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Gestire il flusso di cassa è come avere il perfetto swing da baseball: è tutto basato sul tempo.
Il denaro scorre dentro e fuori dalla tua attività quotidianamente, mentre ricevi i pagamenti dai clienti e saldhi le bollette con i fornitori e il personale. Poi ci sono le spese generali, e le tasse, e un migliaio di altri pagamenti per tenere traccia di.
Il tempismo è importante perché anche se la tua attività è redditizia, puoi incorrere in problemi se i pagamenti dei clienti arrivano troppo lentamente e hai troppi deflussi mentre stai aspettando il controllo che ti è stato promesso che è nel posta.
Questo è particolarmente critico per le piccole imprese, che spesso hanno a disposizione riserve di denaro e credito di piccole dimensioni. Secondo Dun & Bradstreet, il 90% dei fallimenti di piccole imprese sono causati da un flusso di cassa insufficiente.
Quindi, in questo tutorial, esploreremo il flusso di cassa in dettaglio e ti forniremo alcuni strumenti per aiutarti a prevedere accuratamente i flussi di cassa per i prossimi 90 giorni. Quindi forniremo alcuni consigli pratici sul miglioramento del flusso di cassa della tua azienda, accelerando gli afflussi o rallentando i deflussi.
Alla fine di questo tutorial, capirai perché la tempistica dei flussi di cassa è così importante per un'azienda. Sarai in grado di gestire e prevedere il flusso di cassa in modo efficace e saprai quali misure adottare se i contanti inizieranno a scarseggiare.
Prima di tutto, chiariamo qual è il flusso di cassa.
Il flusso di cassa si riferisce semplicemente al modo in cui un'azienda riceve denaro e lo paga. Mentre il profitto guarda quando è stata effettuata una vendita o è stata sostenuta una spesa, il flusso di cassa viene esaminato quando la società ha effettivamente ricevuto il denaro o lo ha pagato. I due possono essere abbastanza diversi, come vedremo più avanti.
In un precedente tutorial, abbiamo esaminato il rendiconto finanziario e abbiamo visto che si trattava di un riepilogo di tutti i flussi di denaro nel corso di un anno.
Ma un anno è un lungo periodo di attività. Anche se una società ha un flusso di cassa positivo nel corso dell'anno, potrebbe affrontare l'equivalente aziendale di quei mesi in cui il frigorifero deve essere sostituito, il mutuo è dovuto, e c'è un ritardo nel ricevere il tuo stipendio. Quindi, in questo tutorial, esamineremo più dettagliatamente il flusso e riflusso del contante su periodi più brevi.
Se vuoi capire qualcosa e gestirlo in modo efficace, devi prima misurarlo. Nel mondo dei flussi di cassa, ciò significa tenere traccia del saldo di cassa corrente e prevedere tutti i soldi che ti aspetti di ricevere e tutto ciò che dovrai pagare nelle prossime settimane e mesi.
Secondo questo documento della Bank of America, le aziende che effettuano la pianificazione mensile dei flussi di cassa hanno un tasso di sopravvivenza dell'80%, rispetto al 36% per chi pianifica una volta all'anno. Non avere una previsione di flusso di cassa regolarmente aggiornata equivale al business blind del blind blind.
Fortunatamente, tenere traccia dei tuoi flussi di cassa non è difficile. È abbastanza simile a quello che fai con le tue finanze personali ogni mese, lavorando quando arriverà il tuo stipendio e quando il pagamento con carta di credito è dovuto, e assicurandoti di averne abbastanza nel tuo conto in ogni momento. Gli account aziendali tendono ad essere più complicati e i flussi di cassa possono essere più imprevedibili, ma il principio di base è lo stesso.
Ci sono strumenti per aiutarti anche tu. Il software di contabilità per piccole imprese come QuickBooks ha una previsione di flusso di cassa integrata, oppure è possibile utilizzare applicazioni specializzate per la gestione del flusso di cassa come Pulse, Float o PlanGuru.
Se non si desidera investire in software dedicato, anche un foglio di calcolo Excel farà il suo lavoro. Microsoft Excel ha incluso un modello di previsione del flusso di cassa in tutte le versioni a partire dal 2007. Altri modelli sono disponibili online, ad esempio questo modello Excel della SCORE non-profit per la formazione aziendale.
Ecco una previsione di flusso di cassa per una società fittizia, CoolGadget Corp., adattata dal modello fornito in bundle con Excel. Puoi anche scaricare questo esempio come foglio di calcolo.
Come potete vedere, CoolGadget prevede di iniziare il mese di febbraio con $ 5,000 sul suo conto, ma avrà un saldo positivo sottile di appena $ 1.000 alla fine del mese. Mentre leggiamo nei dettagli, possiamo vedere perché. La società si aspetta di ricevere $ 15.000 durante il mese, ma pagherà $ 19.000.
