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Se possiedi un'attività commerciale, sai già quanto siano importanti i tuoi messaggi di posta elettronica di Microsoft Outlook. Sono come comunichi con i clienti e possono anche essere come ricevi gli ordini. Si desidera assicurarsi e eseguire il backup delle informazioni nel proprio account MS Outlook in modo da non perdere alcuna informazione di vitale importanza. Se usi Microsoft Outlook per le tue esigenze personali, come comunicare con amici e familiari o per la scuola, anche quelle e-mail sono importanti.
Molti utenti di posta elettronica, anche professionisti del settore, non pensano a quante informazioni effettivamente memorizzano nel proprio sistema di posta elettronica. Non pensano a come salvare le email di Outlook finché non è troppo tardi e hanno già perso alcune informazioni.
Non deve essere così per te. Se hai bisogno di imparare come fare il backup delle e-mail di Outlook, questo tutorial è per te. Imparerai diversi metodi di backup di Outlook che vanno da come esportare e-mail da Outlook a come salvare un'e-mail nel formato PST di Outlook e altro ancora. Discuteremo anche su come eseguire il backup di altri dati di MS Outlook come le informazioni di contatto e altro. Infine, scoprirai alcuni componenti aggiuntivi di MS Outlook che possono aiutarti a eseguire il backup delle email di Outlook.
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Non si può pensare di eseguire il backup dei messaggi di posta elettronica di MS Outlook, ma è necessario. Cosa succede se hai perso l'accesso al tuo account di posta elettronica? Tutte le informazioni e-mail memorizzate nel tuo account sarebbero sparite. Se si utilizza l'account e-mail di Outlook per lavoro, non si desidera che ciò accada
Più comunemente, le persone perdono l'accesso ai loro account e-mail quando dimenticano la password. Naturalmente, di solito ci sono dei passi da fare per riottenere l'accesso alla tua email, ma quelli possono richiedere molto tempo.
L'altro motivo per cui le persone perdono l'accesso ai loro account di posta elettronica è perché il loro account è stato violato. Se il tuo account di posta elettronica di Outlook è stato violato, potrebbe essere difficile per te ottenere nuovamente l'accesso. Se ciò accade e hai un file di backup di Outlook corrente, almeno avrai i tuoi dati di posta elettronica di cui hai eseguito il backup.
Non dimenticare di eseguire il backup delle email più importanti separatamente. Alcune email contengono informazioni vitali per la tua azienda: un contratto, una proposta o anche una fattura. Dovrai adottare misure aggiuntive per assicurarti di avere un backup extra di qualsiasi email con documenti aziendali o discussioni cruciali. Ti mostreremo esattamente come farlo nei passaggi che seguono.
Scopri come eseguire il backup delle email di Outlook velocemente usando i file PST in questo breve video:
Ora che hai imparato l'importanza del backup dei tuoi dati e-mail di Outlook, è ora di iniziare a imparare come farlo. In questa sezione ti mostrerò sei metodi per eseguire il backup dell'email di Microsoft Outlook:
Il primo modo per eseguire il backup dell'email di MS Outlook consiste nell'esportare i messaggi di posta elettronica nel formato PST di Outlook. Prima di imparare come esportare le informazioni di Outlook in questo formato, ci si potrebbe chiedere: qual è il formato file PST di Outlook e in che modo è diverso da un formato di file OST di Outlook?
Un file con estensione .pst (file in formato PST) è un file di informazioni utilizzato da Microsoft Outlook e Microsoft Exchange. Esempi dei tipi di dati e-mail di Outlook che è possibile salvare in un file in formato PST includono:
È possibile accedere a un file PST di Outlook dal computer o dal server in cui è stato salvato il file. È inoltre possibile copiare un file in formato PST in un'altra posizione.
Un file PST è diverso da un file di estensione ost (file OST). Il formato file OST di Outlook consente di lavorare offline con una copia di un file memorizzato nel tuo account Microsoft Exchange. Il file viene sincronizzato quando torni online.
