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C'è un detto comune nel mondo degli affari: "Un business è buono solo come le sue persone". Quindi cosa succede quando uno dei tuoi dipendenti chiave vuole smettere di fumare?
Anche se le dimissioni di un importante membro del team non sono una notizia che qualsiasi imprenditore desidera ascoltare, è una parte inevitabile del fare affari e non deve essere un disastro. Se gestisci bene la situazione, puoi mantenere il dipendente o assicurare una transizione fluida quando se ne vanno.
In questo tutorial, esamineremo tutti i passaggi che devi seguire per assicurarti che le cose vadano bene. Ci occuperemo di tutto, dalla gestione della conversazione iniziale e mettendo insieme una contro-offerta per organizzare il passaggio di consegne, chiudere i documenti e uscire dal colloquio se decidono ancora di andarsene. E, nella sezione finale, esamineremo anche un problema correlato: cosa fare quando la scarpa è sull'altro piede e tu sei quello che vuole licenziare uno dei tuoi dipendenti.
Come gestirai i dipendenti che vogliono smettere? (fonte foto)Alla fine di questo tutorial, sarai chiaro su come gestire efficacemente le dimissioni o la risoluzione dei dipendenti. Questo fa parte di una serie più ampia sulle risorse umane per le piccole imprese, quindi stiamo parlando principalmente di come un piccolo imprenditore può gestire la situazione. In una società più grande, si applicano molti degli stessi principi, ma la situazione verrà probabilmente gestita da persone o dipartimenti diversi.
Quando un dipendente chiave ti dice che vuole andarsene, potrebbe sembrare uno schiaffo in faccia. Le conseguenze economiche sono una cosa, ma possono esserci anche sentimenti personali di rifiuto o persino di tradimento.
Dopotutto, quando lavori a stretto contatto tutti i giorni per anni, spesso sviluppi una relazione che somiglia molto all'amicizia. Nelle piccole imprese con pochi dipendenti, questa relazione può essere ancora più stretta e la sensazione di lavorare insieme verso un obiettivo comune ancora più forte, il che rende la separazione più difficile.
Spesso c'è anche una qualità di cappa e spada per tutto il lavoro - quando le persone intervistano per un nuovo lavoro, di solito lo fanno senza dirlo, in modo che non danneggino il rapporto di lavoro se le cose non vengono risolte. Ma questo significa che quando interrompono la notizia, sembra un fulmine a ciel sereno, e ti rimane da chiedersi per quanto tempo hanno pianificato questo.
Tutti questi sentimenti sono naturali, ma è importante accettare le notizie in modo maturo e comprensivo. La realtà è che la persona media oggi cambia lavoro da 10 a 15 volte nella loro carriera, spendendo cinque anni o meno in ogni lavoro. Mentre si vuole fare tutto il possibile per mantenere i dipendenti felici e ridurre il fatturato, le persone se ne andranno comunque.
Spesso, inoltre, non c'è nulla che tu possa aver fatto per evitarlo. La persona potrebbe voler passare a un nuovo settore o accedere a un'opportunità che la tua azienda non offre. Poi ci sono ragioni personali: il trasferimento del coniuge in una nuova città, un parente malato di cui occuparsi e così via. Non c'è bisogno di prenderlo sul personale. Quella vecchia frase "Non sei tu, sono io" è vera a volte a volte.
Quindi non incolpare, accusare o in alcun altro modo far sì che il dipendente si senta in colpa per fare qualcosa che hanno un diritto perfetto di fare. Va bene dire che sei triste o dispiaciuto di perdere un dipendente così prezioso, ma assicurati di seguirlo dicendo che comprendi e sei felice che abbiano una nuova opportunità così meritata.
Cercate di raccogliere alcune informazioni a questo punto che saranno utili per i prossimi passi da fare. Ecco alcuni punti importanti da trattare:
Se non hanno ancora parlato con nessuno dei loro colleghi, può essere una buona idea chiedere loro di aspettare un giorno o due mentre trovi il modo migliore per annunciarlo. Questo ti dà anche il tempo di mettere insieme una controfferta, se scegli di farlo. Maggiori informazioni su questo nella prossima sezione:
Se il dipendente è estremamente prezioso per la tua attività, puoi prendere in considerazione l'idea di presentare una controfferta. Questa strategia può avere successo in circa due terzi dei casi, secondo un sondaggio di The Creative Group. Ma dipende molto dalla situazione del dipendente, motivo per cui è importante raccogliere informazioni nella conversazione iniziale.
