Share
Come imprenditore, è necessario tenere traccia dei tuoi contatti. Le informazioni di contatto perse potrebbero significare una perdita di opportunità per fare affari. Non puoi seguire un potenziale cliente se non sai come raggiungerli. Con Microsoft Outlook, l'elenco dei contatti è vicino alla tua e-mail con l'elenco dei contatti di Outlook.
Se sai come, puoi fare molto con i tuoi contatti di MS Outlook. È possibile creare elenchi di contatti in Outlook, condividere contatti e elenchi di contatti con altri strumenti e con altri utenti di posta elettronica e persino inviare messaggi di gruppo. Imparare a sfruttare al meglio i tuoi contatti di Outlook è un ottimo modo per organizzarsi.
In questo tutorial, imparerai tutte le nozioni di base incluso come aggiungere contatti a Outlook e come creare un gruppo di contatti in Outlook. Esamineremo anche alcune delle funzionalità più avanzate come la condivisione di un gruppo di contatti in Outlook. Iniziamo.
Un contatto in MS Outlook è una persona o un'azienda che contatti frequentemente. Per i contatti frequenti, Outlook ti consente di tenere più rubriche online direttamente nella tua email.
Ogni voce nella tua rubrica di posta elettronica è conosciuta come un contatto. Come professionista, o semplicemente qualcuno che si affida alle e-mail, avere le tue rubriche online è conveniente. Significa anche che non dovrai più preoccuparti di perdere di nuovo le informazioni di un contatto.
Per trovare la tua rubrica di Outlook, fai clic su Rubrica icona (sembra un libro aperto) sulla destra del tuo Casa scheda. Il Rubrica: contatti la finestra di dialogo mostra alcune informazioni di base su ciascun contatto:
Vedrai alcune informazioni di base sui tuoi contatti in Rubrica: contatti la finestra di dialogo.La tua rubrica predefinita è Contatti - [Il tuo indirizzo email], ma è possibile creare ulteriori rubriche come necessario.
Per visualizzare informazioni più dettagliatesu un contatto, doppio click sul loro nome per aprire la loro scheda di contatto:
Una scheda di contatto di MS Outlook contiene informazioni di contatto dettagliate.Come puoi vedere, la tua scheda di contatto include più di un semplice indirizzo email del tuo contatto. Oltre alla possibilità di memorizzare fino a tre indirizzi e-mail per ogni contatto, ci sono dei campi in cui inserire le seguenti informazioni:
Puoi persino allegare un'immagine alla scheda contatto se ne hai uno. Inoltre, c'è un Gli appunti campo per voi per digitare ulteriori informazioni.
La tua rubrica di Outlook non solo ti consente di organizzare e trovare rapidamente le informazioni di contatto, ma puoi anche usarle per inviare email di gruppo tramite gruppi di contatto. Ulteriori informazioni su Microsoft Outlook in queste esercitazioni:
Prima di affrontare l'argomento su come organizzare i tuoi contatti di MS Outlook, non dimenticarti di farlo iscriviti alla newsletter di Tuts + Business e acquista il nostro eBook gratuito: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. È ricco di strategie di organizzazione della posta in arrivo e di suggerimenti killer per la gestione di tutte le e-mail in arrivo in modo più efficiente.
Passiamo ora all'apprendimento dei contatti e dei gruppi di contatti in MS Outlook:
Ora che comprendi l'importanza della tua rubrica di Outlook, sei pronto per iniziare a creare il tuo elenco di contatti creando nuovi contatti. Esistono fondamentalmente due metodi che è possibile utilizzare per aggiungere contatti a Outlook:
Esaminiamo ciascun metodo separatamente.
Questo metodo di aggiunta delle informazioni di contatto è particolarmente utile se hai i biglietti da visita che desideri aggiungere ai tuoi contatti in MS Outlook. Avere le tue informazioni di contatto ben organizzate nella tua casella di posta elettronica è molto meglio che tenere una pila di carte, che potrebbero perdersi o essere casualmente scartate.
Per iniziare, apri una rubrica in MS Outlook e fai clic con il tasto destro in qualsiasi punto della rubrica. Appare un menu a comparsa:
Clicca il Nuovo arrivato opzione per aggiungere un nuovo contatto alla tua rubrica.Clicca il Nuovo arrivato opzione. Il Nuovo arrivato la finestra di dialogo visualizza:
È possibile aggiungere un nuovo contatto o un nuovo gruppo di contatti dal Nuovo arrivato la finestra di dialogo.Seleziona il Nuovo contatto opzione e clicca ok. Vedrai uno spazio vuoto Scheda di contatto:
La scheda di contatto consente di memorizzare una varietà di informazioni su ciascun contatto nella rubrica di Outlook.Compila ogni campo di contatto con le informazioni appropriate.
