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Se la posta in arrivo di Microsoft Outlook è ingombra e piena di messaggi, è probabile che manchi un messaggio importante. Come proprietario di un'azienda, la mancanza di un messaggio potrebbe essere disastrosa. Potrebbe significare affari persi. E anche tu non possiedi un business, nessuno vuole trascurare un'e-mail importante.
Puoi imparare come organizzare Outlook in modo che sia più efficiente. Microsoft Outlook include diversi strumenti che puoi utilizzare per rendere più organizzata la tua casella di posta, se sai cosa fare. Se hai appena iniziato con Outlook o se non sei aggiornato, potresti non utilizzarlo a pieno regime.
In questo tutorial ti mostreremo come organizzare la tua email di Outlook. Spiegheremo come funzionano le cartelle e le categorie. Ci soffermeremo brevemente sul Posta in arrivo mirata strumento. Infine, imparerai come organizzare la posta elettronica in Outlook usando il Archivio e Elimina Caratteristiche.
Prima di affrontare l'argomento su come organizzare Outlook, non dimenticarti di farlo iscriviti alla newsletter di Tuts + Business e prendi il nostro gratuitamente eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. È ricco di strategie di organizzazione della posta in arrivo e di suggerimenti killer per la gestione di tutte le e-mail in arrivo in modo più efficiente.
Passiamo ora all'apprendimento delle cartelle e delle categorie in MS Outlook:
Guarda questo rapido tutorial di screencast per imparare le basi su come utilizzare rapidamente le cartelle in Outlook:
Oppure consulta dettagliatamente i passaggi scritti di seguito per ulteriori informazioni su come organizzare la posta in arrivo di Outlook.
Se vuoi imparare come organizzare le email in Outlook, devi capire cartelle e categorie. Questi sono gli strumenti principali che utilizzerai per tenere sotto controllo la tua casella di posta.
Le cartelle vengono visualizzate a sinistra della Posta in arrivo sotto il tuo indirizzo email (questo è anche chiamato il Navigazione vetro). Esistono due tipi di cartelle:
Per esempi di ogni tipo di cartella, guarda la versione desktop di Posta in arrivo di MS Outlook qui sotto:
Microsoft Outlook Nastro appare sopra la tua casella di posta.Importante: Microsoft ha diverse versioni correnti di Outlook disponibili. L'aspetto e le funzionalità dello schermo potrebbero variare leggermente a seconda della versione che stai utilizzando e della sua configurazione. La maggior parte di questo tutorial si basa sull'ultima versione di Outlook installata sul mio desktop. Tuttavia, daremo un'occhiata a Outlook.com per evidenziare alcune funzionalità.
Si noti la cartella etichettata da My Boss. Questo non è un Predefinito cartella. Piuttosto è un Personale cartella che ho aggiunto per questo esempio.
Puoi usare le categorie per codificare il codice dei tuoi messaggi. Ad esempio, è possibile applicare la categoria di colore rosso ai messaggi urgenti, la categoria di colore verde ai messaggi che si è pronti ad agire, la categoria di colori viola alle riunioni e così via. Avrai voglia di inventare il tuo sistema.
Categorizzando la tua casella di posta con le categorie con codice colore puoi scansionare rapidamente la tua casella di posta per decidere cosa fare con ciascun messaggio.
Userai il Classificare icona per personalizzare e utilizzare le categorie. Il Classificare icona appare nel mezzo del Nastro verso il lato destro:
Il Classificare l'icona ti permette di colorare i tuoi messaggi. Nota: Il Classificare l'icona è disponibile solo per gli utenti di posta Microsoft che utilizzano un'impostazione di posta elettronica Pop o Exchange. Se si utilizza un'impostazione IMAP questa opzione non è disponibile.
Le cartelle in Outlook sono abbastanza facili da usare se sai cosa fare. Ecco alcune delle nozioni di base sull'utilizzo delle cartelle:
Per creare una cartella in MS Outlook, fare clic su Cartella scheda dal Nastro. Quindi fare clicil Nuova cartella icona. Il Crea una nuova cartella la finestra di dialogo visualizza:
Utilizzare il Crea una nuova cartella finestra di dialogo per aggiungere cartelle e mantenere le tue e-mail organizzate.Digita il nome della tua nuova cartella nel Nome campo. Fare clic sulla cartella in cui si desidera posizionare la nuova cartella e fare clic ok quando hai finito.
