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Se sei stato in attività per un po ', sono sicuro che hai sentito il detto: "Sei bravo quanto le persone che assumi".
In un altro tutorial di questa serie su risorse umane per le piccole imprese, ho coperto il processo di assunzione dei dipendenti. Ma assumere persone buone non è sufficiente da solo. Devi anche dare a quelle persone il supporto per sviluppare le loro abilità e fare il loro miglior lavoro. Ecco dove arriva la formazione.
Ecco il problema, tuttavia: a causa delle risorse limitate e di altre priorità, molte piccole imprese non offrono lo stesso tipo di piani di formazione strutturati che fanno le grandi aziende. Un rapporto del 2016 della Federazione delle piccole imprese nel Regno Unito ha rilevato che sebbene il 91% degli imprenditori abbia riconosciuto il valore dell'investimento nella formazione e nello sviluppo del personale, solo il 43% ha dichiarato di averlo fatto.
Sei pronto a creare un programma di formazione per la tua piccola impresa? (fonte foto)Pertanto, in questo tutorial, vedremo come le piccole imprese possono creare un piano di formazione per i dipendenti e offrire migliori opportunità di formazione ai dipendenti. Vedremo alcuni dei vantaggi di fornire una buona formazione e quindi mostreremo come mettere insieme un piano di formazione per i dipendenti completo per la tua piccola impresa. Prenderemo in considerazione vari tipi di allenamento, inclusi quelli con costi minimi, in modo da essere in grado di progettare un piano di allenamento efficace, anche se hai un budget limitato.
Probabilmente apprezzerai già l'importanza di formare i tuoi dipendenti, ma nel caso, ecco una breve panoramica dei principali vantaggi:
Quando le persone non sono state addestrate, spesso possono svolgere ancora compiti, ma in modo inefficiente. Per fare un semplice esempio, anni fa ero solito creare presentazioni PowerPoint formattando ogni diapositiva singolarmente. Poi sono andato a un evento di formazione rapida e ho imparato a utilizzare i master di diapositive e i modelli di presentazione.
In seguito, sono stato molto più produttivo: ho potuto creare una presentazione in metà tempo e il risultato finale è stato molto migliore, il che significa meno rielaborazione. Lo stesso vale per quasi tutte le abilità rilevanti che i tuoi dipendenti apprendono: li renderà migliori nel loro lavoro.
Le persone apprezzano la formazione e lo sviluppo. Un sondaggio di Bridge ha rilevato che il fatto di avere una cultura dell'apprendimento in un'organizzazione è stato il primo fattore di coinvolgimento e lealtà tra i dipendenti.
Un sondaggio ha rilevato che il 40% dei dipendenti lascia un posto di lavoro entro il primo anno se ricevono una cattiva formazione lavorativa. Il fatturato dei dipendenti è costoso per la tua azienda in molti modi, non solo il costo di assumere qualcuno di nuovo, ma la conoscenza perduta, lo spreco di tempo, ecc. Prepara bene i tuoi dipendenti esistenti, ed è più probabile che restino in giro.
Un buon allenamento aiuta a garantire che tutti siano sulla stessa pagina. Fornisce ai dipendenti una formazione diretta sulle abilità o sui comportamenti che ci si aspetta da loro. Se tutta la tua gente è stata addestrata allo stesso modo, c'è una maggiore possibilità che facciano le cose allo stesso modo.
A prescindere dall'industria in cui ti trovi, di questi tempi probabilmente stai incontrando numerosi e rapidi cambiamenti dovuti alla tecnologia e ad altri fattori. In questo mondo in rapida evoluzione, le aziende devono essere agili per stare al passo. Avere dipendenti ben addestrati e in grado di accelerare con gli ultimi sviluppi è essenziale.
Quando si tratta di formazione e sviluppo dei dipendenti, hai a disposizione molte opzioni. Ecco una carrellata dei principali tipi di formazione che potresti offrire, con un riepilogo dei pro e dei contro di ciascuno.
La forma di allenamento più semplice (e spesso la più economica) è quella di far allenare i dipendenti l'un l'altro. Ha perfettamente senso: i tuoi dipendenti hanno tutte competenze diverse, quindi perché non incoraggiarli a condividere queste competenze l'uno con l'altro?
Il vantaggio della formazione interna è che è semplice da organizzare e comporta costi zero o minimi. Può anche avere benefici non solo per le persone in formazione, ma anche per le persone che fanno la formazione, che possono sentirsi più responsabilizzati e acquisire sicurezza, migliorare le loro capacità di presentazione, e così via.
