Come filtrare i messaggi di posta elettronica in Outlook in cartelle specifiche (con regole)

È possibile creare una regola in Outlook che ti aiuterà a filtrare i messaggi di posta elettronica in cartelle specifiche di Outlook. Infatti, impostare le regole in Outlook nel modo giusto può aiutarti a organizzare la tua casella di posta, gestire le e-mail indesiderate, gestire le tue iscrizioni e altro ancora.

Le regole sono uno strumento chiave che può aiutarti a utilizzare Microsoft Outlook in modo più efficace. Se hai seguito questa serie di tutorial, sai già come creare regole in Outlook. Altrimenti, puoi imparare tutto su come creare una regola in Outlook da questo tutorial su come creare regole.

Uno degli aspetti più potenti delle regole di MS Outlook è la possibilità di configurare i filtri di posta elettronica. In questo tutorial imparerai tutto su come gestire i messaggi indesiderati usando i filtri automatici. In primo luogo, discuteremo sul motivo per cui ricevete messaggi indesiderati ed esaminate anche il problema comune del cyberbullismo. Successivamente, imparerai alcune best practice per l'utilizzo dei filtri email. Infine, si impara a configurare le regole in Outlook per spostare la posta elettronica nelle cartelle.

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Ora esaminiamo il materiale su come filtrare le email con Outlook. 

Perché ricevi messaggi indesiderati

Se ricevi e-mail, probabilmente riceverai anche messaggi e-mail indesiderati. Sfortunatamente, nell'attuale ambiente online è fin troppo comune che gli spammer abbiano accesso alla tua azienda o alla tua email personale. Anche se pensi di essere cauto con il tuo indirizzo email, gli hacker e altri hanno modi per capire o acquistare i tuoi dati di posta elettronica. La maggior parte dei sistemi di posta elettronica, come MS Outlook, dispone di sistemi per aiutarti a gestire lo spam. In Outlook, ad esempio, è possibile segnalare la posta indesiderata-ma alcuni messaggi spam possono ancora passare e arrivare alla tua casella di posta.

Lo spam è solo un tipo di messaggio e-mail indesiderato che potresti ricevere. Altri tipi di messaggi indesiderati possono includere:

• Abbonamenti email. È importante notare che gli abbonamenti e-mail non sono spam. Hai scelto di ricevere questi messaggi a un certo punto. Potresti anche voler ancora ricevere l'abbonamento (lo leggerai un giorno), semplicemente non lo vuoi nella tua casella di posta. 
• Email di ex dipendenti o colleghi. Gli ex dipendenti hanno il tuo indirizzo email, ovviamente, perché una volta hanno lavorato con te. Se hanno lasciato l'azienda o il campo in circostanze meno che stellari, potresti non voler ricevere le loro email nella tua casella di posta. 
• Email personali che non vuoi nella tua casella di posta. Proprio come non vuoi ricevere email da alcuni ex colleghi, potresti anche avere degli ex amici di cui non vuoi che le email arrivino nella tua casella di posta. Oppure, potresti voler tenere la tua email personale separata dalla tua email aziendale.
• E-mail di vendita. Se hai mai partecipato a una fiera o hai persino intrattenuto rapporti commerciali con un'azienda, probabilmente riceverai email di vendita. Se non sei attualmente sul mercato per il prodotto, potresti voler tenere questi messaggi e-mail fuori dalla tua casella di posta.  
  

Questi sono solo alcuni esempi dei tipi di messaggi su cui vuoi avere il controllo. Sono sicuro che puoi pensare di più. In alcuni casi, potresti non volere affatto i messaggi. In altri casi, non li vuoi ingombrare nella tua casella di posta ma li vuoi. In entrambi i casi, l'impostazione delle regole in Outlook può aiutarti a bloccare o filtrare le email indesiderate.

Che dire del bullismo?

Il cyberbullismo è un tipo speciale di e-mail indesiderata che deve essere affrontata in modo diverso. Sfortunatamente, il cyberbullismo è un problema serio che sta diventando sempre più comune. È così serio, che dobbiamo toccarlo qui.

