Share
La gestione del tempo è un argomento che si presenta spesso nelle conversazioni tra i liberi professionisti. Questo perché ognuno di noi deve assumersi la responsabilità di portare a termine tutto nel suo piatto, senza che nessun altro ci tormenta del lavoro.
Ma quando crei un'agenzia, la situazione diventa più difficile: oltre a portare a termine il lavoro creativo necessario per soddisfare i clienti, devi anche assegnare il lavoro a tutti gli altri presso l'agenzia, se non continuare a controllare per assicurarti che tutto sia fatto.
Per alcuni freelance, è un modo veloce per impazzire. Per gli altri, è solo una questione di assicurarsi che ci sia un buon sistema in atto e che tu sappia quali sono le tue priorità. A patto che tu ti senta a tuo agio con un po 'di responsabilità gestionale, organizzare tutto è molto fattibile.
Anche se fino ad ora hai fatto affidamento su un foglio di calcolo o su alcune note scritte a mano, il passaggio alla gestione di un'agenzia significa che dovrai passare all'high tech. È giunto il momento di scegliere uno strumento di gestione del progetto che ti consenta di assegnare lavoro al tuo team. È troppo inefficiente per gestire il lavoro in altro modo. In particolare, vorrai uno strumento che il tuo team possa aggiornare senza che tocchi ogni box per loro - vuoi avere tutti gli aggiornamenti sul loro lavoro in un solo punto.
È sempre importante assicurarsi che i tuoi strumenti siano facili da utilizzare: nessuno vuole passare ore alle prese con uno strumento di gestione del progetto prima ancora che possa iniziare il progetto vero e proprio.
Le migliori pratiche includono la scelta di uno strumento che ti consenta di posizionare tutte le risorse della creatività associate a un determinato progetto in un'unica posizione. Non è necessario che ci si trovi nello stesso strumento che si sta utilizzando per gestire i dettagli del progetto (anche se ci sono molte app che fanno entrambe le cose), ma deve essere organizzato in modo chiaro, con un modo per tenere traccia di diverse versioni di ogni progetto.
Dovrai decidere se desideri che i tuoi clienti abbiano accesso ai tuoi strumenti di gestione del progetto. È un'opzione che molti clienti sembrano apprezzare, anche se convincerli a fare effettivamente uso di questi strumenti è una seccatura. Tuttavia, c'è un certo valore nel poter discutere di un progetto lontano dall'attenzione del cliente.
Esattamente ciò che altre funzionalità potrebbero essere disponibili in uno strumento di gestione del progetto può dipendere dal tipo di lavoro svolto dalla tua agenzia e dal flusso di lavoro che segui. È sempre importante assicurarsi che i tuoi strumenti siano facili da utilizzare: nessuno vuole passare ore a lottare con uno strumento di gestione del progetto prima ancora che possa iniziare il progetto vero e proprio. È anche utile cercare opportunità per ottimizzare i progetti. Se, ad esempio, ti imbatti in progetti molto simili più e più volte, scegliere lo strumento che ti permette di avviare nuovi progetti da modelli è la mossa logica.
In genere vale la pena considerare un'app basata sul Web per lo strumento di gestione dei progetti in questi giorni, in modo che il team abbia accesso al software, indipendentemente da dove si trovino. Ci sono alcune alternative che puoi eseguire sul tuo server, ma a meno che non si sappia già come fare e per cui è possibile risolvere i problemi, è probabilmente più pratico pagare per un'alternativa.
Con un'agenzia, è sempre meglio svolgere compiti come standardizzati e facilmente ripetibili. Non si vuole continuare a insegnare alle nuove persone come fare lo stesso lavoro più e più volte, quindi è l'ideale per impostare le cose in modo che tu abbia la stessa persona a ripetere lo stesso compito più e più volte. Potrebbe essere un po 'meno divertente che permettere a tutti di afferrare le parti di un particolare progetto che ritengono interessante, ma è molto più gestibile.
Se hai una o due persone che gestiscono un compito specifico - e sai già cosa fare - potresti essere in grado di avviarlo su un nuovo progetto con poco più di una breve menzione. Naturalmente, vorrai un sistema di gestione del lavoro più robusto di quelle veloci, ma essere in grado di ottenere rapidamente la palla è di valore inestimabile in un'agenzia, in particolare se sei disposto ad accettare lavori urgenti.
