Come fare una fattura in Word da un modello professionale

Cosa starai creando

La tua fattura è un ripensamento? Se lo è, stai commettendo un errore. 

Come proprietario di una piccola azienda, dovresti sapere che la tua fattura fa parte del tuo marchio. Deve avere un bell'aspetto perché rappresenta la tua attività.

Anche la tua fattura deve essere chiara. Non ci dovrebbero essere dubbi su quanto stai fatturando o su come il tuo cliente dovrebbe pagarti. 

Una fattura poco chiara potrebbe creare ritardi di pagamento non necessari. Può anche perdere tempo mentre il cliente cerca di contattarti con le loro domande.

In questo tutorial, imparerai come creare una fattura professionale utilizzando un modello di fattura MS Word. Inizierò elencando gli elementi di una buona fattura. Successivamente, ti illustrerò la procedura dettagliata su come creare una fattura in Word. Infine, condividerò alcune risorse in cui è possibile trovare i propri modelli di fattura di Word.

Elementi di una buona fattura

La creazione di una fattura è inutile se la fattura non è informativa e utile. In effetti, una fattura non professionale potrebbe essere peggio di inutile. Potrebbe confondere o turbare il tuo cliente. Ecco alcuni elementi importanti delle buone fatture. La tua fattura dovrebbe:

• contenere le giuste informazioni
• avere un aspetto professionale
• essere inviato in modo tempestivo

Puoi imparare di più sulle basi di come creare una fattura in questo post:

Diamo un'occhiata più da vicino a ciascun elemento della fattura.

1. Una buona fattura è informativa

Senza le giuste informazioni, il cliente potrebbe non sapere a cosa serve la fattura. Potrebbero anche non sapere quanto pagare o dove inviare il pagamento.

Ecco le informazioni di base che tutte le fatture devono contenere:

• il tuo nome e le informazioni di contatto
• il tuo logo
• il nome e l'indirizzo del tuo cliente
• il numero della fattura
• la data della fattura
• una data di scadenza
• importo totale dovuto
• descrizione del lavoro o dei beni venduti
  
• opzioni di pagamento
• termini di pagamento

Per evitare qualsiasi confusione, assicurati che le tue fatture contengano le giuste informazioni.

I tuoi termini di pagamento sono particolarmente importanti. I termini giusti possono incoraggiare il tuo cliente a pagare prontamente. Per ulteriori informazioni sui migliori termini di pagamento da utilizzare, consulta questo tutorial:

2. Una buona fattura ha un aspetto professionale

Anche l'aspetto della tua fattura è importante. Dovresti considerare la tua fattura come parte del tuo sforzo di branding. Come la tua cartoleria, biglietti da visita e altri documenti di marca, rappresenta la tua azienda. 

Evita errori di progettazione di fattura comune

• Errori di battitura Haphazard - Evitare l'uso di una fattura troppo casuale come il corpo di un'e-mail o un foglietto di carta. Allo stesso modo, non si desidera utilizzare una fattura sciatta con errori di battitura e altri errori.
• Troppi colori - Inoltre, scegli colori e caratteri appropriati per la tua attività. Troppi colori vivaci che non funzionano con il tuo marchio renderanno la tua fattura scadente. Allo stesso modo, usare troppi tipi di carattere è spesso una scelta poco professionale.
• Spaziatura ingombra - La giusta quantità di spazio bianco è importante e renderà la tua fattura più leggibile. Ricorda: una fattura ingombra è una fattura confusa.
• Mancanza di fuoco - Una fattura sfocata ti fa perdere denaro. Desiderate che le parti critiche della fattura, come il pagamento dovuto, risaltino immediatamente sulla vostra fattura. La gerarchia è importante per attirare l'attenzione su questi dettagli, in modo che i tuoi clienti sappiano cosa, quando, dove e come pagarti.