Il principale svantaggio è che non state introducendo nuove competenze o conoscenze nell'organizzazione: state solo garantendo che ciò che le persone conoscono è condiviso più ampiamente. Potrebbero esserci altre abilità o prospettive che puoi ottenere solo da fonti esterne. E mentre alcuni dipendenti si sentono responsabilizzati dall'opportunità di formare le persone, altri potrebbero vederlo come un peso - devi stare attento a come lo gestisci.
La formazione interna può assumere varie forme:
Ci sono un sacco di opzioni là fuori per la formazione online. Stai visitando uno di loro proprio ora - su Envato Tuts +, oltre a una vasta gamma di tutorial aziendali, abbiamo un sacco di video corsi dettagliati che coprono tutto, da JavaScript al design del logo. In questo modo puoi incoraggiare i tuoi dipendenti a raccogliere nuove competenze online, con esercitazioni gratuite o sottoscrivendo un abbonamento per consentire loro di visualizzare anche i corsi video e gli eBook.
La cosa buona della formazione online è che spesso è piuttosto a basso costo e puoi accedere a una vasta gamma di corsi di formazione su molte materie diverse. È anche flessibile, quindi i dipendenti possono adattarlo facilmente al proprio lavoro o farlo nel tempo libero. Non hai il problema di essere tutti fuori ufficio allo stesso tempo per partecipare a un evento di formazione programmato.
Questa stessa flessibilità può anche essere uno svantaggio, comunque. I dipendenti devono essere abbastanza auto-motivati per completare la formazione, e potrebbe finire per essere rimandato. Può valere la pena lavorare con i dipendenti per aiutarli a programmare alcune ore di allenamento regolare ogni settimana. Ciò evita anche un altro potenziale problema: i dipendenti si sentono come se gli venisse chiesto di svolgere attività di formazione sul lavoro nel loro tempo personale.
All'inizio questo potrebbe non sembrare un'opzione di formazione, ma molte associazioni di settore offrono corsi di formazione per i propri membri, oltre a offrire riviste, eBook e altre risorse che possono aiutare lo staff a sviluppare nuove competenze.
Il vantaggio è che questa è spesso una formazione specializzata altamente mirata per il tuo settore specifico, e può essere redditizia. Inoltre, essere membro di un'associazione di settore ha anche altri vantaggi, come opportunità di networking, guadagnare credibilità, essere sempre aggiornato sulle tendenze del settore e così via.
D'altro canto, le opzioni di formazione possono essere più limitate rispetto alle altre opzioni, poiché la formazione non è la funzione principale di un'associazione di settore.
Ci sono opportunità di formazione ovunque: seminari, conferenze, programmi di formazione appositamente progettati e così via.
Questi possono essere ottimi per i dipendenti perché sono spesso eventi di alta qualità forniti da istruttori professionisti e offrono l'opportunità di entrare in contatto con altre persone del settore. Fare questo tipo di investimento può anche mostrare al tuo personale che apprezzi molto il loro sviluppo personale e professionale.
Lo svantaggio principale è il costo. Questi programmi possono essere molto costosi, e poi c'è anche il costo del viaggio, dell'alloggio, ecc. Le grandi aziende prendono sempre il tab per questo genere di cose, ma una piccola impresa potrebbe semplicemente non avere il budget per farlo. Stai perdendo anche quel membro dello staff e la loro produttività per la durata della formazione.
Un'opzione correlata è quella di assumere una società di formazione per venire al tuo posto di lavoro e formare i dipendenti sul posto. Eviti le spese di viaggio in questo modo, ma può comunque essere un'opzione costosa. E tu perdi alcuni dei vantaggi come il networking, l'allontanamento dall'ufficio, ecc.
D'altro canto, ti stai allenando su misura, faccia a faccia da professionisti esperti. Se il tuo budget può allungarsi, può comunque essere un'ottima opzione.
Alcuni datori di lavoro pagano per il loro personale per perseguire l'istruzione formale, come una laurea in economia o una qualifica contabile. Questo è un incentivo meraviglioso da offrire, anche se ovviamente i costi possono accumularsi abbastanza velocemente. Per mantenere il budget, considera la possibilità di contribuire solo con un determinato importo e far pagare al dipendente il resto o limitarlo a programmi più brevi e meno costosi.
Se potete permettervelo, i benefici sono una forza lavoro più istruita e addestrata, con le competenze e le qualifiche per assumervi maggiori responsabilità, permettendovi di promuovere dall'interno invece di dover reclutare esternamente per ruoli senior.