Potresti pensare al cyberbullismo come a qualcosa che succede ai bambini, ma può colpire anche gli adulti. StopBullying.gov definisce il cyberbullismo come:

"Il cyberbullismo include l'invio, la pubblicazione o la condivisione di contenuti negativi, dannosi, falsi o medi su qualcun altro e può includere la condivisione di informazioni personali o private su qualcun altro causando imbarazzo o umiliazione".

Se ti capitasse un cyberbullismo, procedi nel seguente modo:

1. Salva le prove. Ne avrai bisogno se devi intraprendere azioni con le autorità legali o con il reparto risorse umane della tua azienda.
2. Segnala il messaggio. Se il bullismoè da qualcuno nella tua azienda, puoi segnalare il messaggio al tuo reparto risorse umane. Se il messaggio proviene dall'esterno della tua azienda, segnalalo al tuo fornitore di servizi online e a Outlook. Inoltre, se ti senti minacciato, segnala il messaggio alle autorità legali.
3. Blocca il mittente.Puoi bloccare i messaggi da un mittente specifico in Outlook. Vedi le istruzioni qui sotto in questo tutorial.
   

Puoi trovare ulteriori informazioni sul cyberbullismo dal sito del dipartimento della salute e dei servizi umani degli Stati Uniti, StopBullying.gov. 

Come bloccare e sbloccare i messaggi da un mittente specifico

Puoi utilizzare gli strumenti di Outlook per bloccare tutti i messaggi da un mittente specifico e inviarli automaticamente al tuo Posta indesiderata cartella. 

1. Blocca messaggi e-mail

Ecco come farlo: 

Passaggio 1. Selezionare il messaggio da bloccare

Dalla posta in arrivo di Outlook, seleziona un messaggio dal mittente che desideri bloccare. In questo esempio, useremo un ex dipendente fittizio, Timothy Tester:

È possibile bloccare i messaggi e-mail da un mittente specifico in Outlook. 

Fai clic con il tasto destro sul messaggio. Appare un menu a comparsa:

Per bloccare un messaggio in Outlook, classificare uno dei messaggi come Spazzatura e quindi bloccare il mittente.

Passaggio 2. Scegliere l'opzione Blocca mittente

Seleziona il giunca opzione dal menu. Un altro menu a comparsa mostra:

I messaggi bloccati andranno direttamente nella tua cartella Posta indesiderata.

Scegli la prima opzione, Blocca mittente. Un messaggio di richiesta indica che il mittente dell'email selezionata sarà messo sul tuo Mittenti bloccati elenco. Clicca il ok pulsante per confermare questa azione.

Nota: C'è un limite al numero di indirizzi email che puoi bloccare in MS Outlook. Quel limite è 500.

Una volta che il messaggio è bloccato, scompare dalla tua casella di posta. I messaggi Futures da quell'indirizzo email vanno al tuo Posta indesiderata cartella.

2. Sbloccare i messaggi e-mail

Dopo aver bloccato un mittente, puoi cambiare idea. Fortunatamente, puoi sbloccare un mittente bloccato. Per sbloccare un mittente:

Passaggio 1. Scegli l'opzione Junk

Clicca su qualsiasi messaggio. Fai clic con il pulsante destro del mouse per visualizzare il menu a comparsa e fai clic su giunca opzione. Appare un altro menu:

Il Opzioni di posta indesiderata la selezione apre il Opzioni di posta indesiderata la finestra di dialogo.

Questa volta, scegli il Posta indesiderata opzioni dal menu a discesa. Il Opzioni di posta indesiderata la finestra di dialogo visualizza:

Seleziona il Mittenti bloccati scheda dal Opzioni di posta indesiderata la finestra di dialogo.

Passaggio 2. Sbloccare il mittente

Clicca il Mittenti bloccati scheda per visualizzare un elenco di indirizzi email bloccati:

Fai clic sull'indirizzo email che desideri rimuovere dall'elenco.

Clicca il Rimuovere pulsante sulla destra della finestra di dialogo. L'indirizzo è rimosso dal Mittenti bloccati elenco. Clic ok nella parte inferiore della finestra di dialogo per salvare le modifiche. I futuri messaggi da questo mittente non saranno inviati a Posta indesiderata cartella.