È probabile che il tuo cliente salvi la fattura nei loro file. La prossima volta che avranno bisogno di ordinare servizi simili, potrebbero usare la fattura per ottenere le informazioni di contatto. Quindi, l'impressione che la tua fattura fa può essere duratura. La tua fattura deve apparire nitida e professionale.

Utilizzare un modello di modello di fattura professionale

Potresti non essere in grado di permettersi un grafico per fare una fattura personalizzata, ma un buon modello di fattura è economico (tra $ 5 a $ 9) e può aiutarti a creare una fattura dall'aspetto professionale in pochi minuti. 

È possibile trovare modelli di fatture professionali presso Envato Market (GraphicRiver) o sfogliare una selezione di disegni di fattura in stile MS Word di stile minimale in questo articolo:

Questi modelli di fattura hanno design chiari, possibilità di personalizzarli rapidamente per il tuo marchio di piccola impresa, di portarli ai tuoi clienti e di raccogliere i pagamenti professionalmente. 

3. Una buona fattura è puntuale

Quando dovresti fatturare il tuo cliente?

La risposta potrebbe sembrare ovvia. Nella maggior parte dei casi, fattura quando il lavoro è completo. Ma fai attenzione a qualsiasi accordo precedente stipulato con il cliente. Ad esempio, se hai accettato di fatturare il cliente una volta al mese, segui il tuo accordo.

Sorprendentemente, alcuni proprietari di piccole imprese sono riluttanti a inviare fatture. Possono inviare i loro giorni di fatturazione o addirittura settimane dopo il completamento del progetto.

Evita di farlo. Fatture tardive indicano pagamenti in ritardo. I clienti si aspettano di fatturarli per servizi resi. Quindi, invia le fatture in modo tempestivo.

Ora vediamo come fare la tua fattura. 

Come fare una fattura con MS Word

È possibile utilizzare un modello per creare una fattura dall'aspetto professionale con Word. Ecco una guida passo passo per aiutarti a creare le tue fatture:

Passaggio 1. Raccogliere le informazioni

Per assicurarti di non lasciare nulla fuori dalla tua fattura, fai un elenco di quali informazioni vuoi includere. Ecco alcuni posti in cui cercare informazioni sulla fattura:

• Proposta del cliente - La proposta del cliente include una descrizione del lavoro, l'importo del pagamento e i termini.
• Biglietto da visita del cliente - Il biglietto da visita del cliente ha le loro informazioni di contatto.
• Il tuo biglietto da visita - La fattura fa parte del tuo marchio e dovrebbe essere compatibile con gli altri materiali di marca.
• Le tue fatture precedenti - La fattura precedente include il numero di fattura più recente. La tua prossima fattura dovrebbe seguirla in sequenza. 

Una volta raccolti i dati della fattura, sei pronto per iniziare.

In questo esempio, utilizzerò un modello di Word per creare una fattura per Anytown Consulting, la società che abbiamo visto per la prima volta in questo tutorial:

In questo nuovo esempio, Anytown Consulting ha creato un design per copertine di ebook per Jane Doe. La semplice fattura che creeremo riguarda la progettazione di copertine di ebook e alcuni momenti di incontro. Puoi seguire lo stesso processo per creare fatture per i tuoi clienti.

Passaggio 2. Scarica il modello di fattura professionale migliore per le tue esigenze

Una volta che sai cosa deve includere la tua fattura, seleziona il giusto modello di fattura di Word. Ho usato questo modello di fattura da Envato Market perché ha un aspetto pulito e professionale. Dovresti scegliere il modello di fattura adatto alle tue esigenze aziendali.

Dopo aver scaricato la fattura della fattura, apri Esplora file di Windows e doppio click il file modello di fattura per aprirlo. Il file ha estensione .zip:

Aprire il file Zip modello di fattura Word.

Clicca sulla sottocartella, file principali. Per scegliere il colore che va con il tuo logo, doppio click sulla cartella per il colore che si desidera utilizzare. Il modello che ho scelto viene fornito con cinque combinazioni di colori:

Scegli il file modello di fattura che si adatta meglio alla tua combinazione di colori.

