l'accesso IMAP

1. Vai a Impostazioni> Impostazioni> Inoltro e POP / IMAP in Gmail per assicurarti che l'IMAP sia attivato. Il tuo schermo dovrebbe assomigliare a questo:

Vai a Gmail impostazioni abilitare Accesso IMAP.

Se IMAP non è abilitato, fai clic su Abilita IMAP ginocchiera.

2. Google considera la maggior parte delle app di posta elettronica desktop meno sicure. Pertanto, dovrai modificare le impostazioni di sicurezza nel tuo account Google in modo tale da consentire al tuo client di posta elettronica desktop di accedere al tuo account Gmail. Per iniziare, vai a https://myaccount.google.com/. Vedrai il Il mio account schermo:

Utilizzare il Il mio account schermo per consentire alla tua email desktop di accedere alle tue email Gmail.

3. Seleziona App con accesso all'account. Il Accesso e sicurezza appare la schermata. Scorri verso il basso sul Accesso e sicurezza schermo al Consenti app meno sicure: opzione:

Google considera la maggior parte degli altri sistemi di posta elettronica meno sicuri. Dovrai far scorrere il cursore verso destra.

Fai scorrere la levetta a destra in modo che il tuo client di posta elettronica desktop possa accedere al tuo account Gmail.

Passaggio 2. Aggiungi il tuo account Gmail al tuo client di posta elettronica desktop

Il prossimo passo è aggiungere il tuo account Gmail al tuo client di posta elettronica desktop. Il processo esatto che utilizzerai per farlo varia a seconda del tuo client di posta elettronica desktop.

1. Per MS-Outlook, fare clic su File. Quando il Informazioni account appare la schermata, clicca il Aggiungi account pulsante:

Clicca il Aggiungi account pulsante per consentire l'accesso a Outlook ai tuoi messaggi Gmail.

2. Ti verrà richiesto di inserire l'account Gmail e la password che desideri aggiungere a Outlook. Digitare le informazioni e fare clic su Collegare pulsante. Il seguente prompt visualizza:

Hai dato l'accesso a Outlook ai tuoi messaggi Gmail.

3. Fare clic ok per finire di connettere il tuo account Gmail al tuo account desktop. I tuoi account sono collegati. 

Riceverai un messaggio di posta elettronica con l'oggetto: Messaggio di test di Microsoft Outlook nella tua casella di posta di Outlook. Nella tua posta in arrivo di Gmail, riceverai lo stesso messaggio. 

Da questo momento in poi, i messaggi inviati al tuo indirizzo Gmail verranno inviati anche a MS Outlook. Anche se dovessi perdere l'accesso al tuo account Gmail, puoi comunque accedere ai tuoi messaggi Gmail tramite Outlook. Ricorda però che se elimini un messaggio dal tuo account Gmail, verrà rimosso anche dalla Posta in arrivo di Outlook.

Attenzione: I filtri e altri strumenti organizzativi che hai applicato nella tua posta in arrivo di Gmail potrebbero non essere inoltrati al tuo sistema di posta elettronica desktop. 

4. Utilità di backup di Gmail di terze parti

Un altro metodo per eseguire il backup dei messaggi di Gmail è utilizzare un'utilità di backup di terze parti. Ecco quattro opzioni popolari:

1. UpSafe

L'utilità di backup di UpSafe Gmail è gratuita e facile da usare. 

UpSafe è un backup gratuito e facile da usare di Windows Gmail che consente di eseguire rapidamente il backup dei file Gmail sul disco rigido. Una buona caratteristica di sicurezza di questa utility è che l'app non ha mai accesso alle tue credenziali di accesso a Google. I backup, tuttavia, non sono automatici. Pertanto, devi ricordare di eseguire regolarmente il backup del tuo account Gmail.

2. Gmvault Backup

L'utilità di backup Gmvault funziona su un gran numero di piattaforme.