Prendiamo quindi il saldo di $ 1.000 e vediamo cosa accadrà a marzo e poi ad aprile. A marzo, le entrate in contanti sono leggermente superiori a quelle pagate, quindi il saldo in contanti arriva a $ 1,250. Ma ad aprile, la compagnia cadrà in rosso. Le sue vendite stanno aumentando, ma una spesa pubblicitaria programmata di $ 5.000 è più di quanto la società possa permettersi al momento.
Ecco perché la previsione del flusso di cassa è importante. Le aziende possono incontrare difficoltà anche quando le vendite aumentano, semplicemente perché non possono permettersi gli investimenti. CoolGadget deve ritardare un po 'di quella spesa, o cercare di far arrivare i soldi più velocemente.
Potrebbe anche essere necessario che l'azienda inizi a fare previsioni su base settimanale o addirittura giornaliera, perché anche a febbraio e marzo naviga molto vicino al vento. Termina il mese con un sottile saldo positivo, ma se i tempi dei pagamenti non sono favorevoli, potrebbe passare in rosso nel corso del mese.
Se ti senti in procinto di fare previsioni più frequenti, puoi utilizzare lo stesso modello di base e modificare semplicemente i titoli in alto da mesi a settimane. Il modello che abbiamo utilizzato consente una pianificazione mensile per i prossimi 12 mesi, ma puoi facilmente modificarlo per la pianificazione settimanale per le prossime 12 settimane. Puoi anche modificare le categorie in basso a seconda di ciò che ha più senso per la tua attività.
In generale, quanto più precaria è la posizione in contanti, tanto più dettagliate saranno le previsioni. È lo stesso che con le finanze personali: se stai lottando per sbarcare il lunario, devi budget per ogni viaggio al supermercato, mentre quando hai un saldo bancario più sano puoi permetterti di essere un po 'più a mani libere.
Quindi cosa si può fare se, come CoolGadget, si vede quel temuto splash di inchiostro rosso sulla previsione del flusso di cassa?
Ricorda, è tutto sul tempismo. Se un'azienda ha saldi vendite e profitti ma un flusso di cassa insufficiente, in genere è perché i tempi sono scaduti, e il denaro sta uscendo più rapidamente di quanto sta arrivando. Per migliorare il flusso di cassa, è necessario ricevere i pagamenti più rapidamente o ritardare pagare soldi.
Diamo un'occhiata ad alcuni modi pratici per farlo.
Le aziende fanno le vendite in modi diversi, quindi il modo in cui gestirle dipende dal modello di business. Un'attività rivolta al consumatore come un ristorante o un bar prende immediatamente il pagamento dai clienti, quindi per guadagnare denaro più velocemente è necessario aumentare le vendite, magari offrendo una speciale promozione a tempo limitato.
Ma molte aziende non ricevono pagamenti immediati dai loro clienti. Questo è particolarmente il caso business to business transazioni. CoolGadget, ad esempio, non vende direttamente ai consumatori. Invece invia una cassa di gadget a un grossista di elettronica, e quella società invierà il pagamento entro un lasso di tempo concordato, come 30 giorni.
Ed è qui che il problema arriva per molte aziende. Un'indagine del 2012 della Federazione nazionale delle imprese indipendenti ha mostrato che il 64% delle piccole imprese aveva fatture non pagate da almeno 60 giorni. Questi ritardi possono davvero danneggiare il flusso di cassa di un'azienda.
In questo caso, il modo più efficace per migliorare il flusso di cassa è raccogliere i soldi più velocemente. Puoi farlo in diversi modi:
Molte piccole imprese considerano la fatturazione un noioso compito amministrativo, ma farla correttamente è una componente chiave del successo. È necessario inviare una fattura immediatamente dopo aver fornito la merce e includere tutte le informazioni necessarie, in particolare i termini di pagamento quali le spese di mora e gli interessi che si addebiteranno e una data di scadenza rilevante.
Un sondaggio ha rilevato che il 25% delle piccole imprese aveva almeno $ 5.000 al mese in entrate in ritardo a causa di errori di fatturazione. Questo è davvero un frutto basso. L'invio di fatture precise il più presto possibile è un modo semplice per migliorare il flusso di cassa di un'azienda. QuickBooks, il software di contabilità menzionato in precedenza, include una funzione di fatturazione, oppure puoi provare un servizio online come FreshBooks o Invoiceable.
Questo può essere complicato, perché vuoi avere buone relazioni con i tuoi clienti. Ma se un pagamento è dovuto, la Small Business Administration consiglia di essere educato ma fermo. Invia una nuova fattura, comprese le tasse e gli interessi in ritardo. Chiama e controlla che la fattura sia stata ricevuta e chiedi se qualcosa non è chiaro. Mantieni un tono amichevole, ma non riaggancia fino a quando non ricevi una data di pagamento concordata, che puoi quindi confermare via email o per iscritto.
Idealmente, vuoi negoziare termini di pagamento con i tuoi clienti che siano almeno uguali a, e preferibilmente più brevi di quelli che hai con i tuoi fornitori. Ad esempio, se devi saldare le bollette entro 30 giorni, vuoi che i tuoi clienti paghino anche entro 30 giorni, o forse anche meno. Certamente non vuoi effettuare pagamenti entro 30 giorni e riceverli entro 45 giorni.
