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I tuoi contatti Gmail di Google sono importanti. In quanto proprietario di una piccola azienda, sai che la tua attività riguarda esclusivamente le persone. Restare in contatto con le persone con cui si intrattengono rapporti commerciali è una delle chiavi del successo aziendale. Organizzando e gestendo i tuoi contatti Gmail, puoi costruire e rafforzare i tuoi rapporti commerciali.
Se sei come molti utenti di Gmail, non hai pensato molto ai tuoi contatti in Gmail. Quello che devi sapere è che Gmail include strumenti di gestione dei contatti che ti permetteranno di utilizzare i tuoi contatti Gmail in molti altri strumenti di produttività di G Suite, incluso Calendar.
In questo tutorial, imparerai tutto ciò che devi sapere sui contatti di Gmail. Imparerai come trovare contatti su Gmail, aggiungere nuovi contatti Gmail e modi pratici per utilizzare i gruppi di contatti di Gmail.
BPrima di approfondire questo tutorial, scarica il nostro nuovo eBook (GRATUITAMENTE): The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. È ricco di una serie di strategie professionali per l'organizzazione delle e-mail che puoi utilizzare rapidamente.
Nota: Questo tutorial funziona con le nuove funzionalità di Google Contact. Se utilizzi il classico elenco di contatti di Gmail, passa al nuovo elenco di contatti Gmail prima di continuare.
Ci si potrebbe chiedere perché sia importante organizzare l'elenco dei contatti. Dopotutto, Gmail memorizza automaticamente i contatti a cui invii i messaggi. Perché preoccuparsi di organizzarli meglio?
La risposta è semplice Organizzare i tuoi contatti ti fa risparmiare tempo e ti aiuta a utilizzare meglio le funzioni di Google. Ricorda, nel corso del tempo, potresti ottenere centinaia di nomi nella tua lista dei contatti, alcuni dei quali non hai motivo di contattare nuovamente. Non è meglio organizzare i nomi dei tuoi contatti in gruppi che abbiano senso e aiutarti a trovare e raggiungere quei contatti di cui hai veramente bisogno in fretta?
La tua lista contatti Gmail fa parte del tuo account Google. Ciò significa che l'elenco contatti di Gmail che hai impostato è lo stesso dell'elenco dei contatti di Google che utilizzi con gli strumenti di G-Suite.
Google ha dei limiti sul numero di contatti che puoi avere. Attualmente, il limite per il numero totale di contatti Google è 25.000 o un limite di archiviazione di 20 MB (senza contare le immagini fotografiche). Se invii e ricevi molte email, puoi superare quel numero prima che te ne accorga.
Inoltre, una volta impostati correttamente i gruppi di contatti di Google, puoi utilizzare tali gruppi per:
Iniziamo con una rapida panoramica dei video su come lavorare con i contatti di Gmail di Google.
Guarda questo rapido screencast per imparare le basi su come aggiungere, organizzare e gestire i tuoi contatti Gmail di Google:
Oppure consulta dettagliatamente i passaggi scritti di seguito per ulteriori informazioni, a partire dai dettagli su come i contatti entrano nel tuo elenco di Gmail.
Il primo passo per organizzare i tuoi contatti Gmail è trovare e aggiungere i contatti di cui hai bisogno. Anche se non hai mai aggiunto un contatto Gmail, Gmail tiene traccia di chi hai inviato messaggi di posta elettronica in a Frequentemente contattato lista che genera.
Google genera anche automaticamente un Tutti i contatti elenco che contiene tutti i contatti aggiunti o importati. Per mantenere il tuo Tutti i contatti lista gestibile, pensala come uno spazio temporaneo per i contatti finché non li sposti in un gruppo di contatti.
Inizia dalla finestra principale di Gmail. Per aprire il Frequentemente contattato lista, selezionare Gmail> Contatti. Il tuo attuale Google Contatti display della finestra.
Google corrente Contatti finestra con Frequentemente contattato elenco.Questo è un account Gmail relativamente nuovo che ho creato per queste esercitazioni. Nonostante ciò, nota che ho già tre nomi sul generato automaticamente Frequentemente contattato elenco.
Inoltre, non ho un account di social media di Google+ associato a questo account Gmail, quindi Circles non appare nella barra laterale. Se ho avuto un account Google+, Circles apparirebbe sotto gruppi nella barra laterale.
Nota: I nomi dei contatti utilizzati in questo tutorial non sono destinati a rappresentare persone reali.