In questo esempio, ho creato una cartella chiamata Memo e l'ho posizionata nella cartella From My Boss. Ecco come appaiono le cartelle ora:
È possibile aggiungere una sottocartella sotto una cartella esistente.Puoi cambiare il nome di una cartella una volta creata. Seleziona la cartella che vuoi rinominare facendo clic su di essa. Clicca sul Rinominare Cartella icona nel Cartella scheda. Noterai che una casella appare intorno al nome della cartella:
Utilizzare il Rinomina cartella icona per rinominare una cartella esistente in MS Outlook.Digita un nuovo nome di cartella nella casella. Quando hai finito di digitare, premi il tasto accedere tasto sulla tastiera. Il tuo nuovo nome della cartella è stato salvato.
Dopo aver creato diverse cartelle, sei pronto per iniziare a inserire messaggi in esse. Torna alla posta in arrivo principale per visualizzare i tuoi messaggi:
Ecco come organizzare la posta in Outlook spostando i messaggi in cartelle.Fare clic su un messaggio per selezionarlo e trascinare semplicemente il messaggio nella cartella desiderata. Nell'esempio seguente, ho trascinato l'email "Project estimate" nella cartella Memos:
Come puoi vedere, il messaggio "Project estimate" è ora nella cartella Memos.Occasionalmente potresti scoprire che non vuoi una cartella che hai creato. Quando ciò accade, puoi facilmente eliminare la cartella.
Fare clic sulla cartella che si desidera eliminare nel Navigazione pannello (a sinistra) per selezionarlo:
Ecco come organizzare la posta in arrivo di Outlook eliminando le cartelle non necessarie.Clicca il Elimina icona nel Nastro. (Sembra una X.) La cartella è stata cancellata.
Attenzione: Se tucancella una piegaer, unverranno cancellati anche i messaggi in quella cartella.
Diamo uno sguardo più da vicino su come personalizzare e utilizzare le categorie per organizzare la tua casella di posta.
Per impostazione predefinita, le categorie sono denominate per colore. Per rinominare una categoria, fai clic sulla freccia giù a destra di Classificare icona. Dal menu a discesa selezionare tutte le categorie. Il Categorie di colore appare la finestra di dialogo:
Puoi colorare il codice dei tuoi messaggi in Outlook per organizzarli.Posizionare un segno di spunta accanto al colore che si desidera rinominare e fare clic su Rinominare pulsante. Digita il nome predefinito della categoria per rinominarlo. Clicca il ok pulsante quando hai finito di rinominare le categorie.
Ecco un esempio di alcune categorie rinominate:
Assegna un nome a ciascuna categoria di colori per organizzare la posta in arrivo di OutlookLe tue categorie personalizzate potrebbero essere diverse.
Dopo aver personalizzato le categorie, potresti scoprire che non le stai utilizzando tutte. Se ciò accade, è possibile eliminare la categoria non utilizzata.
Per eliminare una categoria, fare clic su tutte le categorie opzione nel categorie menu a discesa. Il Categorie di colore la finestra di dialogo si apre:
È possibile eliminare le categorie di colori di Outlook che non si utilizzano.Fai clic sulla casella accanto al colore che desideri eliminare. Nell'esempio sopra, sto cancellando la categoria Orange perché non la sto usando. Clicca il Elimina pulsante.
Quando viene visualizzato un messaggio che richiede di confermare l'eliminazione, fare clic su sì. Quando hai terminato di apportare modifiche alle categorie, fai clic su ok. La categoria Orange non appare più sul Classificare menu a discesa e non sarà possibile applicarlo a un messaggio di posta elettronica.
Dopo aver personalizzato le categorie, sei pronto per iniziare ad applicarle ai messaggi nella tua casella di posta. Per applicare una categoria a un messaggio, fare clic sul messaggio per selezionarlo. Clicca sul Classificare icona. Il Classificare menu a discesa visualizza:
Utilizza il menu a discesa Categorizza per applicare categorie alle email e organizzare la tua casella di posta.Fare clic sulla categoria che si desidera applicare al messaggio selezionato. La categoria è applicata al messaggio. Vedrai il colore della categoria come un quadrato a destra del mittente del messaggio nella tua casella di posta. Nel corpo del messaggio stesso appare sotto il nome del mittente.
Ecco un esempio di una casella di posta con le categorie applicate a tutti i messaggi:
Con le categorie applicate ai tuoi messaggi, puoi capire a colpo d'occhio cosa fare con ciascuna email.A un messaggio può essere applicata più di una categoria. Per applicare una categoria aggiuntiva a un messaggio, selezionare il messaggio e fare clic su un'altra categoria in Classificare menu a discesa.
Nel tempo, la categoria di un messaggio potrebbe cambiare. È possibile rimuovere una categoria da un messaggio o modificarla. Ecco cosa fare.