Può essere complicato per le piccole imprese, soprattutto quando si tratta di società più grandi che hanno una posizione contrattuale più forte. Ma puoi iniziare chiarendo quali sono i tuoi termini e prestando attenzione alla formulazione di contratti e fatture. Ci sono alcuni consigli utili sui termini di pagamento in questo foglio informativo del governo britannico.
Oltre a rendere i pagamenti più rapidi, un altro modo per massimizzare il flusso di cassa è rallentare i flussi in uscita. Ecco alcune opzioni:
Se la tua azienda sta andando bene, si è tentati di investire in nuove attrezzature o nel marketing, nel tentativo di aumentare ulteriormente la crescita. Ma a volte anche un investimento redditizio a lungo termine può paralizzare un'azienda a breve termine.
Con il nostro esempio di CoolGadget, è stato un pagamento pubblicitario di $ 5.000 che ha trasformato la società in rosso. Anche se questa pubblicità probabilmente porterà più vendite ed è buona per la salute a lungo termine dell'azienda, deve essere ritardata di un mese o due, fino a quando la società avrà abbastanza soldi per coprire le spese.
Proprio come hai rinegoziato con i tuoi clienti, puoi anche provarlo con i fornitori. Vedi se riesci a convincerli ad accettare una finestra di pagamento più lunga, ad esempio 45 giorni anziché 30. Potrebbe essere solo il cuscinetto di cassa di cui la tua azienda ha bisogno.
Anche se non riesci a ottenere un'estensione, puoi assicurarti che tu stia prendendo il più a lungo possibile per pagare. Devi stare attento qui, perché non vuoi violare le scadenze che hai concordato con i fornitori. Questo li mette nelle loro difficoltà di flusso di cassa e fa male alla tua reputazione. E certamente vuoi essere sicuro di pagare sempre il tuo staff in tempo.
Ma se ti sono stati dati 30 giorni per pagare alcune merci, prendi i 30 giorni completi. Consenti a quei soldi di rimanere nel tuo account il più a lungo possibile, offrendoti più di una rete di sicurezza nel caso tu abbia altre spese impreviste.
Con la nostra società fittizia CoolGadget, abbiamo scoperto dal suo bilancio che aveva $ 100.000 in inventario. Questo è un valore di $ 100.000 di gadget invenduti seduti nel suo magazzino.
Un modo più efficiente di gestire il flusso di cassa è di mantenere l'inventario al minimo. Vuoi abbastanza per soddisfare la domanda, ma non di più. Se CoolGadget avesse accumulato un inventario più ragionevole di $ 20.000, gli sarebbero stati lasciati altri $ 80.000 per coprire le altre spese e il suo flusso di cassa sarebbe stato più salutare.
Le aziende con difficoltà di flusso di cassa possono trovare difficoltà a prendere in prestito denaro, ma vale la pena esplorare qualsiasi possibilità. Anche se non è possibile prendere a prestito di più, potrebbe essere possibile rifinanziare il debito esistente a più lungo termine con pagamenti inferiori.
Se riesci a negoziare una linea di credito o anche un scoperto bancario con tassi di interesse ragionevoli, ciò può darti una certa flessibilità extra nei mesi in cui subisci una spesa imprevista o il tuo cliente ritarda il pagamento.
Con tutte queste tecniche di gestione del flusso di cassa, è importante bilanciare le esigenze a breve ea lungo termine della vostra azienda.
Per garantire la salute a breve termine, il miglior stratagemma sarebbe avere un enorme saldo in contanti nel tuo conto, insieme a prestiti e linee di credito nel caso in cui.
Ma quello potrebbe essere un trascinamento a lungo termine sulla crescita del tuo business. Il denaro in eccesso potrebbe essere spesso utilizzato meglio, ad esempio investendo in nuove attrezzature per la tua azienda, spendendo denaro in pubblicità e marketing o pagando il debito.
Imparare a prevedere con precisione i flussi di cassa e gestirli in modo efficiente aiuta a mantenere sempre la giusta quantità di denaro. Usando gli strumenti di previsione che hai imparato in questo tutorial, puoi vedere quando puoi permetterti di investire nella tua attività e quando devi essere più cauto. Puoi giocare con le ipotesi, vedendo cosa succederebbe in uno scenario "worst case". Ancora più importante, è possibile adottare misure per evitare un possibile problema di flusso di cassa, prima che diventi una crisi che minaccia il futuro della vostra azienda.
Gestendo il flusso di cassa in modo efficiente, è possibile trovare il giusto equilibrio tra breve e lungo termine. Puoi sentirti sicuro di investire denaro in futuro, perché sai che hai anche tenuto abbastanza soldi a disposizione per gestire gli alti e bassi a breve termine.
Graphic Credit: Outfall progettato da Luis Prado del progetto Noun.
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