Come padroneggiare il corretto formato email aziendale - ed evitare il disastro professionale

L'email è diventata il modo principale con cui molti professionisti comunicano. La maggior parte di noi invia più e-mail commerciali di qualsiasi altra forma di comunicazione aziendale. 

Ogni giorno ricevi email indirizzate al tuo capo, ai tuoi clienti, ai tuoi fornitori e ai tuoi contatti professionali.

Le tue e-mail sono importanti Una buona email può portare al successo aziendale. Mentre un'e-mail negativa può danneggiare una relazione professionale, deviare il tuo progetto o danneggiare la tua reputazione.

Nonostante la sua importanza, la formattazione della posta elettronica viene spesso ignorata. La corretta formattazione migliora le possibilità che un destinatario leggerà, risponderà e reagirà positivamente alla tua email. 

In questo tutorial imparerai come creare e-mail aziendali professionali utilizzando il corretto formato di e-mail aziendale. Ti fornirò anche esempi di e-mail commerciali buone e cattive che applichi alle tue comunicazioni. 

Prima di esaminare questi passaggi del tutorial, puoi scaricare il nostro nuovo eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. (È disponibile GRATUITAMENTE con la newsletter di Tuts + Business.)

1. Trova il tuo pubblico di posta elettronica aziendale

Non tutti gli utenti di posta elettronica sono uguali. Per questo motivo, non tutte le email aziendali devono essere formattate e scritte allo stesso modo. Alcune email aziendali dovrebbero essere strutturate in uno stile più formale. Ma, se hai più familiarità con il tuo destinatario, va bene strutturare la tua email in uno stile meno formale.

Lo stile email che scegli determina la tua email di apertura e chiusura. Può anche determinare la lingua che usi e il tono dell'e-mail. Per saperne di più sullo stile di email formale e informale, leggi il mio post recente:

Ecco un breve riepilogo di alcune regole generali su quando utilizzare uno stile di email formale o informale.

Usare un formale stile email:

• se è richiesto nella tua organizzazione
• se i destinatari non sono ben noti a voi
• quando invii una email a qualcuno che è sopra di te in autorità come il tuo capo o un insegnante

 Usa un informale stile email:

• se è incoraggiato nella tua organizzazione (il tuo capo e gli altri usano uno stile informale)
• per un collega di lavoro che è noto a te e / o in termini amichevoli
• per e-mail personali che possono contenere argomenti aziendali e non commerciali

La scelta tra stile formale e informale varia da azienda a azienda. Ecco perché è importante sapere cosa è accettato nella tua azienda. Se non sei sicuro di utilizzare una struttura email formale o una struttura email informale, è spesso più sicuro usare uno stile più formale.

2. Conoscere la struttura di un'e-mail aziendale

Il modo in cui formatti la tua email aziendale fa la differenza. Una buona struttura di posta elettronica aziendale aiuta a comunicare chiaramente il tuo messaggio. Un'e-mail formattata male può lasciare una cattiva impressione.

Tutte le e-mail commerciali dovrebbero avere almeno queste parti:

• Linea tematica. La riga dell'oggetto è la prima parte dell'email che il tuo lettore vede. Può determinare se il tuo lettore apre l'email. La maggior parte degli esperti concorda sul fatto che le linee tematiche dovrebbero essere brevi (da sei a dieci parole) e specifiche.
• Saluto. Il saluto è come saluti il ​​lettore. È importante capire se stai affrontando un pubblico formale o informale.
• Corpo del testo. Il corpo del testo trasmette il messaggio principale dell'e-mail. Dovrebbe anche includere un'introduzione e una conclusione. Dovrebbe essere scritto in brevi paragrafi di una o due frasi. Dove aggiungerà chiarezza, utilizzare elenchi puntati o numerati.
• Firma. La tua firma può essere formale o informale, a seconda del tuo pubblico. Un buon modello di firma e-mail aiuta il tuo lettore a trovare tutte le informazioni su di te di cui hanno bisogno. Enavto Market dispone di utili modelli di firma per rendere la tua firma e-mail più professionale.
  

Usa un formato email appropriato. Struttura la tua e-mail in modo che le prime frasi del corpo del testo spieghino di cosa tratta l'email. Le ultime frasi dovrebbero essere una conclusione che riassume l'e-mail aziendale. La conclusione è anche un buon posto per includere un invito all'azione. Un invito all'azione dice al lettore di email cosa fare dopo e come farlo. 