Per rimuovere la categoria da un messaggio, fai clic sul messaggio nella Posta in arrivo per selezionarlo. Clicca il Classificare icona. Dal menu a discesa, fai clic sulla categoria attualmente applicata all'e-mail per rimuoverla:
È possibile rimuovere una categoria assegnata da un'e-mail.È possibile applicare una nuova categoria al messaggio dal Classificare menu a discesa o lascia non categorizzato.
Per rimuovere tutte le categorie contemporaneamente da un messaggio di posta elettronica con più di una categoria, selezionare il messaggio e fare clic su Cancella tutte le categorie opzione dal Classificare menu a discesa:
Utilizzare il Cancella tutte le categorie opzione per rimuovere tutte le categorie da un'e-mail con più di una categoria assegnata.Microsoft è in procinto di implementare una nuova funzionalità chiamata Focused Inbox per gli utenti di Outlook. Se attualmente hai o meno accesso a Focused Inbox dipende dalla versione di Microsoft Office che stai utilizzando.
Se la tua versione di Outlook utilizzava il Ingombrare cartella per ordinare i messaggi non importanti, quella funzione è stata inserita nel nuovo Posta in arrivo mirata. Il tuo esistente Ingombrare la cartella diventerà una normale cartella quando il tuo sistema sarà aggiornato Posta in arrivo mirata caratteristica.
Microsoft Outlook Posta in arrivo mirata è progettato per organizzare automaticamente la tua casella di posta. Quando è attivato, la tua casella di posta è divisa in due schede
Al momento non ho il Posta in arrivo mirata funzionalità disponibile sul mio desktop PC ancora. Tuttavia, è disponibile in molte versioni Web di MS Outlook in questo momento. Ciò include questa versione gratuita dell'email di Outlook che ho ricevuto da Outlook.com. Ecco uno sguardo al Posta in arrivo mirata con il focalizzata scheda aperta:
Outlook.com ha il Posta in arrivo mirata funzionalità disponibile ora.Per passare al Altro scheda dal focalizzata scheda, è sufficiente fare clic su di esso:
È facile da cambiare Posta in arrivo mirata schede.Come puoi vedere, in questo esempio il focalizzata scheda contiene notifiche di pianificazione dal mio Calendario di Outlook mentre il Altro scheda include annunci di routine di routine meno importanti. Il Posta in arrivo mirata caratteristica di mettere questi messaggi nella cartella appropriata automaticamente senza che io debba decidere quale messaggio va dove.
Outlook.com è un servizio di posta elettronica gratuito basato su Web di Microsoft. Per ulteriori informazioni su Outlook.com, consulta questo tutorial in cui viene confrontato con Gmail:
La maggior parte di noi risparmia troppe e-mail e questo può creare una casella di posta in disordine. Un altro modo per organizzare la posta in arrivo di Outlook è archiviare o eliminare vecchi messaggi.
Mentre l'archiviazione e l'eliminazione delle e-mail rimuovono i messaggi dalla tua casella di posta, è importante capire la differenza:
MS Outlook ha anche un Strumento di pulizia. Probabilmente hai ricevuto uno di quei messaggi in cui una serie di messaggi precedenti sono copiati in alto. Puoi anche avere ciascuno di questi messaggi precedenti nella tua casella di posta di Outlook. Quando si applica il Strumento di pulizia in una conversazione o in una cartella o sottocartelle, lo strumento rimuove quei messaggi duplicati.
Comunque lo fai, rimuovendo i messaggi la tua casella di posta può liberare spazio nella tua casella di posta. Per organizzare correttamente la tua casella di posta, è importante imparare come utilizzare ciascuno di questi strumenti:
È facile eliminare una vecchia email. Basta cliccare sull'e-mail per selezionarlo:
Ecco come organizzare la posta in arrivo di Outlook eliminando i vecchi messaggi. Clicca il Elimina icona nel Nastro (sembra una X). Il messaggio viene spostato nel eliminata Elementi cartella.
Per rimuovere definitivamente un messaggio dalla tua email, fai clic su Elementi eliminati cartella per aprirlo. (È nel Pannello di navigazione a sinistra e sembra un bidone della spazzatura). Fare nuovamente clic sul messaggio per selezionarlo. Clicca il Elimina icona per eliminare definitivamente il messaggio selezionato.
Attenzione: Alcuni messaggi eliminati in modo permanente potrebbero essere ripristinati dal server se sono ancora nel Elementi eliminati cartella, ma è anche possibile che non sarai in grado di recuperare un'e-mail dopo averla cancellata.