Ogni volta che vedi una freccia in giù alla destra di un campo, puoi fare clic su di essa per aggiungere ulteriori informazioni. Nell'esempio seguente, ci sono tre tipi di indirizzi che puoi aggiungere a una scheda di contatto:
È possibile memorizzare più di un indirizzo fisico per ogni contatto.Al termine della digitazione delle informazioni del contatto, selezionare Salva e nuovo per salvare il contatto e continuare ad aggiungere contatti alla rubrica. Oppure selezionare Salva ed elimina per tornare al Rubrica: contatti la finestra di dialogo.
Quando si riceve un'e-mail da un nuovo contatto e si desidera salvare le proprie informazioni nella rubrica di MS Outlook, è facile farlo. Inizia con l'e-mail che contiene le informazioni di contatto aperte:
Puoi salvare le informazioni di contatto dalle e-mail che ricevi in Outlook. Fai clic con il tasto destro sull'indirizzo del mittente. Appare un menu a comparsa:
Utilizzare il Aggiungi ai contatti di Outlook opzione per aggiungere un nuovo contatto alla tua rubrica da una e-mail.Seleziona il Aggiungi ai contatti di Outlook opzione. Una scheda di contatto si apre con il nome e l'indirizzo e-mail del mittente già compilati. Se hai ulteriori informazioni su questo contatto, aggiungilo alle informazioni di contatto ora.
Quando hai finito di aggiungere informazioni clicca Salva e chiudi o Salva e nuovo per salvare il contatto nella tua rubrica.
Se ce l'hai, puoi aggiungere un'immagine o un logo a una scheda di contatto. Inizia aprendo la scheda di contatto della persona a cui desideri aggiungere l'immagine. Clicca il Aggiungi immagine del contatto icona a destra del nome dell'individuo. Si apre una finestra del browser:
È possibile aggiungere un'immagine al proprio contatto di MS Outlook.Passare al file con l'immagine che si desidera aggiungere. Fare clic su di esso per selezionarlo e fare clic ok. L'immagine selezionata ora appare sulla scheda di contatto:
È possibile aggiungere una foto o un'immagine grafica a una scheda di contatto di MS Outlook.Occasionalmente, potresti voler eliminare un contatto. L'informazione potrebbe non essere più valida o potrebbe non essere più necessaria.
Fortunatamente, è facile eliminare un contatto in Outlook. Inizia aprendo il Rubrica: contatti la finestra di dialogo. Fare clic sul nome del contatto che si desidera eliminare per selezionarlo. Quindi, fare clic con il tasto destro in qualsiasi punto della finestra di dialogo. Il menu a comparsa visualizza:
Selezionare il nome del contatto nella rubrica, quindi fare clic Elimina.Seleziona il Elimina opzione. Il sistema ti chiede di confermare che desideri veramente eliminare il contatto:
Clicca il sì pulsante per eliminare il contatto selezionato.Clic sì e il contatto viene rimosso dalla tua rubrica di MS Outlook.
Se devi inviare più di un messaggio allo stesso gruppo di persone, un gruppo di contatti può aiutarti a risparmiare tempo lasciandoti inviare lo stesso messaggio a tutti i membri del tuo gruppo in una volta. Utilizzando un gruppo di contatti, puoi essere sicuro che tutti hanno ricevuto le stesse informazioni. Soprattutto, si elimina il rischio di dimenticare di inviare l'e-mail a qualcuno, cosa che si potrebbe fare se si inviano via e-mail ciascun membro del gruppo separatamente.
(Nota: Questa funzionalità era nota come lista di distribuzione in alcune versioni precedenti di Outlook.)
Diamo uno sguardo più da vicino ai gruppi di contatto.
Inizia aprendo il Persone finestra. Clicca sui tre punti nell'angolo in basso a sinistra MS Outlook. Il Opzioni di navigazione appare il menu a comparsa:
Seleziona il Persone opzione dal Navigazione menù popup.Seleziona il Persone opzione dal menu a comparsa. Il Persone visualizza le finestre con un elenco completo dei tuoi contatti:
Puoi vedere un elenco completo dei tuoi contatti di Outlook su Persone finestra.Clicca il Nuovo gruppo di contatti nel Nastro. Un vuoto Gruppo di contatti appare la finestra:
Utilizzare la finestra Gruppo contatti per creare un nuovo gruppo di contatti.Digitare il nome del gruppo di contatti che si desidera creare nel Nome campo. Ora che hai creato un nuovo gruppo di contatti, sei pronto per iniziare ad aggiungere contatti ad esso.