Ora impariamo come creare manualmente un file PST di Outlook di backup. Inizia nella posta in arrivo di Outlook e fai clic su File scheda. Il Informazioni account appare la schermata:
Il primo passo per creare un file di e-mail di backup è accedere alla procedura guidata di importazione ed esportazione.Clicca il Apri ed esporta opzione:
Seleziona l'opzione Importa / Esporta.Quindi, fai clic su Import / Export pulsante. Il sistema ritorna nella tua casella di posta e il file Importazione ed esportazione guidata display:
L'Importazione / Esportazione guidata offre una varietà di opzioni di importazione ed esportazione.Seleziona il Esporta in un file opzione e quindi fare clic su Successivo> pulsante nella parte inferiore della procedura guidata. La procedura guidata richiede di selezionare un tipo di file:
Scegli il formato file PST di Outlook.Scegli il File di dati di Outlook (pst) opzione. Clicca il Successivo> pulsante. Successivamente, ti verrà richiesto di selezionare una cartella di Outlook da cui esportare i dati:
Scegli la cartella di Outlook che contiene i dati da esportare.Usa la barra di scorrimento per muoverti su e giù per vedere tutte le tue attuali cartelle di Outlook. Quando hai selezionato una cartella, fai clic su Successivo> pulsante.
Nota: Puoi anche scegliere di eseguire il backup dei contatti, delle informazioni del calendario, delle note e delle attività di Outlook da questo prompt.
Scegli dove salvare il tuo file.Al prompt successivo, cercare un percorso per esportare il file di dati di Outlook in. Oppure, è possibile salvare il file nel percorso predefinito. Se si salva il file nel percorso predefinito, è necessario specificare se si desidera consentire elementi duplicati. Puoi anche cambiare il nome del file su questo prompt, che è una buona idea, perché il nome del file predefinito è: backup.pst. Ricorda il nome del file e il percorso del file PST di Outlook che hai selezionato in modo da poter trovare il file PST di Outlook in un secondo momento.
Dopo aver effettuato le selezioni, fai clic su finire pulsante nella parte inferiore del prompt. Ti viene richiesto di creare una password. Questo è un passaggio facoltativo, ma potrebbe essere importante se i dati di cui si sta eseguendo il backup sono sensibili e devono essere protetti.
Dopo aver esportato la cartella selezionata in un file PST, puoi verificare se il file è lì aprendo la cartella Esplora file.
Dopo aver creato il file e-mail di backup, è possibile aprire Esplora file e trova il file di backup di Outlook appena creato. Lo riconoscerai perché il file generesarà File di dati di Outlook:
Vai al percorso del file PST di Outlook per trovare il file di backup che hai creato. In questo caso, spostiamo alcuni file in una nuova cartella che ho appena creato chiamato analisi. Dopo aver spostato il file in una nuova posizione del file PST di Outlook, aprire Esplora file per vedere il tuo file di backup di Outlook:
Backup dei file PST di Outlook copiati in una nuova posizione.È fantastico poter creare file di backup, ma non ti saranno veramente utili finché non potrai riaprirli nel tuo account di posta elettronica. Per questo esercizio, ho creato un file di e-mail di backup chiamato XYZProject.pst usando il mio altro account di posta elettronica di Outlook. Ho intenzione di aprire quel file dal mio account di posta elettronica di lavoro Outlook.
Per accedere al file di backup di Outlook, iniziare dal Informazioni sull'account di Outlook schermo. Clic Apri ed esporta> Apri file di dati di Outlook.
Esplora file si apre al percorso predefinito. Se hai salvato il tuo file di backup di Outlook altrove, dovrai andare nella posizione in cui è memorizzato il tuo file PST di backup. Per questo esempio, ho bisogno di navigare al analisi cartella che ho creato in precedenza:
Per questo esempio, il percorso del file PST di Outlook si trova nella cartella Test.Fare clic sul file, quindi fare clic Aperto. Il sistema torna alla tua casella di posta.
I file di backup ripristinati vengono visualizzati nella parte inferiore del file Pannello di navigazione.Nel pannello di navigazione a sinistra, vedrai una nuova categoria nella parte inferiore del pannello, sotto gli archivi: Dati di Outlook. Questa categoria contiene le informazioni dalla cartella di backup appena aperta. Per aprire il file e accedere ai dati, fare clic sulla freccia a sinistra di esso. Dal momento che la cartella che ho archiviato era una sottocartella della mia Posta in arrivo cartella quando l'ho archiviata, quella struttura è stata conservata. Devo anche fare clic sulla freccia a sinistra della parola Posta in arrivo.
Ora puoi vedere la cartella ripristinata.Ora puoi aprire la cartella per vedere le e-mail all'interno. È inoltre possibile trascinare e rilasciare i messaggi in altre cartelle di posta elettronica.
Un modo semplice e rapido per eseguire il backup di un singolo messaggio di posta elettronica è trascinarlo dalla posta in arrivo di Outlook in a Esplora file cartella.