Se il tuo dipendente ha sempre sognato di essere un giornalista e ha ottenuto una posizione di reporting entry-level competitiva a Il New York Times, ad esempio, probabilmente non ci sono contro-offerte al mondo che potrebbero convincerli a rimanere nella tua piccola impresa di contabilità. Quindi non preoccuparti di una contro-offerta, fai solo un augurio alla persona, rendi la transizione piacevole per tutti e cerca di rimanere in contatto per il futuro.
Ma ci sono molte situazioni in cui una controfferta può essere efficace. Il più ovvio è quando la persona se ne va a causa di un'offerta salariale più alta altrove. Quindi hai una scelta semplice da fare: puoi permetterti di abbinarla?
Considera il tuo budget e prova a fare qualche ricerca per capire il vero valore del dipendente nel mercato del lavoro. Quanto dovresti pagare per assumere un ricambio di qualità? Vale la pena pagare un piccolo extra per evitare l'interruzione e le spese di un nuovo noleggio. Per maggiori dettagli su questo argomento, consulta questo tutorial precedente della nostra serie HR:
Ricorda inoltre che la tua scala salariale dovrebbe essere equa, quindi se dai un grande aumento a un dipendente, altri potrebbero aspettarsi lo stesso. Potrebbero anche esserci problemi di morale se le persone sentono che la slealtà viene premiata più della lealtà. E prova a stabilire se ci sono altre ragioni sottostanti oltre lo stipendio (di solito ce ne sono). Se non li indirizzi, il dipendente potrebbe andarsene un anno dopo, e la tua contro-offerta non ha fatto altro che ritardare l'inevitabile impostando un precedente per dare rilanci alle persone che vogliono andarsene.
Cosa succede se la persona parte per una ragione diversa? La buona notizia è che le contro-offerte non riguardano solo i soldi. Quindi puoi essere creativo e pensare ai modi per risolvere il problema di quella persona in un modo che li aiuti a stare con te.
Se stanno partendo per prendersi cura di un parente malato, ad esempio, è improbabile che offrire più soldi faccia la differenza, e potrebbe addirittura offenderli. Ma la tua contro-offerta potrebbe comportare una maggiore flessibilità per lavorare da casa, o lavorare diverse ore in modo che possano coordinare l'assistenza con un partner, o magari spostarli in un accordo freelance o di un contratto in cui lavorano per te solo quando sono " riusabile.
Questo è solo un esempio e, naturalmente, è necessario valutare attentamente se i termini che offri funzioneranno o meno per la tua attività. Ma il punto è considerare se è possibile affrontare le ragioni del dipendente per andarsene in un modo che renda tutti felici. Prova a farlo il più rapidamente possibile, entro un giorno o due dalla ricezione delle notizie. Se si ritardano troppo a lungo, la mossa diventa a fait accompli, e persino un'offerta ragionevole è improbabile che cambi le cose.
Se la persona rifiuta la controfferta, non perdere altro tempo con la negoziazione. Accettate semplicemente che se ne stanno andando e agite velocemente per garantire un passaggio senza problemi. Ciò implica quanto segue:
In alcuni settori in cui i dipendenti hanno accesso a dati molto sensibili, i datori di lavoro a volte chiedono loro di andarsene immediatamente, ma in generale, si desidera puntare a un periodo di transizione il più lungo possibile. Un membro importante del tuo team porta con sé molte conoscenze e avrai bisogno di tempo per assicurarti che non si perda tutto quando escono dalla porta.
Supponendo che dovrai assumere un sostituto, inizia subito questo processo. La situazione ideale è quella di avere una sostituzione allineata prima che la persona se ne vada, in modo che possano addestrarla direttamente. A causa del tempo necessario all'assunzione del personale, ciò potrebbe non essere possibile, ma l'inizio anticipato minimizzerà almeno il divario, se non altro.
Inizia considerando se qualcuno all'interno dell'azienda può entrare nel ruolo e chiedi se vorrebbe candidarsi. Le promozioni interne sono ottime per il morale e la fidelizzazione dei dipendenti. Inoltre, alcune ricerche della Wharton University hanno rilevato che le assunzioni interne tendono a sovraperformare le reclute esterne, almeno per i primi due anni, mentre costano meno.
Puoi anche chiedere alle persone se vorrebbero intraprendere le singole attività del dipendente in partenza. Questo può rendere più facile la consegna perché può essere fatto direttamente.
Se non puoi chiedere al dipendente di addestrare direttamente un sostituto, è importante documentare tutto ciò che fanno chiaramente in modo che la persona successiva possa prendere in mano alla fine.