Impariamo come ottenere altri contatti sulla mia lista.
Il primo metodo per ottenere nomi nell'elenco contatti di Gmail è importarli. Inizia selezionando Altro> Importa nel pannello di sinistra del tuo Google Contatti finestra. Il Importa contatti da altri account display a scatola.
Seleziona un'opzione di importazione.Per gli scopi di questo tutorial, supponiamo che desideri importare i contatti dal tuo account di posta elettronica di Outlook. Clicca il Outlook.com opzione.
Ti verrà chiesto di accettare il Condizioni d'uso e politica sulla riservatezza. Ti verrà anche richiesto di inserire la tua password. Continua a seguire le istruzioni finché i contatti di Outlook non sono stati importati. Google visualizza un elenco di contatti importati.
Questi contatti sono stati importati da Outlook.I nuovi contatti vengono inseriti in un gruppo di contatti di Google chiamato Outlook.com importato [Data]. Non preoccuparti però, puoi cambiare il nome di questo gruppo in seguito.
Se hai contatti che desideri importare da una delle altre opzioni, seleziona questa opzione in questo momento. Segui le istruzioni per importare i tuoi contatti.
Nota: Puoi importare solo 3.000 contatti alla volta. Se devi importare più di 3.000 contatti, inserisci l'elenco dei contatti Formato CSV e romperlo in elenchi separati di meno di 3.000 nomi.
Se sei attivo sui social media, capisci quanto sia importante il social media networking per la tua piccola azienda. Puoi aggiungere contatti professionali sviluppati attraverso i social media al tuo profilo Gmail. Per ulteriori informazioni su come creare un profilo Google+ professionale, consulta questo tutorial:
Gmail ti consente di incorporare facilmente le tue connessioni Google+ nei tuoi contatti Gmail dal tuo Google+ Circles apparire nel tuo Contatti sidebar.
Guardiamo Circles sull'account Gmail che ho associato al mio profilo Google+. Clicco sul mio Scrivere colleghi cerchia di guardare quei contatti in Google Contatti finestra. (I nomi delle tue cerchie di Google+ saranno diversi così come le tue connessioni.)
Puoi aggiungere una connessione Google+ al tuo elenco di contatti Google.Decido che voglio aggiungere Andrea dal mio Scrivere colleghi cerchia al mio elenco di contatti. Seleziono Andrew dalla lista. Viene visualizzata una scheda di contatto con le informazioni del profilo Google+ di Andrea.
Clicca il Aggiungi contatti icona per aggiungere la connessione Google+ ai tuoi contatti Gmail.Per aggiungere Andrew al mio elenco di contatti Gmail, faccio clic su Aggiungi ai contatti icona (sembra una persona) sopra la foto. Ora è nell'elenco dei contatti di Gmail.
Per i contatti di altre piattaforme di social media, esportali prima nel formato CSV. Esistono anche alcuni plug-in che possono importare i contatti dai social media.
Occasionalmente, potresti voler aggiungere un contatto che hai appena incontrato. Forse qualcuno ti ha consegnato il biglietto da visita in una fiera. Puoi aggiungere un nuovo contatto in Gmail.
Utilizza la barra di ricerca nella parte superiore della finestra per cercare un contatto da aggiungere o utilizzare l'icona in basso a destra della finestra.
Per usare il Aggiungi nuovi contatti icona, fare clic su di esso. Al prompt, digitare il nome del contatto che si desidera aggiungere. Il sistema potrebbe suggerire i contatti dei profili Google+ esistenti in base al nome digitato.
Clicca il Creare pulsante. Viene visualizzata una scheda di contatto vuota.
Digitare le informazioni di contatto sulla scheda vuota.Digita quante più informazioni possibili sul tuo nuovo contatto. Aggiungi un'immagine se ne hai uno. Clicca il Salvare pulsante per salvare la nuova scheda di contatto.
Una parte importante dell'organizzazione dei contatti di Gmail è la rimozione dei contatti che non ti servono più. Forse qualcuno ha lasciato un'organizzazione o cambiato carriera. Ecco come rimuovere i contatti dal tuo elenco di contatti di Google.
Inizia con il Contatti finestra aperta. Fai clic sul nome del contatto che desideri rimuovere. La loro carta di contatto si apre. Clicca sui tre punti sopra la foto per aprire un sottomenu.
