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Come abbiamo visto in questa serie su risorse umane per le piccole imprese, ci sono alcuni requisiti di risorse umane molto importanti per le piccole imprese. Devi assumere le persone giuste, offrire indennità e vantaggi competitivi, fornire una formazione efficace e molto altro ancora.
Tuttavia, nella maggior parte delle piccole imprese, le risorse sono piuttosto limitate. Con poche riserve da attingere e molte priorità in competizione, può essere difficile giustificare il costo di assumere un team HR dedicato. Quindi le funzioni HR possono diventare una responsabilità part-time per il proprietario o un altro manager, con il risultato che non sempre ottengono l'attenzione che meritano.
In questo scenario, l'outsourcing di alcune o tutte le funzioni delle risorse umane a un fornitore esterno può avere molto senso. È una soluzione che sta crescendo in popolarità: l'HR ha registrato una crescita del 27% nel 2016, secondo un rapporto di PrismHR. E la categoria più popolare di clienti target per queste aziende era costituita da piccole imprese con 16-50 dipendenti del cantiere.
Quindi in questo tutorial imparerai tutto sull'outsourcing delle risorse umane per le piccole imprese. Imparerai come funziona e perché dovresti prenderlo in considerazione, e poi otterrai i dettagli di alcuni dei migliori fornitori di servizi HR. Avrai anche indicazioni su come prendere una decisione e quando è opportuno esternalizzare le risorse umane e tenerle in casa.
Probabilmente hai già familiarità con il modo in cui l'outsourcing funziona in generale. Prendi alcune funzioni che prima venivano eseguite dallo staff nella tua azienda e paghi invece una società esterna per farlo.
Con HR, funziona allo stesso modo. Praticamente tutte le attività che abbiamo visto in questa serie possono essere esternalizzate, dalle assunzioni e licenziamenti alla gestione delle buste paga e dei benefici per i dipendenti.
Non deve essere tutto o niente, neanche. Sebbene tu possa esternalizzare tutto a un fornitore di servizi delle risorse umane, puoi anche scegliere tra un menu di opzioni, esternalizzare alcune funzioni e mantenere gli altri in-house.
Ecco alcuni esempi delle diverse offerte disponibili:
Con questo modello, si entra in una sorta di partnership, in cui il fornitore di outsourcing diventa un co-datore di lavoro dei membri del personale. Continui a mantenere il controllo manageriale sul lavoro svolto dai tuoi dipendenti, ma l'altra azienda è responsabile del pagamento dei loro stipendi e benefici nonché di altre funzioni delle risorse umane.
Considerando che PEO è generalmente una soluzione abbastanza completa, alcune aziende vogliono semplicemente esternalizzare una particolare funzione o processo. È qui che entra in gioco BPO. Puoi scegliere di svolgere la maggior parte delle tue risorse umane e assumere una società per gestire un'attività particolare, ad esempio l'amministrazione dei sussidi, a una terza parte.
Le prime due opzioni hanno comportato il lavoro con aziende che forniscono assistenza personalizzata con le attività delle risorse umane. Questo modello è in qualche modo più semplice in quanto implica solo l'utilizzo di applicazioni software ospitate in remoto dal fornitore di servizi e rese disponibili ai dipendenti via Internet.
È possibile utilizzare una soluzione SaaS per la formazione, ad esempio, i dipendenti accedono a un sito esterno per ideare piani di formazione, completare la formazione di cui hanno bisogno e tenere traccia dei loro progressi.
Quindi ora che sai cos'è l'outsourcing delle risorse umane e alcune delle forme che può assumere, parliamo perché potresti volerlo fare Quali sono i vantaggi?
Secondo la ricerca di ADP, i motivi principali sono la stabilizzazione dei costi, la riduzione del rischio e l'aumento della produttività dei dipendenti.
Fonte: ADPQuesti tre sono abbastanza comprensibili. Diamo un'occhiata a loro in dettaglio.
Quando stipuli un contratto con un fornitore di outsourcing, dovresti avere una chiara idea dei costi, quindi sarà molto più facile pianificare e budget. I costi possono aumentare se assumi più personale o richiedi più servizi, ma generalmente sarai in grado di controllare i costi più facilmente di quanto faresti se facessi tutto da solo.