Cerca di essere coinvolto in te stesso o delegare qualcun altro al tuo staff per farlo. Vuoi che qualcuno comprenda i documenti di passaggio e sia in grado di spiegarli di persona al sostituto, invece di presentarli con una massa di file e note.
Ci saranno anche alcune cose amministrative da fare prima che il dipendente se ne vada. I dettagli di alcuni di essi possono variare a seconda di dove ti trovi e di qualsiasi legge sul lavoro, ma ecco un esempio:
Potrebbe essere necessario compilare moduli fiscali quando un dipendente lascia. Nel Regno Unito, ad esempio, i datori di lavoro devono compilare un modulo P45 che attesti l'importo dell'imposta pagata fino a quel momento nell'anno fiscale, con una copia indirizzata alle autorità fiscali e altre copie al dipendente..
Potresti aver dato al dipendente un laptop aziendale da utilizzare a casa o in altri beni. Assicurati di avere un inventario chiaro di chi possiede cosa e assicurati che venga restituito per tempo.
Dovrai calcolare lo stipendio finale del dipendente e assicurarti che venga pagato in tempo, così come eventuali premi in sospeso o altre somme dovute.
Scopri anche cosa succederà con i vantaggi aziendali dell'impiegato: mantengono l'accesso a qualcuno di essi, come l'assistenza sanitaria, oppure si fermano il giorno della partenza? Che cosa hai bisogno di fare con il conto pensionistico del dipendente, per garantire che i contributi vengano fermati ma che il denaro del dipendente venga conservato per il futuro? Quanti giorni di ferie ha preso il dipendente e devi pagarlo per qualsiasi ora non utilizzata?
Accertati che il dipendente sia a conoscenza di ciò che accadrà e che rispetti le norme e i regolamenti locali. Per ulteriori informazioni, consulta le seguenti esercitazioni:
È buona norma chiedere al dipendente di mettere le dimissioni per iscritto, nel caso in cui emerga una disputa in seguito sul modo in cui l'impiego è terminato. Controlla anche le leggi sull'impiego nel tuo paese per vedere se ci sono avvisi legali che devi dare al dipendente quando stanno andando via. E rivedere gli accordi di riservatezza e altri documenti legali firmati dal dipendente, per assicurarsi di essere entrambi chiari su come si applicano dopo che la persona ha lasciato.
Potrebbe sembrare insignificante, ma nell'ultimo giorno del dipendente, assicurati di revocare l'accesso a tutti i tuoi sistemi di computer e di raccogliere qualsiasi carta o chiave che dia accesso alla tua proprietà fisica. Puoi fidarti di quel particolare dipendente, ma nel tempo, avere un gruppo di ex dipendenti con accesso a conti e edifici aziendali creerebbe un grave rischio per la sicurezza.
Indipendentemente dalle circostanze della partenza, organizzare un qualche tipo di evento per ringraziare la persona per il loro servizio e augurarli bene è un bel tocco. Mostra non solo il dipendente in partenza, ma tutti i dipendenti esistenti che apprezzi il loro lavoro.
L'ultima cosa che devi fare prima che la persona se ne vada è condurre un colloquio di uscita. Le informazioni raccolte qui possono aiutarti a migliorare e ridurre le possibilità che i dipendenti principali se ne vadano in futuro. Vi aiuterà anche a chiarire meglio il ruolo in sé e come meglio assumere e lavorare con la sostituzione della persona.
Volete chiedere di più sui motivi delle dimissioni. (Sì, l'abbiamo già detto, ma ora che la partenza è confermata e il dipendente è in partenza, potrebbe aprirsi di più e fornire maggiori dettagli.) Chiedere se qualcosa in particolare ha attivato la decisione, e se tu o qualsiasi altro i manager avrebbero potuto fare qualsiasi cosa per impedirlo.
Chiedi come il lavoro è stato in generale: le parti migliori e le peggiori, tutto ciò che ha aiutato o impedito alla persona di svolgere bene il proprio lavoro. Gli obiettivi e i requisiti erano chiari? La paga e i benefici erano all'altezza delle aspettative? La persona ha abbastanza formazione e supporto?
Questo modello di intervista di uscita dell'Università di Adelphi è progettato per organizzazioni non profit, ma la maggior parte delle domande sarà utile per qualsiasi tipo di attività. Usalo come guida e aggiungi le tue domande come appropriato.