3. Il problema con la maggior parte delle email

Molti di noi non hanno mai imparato il modo giusto per strutturare un'e-mail aziendale. Questo è il motivo per cui così tante persone si limitano a inviare una e-mail e sperare per il meglio. Purtroppo, quelle e-mail affrettate spesso fanno più male alla nostra reputazione professionale che al bene.

In questa sezione analizzo due esempi di e-mail mal scritti e scarsamente formattati. Vedremo entrambi gli esempi e spiegherò cosa c'è che non va in ognuno di essi. Nella prossima sezione, farò una modifica su ciascuna di queste e-mail e ti mostrerò come migliorarle.

Formale Esempio di email - Prima

Ecco un esempio di un'email formale che non è stata formattata o scritta bene. Prenditi un minuto per guardare l'esempio e vedere se riesci a capire cosa c'è che non va. Descriverò dettagliatamente i problemi con questa email qui sotto.

Esaminiamo attentamente questa email aziendale per determinare cosa c'è che non va. Ecco alcuni dei problemi:

• Linea tematica. La riga dell'oggetto "Stuff" è troppo breve e troppo vaga. Consiste di una sola parola. Con questa riga dell'oggetto, alcuni sistemi di posta elettronica potrebbero persino inviarlo direttamente al filtro antispam.
• Saluto. Il saluto di "Hey" è troppo informale per un messaggio introduttivo come questo. L'autore dell'e-mail afferma di non aver mai incontrato alcuni membri del team.
• Corpo del testo. Il corpo di questa email è un paragrafo gigante. Ciò rende difficile la lettura da parte del lettore medio. Il corpo include anche elementi che sarebbero migliori se fossero formattati come un elenco.
• Problemi di battitura e grammatica. Il testo del corpo include diverse frasi mal formulate. Ci sono alcune frasi run-on. Ci sono anche errori di battitura e persino una parola ripetuta, "make make".
• Scadente o senza chiusura. "Prenditi il ​​rovescio della medaglia" è troppo casual per chiudere la maggior parte delle e-mail aziendali.
• Firma. Non c'è firma per questa email. Se la squadra è nuova, potrebbero chiedersi chi è il mittente.

È probabile che i destinatari di questa e-mail manchino alcuni dei punti creati a causa del modo in cui sono formattati e formulati. Inoltre, sembra sciatto e mal organizzato. Tutto sommato, questa email non è un buon modo per rappresentare un'organizzazione aziendale.

Molte aziende potrebbero trovare imbarazzante l'email di cui sopra. Tuttavia, non è insolito per un professionista di lavoro scrivere e-mail rapidamente e senza pensare. Alcune di queste e-mail affrettate includono alcuni degli stessi problemi della nostra email di esempio.

Informale Esempio di email - Prima

Ecco un esempio di un'email informale mal formattata e mal formulata. Prenditi un minuto per guardarlo e vedere se riesci a capire cosa c'è che non va. Descriverò dettagliatamente i problemi con questa email qui sotto.

Esaminiamo attentamente ogni parte dell'e-mail per determinare cosa c'è che non va. Ecco alcuni dei problemi:

• Linea tematica. La riga dell'oggetto "Get It Together !!!" è un po 'troppo corto È anche vago e accusatorio.
• Saluto. Il saluto del nome della persona non è orribile per un'e-mail informale. Tuttavia, i tre punti esclamativi aggiungono un tono arrabbiato o sconvolto non necessario.
• introduzione. Non c'è un paragrafo introduttivo in questa email.
• Corpo del testo. Il corpo del testo è tutto un paragrafo. È scritto in un tono arrabbiato con frasi come "Grrr" che non sono utili. Include anche le emoticon, che non sono generalmente accettabili in una email aziendale.
• Conclusione. Non c'è una frase conclusiva. Il destinatario potrebbe non essere sicuro di cosa fare dopo.
• Firma. Non c'è firma in questa email.

Questa e-mail non è solo formattata in modo scadente, ma trasmette anche un tono negativo non professionale. Piuttosto che ottenere i risultati richiesti dal mittente, è probabile che il lettore si arrabbi e si difenda.

4. Ora per formattare correttamente queste e-mail commerciali

Le e-mail errate possono essere migliorate con una modifica e una formattazione efficaci. Rifacciamo le e-mail precedenti per renderle più efficaci. Cambierò la formattazione e la dicitura per mostrarti come correggere gli esempi di email poveri.

Formale Esempio di email: dopo

Ecco un esempio di email formale, riscritta e riformattata per trasmettere un'immagine più professionale.