Per aggiungere nuovi contatti a un gruppo di contatti, iniziare con il vuoto Gruppo di contatti finestra aperta. Clicca il Aggiungi membro icona nel nastro. Viene visualizzato un menu a comparsa:
Per aggiungere membri a un gruppo di contatti di Outlook, scegli tra i contatti di Outlook, la tua rubrica o un nuovo contatto email.È possibile scegliere tra la selezione dei membri dai contatti esistenti di Outlook, dalla rubrica o la creazione di un nuovo contatto email da aggiungere al gruppo di contatti.
Se scegli il Dai contatti di Outlook o il Dalla rubrica opzione dal menu a comparsa, il Seleziona membri: contatti display della finestra. Puoi scegliere un nome di contatto da questo.
Per questo esempio, sceglieremo il Nuovo contatto e-mail opzione. Piuttosto che ottenere la scheda di contatto completa, il Aggiungi un nuovo membro appare la finestra di dialogo:
Utilizzare la finestra di dialogo Aggiungi nuovo membro per aggiungere membri al gruppo di contatti di Outlook.Digitare il nome e l'indirizzo del contatto che si desidera aggiungere al gruppo. Si noti che la casella di controllo accanto a Aggiungi ai contatti è selezionato per impostazione predefinita. Se si deseleziona, il contatto verrà aggiunto al nuovo gruppo di contatti, ma non alla rubrica. Questo può essere utile se hai solo bisogno di contattare questa persona come parte del gruppo.
Una volta inseriti i tuoi dati, clicca ok. Il contatto è ora aggiunto al tuo gruppo di contatti. Continua ad aggiungere tutti i contatti al gruppo di cui hai bisogno.
Quando hai finito di aggiungere membri al tuo nuovo gruppo di contatti, fai clic su Salva e chiudi icona in alto a sinistra del Gruppo di contatti finestra.
La prossima volta che sei pronto per inviare un messaggio ai membri del tuo gruppo di contatti, digita semplicemente il nome del gruppo di contatti nel A campo. Clicca il Inviare pulsante quando il messaggio è completo. Il messaggio verrà inviato a tutti i membri del gruppo di contatti:
Digita il nome del tuo gruppo di contatti nel A campo di un nuovo messaggio per inviarlo a tutti i membri del gruppo di contatto.Dopo aver creato un gruppo di contatti, puoi rinominarlo. Ad esempio, se un progetto termina e il gruppo di progetti viene assegnato a un nuovo progetto, è possibile che si desideri rinominare il gruppo di contatti.
Per rinominare il tuo gruppo, apri il Navigazione menu a comparsa e selezionare il Persone opzione:
Utilizzare il Persone opzione sul Navigazione menu a comparsa per aprire il Contatti finestra.Il Contatti appare la finestra:
I gruppi di contatti appaiono nella parte superiore del Contatti finestra.Il nome del gruppo di contatti appare nella parte superiore dell'elenco contatti (accanto all'icona persone). Fai clic sul gruppo di contattiper selezionarlo. Fare doppio clic sul gruppo di contatti selezionato per aprire il Gruppo di contatti finestra:
È possibile rinominare un gruppo di contatti esistente.Digitare un nuovo nome di gruppo di contatti nel Nome campo. Quando hai finito, fai clic su Aggiorna ora icona. Oppure, fare clic su Salva e chiudi icona per salvare le modifiche e uscire dalla finestra.
Le liste di email tendono ad essere fluide. I membri del gruppo cambiano nel tempo. L'email di Outlook può aiutarti a tenere il passo.
Puoi cambiare rapidamente e facilmente i membri del gruppo di contatto dal Gruppo di contatti finestra. È possibile assegnare nuovi contatti al gruppo di contatti o anche eliminare il gruppo esistente members. Inizia con il Finestra del gruppo di contatti Aperto:
È possibile modificare i membri del contatto in un gruppo di contatti esistente.Iniziamo aggiungendo un nuovo membro al gruppo di contatti esistente. Fare doppio clic sul Aggiungi membri icona nel Nastro. Hai la possibilità di aggiungere un membro dal tuo elenco di contatti di Outlook, dalla tua rubrica o di digitare un nuovo contatto email. Dopo aver completato l'aggiunta di un membro, fare clic su Aggiorna ora icona nel Nastro.