Un modo meno permanente per rimuovere vecchie email dalla tua casella di posta è archiviarle. Per archiviare un'e-mail, fai clic sul messaggio per selezionarlo. Clicca il Archivio icona nel nastro accanto al Elimina icona:
Usando il Archivio icona è un altro modo per evitare che vecchi messaggi ingombrino la tua casella di posta.Se non hai usato Outlook Archivio funzione prima, ti viene richiesto di creare una cartella di archivio. Clicca il Crea una cartella di archivio pulsante. Outlook crea una nuova cartella intitolata Archivia e invia l'e-mail che hai selezionato:
Conserva vecchie email nel tuo Archivio cartella per organizzare la tua casella di posta.In futuro, quando archivierai un'email, andrai a questa cartella.
È inoltre possibile modificare le impostazioni dell'archivio automatico di MS Outlook. Clic File> Opzioni per aprire il Opzioni di Outlook finestra:
È possibile impostare Outlook per archiviare automaticamente i messaggi.Clicca il Avanzate opzione dal Pannello di navigazione sulla sinistra. Quindi fare clic su AutoArchive Settings pulsante. Il Archiviazione automatica appare la finestra di dialogo:
Utilizzare la finestra di dialogo AutoArchive per definire i parametri di archiviazione in Outlook.Utilizzare le caselle di controllo per selezionare le opzioni di archivio che si desidera scegliere. Clic ok sul Archiviazione automatica finestra di dialogo quando hai finito. Quindi fare clic ok sul Opzioni di Outlook finestra.
Le email sono diventate più colloquiali. Se hai preso parte a una conversazione e-mail in cui tu e un destinatario avete risposto avanti e indietro in una serie di messaggi, sapete cosa intendo. Quando rispondi a un'email, la tua risposta appare sopra i messaggi originali e tutte le risposte precedenti. Sfortunatamente, tutte le risposte possono riempire le tue cartelle, rendendo più difficile trovare quei messaggi che ti servono.
Outlook ha una soluzione con il Strumento di pulizia. Questo strumento rimuove i messaggi ridondanti, quindi rimuove i messaggi precedenti che non includono la risposta più recente. Non hai perso alcuna informazione, perché tutti i tuoi messaggi precedenti sono inclusi nell'ultimo messaggio.
Vediamo come funziona. Nella cartella From My Boss di seguito ho due messaggi che fanno tutti parte della stessa conversazione. Il primo messaggio ha l'oggetto "New Work." L'ultimo messaggio ha l'oggetto "Re: RE: RE: New Work:"
Le risposte ai messaggi possono occupare spazio nella posta in arrivo di Outlook.Puoi usare il Strumento di pulizia per ripulire una conversazione, una cartella o una cartella e sottocartelle. In questo caso, lo useremo per ripulire la cartella From My Boss.
Fare clic sulla cartella per selezionarla. Fare clic sulla freccia giù su Strumento di pulizia icona. (È sul Casa scheda a sinistra del Elimina icona.) Vedrai il Pulire menu a discesa:
Seleziona il Pulisci cartella opzione per rimuovere i messaggi ridondanti in una cartella.Seleziona il Pulisci cartella opzione nel menu a discesa. Viene visualizzato un messaggio che avverte che i messaggi ridondanti verranno eliminati. Clicca il Pulisci cartella pulsante sul prompt. Il messaggio originale è cancellato:
La rimozione di messaggi ridondanti può organizzare la posta in arrivo di Outlook. Il messaggio originale viene eliminato perché è ridondante con l'ultimo messaggio. Questa funzione è particolarmente utile se hai molte conversazioni via email nella tua casella di posta.
Nota: I messaggi di posta elettronica che contengono un elemento diverso, ad esempio una risposta di un destinatario o un allegato diverso, non verranno eliminati perché non soddisfano il requisito dell'essere ridondanti.
È meno probabile avere una casella di posta in arrivo di MS Outlook ingombra se stai seguendo buone pratiche di gestione della posta elettronica. Scopri come ridurre l'ingombro della posta in arrivo con il nostro eBook gratuito:
Ora che hai imparato a organizzare Outlook usando le cartelle, la tua casella di posta elettronica dovrebbe essere già meno ingombrante. Hai anche imparato le basi dell'utilizzo delle categorie di Microsoft Outlook e capisci l'importanza dell'archiviazione o dell'eliminazione dei vecchi messaggi.
Come uomo d'affari, apprezzerai la possibilità di utilizzare la posta in arrivo di Outlook in modo più efficiente perché è organizzata. Meglio di tutto, non dovrai preoccuparti di perdere un messaggio email importante.
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