Utilizzare GMvault su macchine Windows, Mac, OSX o Linux. Questa famosa app open source ti consente di pianificare l'esecuzione automatica dei backup, il che è molto utile poiché non devi preoccuparti di dimenticare di eseguire il backup di Gmail. È anche un ottimo strumento per spostare le email da un account a un altro. È basato sulla riga di comando, il che significa che non c'è un'interfaccia grafica. Ma puoi ottenere molto imparando alcuni semplici comandi.

3. Spinbackup

L'utility Spinbackup Gmail offre funzionalità di backup basate su cloud.

Spinbackup combina funzionalità di backup basate sul cloud e funzionalità di cybersecurity in un unico pacchetto. Se la tua azienda ha bisogno di entrambe le opzioni, questo singolo strumento potrebbe essere una buona scelta. Ti consente di configurare backup automatici non solo dei tuoi messaggi Gmail, ma di tutti i dati sul tuo Google Drive, inclusi i tuoi contatti e il tuo calendario. I prezzi variano a seconda delle esigenze e del numero di utenti.

4. Backup di SysTools Gmail

SysTools è specializzato in utility di backup e recupero dati.

SysTools offre una vasta gamma di utilità di backup e servizi di recupero dati, comprese le utility di backup cloud per Gmail e Google Apps. Sono disponibili sia una versione per Windows che per Mac dell'utilità di backup di Gmail. A seconda del sistema operativo che si utilizza, i messaggi possono essere salvati in una varietà di formati. Puoi anche applicare un filtro per scegliere i messaggi di cui eseguire il backup.

5. Rendi i backup di Gmail parte del tuo flusso di lavoro

Perdere i messaggi di Gmail potrebbe essere costoso. I tuoi backup di Gmail dovrebbero essere una parte regolare del tuo flusso di lavoro. Ecco alcune best practice per il backup di Gmail per aiutarti a guidare:

1. Continua a seguire le buone pratiche di sicurezza di Gmail. Pur avendo a disposizione un sistema di backup di Gmail potrebbe garantire di non perdere importanti messaggi di posta elettronica, l'obiettivo è comunque quello di mantenere il tuo account il più sicuro possibile. Assicurati che le password di Gmail che utilizzi siano sicure e sfrutti anche altre misure di sicurezza online di Gmail.
2. Backup automatici vs backup manuali. Mentre alcune utilità di backup di Gmail ti consentono di pianificare un backup automatico regolare, altre no. A seconda del volume di email che ricevi, la frequenza di backup può variare: più messaggi ricevi, più spesso devi eseguire il backup di Gmail. Comprendi il sistema di backup che stai utilizzando. Se la tua utilità non ti consente di pianificare backup di routine, imposta un tempo regolare per eseguire il backup dei tuoi messaggi Gmail manualmente.
3. Controlla regolarmente i file di backup. Anche se l'utilità di backup viene eseguita automaticamente, è comunque necessario rivedere i file di backup di volta in volta per assicurarsi che l'utilità funzioni correttamente. Se noti che i file di backup non sono presenti o che i file di backup hanno dimensioni pari a 0 byte, rileggi la documentazione dell'utilità di backup o contatta il team di supporto del software di backup per risolvere il problema.
4. Monitora lo spazio di archiviazione di backup. Tieni presente la quantità di spazio di archiviazione disponibile per le tue cartelle di backup. Se sei vicino a superare il limite di archiviazione, considera la possibilità di archiviare i file di backup precedenti in un'altra posizione o di rimuoverli. (Attenzione: Se elimini i file di backup precedenti, potresti non essere in grado di recuperarli se ne hai bisogno in seguito.) 

Conclusione

Se non esegui regolarmente il backup delle email di Gmail, rischi di perdere le tue informazioni. Ora che sai come eseguire il backup di Gmail, puoi ridurre le possibilità di perdita dei dati eseguendo il backup di Gmail.

Utilizza i passaggi che ti abbiamo appena mostrato per eseguire regolarmente i backup di Gmail.