Diamo un'occhiata a ciò che abbiamo fatto per migliorare l'e-mail:

• Linea tematica. La riga dell'oggetto è la lunghezza ideale, da sei a dieci parole. È anche più specifico. Identifica il progetto per nome e descrive l'argomento dell'email.
• Saluto. Il nuovo saluto rende chiaro che questa email è per i membri del team di progetto.
• introduzione. La frase introduttiva dice al lettore di cosa tratta l'email. Trasmette anche un tono positivo usando la parola "Benvenuto".
• Corpo del testo. Il corpo del testo è ben organizzato in brevi paragrafi di non più di tre frasi. Include anche un elenco numerato che può essere rapidamente scansionato per una facile comprensione.
• Conclusione. La conclusione riassume il post. Include l'invito all'azione "Fammi sapere se hai qualche domanda".
• Firma. Il blocco firma identifica il mittente come il capo del team di progetto.

L'e-mail rivista è una comunicazione commerciale di cui qualsiasi organizzazione sarebbe orgogliosa. È stato rielaborato con un formato email professionale. Trasmette anche il messaggio in modo chiaro e sintetico in modo professionale.

Mancia: L'e-mail potrebbe essere ulteriormente migliorata includendo un modello di firma e-mail professionale come quelli trovati in Envato Market. Ecco tre esempi di come un modello di firma e-mail professionale potrebbe essere utilizzato:

Esempi di modelli di firma e-mail aziendale

Ulteriori informazioni su come creare una firma e-mail professionale: 

Informale Esempio di email: dopo

Ecco un esempio di un'email informale, riscritta e riformattata per trasmettere un'immagine più professionale:

 Cosa è cambiato? Diamo un'occhiata:

• Linea tematica. La riga dell'oggetto è più specifica, senza essere accusatoria. Include anche le parole "Please Reply". Molti esperti concordano sul fatto che includere frasi come "Rispondi" o "Risposta necessaria" rende più probabile la risposta di un destinatario di posta elettronica.
• Saluto. Aggiungendo la parola "Ciao" al saluto, abbiamo attenuato il tono dell'e-mail. Il lettore ha meno probabilità di essere sulla difensiva.
• introduzione. L'introduzione spiega di cosa tratta l'email in due frasi.
• Corpo del testo. Il tono nel testo del corpo è molto più amichevole. L'obiettivo è riportare il progetto in carreggiata, non per far arrabbiare il lettore.
• Conclusione. La conclusione incoraggia il lettore a rispondere.
• Firma. La semplice firma va bene per un'e-mail aziendale informale.

Come puoi vedere, una formulazione amichevole e una formattazione migliore lasciano al lettore un'impressione più positiva. È molto più probabile che il lettore di questa email risponda e il problema è più probabile che venga risolto.

Puoi imparare ancora di più sulla composizione di email efficaci in questo tutorial di Tuts + di David Masters: 

5. Come evitare il disastro dell'email

Quindi, come si evita il disastro della posta elettronica? Con una pianificazione ponderata è possibile padroneggiare il corretto formato di e-mail aziendale e creare una e-mail che trasmetta il messaggio senza rovinare la reputazione aziendale.

Ecco quattro semplici linee guida per scrivere email aziendali corrette:

1. Non correre. Una e-mail frettolosa è spesso un'e-mail mal formattata e scritta male. Consenti a te stesso abbastanza tempo per formattare correttamente ogni email che scrivi.
2. Evitare l'emozione. Non è mai una buona idea inviare una mail quando sei arrabbiato. Invece, aspetta di esserti calmato.
3. Sii conciso. Usa frasi brevi e paragrafi brevi. Se appropriato, utilizzare elenchi puntati o numerati.
4. Revisione. Controlla la tua email per errori di battitura, errori di grammatica e altri errori. È anche una buona idea assicurarsi che tutte le parti dell'email siano incluse.

Le email aziendali sono importanti!

Le e-mail aziendali possono fare la differenza tra il raggiungimento del tuo obiettivo aziendale o l'aspetto negativo della tua azienda. Pensa a come le tue e-mail sono scritte e formattate.

Le vostre e-mail sono fondamentali: impostate un obiettivo per lavorare correttamente sulla formattazione di tutte le vostre e-mail aziendali. 

Per imparare a scrivere e-mail aziendali efficaci, consulta la nostra guida alla scrittura di e-mail commerciali efficaci o inizia con il primo tutorial della serie in più parti: 

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