Finora, ci siamo occupati di uno scenario in cui un dipendente chiave vuole andarsene. Ma cosa succede se è il contrario? Che cosa succede se si desidera licenziare la persona per scarse prestazioni?
Molti passaggi sono gli stessi, in particolare quelli successivi, come ad esempio la gestione delle scartoffie, l'elaborazione delle buste paga e l'esecuzione di un colloquio di uscita. Ma ci sono alcune differenze in precedenza.
In particolare, dovrai documentare tutto per evitare una causa per licenziamento ingiusto. Inoltre, seguire un processo chiaro come quello riportato di seguito è utile non solo per evitare le cause legali, ma anche perché offre ai dipendenti una buona possibilità di migliorare e mantenere il proprio lavoro.
La prima fase in cui si rilevano problemi di prestazioni è parlare con il dipendente e spiegare che non soddisfano le aspettative.
In alcuni casi, potrebbe essere tutto ciò che è necessario. La persona potrebbe sinceramente non sapere che un determinato tipo di comportamento è inaccettabile e potrebbe fare qualcosa che è stato tollerato da un ex datore di lavoro. Parlare semplicemente al dipendente in modo informale e spiegare chiaramente e con fermezza ciò che ci si aspetta da loro può essere sufficiente a rimettere in moto le cose. Oppure potrebbero non avere l'addestramento o il supporto per fare le cose nel modo giusto, quindi assicurati di chiedere se hanno bisogno di qualche tipo di aiuto.
Se la cattiva prestazione continua, è ora di iniziare le procedure disciplinari. Questo potrebbe non finire nel licenziare la persona, mantenere una mente aperta e dare alla persona la possibilità di cambiare le cose. Continua a chiedere in ogni momento se puoi fare qualsiasi cosa per aiutarli, o se c'è qualcosa nel modo in cui il posto di lavoro è impostato che li impedisce di fare ciò che è richiesto da loro.
Ci dovrebbe essere una serie di due o tre avvertimenti, in modo che il dipendente abbia il tempo di risolvere le cose. In ogni fase, documenta tutto per iscritto: invia una lettera o un messaggio di posta elettronica al dipendente affermando che la performance è insoddisfacente, spiegando esattamente il motivo e invitandoli a una riunione per discuterne.
Durante l'incontro, dare al dipendente la possibilità di dare il loro lato della storia e continuare a offrire supporto o formazione per aiutarli a migliorare. Successivamente, scrivi a loro per documentare ciò che è stato discusso e chiarire le tue aspettative per il miglioramento futuro.
A nessuno piace licenziare le persone, ma a volte quella sarà l'unica opzione rimasta. Se i tuoi tentativi di aiutare il dipendente a migliorare non hanno prodotto alcun miglioramento significativo nei risultati, allora dovrai interrompere il loro impiego.
Non c'è un buon modo per organizzare questo tipo di incontro, ma in generale è meglio essere diretti. Basta dare le notizie, che non dovrebbero essere una sorpresa dopo tutti gli avvertimenti che hai dato in precedenza. Fornisci una chiara spiegazione dei motivi del licenziamento e spiega cosa succederà dopo.
Dopo questo, i passi da seguire sono praticamente gli stessi di quelli sopra nelle sezioni 4 e 5. Legare tutte le cose amministrative e tenere un colloquio di uscita. Le domande che farai nel colloquio di uscita saranno diverse, ma è comunque importante averlo. Capire cosa è andato storto dal punto di vista del dipendente può aiutarti a evitare problemi simili in futuro.
Le leggi sull'occupazione variano da paese a paese, e in alcuni punti potrebbero esserci regole aggiuntive in vigore con l'esatta serie di passaggi coinvolti, le informazioni che devi fornire ai dipendenti sul loro diritto a essere rappresentati da un sindacato e così via. Quindi assicurati di ricercare le leggi locali e fai tutto secondo il libro.
In questo tutorial, hai imparato come gestire lo scenario doloroso in cui un importante dipendente vuole smettere. Abbiamo anche affrontato la difficile situazione di dover licenziare qualcuno per prestazioni scadenti.
Hai imparato a fare controfferte, organizzare il passaggio di consegne, fare i documenti e altri dettagli amministrativi, ed eseguire un colloquio di uscita. E hai imparato i passi da seguire per documentare le scarse prestazioni e poi terminare il lavoro di qualcuno.
Nella parte successiva di questa Guida alle risorse umane complete per le piccole aziende, imparerai come affrontare alcune delle peggiori problematiche relative alle risorse umane nelle piccole imprese. Ci rivediamo presto!
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