La parte più difficile di standardizzare il modo in cui dividi i progetti arriva se fai affidamento su imprenditori piuttosto che dipendenti. All'inizio, è improbabile che tu abbia impiegati a tempo pieno, ma se non puoi essere sicuro che un determinato freelance con cui lavori avrà del tempo libero per ogni progetto che intraprendi, è più difficile essere certi che puoi semplicemente consegnare una determinata parte del tuo progetto alla stessa persona più e più volte.
Potresti ritrovarti con alcuni nomi nella tua lista per diversi tipi di lavoro. È possibile, anche se potrebbe essere necessario mettere un po 'di impegno per essere in grado di salire a bordo di un nuovo freelance rapidamente se i tuoi appaltatori preferiti non sono disponibili.
Anche se hai un grande team a tempo pieno su cui puoi fare affidamento per fare esattamente quello che dici per ogni progetto, considera la possibilità di mettere insieme materiali di formazione per la tua agenzia. Al livello più ampio, codificare le tue aspettative per tutti i freelance in un manuale ti farà risparmiare tempo nel dire a tutti ciò di cui hai bisogno su una fattura ogni singolo mese.
Si spera che tu abbia scelto uno strumento di gestione del progetto che è già familiare al tuo team ed è comunemente usato abbastanza da rendere disponibili online già tutorial che puoi semplicemente indicare.
Ciò include la fornitura di formazione per tutti gli strumenti di gestione del progetto su cui fai affidamento. Come libero professionista, potresti essere stato frustrato quando un cliente ha insistito che tu usassi i loro strumenti interni, ma è sempre peggio quando non sai come usare lo strumento o se il cliente organizza le informazioni in modo insolito all'interno dello strumento.
Si spera che tu abbia scelto uno strumento di gestione del progetto che sia già familiare al tuo team e che sia comunemente utilizzato abbastanza da rendere disponibili già online tutorial che puoi semplicemente indicare. In caso contrario, tuttavia, non sorprenderti se finisci per scrivere quei tutorial tu stesso.
Il processo di scrittura del manuale di allenamento non deve essere troppo estenuante: può essere semplice come creare un documento condiviso e aggiungere note ogni volta che si invia una richiesta a qualcuno della propria squadra o si deve rispondere a una domanda. Questo approccio ti fornirà un documento ricercabile che ti aiuterà a tenere insieme le cose per un bel po '. Potresti eventualmente modificarlo in un formato più facile da seguire, ma non è un requisito necessario per iniziare.
Uno dei vantaggi del lavoro online è che puoi rimanere in costante contatto con i membri del tuo team, anche se si trovano a tre stati di distanza. Approfitta di questo fatto essendo disponibile a parlare se qualcuno ha bisogno di te. Anche se hai appena impostato un canale IRC per il tuo team, sarai in grado di gestire potenziali problemi prima che diventino qualcosa di più grande. A volte la tua squadra ha solo bisogno di una decisione presa in un modo o nell'altro e tu sei l'unico che può farcela. Non vuoi essere la ragione per cui tutti hanno dovuto smettere di lavorare.
È inoltre importante effettuare il check-in con la tua squadra a intervalli regolari. Non è necessario effettuare chiamate telefoniche ogni giorno, ma eseguirne il ping per i report di stato tutte le volte che è necessario sentirsi a proprio agio che il lavoro venga svolto nei tempi previsti. Quando non ci si trova tutti nello stesso ufficio, toccare la base è l'unico modo per conoscere piccoli dettagli, come se il proprio sviluppatore si stesse muovendo lentamente questa settimana perché ha preso l'influenza. Quando hai a che fare con molte parti mobili, sta a te mantenere le comunicazioni.
Detto questo, devi anche bilanciare il tuo carico di lavoro. Interruzioni costanti per parlare con la tua squadra non sono davvero buone per la produttività. Devi gestire le aspettative su quando sei disponibile a chattare, al fine di assicurarti di avere tutto il tempo necessario per completare il tuo lavoro.
Questo potrebbe voler dire bloccare alcune ore quando non sarai disponibile per il lavoro (il che, a sua volta, potrebbe significare che hai bisogno di un calendario condiviso) o può significare lavorare alcune ore quando il resto della tua squadra è spento. I fusi orari possono semplificare la scelta dei momenti in cui la tua squadra e forse i tuoi clienti non avranno bisogno di te.
La chiave per la comunicazione è la coerenza. Essere disponibile sugli stessi canali di comunicazione negli stessi orari e sarà molto più facile rimanere in contatto con la tua squadra.
Accentsconagua