Ora che abbiamo visto i diversi tipi di formazione, iniziamo a mettere insieme un piano di formazione per i tuoi dipendenti.
Il primo posto da cui partire è con i nuovi dipendenti: cosa devono sapere per essere subito operativi?
Alcune di queste sono le informazioni pratiche che abbiamo trattato nel tutorial del manuale per i dipendenti: come funzionano le retribuzioni ei benefici, qual è la politica per le vacanze e così via. Ma un piano di orientamento andrà oltre quello. Offri al nuovo dipendente un'introduzione completa all'azienda: la tua storia, quello che fai, perché lo fai, ecc. Qual è la tua filosofia? Come ti piace fare affari?
Quindi presenta le persone. Qual è la struttura generale dell'azienda e in che modo entrerà a far parte del nuovo dipendente? Chi sono i dipendenti chiave? Come sai, se sei mai stato presentato a un gruppo di persone a una grande festa, è impossibile ricordare troppi nomi contemporaneamente. Quindi mantienilo leggero e concentrati solo sulle persone chiave con cui il nuovo dipendente interagirà inizialmente.
E i clienti? Chi sono e cosa vogliono dalla tua azienda? Questo è importante anche se la persona non si troverà in un ruolo diretto rivolto al cliente. Esiste un business per servire i propri clienti, quindi tutti in azienda dovrebbero capire come farlo e lavorare per raggiungere l'obiettivo di farlo in modo più efficace, anche se non hanno mai a che fare con un cliente direttamente.
Quindi coprire qualsiasi cosa specifica per la tua azienda o il ruolo della persona. Utilizzi software speciali che il dipendente dovrà imparare? Hai processi speciali che dovranno capire? Eventuali abilità speciali che la persona dovrà acquisire se non le ha già?
Come probabilmente avrai capito, parte del materiale per il tuo piano di orientamento sarà comune a tutti i dipendenti, mentre alcuni dovranno essere personalizzati per i singoli dipendenti in base alla loro funzione lavorativa, alle competenze con cui arrivano e così via.
Inizia quindi creando un programma di formazione di orientamento di base contenente gli elementi applicabili su tutta la linea, quindi valutalo per ciascun nuovo dipendente e aggiungi le aree necessarie. Se assumi un gran numero di nuove persone, può valere la pena creare "moduli" di informazioni applicabili a determinati ruoli comuni, come un modulo di vendita per il personale rivolto al cliente, un modulo che si occupa di software finanziario per il personale di back-office, e così via. Quindi basta scegliere i moduli appropriati per la situazione di ogni nuovo dipendente.
Un elemento chiave per un orientamento efficace o un programma di orientamento è quello di eseguire sondaggi periodici sui nuovi dipendenti. Incontra con loro dopo una settimana o due sul lavoro, e scopri cosa ha funzionato e cosa no. Quali domande sono rimaste senza risposta e quali problemi hanno incontrato nei loro primi giorni? Quindi incorporalo nei programmi di formazione di orientamento futuri.
Ottenere un nuovo addestramento dei nuovi dipendenti è un buon inizio. Ora puoi passare ai tuoi dipendenti esistenti. Spesso i manager e gli imprenditori sono piuttosto reattivi quando si tratta di formazione, aspettano che i dipendenti richiedano una formazione, o capita di imbattersi in un programma di formazione che suona bene, e di dire ai dipendenti di prenderlo. Ma è meglio avere un approccio più sistematico e creare un piano di formazione individuale per ogni dipendente. Ecco come:
Inizia valutando le attuali competenze del dipendente, rispetto a quanto necessario per il loro lavoro. Se hai creato una descrizione appropriata del lavoro quando li hai assunti, dovresti avere una chiara idea di cosa è richiesto per il ruolo. Tenere conto:
Stiamo parlando di competenze personali qui, come la gestione del tempo e le capacità di presentazione, così come la padronanza di software, processi e altre attività necessarie per svolgere il loro lavoro. Per le persone che gestiscono altri dipendenti o potrebbero aver bisogno di farlo in futuro, dovrai anche valutare le loro capacità di gestione.
Anche se le esigenze specifiche del lavoro del dipendente sono importanti, vale la pena andare oltre e riflettere sulle esigenze dell'azienda nel suo complesso.
Avete delle lacune di abilità nel complesso? Ci sono altre funzioni che vorresti che questo dipendente assumesse in futuro, per il quale lui o lei avrà bisogno di formazione? E le tendenze nel settore? C'è qualche nuova tecnologia in cui la persona dovrebbe essere addestrata? Nuove tendenze di gestione o pratiche commerciali che vuoi che capiscano?