Per rimuovere il contatto, fare clic su Elimina.Clicca il Elimina opzione per rimuovere il contatto. Il contatto viene eliminato dai tuoi contatti Gmail e rimosso da qualsiasi gruppo di contatti.
Se si fa clic sul Rimuovi dalla lista "Tutti i contatti" opzione, il contatto viene rimosso dal Tutti i contatti elenca, ma rimane in tutti i gruppi di contatti in cui li hai inseriti.
Potresti scoprire che l'elenco dei contatti ha voci duplicate. Questo a volte accade quando aggiungi manualmente nuovi contatti, dimenticando che sono già nella tua lista.
Fortunatamente, Google ha uno strumento per aiutarti a trovare ed eliminare contatti duplicati. Dalla barra laterale, fare clic su Trova duplicati opzione. I sistemi visualizzano possibili duplicati. Hai la possibilità di Respingere (ignorare) o fondersi i duplicati.
Se si seleziona il fondersi opzione, le informazioni di contatto per i duplicati saranno combinate su una singola scheda di contatto.
Finora, abbiamo esaminato come aggiungere contatti Gmail. Usando il gruppi caratteristica, è possibile organizzare i contatti. Questa funzione ti consente di raggruppare i contatti.
Potresti voler creare un gruppo per potenziali clienti, fornitori, dipendenti, colleghi, clienti attuali e altro. Le possibilità sono infinite.
Inizia da Contatti finestra. Clicca il Nuovo gruppo opzione nel pannello laterale. Il Nuovo gruppo display popup.
Digita il nome del nuovo gruppo di contatti di Google.Digita il nome del gruppo che desideri aggiungere. Clicca il Creare un gruppo pulsante per creare il gruppo di contatti Gmail.
Ora hai un gruppo, ma non ci sono contatti in esso. Inizia con il gruppo aperto a cui desideri aggiungere contatti. Clicca il Aggiungi persona icona in basso a destra dello schermo.
Per aggiungere un nuovo contatto, fare clic su Creare pulsante.Se vedi il nome della persona, cliccaci sopra per aggiungerli al gruppo.
Per aggiungere un nuovo contatto, fare clic su Creare pulsante. Viene visualizzata una scheda di contatto vuota.
Digitare le informazioni di contatto della persona nella carta. Inserisci un'immagine per la persona se ne hai una. Clicca il Salvare per creare il nuovo contatto e salvarlo nel gruppo di contatti di Gmail.
Per rinominare un gruppo di contatti di Google, inizia con il gruppo aperto. Clicca il Rinomina gruppo icona (sembra una matita). Il Rinomina gruppo appare un popup.
Digitare il nome del gruppo e fare clic sul ok pulsante.Digita il nuovo nome del gruppo nel Si prega di inserire un nome di gruppo campo. Clicca il ok pulsante. Il nome del gruppo cambia.
Ordina i tuoi contatti per primo o nome di lista. Inizia aprendo un gruppo o la finestra principale della lista dei contatti. Clicca il Ordinare icona delle opzioni in alto a destra.
Contatti Google ordinati in ordine alfabetico per nome.Fai clic sull'opzione di ordinamento alfabetico che desideri. Scegli tra l'ordinamento in base al nome del contatto o il loro cognome.
Ecco come appare un ordinamento del cognome.
Contatti di Google ordinati in ordine alfabetico in base al cognome.Riassegna uno o più contatti in un altro gruppo Gmail. Inizia con il gruppo aperto. Posiziona il mouse sull'immagine accanto al nome del contatto da riassegnare. L'immagine è sostituita da una casella di controllo. Fare clic sulla casella di controllo per selezionarlo. Una barra dei menu appare nella parte superiore del Contatti finestra. Le caselle di controllo vengono visualizzate anche da tutti i nomi nel gruppo.
Clicca il Cambia gruppi icona per riassegnare il contatto a un altro gruppo.Se è necessario, selezionare più nomi. Clicca il Cambia gruppi icona (sembra che siano persone) nella barra dei menu. Viene visualizzato un menu a discesa con i nomi dei gruppi correnti.
Seleziona il nome di un gruppo da assegnare al tuo contatto.In questo caso, desidero spostarmi Joe Test Person dal gruppo Test Group al gruppo Nuovo gruppo di test. Clicco Nuovo gruppo di test per effettuare un controllo in base al nome di quel gruppo. Clicco Test Group rimuovere il controllo dal nome di quel gruppo.
Clicca nello spazio bianco Riceverai una richiesta che il tuo [nome contatto] sia stato spostato da un gruppo all'altro.