Nota:I vecchi messaggi dal mittente precedentemente bloccato saranno ancora nel tuo Posta indesiderata cartella. Se li vuoi in un'altra cartella, dovrai spostarli manualmente.

Tre motivi comuni per impostare un filtro automatico di Outlook (best practice)

Spesso i messaggi di posta elettronica "indesiderati" che ricevi in ​​Outlook non sono spam e non devono essere bloccati. Invece, possono essere messaggi che vuoi gestire contemporaneamente o messaggi che vuoi guardare in seguito. Per questi messaggi, è una buona idea impostare un filtro automatico della posta elettronica in Outlook. Questo filtro di Outlook, creato utilizzando le regole in Outlook, invia automaticamente messaggi specifici alle cartelle di Outlook.

Ecco alcuni motivi comuni per utilizzare un filtro automatico di Outlook:

1. Per mantenere insieme le e-mail correlate. Supponi di lavorare a un progetto con i colleghi. Come parte della comunicazione del progetto, ricevi molte email. Si desidera mantenere tutte le e-mail relative al progetto in una particolare cartella in modo da poterle trovare rapidamente.
2. Per mantenere insieme le e-mail di abbonamento. Hai diversi abbonamenti email relativi alla tua attività. Non hai sempre il tempo di leggerli subito, ma vuoi che continuino a leggerli in seguito. Utilizzare un filtro di Outlook per ordinarli in una cartella di sottoscrizione.
3. Per mantenere le e-mail dallo stesso mittente nello stesso posto. Diciamo che stai mentoring a un dipendente. Ti inviano molte e-mail con domande e vuoi tenere traccia di ciò che hai passato con loro. Un filtro e-mail può aiutare.
   

Come puoi vedere, è buona norma tenere insieme le email correlate. Ovviamente, ci sono molti altri motivi per cui Outlook invia email ai filtri per te e probabilmente puoi pensare ai tuoi esempi in cui la creazione di una regola del filtro automatico in Outlook sarebbe utile.

Come impostare una regola del filtro automatico di Outlook (video)

Scopri come creare un filtro di Outlook per i messaggi di posta elettronica del filtro automatico in questo breve video:

 

Oppure puoi rivedere i passaggi del tutorial scritto di seguito.

Come filtrare le email in Outlook usando le regole

È possibile utilizzare la funzionalità Regole di Outlook per impostare una regola che inserisce tutte le e-mail da un mittente specifico (o un gruppo di mittenti) in una cartella specificata. Ciò ti aiuterà a organizzare la tua casella di posta e ti aiuterà anche a trovare rapidamente le email importanti. Per maggiori dettagli su come utilizzare le regole, studia il nostro tutorial sulla creazione delle regole di MS Outlook:

Nei passaggi seguenti, ti mostrerò come configurare un filtro automatico in modo che le e-mail di iscrizione da un mittente specifico vengano automaticamente indirizzate a una cartella di posta elettronica di Outlook con l'etichetta Sottoscrizioni. Qui sto usando un abbonamento email come esempio, ma i passaggi potrebbero essere applicati a tutti i mittenti di cui si desidera filtrare automaticamente i messaggi di posta elettronica.

Nota:Prima di creare il autofilter regola per questo esempio, ho creato una cartella MS Outlook chiamata Sottoscrizioni.Per ulteriori informazioni su come creare una cartella in Outlook per e-mail specifiche, studiare questo tutorial:

Come autofilterare i messaggi da un singolo mittente o più mittenti

È possibile utilizzare lo strumento Regole di Microsoft Outlook per filtrare i messaggi di posta elettronica.

Passaggio 1. Aprire la Creazione guidata Regole

Assicurati di avere una cartella in cui filtrare i messaggi. In questo caso, utilizzeremo la nuova cartella che ho creato etichettato Sottoscrizioni:

Assicurati di avere una cartella in cui filtrare i tuoi messaggi.

Clicca il File scheda nell'angolo in alto a sinistra dello schermo per accedere a Informazioni account finestra. Quindi fare clic su Gestisci regole e avvisi scatola per aprire il Regole e avvisi la finestra di dialogo:

Puoi accedere a Creazione guidata Regole dal Regole e avvisi la finestra di dialogo.