Ogni combinazione di colori si trova nella sua cartella. Ho scelto lo schema di colori blu per le fatture, perché va meglio con il mio logo. Doppio click sulla cartella per aprirla e i file modello per quella visualizzazione della combinazione di colori:

Aprire il modello di fattura Word blu.

Per aprire il modello di Word, doppio click sul file con .docx estensione. Il modello di fattura appare in Vista protetta:

Il modello di fattura aperto in Word Protected View.

Nella vista protetta, la maggior parte delle funzioni di modifica è disattivata. Vogliamo personalizzare il modello per la nostra piccola azienda, quindi abbiamo bisogno delle funzionalità di modifica disponibili. Quindi, stiamo per disattivare la vista protetta.

Per abilitare le normali funzioni di modifica e disattivare la vista protetta, fare clic su Permettere la modifica pulsante sulla destra della barra gialla nella parte superiore della finestra. Ora sei pronto per iniziare a personalizzare il modello.

Passaggio 3. Personalizza la tua fattura

Una volta scaricato il modello, personalizzalo personalizzandolo. Prima di iniziare, tuttavia, è una buona idea salvare il file modello con un nome diverso in modo da poter tornare al modello originale se si desidera utilizzarlo nuovamente.

Ora sei pronto per personalizzare la tua fattura. Inizia sostituendo il logo.

1.  Sostituisci il logo

Per sostituire il logo, fai clic sulla casella a sinistra del modello che dice "Logo posto qui."Vedrai le maniglie intorno alla scatola:

Seleziona la casella "Logo qui".

Se necessario, utilizzare le maniglie attorno al segnaposto del logo per ridimensionare lo spazio per il logo. (Nota: Le maniglie sembrano punti vuoti.)

Clicca il Inserire opzione dal menu nella parte superiore della finestra. Ora fai clic sul Immagini icona per selezionare il file del logo dal tuo computer. Lo schermo dovrebbe apparire in questo modo:

Fare clic sull'icona Immagini e selezionare il file del logo.

Seleziona il file del logo che desideri aggiungere alla tua fattura. Clicca il Inserire pulsante in basso a destra del Esplora file finestra. Il logo è aggiunto alla tua fattura:

Inserisci il tuo logo nella tua fattura.

Se necessario, utilizzare le maniglie agli angoli del logo per ridimensionare l'immagine del logo per adattarla alla fattura. (Nota: Se usi le altre maniglie, falserai il tuo logo.)

Adesso puoi anche cancellare il segnaposto modificando il colore di riempimento in bianco. Per fare ciò, seleziona il segnaposto. Pulsante destro del mouse per visualizzare un menu a comparsa:

Mostra il menu segnaposto del logo.

Clicca il Formato Forma opzione. Viene visualizzato il menu della barra laterale Formato forma. Clicca il Riempire opzione:

Fare clic sulla forma Formato e quindi sull'opzione Riempimento.

Assicurati che il pulsante di attivazione di Riempimento solido l'opzione è selezionata. Clicca il Colore icona al centro del Formato Forma barra laterale per visualizzare il Colori a tema tavolozza:

Mostra la palette Colori Tema.

Fare clic sulla casella bianca nella parte superiore sinistra della tavolozza dei colori per applicare il colore bianco al segnaposto. La fattura dovrebbe essere simile a questa:

Applica il colore bianco alla casella segnaposto.

Ora siamo pronti per iniziare ad aggiungere le nostre informazioni, iniziando dalle informazioni sull'indirizzo.

2.  Personalizza le informazioni di testo

Per modificare l'indirizzo di ritorno nel modello, fare clic sul campo dell'indirizzo di ritorno. Le maniglie appariranno intorno al testo:

Clicca sul campo indirizzo di ritorno.

Evidenzia il testo che desideri modificare per selezionarlo. Lo schermo dovrebbe apparire in questo modo:

Evidenzia il testo.