Per rimuovere un membro dal gruppo di contatti, fare clic sul nome del membro per selezionarlo. Quindi, fai clic su Rimuovi membro icona nel Nastro. Le informazioni di contatto del membro vengono rimosse dal gruppo di contatti. (Tuttavia, non vengono rimossi dall'elenco dei contatti e-mail di Outlook).
Quando hai finito di apportare modifiche al tuo gruppo di contatti, fai clic su Salva e chiudi icona a sinistra del Nastro per uscire dalla finestra.
Di volta in volta, potresti voler cancellare completamente un gruppo di contatti. Forse non hai più bisogno di contattare i membri del gruppo.
Per eliminare un gruppo di contatti dall'e-mail di MS Outlook, iniziare con Contatti finestra aperta. I tuoi gruppi di contatti appaiono in cima alla lista.
Fare clic sul gruppo di contatti che si desidera eliminare per selezionarlo. Clicca il Elimina icona (sembra una X) nel Nastro. Il tuo gruppo di contatti è stato cancellato.
Indipendentemente dal fatto che si utilizzi l'e-mail di Outlook per lavoro o per uso personale, è utile e risparmiare tempo per condividere le informazioni di contatto con altri utenti di MS Outlook e con Microsoft OneNote. In Outlook, puoi condividere i contatti con OneNote o con altri utenti di Outlook.
OneNote è un'applicazione per prendere appunti che fa parte di Microsoft Office. Per ulteriori informazioni su OneNote, consulta questo tutorial:
Inizia con il Contatti finestra aperta. Fare clic su un contatto per selezionarli, quindi fare clic su Una nota icona nel Nastro. Il Seleziona la posizione in OneNote appare la finestra di dialogo:
È possibile condividere le informazioni sui contatti di Outlook con Microsoft OneNote.Espandi il Il mio blocco note opzione e selezionare il blocco appunti di OneNote in cui si desidera memorizzare le informazioni di contatto. Clic ok. Le tue informazioni vengono aggiunte a OneNote nel blocco note selezionato:
Le informazioni di contatto di Microsoft Outlook sono state condivise con OneNote.Nota: È anche possibile condividere le informazioni della scheda di contatto di Outlook in OneNote.
Se qualcun altro ha bisogno delle tue informazioni di contatto o del tuo gruppo di contatti, puoi condividere rapidamente e facilmente le informazioni con loro tramite l'email di Outlook.
Inizia con il Contatti finestra aperta. Fare clic sull'elemento di Outlook che si desidera condividere per selezionarlo. L'articolo può essere un gruppo di contatti o un singolo contatto. In questo esempio, sto dimostrando come condividere un gruppo di contatti in Outlook.
Clic Contatto in avanti sul Nastro per visualizzare il menu a comparsa:
È possibile inoltrare il contatto Outlook o contattare le informazioni del gruppo a qualcun altro. Nota: coi gruppi di contatti possono essere inoltrati solo come contatti di Outlook. Singoli contatti possono essere inoltrati come contatti di Outlook o biglietti da visita.
Seleziona l'opzione per il formato della voce di contatto. Un'email Comporre la finestra si apre con l'elemento contatto già allegato:
Le informazioni del gruppo di contatti di Outlook che condividi sono allegate all'email.Digita l'indirizzo email della persona a cui vuoi ricevere l'informazione. È anche una buona idea aggiungere del testo nel corpo del messaggio in modo che il tuo oggetto non finisca nella cartella spam. Quando hai finito, fai clic su Inviare pulsante.
Una volta che hai inserito i tuoi contatti in Outlook e li hai organizzati in gruppi, scoprirai che ci sono molti usi per i gruppi di contatti di Outlook. Ecco solo alcune idee:
L'utilizzo di un gruppo di contatti per inviare un messaggio a più di una persona è pratico e rapido. Una volta che ti senti a tuo agio usando i gruppi di contatto, sarai in grado di pensare ai tuoi usi unici per loro.
È meno probabile avere una casella di posta in arrivo di MS Outlook ingombra se stai seguendo buone pratiche di gestione della posta elettronica. Scopri come ridurre l'ingombro della posta in arrivo con il nostro eBook gratuito:
Ora che sai come aggiungere contatti a Outlook e come organizzare tali contatti in gruppi di contatti dopo averli aggiunti, sei pronto per sfruttare appieno i contatti di MS Outlook per la tua azienda e la tua vita personale. Inizia creando un gruppo di contatti in Outlook oggi.
Come usi i contatti di Outlook nella tua azienda? Utilizzi i gruppi di contatti di MS Outlook? Condividi i tuoi pensieri (o suggerimenti) nei commenti qui sotto.
Accentsconagua