Passaggio 2. Selezionare Sposta messaggi da qualcuno a un modello di cartella

È disponibile un modello per il filtraggio automatico dei messaggi in una cartella, quindi seleziona tale opzione. (È la prima opzione sotto il Stay Organized direzione.) Fare clic Il prossimo in fondo al Creazione guidata Regole. 

Il modo più semplice per impostare una regola del filtro automatico in Outlook è utilizzare un modello.

Viene visualizzata la schermata successiva della procedura guidata:

Usa la schermata successiva del Creazione guidata Regole per definire le condizioni per la nuova regola del filtro automatico.

Passaggio 3. Scegliere l'indirizzo e-mail o gli indirizzi da filtrare

Nella schermata successiva di Creazione guidata Regole, fare clic sulla casella di controllo accanto alla prima opzione e fare clic su Persone o gruppo pubblico collegamento ipertestuale sotto Passo 2 sulla procedura guidata (verso la parte inferiore della finestra di dialogo). UN Indirizzo della regola finestra di dialogo che mostra alcuni dei tuoi contatti.

Seleziona gli indirizzi e-mail a cui desideri applicare la regola del filtro automatico.

Nella parte superiore vedrai le informazioni di contatto per un abbonamento e-mail chiamato Daily. Selezionare entrambe le voci di contatto per Ogni giorno e quindi fare clic su A partire dal pulsante nella parte inferiore della pagina. Vedrai che la prospettiva riempie automaticamente il campo accanto A partire dal con gli indirizzi email dei contatti selezionati.

Clic ok. Il Indirizzo della regola il dialogo si chiude. Clic Il prossimo in fondo al Creazione guidata Regole. La schermata successiva chiede di selezionare le azioni da intraprendere da Outlook con i messaggi che soddisfano questa condizione:

In questo Creazione guidata Regole schermo dire in prospettiva quali azioni intraprendere. 

Passaggio 4. Selezionare la cartella per l'autofiltro

Seleziona il spostalo nella cartella specificata opzione. Quindi fare clic sul specificato collegamento ipertestuale in Passo 2 sezione della procedura guidata:

Seleziona la cartella in cui vuoi automatizzare i tuoi messaggi.

Seleziona la cartella in cui vuoi che vengano inviati i messaggi autofilettati (in questo esempio, il Sottoscrizioni cartella). Quindi, fare clic ok. Quindi, fare clic su Il prossimo pulsante nella parte inferiore del Creazione guidata Regole.

Il Creazione guidata Regole chiede se ci sono delle eccezioni alla regola del filtro automatico che hai appena impostato. Se ci sono, puoi inserirli ora. In caso contrario, selezionare il Il prossimo pulsante nella parte inferiore della procedura guidata.

Passaggio 5. Applicare la regola del filtro automatico

Per completare la procedura di configurazione delle regole, ti viene chiesto di dare un nome alla regola appena creata e di attivarla:

Attiva la regola del filtro automatico che hai appena impostato e finito.

Puoi anche scegliere di eseguire la regola sui messaggi già nella tua posta in arrivo facendo clic sulla casella accanto a tale opzione. Quando hai finito, fai clic su finire pulsante. Quindi, fare clic Applicare e poi ok sul Regole e avvisi finestra di dialogo per salvare le modifiche.

Hai appena creato un autofilter regola per ordinare i messaggi di posta elettronica da mittenti specifici in una cartella in MS Outlook. Quando arrivano nuovi messaggi da questi mittenti, questi andranno direttamente nella cartella che hai scelto piuttosto che nella tua casella di posta. Puoi rivederli a tuo piacimento.

Ulteriori suggerimenti e strategie di posta elettronica utili

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Inizia oggi le e-mail di autofiltraggio

Hai appena imparato a configurare le regole in Outlook per il filtraggio automatico dei tuoi messaggi email di Outlook. Hai anche imparato alcuni principi sul cyberbullismo e sui messaggi di spam. Ora che è meglio capire come creare regole di filtro automatico in Outlook, sei pronto per iniziare a gestire i tuoi messaggi di posta elettronica in modo più efficace.