Digita le informazioni evidenziate con l'indirizzo della tua azienda, il numero di telefono e il sito web.

Ripeti il ​​processo per modificare il testo per le informazioni del cliente e qualsiasi altra informazione di testo che desideri modificare.

In questo modello i seguenti sono tutti campi di testo:

• indirizzo aziendale
• indirizzo del cliente
• descrizione del progetto
• numero di fattura
  
• data fattura
• numero di conto
  
• giorno valido
• Informazioni sul pagamento
• termini e condizioni
• linea di firma

Tutti questi campi possono essere modificati utilizzando il processo descritto sopra. Puoi anche eliminare il testo che non desideri facendo clic con il tasto destro del mouse sul testo selezionato e scegliendo il Cut opzione dal menu a discesa.

Quando hai finito, la tua fattura dovrebbe assomigliare a questo:

Modello di fattura di Word con testo personalizzato applicato.

3. Modificare le informazioni sulla tabella

Abbiamo discusso su come personalizzare la maggior parte della fattura, ma il testo delle voci di fatturazione è in formato tabella e richiede una gestione speciale.

Per la mia fattura di esempio, desidero fatturare solo due servizi:

1. tempo di riunione
2. design di copertina ebook
   

Ciò significa che la mia tabella di segmentazione delle fatture ha un sacco di righe extra. Abbiamo bisogno di rimuovere quelle righe extra.

Inizia selezionando tutte tranne due righe di tabella evidenziandole. Il prossimo, tasto destro del mouse per visualizzare il menu a discesa:

Seleziona le righe della tabella e fai clic con il pulsante destro del mouse.

Clicca il Elimina celle opzione per rimuovere le righe della tabella indesiderate. Seleziona il Elimina l'intera riga opzione e clicca ok. La tua fattura dovrebbe essere simile a questa:

Elimina le righe indesiderate.

Cambia il testo in ogni cella selezionandolo (es. evidenziandolo) e digitandoci sopra. Fai attenzione a non selezionare più celle contemporaneamente.

Le figure del dollaro sotto il Tempo Prezzo colonna e il Costo la colonna è anche testo. Puoi cambiarli anche digitandoli sopra.

Non dimenticare di modificare i totali di Subtotal, Tax e Total. Non vengono calcolati automaticamente in questo modello di fattura in Word.

In questo esempio, non vi è alcun sconto cliente, quindi ho cancellato quella riga della tabella utilizzando la procedura descritta in precedenza.

4. Finalizza la tua fattura

La tua fattura dovrebbe essere abbastanza buona in questo momento. Prenditi un momento per assicurarti che tutti i campi siano corretti. Non dimenticare di cambiare il Acquisto totale figura in alto a destra della fattura. Questo è un campo di testo.

È una buona idea revisionare l'intera fattura in questo momento. Cerca errori di ortografia nel nome o nell'indirizzo del cliente e altri errori di battitura.

Se hai modificato molto la fattura, potresti dover riposizionare alcuni dei campi di testo. Per fare ciò, seleziona il campo di testo (dovresti vedere le maniglie) e trascinalo dove vuoi che sia.

La fattura finita dovrebbe essere simile a questa:

Design di fattura MS Word personalizzato finale.

Nota: Ho usato la versione di Word da Office 365 per creare questa fattura. Se hai una versione precedente di word, i tuoi passaggi potrebbero essere leggermente diversi.

Crea la tua fattura professionale oggi

Le fatture sono importanti per la tua piccola impresa. Una fattura professionale fa una buona impressione con i tuoi clienti e ti aiuta a farti pagare subito. Una fattura non professionale può causare confusione e ritardare il pagamento.

Una buona fattura dovrebbe:

• includere le giuste informazioni
• essere progettato professionalmente
• essere spedito rapidamente

È possibile creare la propria fattura utilizzando un modello di fattura per Word. Inizia cercando il modello di fattura giusto per te su Envato Market.