Inizia aprendo la cartella di Outlook che contiene il messaggio di cui vuoi eseguire il backup. Quindi apri Esplora file alla cartella in cui si desidera memorizzare il messaggio e-mail di backup:
È possibile trascinare e rilasciare i messaggi di posta elettronica per spostarli da Outlook a Esplora file.Clicca sul messaggio e-mail e trascinalo dentro Esplora file per creare una copia e-mail di backup:
Il file di backup di Outlook creato con il trascinamento della selezione è un file di articolo di Outlook, non un file di dati di Outlook.Come puoi vedere, l'e-mail in cui abbiamo copiato Esplora file è ora nella mia cartella come un Articolo di Outlook (non un file PST). Se fai doppio clic sull'elemento dall'interno Esplora file, il messaggio si apre in Outlook.
Un altro metodo per eseguire il backup di un messaggio di Outlook consiste nel salvare l'e-mail come file HTML o TXT. Questo file può quindi essere memorizzato nel cloud. Puoi anche allegare il file a un messaggio e-mail, se lo desideri.
Inizia aprendo la posta in arrivo di Outlook, fai clic sul messaggio di posta elettronica di cui desideri eseguire il backup per aprirlo. Nell'esempio seguente, eseguo il backup di un'email relativa a una fattura:
Ecco l'e-mail di Outlook di cui eseguire il backup. L'allegato dovrebbe essere sottoposto a backup separatamente. Nota: L'allegato fattura non verrà eseguito il backup utilizzando questo metodo. Per eseguire il backup dell'allegato, scaricarlo, creare una copia e rinominare la copia.
Clicca sul File scheda nella parte superiore dello schermo. La seguente schermata mostra:
È possibile salvare un'e-mail di Outlook in formato HTML o TXT.A sinistra, fai clic su Salva come opzione. Esplora file appare. Selezionare il percorso in cui si desidera memorizzare il messaggio di posta elettronica di backup. Nella parte inferiore dello schermo, fai clic sulla freccia a destra di Salva come tipo. Vedrai il seguente menu a discesa con le opzioni relative al tipo di file:
Il menu a discesa consente di scegliere il tipo di file che si desidera salvare l'e-mail come.Seleziona il tipo di file in cui desideri salvare l'email.
Se hai un altro account e-mail, un modo rapido e conveniente per creare una copia di backup di una e-mail è di inoltrarlo al tuo altro indirizzo email. Un vantaggio di questo metodo è che l'allegato verrà inoltrato.
Inizia aprendo l'e-mail di Outlook di cui vuoi eseguire il backup.
È possibile inoltrare un messaggio di posta elettronica di Outlook per eseguirne il backup.Clicca il Inoltrare icona nel Nastro.
Scegli una mail per inoltrare il tuo messaggio a.Digitare uno o più indirizzi e-mail in cui si desidera inviare la copia dell'email di backup.
Se hai caricato il software di cattura dello schermo sul tuo computer, puoi fare uno screenshot come backup per mostrare che hai ricevuto un particolare indirizzo email (e cosa ha detto quell'email).
Questo metodo di backup delle e-mail può essere particolarmente utile quando si ha a che fare con il supporto tecnico se si desidera fare riferimento a un'e-mail ricevuta da loro.
Ti abbiamo fornito molti metodi di backup della posta elettronica di Outlook. Ma ci sono anche molti strumenti software che possono aiutarti con i backup delle e-mail di Outlook. Ecco una descrizione di alcuni di loro:
Sia che tu sia un imprenditore o un professionista, l'email è un importante strumento di comunicazione. È importante assicurarsi che le tue e-mail siano il più professionali possibile. Queste esercitazioni possono aiutare:
Se hai bisogno di migliorare l'utilizzo di MS Outlook, dai un'occhiata ai nostri utili tutorial di Outlook della serie: Che cos'è MS Outlook? (Strumento software Pro Email).
Per gestire al meglio la tua casella di posta elettronica e mantenere le tue e-mail in arrivo organizzate, non dimenticare di iscriverti alla newsletter di Tuts + Business e di ottenere il nostro eBook gratuito: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. È ricco di strategie di organizzazione della posta in arrivo e di suggerimenti killer per la gestione di tutte le e-mail in arrivo in modo più efficiente.
Ora che hai imparato a creare i file di backup di MS Outlook, sei pronto per configurare il tuo sistema per eseguire il backup delle email di Outlook. Sarai in grado di accedere ai tuoi dati anche se perdi l'accesso al tuo account Outlook. Quindi, cosa ti impedisce di proteggere le informazioni aziendali di Outlook? Perché non configurare il backup di Outlook oggi?
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