Di volta in volta, potrebbe essere necessario rimuovere interi gruppi. È facile farlo.
Inizia con il gruppo che vuoi eliminare aperto. Clicca il Elimina gruppo icona (sembra un bidone della spazzatura).
Per eliminare il gruppo, fare clic su Elimina icona.Appare un pop-up.
Per eliminare il clic del gruppo Elimina.Scegli una delle seguenti:
Dopo aver impostato il tuo elenco di contatti e i gruppi di Google in Gmail, ci sono molti modi pratici per utilizzarli. Qui ci sono solo alcuni.
Condividi un evento di Google Calendar con un singolo contatto o un intero gruppo. Inizia con il tuo Google Calendar aperto. Vai a https://calendar.google.com per trovare il tuo Google Calendar. Aggiungi il gruppo di contatti Gmail all'evento come faresti tu. Se la persona che inviti utilizza anche Google Calendar, l'evento verrà aggiunto al loro calendario entro mezz'ora.
Nota: Gli inviti agli eventi con oltre 200 ospiti sono soggetti a restrizioni speciali.
Utilizza i gruppi di contatti di Google per inviare email di gruppo. Ciò è particolarmente utile se lavori con un team e devi tenere informati i membri del team. Invia email di gruppo dalla posta in arrivo di Gmail o utilizzando la barra dei menu nella parte superiore dell'elenco dei gruppi di contatti. Esistono due metodi per inviare email di gruppo.
Dalla tua posta in arrivo di Gmail fai clic su Comporre pulsante. Nel A campo, digitare il nome del gruppo di contatti. Vedrai i singoli indirizzi email nel A campo quando si preme il accedere chiave. Completa la digitazione del messaggio e invialo come al solito.
Con il gruppo di contatti aperto, posiziona il mouse sopra l'immagine a sinistra del nome di un contatto. L'immagine è sostituita da una casella di controllo. Fai clic sulle caselle accanto ai nomi di tutti i contatti a cui vuoi inviare un'email di gruppo. Una barra dei menu appare nella parte superiore del Contatti finestra.
Quindi, fai clic su Più azioni icona (assomiglia a tre punti verticali) sulla destra della barra dei menu.
Per inviare un'email di gruppo ai contatti selezionati, fare clic su E-mail opzione.Clicca il E-mail opzione nel menu a discesa. Si apre una nuova email. Digita e invia il messaggio come al solito.
Avvia un Hangout Google con uno o più contatti.
Inizia con un gruppo o il Tutti i contatti lista aperta. Posiziona il mouse sull'immagine accanto al nome di un contatto. L'immagine è sostituita da una casella di controllo. Fare clic su una casella di controllo per selezionare il nome del contatto. Una barra dei menu appare nella parte superiore del Contatti finestra.
Quindi, fai clic su Più azioni icona (assomiglia a tre punti verticali) sulla destra della barra dei menu. Dal Più azioni menu a discesa, fare clic su Passare il tempo opzione. Viene visualizzato un popup che ti chiede di inviare un invito al tuo Hangout.
Puoi invitare uno o più contatti a un Hangout di Google.Clicca il Manda un invito pulsante. Quando i tuoi invitati rispondono puoi iniziare a chattare.
Nota: Se la Passare il tempo l'opzione è disattivata, il contatto potrebbe avere Hangout disabilitato. Oppure, potrebbero non esserci abbastanza informazioni sulla scheda di contatto per inviare un invito all'Hangout.
Per ulteriori informazioni su come utilizzare Google Hangouts per la tua piccola impresa, consulta questo tutorial:
Tieni presente che organizzare i tuoi contatti è importante, ma così è l'organizzazione della tua casella di posta elettronica. Non lasciare che la tua casella di posta diventi un disordine disordinato.
Scopri come gestire correttamente le tue email. Trascorri meno tempo nella tua casella di posta, mentre elabori i tuoi messaggi in modo più efficace.
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Imparare a trovare e organizzare i tuoi contatti Gmail è un grande risparmio di tempo. Svilupperai anche relazioni più forti per la tua piccola impresa mentre fai un uso migliore dei tuoi contatti Gmail.
Ulteriori informazioni su come lavorare con Gmail nella nostra guida per principianti Ultimate su più parti per l'utilizzo di Gmail. Riguarda la configurazione del tuo account, i suggerimenti per l'organizzazione della posta in arrivo, le scorciatoie rapide via email e altro ancora.
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