Dopotutto, la formazione consiste nel soddisfare le esigenze sia del dipendente che dell'azienda, quindi assicuratevi di coprire entrambi gli aspetti.
A volte, i membri del personale avranno idee chiare su ciò che vogliono imparare. Forse hanno sentito parlare di una nuova tecnologia che vogliono padroneggiare. Forse vogliono entrare in un ruolo più alto e vogliono acquisire capacità di gestione.
Una parte importante della creazione di un piano di formazione è quella di incoraggiare il dipendente a suggerire la formazione a cui sarebbero interessati. Fintanto che è rilevante per il lavoro e nel budget, cerca di soddisfare tali richieste, ove possibile; l'apprendimento auto-motivato è spesso il tipo più efficace. L'apprendimento degli adulti non è come la scuola: le persone hanno bisogno di vedere cosa c'è in loro per loro, di sentire che la formazione è pertinente e di essere pienamente in linea con gli obiettivi.
Ora che hai raccolto tutte queste informazioni, siediti con il dipendente e costruisci un piano di formazione insieme. Questo è qualcosa che dovresti fare regolarmente, almeno una volta all'anno o forse più frequentemente. Pianifica le competenze su cui concentrarti per l'anno successivo.
Di nuovo, cerca di ascoltare il dipendente il più possibile. La tua azienda ha determinati bisogni, ovviamente, ma se il dipendente è davvero resistente all'idea di apprendere una particolare nuova abilità, è improbabile che la formazione sia efficace. Sii pronto a scendere a compromessi e cerca di trovare una corrispondenza equa tra le tue esigenze e quelle dei tuoi dipendenti.
Quando avrai scelto le abilità, decidi in che modo verranno acquisite. Quale delle opzioni che abbiamo visto nella sezione 2 userete? Alcuni di questi saranno basati sul tuo budget, e alcuni saranno basati sulle preferenze e sullo stile di apprendimento del dipendente. Ognuno ha il proprio modo di apprendere: una struttura comune è quella di rompere gli studenti in tre gruppi:
Questo è solo un breve riassunto e ci sono molti altri modelli concorrenti là fuori. L'idea di base da ricordare è che tutti imparano in modo diverso. Quindi, prova a conoscere quale tipo di allenamento potrebbe funzionare meglio per ogni individuo e ad organizzare le opzioni di formazione su tale base.
Mentre costruisci un piano di allenamento, e mentre ritorni ad esso e lo aggiorni ogni anno, tieni presente che non si tratta solo di acquisire abilità, ma della direzione della carriera di una persona.
La formazione che le persone fanno spesso può determinare quali opportunità sono a loro disposizione, quindi è importante tenerne conto. Oltre alle esigenze immediate dell'azienda e dell'individuo, prendetevi anche il tempo per pianificare in anticipo. Quali sono gli obiettivi di carriera a lungo termine del dipendente? Come puoi aiutarli a raggiungere questi obiettivi?
In alcuni casi, il percorso di carriera del tuo dipendente può finire per portarli a ruoli che semplicemente non sono disponibili nella tua azienda. Potresti finire per addestrare le persone che se ne vanno. Può essere difficile, ma è inevitabile. Se la persona è determinata abbastanza, se ne andrà comunque, o resteranno insoddisfatti. È meglio godersi i servizi di un dipendente fedele e motivato per alcuni anni piuttosto che un dipendente disimpegnato da decenni.
O, come recita lo storico scherzo aziendale:
Un CFO chiede: "Cosa succede se investiamo nello sviluppo delle persone e ci lasciano?"
Il CEO risponde: "Cosa succede se non lo facciamo, e rimangono?"
In questo tutorial, hai imparato come creare un piano di formazione per i dipendenti per il personale delle piccole imprese. Hai visto i benefici della formazione, esplorato le diverse opzioni disponibili, e poi hai visto come creare una formazione orientativa e piani di formazione individuali in corso per ogni dipendente.
Questo tutorial fa parte di una serie più ampia sulle risorse umane per le piccole imprese. Restate sintonizzati per il resto della serie, in cui guarderemo a una migliore comunicazione dei dipendenti, soluzioni software per le piccole imprese e altro ancora.
Prima di andare, ecco un suggerimento per l'ultimo dipendente: le piccole imprese possono talvolta ottenere incentivi governativi o crediti d'imposta per la formazione dei dipendenti. Quindi, assicurati di esaminare ciò che è disponibile nella tua zona, potrebbe contribuire a ridurre drasticamente il costo della formazione!
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