Come abbiamo visto nel nostro tutorial sui requisiti HR per le piccole imprese, hai un sacco di responsabilità importanti come datore di lavoro. Devi tenere al sicuro i tuoi dipendenti, rispettare tutte le leggi e i regolamenti relativi all'occupazione, conservare i documenti appropriati e molto altro. Le regole cambiano continuamente e tu devi tenerti aggiornato. L'esternalizzazione del lavoro delle risorse umane a un fornitore specializzato può ridurre il rischio di far cadere la palla su uno di questi importanti requisiti.
Con l'outsourcing delle risorse umane a un fornitore esterno, è spesso possibile fornire un servizio più efficace ai dipendenti. Dopotutto, la società con cui lavori si specializza nel fare risorse umane, quindi può probabilmente fornire una formazione più efficace, un'amministrazione più efficiente in termini di retribuzione e benefici, un software HR più utile e così via.
Ciò può rendere più produttivi i dipendenti, risparmiando tempo e consentendo loro di accedere a risorse migliori. Inoltre, se attualmente alcuni dei tuoi manager eseguono funzioni HR, puoi liberare il loro tempo per concentrarti sulle funzioni principali della tua azienda.
Ci sono altri vantaggi relativi all'outsourcing delle risorse umane. ADP ha anche fatto ricerche incentrate in particolare sull'amministrazione dei sussidi e fornisce maggiori dettagli su alcuni dei vantaggi aggiuntivi dell'outsourcing.
Fonte: ADPAllora, chi dovresti scegliere? Ecco cinque opzioni popolari per iniziare, con alcuni dettagli dei loro servizi.
Tieni presente che ci sono molti altri fornitori là fuori e ti incoraggio a fare le tue ricerche per trovare quello giusto per te. Si tratta di fornitori con sede negli Stati Uniti, quindi se la tua attività è basata altrove, dovresti vedere quali aziende sono disponibili nel tuo paese.
Nonostante il nome, Paychex offre molto più della semplice elaborazione di buste paga. Offre una gamma di soluzioni per diverse aziende, tra cui un prodotto semplice per le piccole imprese da 1 a 9 dipendenti che include:
Per le aziende leggermente più grandi di 10-49 dipendenti, il servizio Paychex Flex offre una gamma di soluzioni simile con la possibilità di avere un professionista delle risorse umane dedicato che lavora con la vostra azienda. Ci sono opzioni anche per le grandi aziende.
Insperity offre un pacchetto di risorse umane a servizio completo utilizzando il modello PEO di cui abbiamo parlato in precedenza. I suoi servizi rivolti alle aziende con 5-14 dipendenti comprendono una vasta gamma di servizi, quali:
Puoi anche scegliere le soluzioni individuali se non hai bisogno del pacchetto completo.
La cosa positiva di Jumpstart è la sua flessibilità. Puoi continuare a svolgere le risorse umane in sede, se lo desideri, e ottenere risposte a domande importanti iscrivendoti a un determinato numero di chiamate telefoniche mensili o ore di supporto. Oppure puoi assumere l'azienda per completare particolari progetti di risorse umane come la creazione di un manuale per i dipendenti o la descrizione di un lavoro. Oppure puoi trasferire gran parte delle tue normali risorse umane con il pacchetto "HR Strategic Partner".
XcelHR lavora con grandi aziende fino a 1.500 dipendenti, ma offre anche offerte a piccole e medie imprese da 1 a 250 dipendenti. Puoi optare per un prodotto PEO in bundle o singoli servizi come:
C'è anche una sezione utile "Risorse" sul sito Web dove è possibile ottenere indicazioni su tutto, dalle regole straordinarie alle strategie di coinvolgimento dei dipendenti.
ADP è una grande azienda che offre spesso soluzioni HR per grandi aziende, ma ha anche un'offerta dedicata alle piccole imprese rivolta a imprese con 1-49 dipendenti. In questo modo ottieni il vantaggio di sistemi sofisticati e di una vasta esperienza, ma con soluzioni rivolte alle piccole imprese.
È possibile ottenere un pacchetto combinato di libri paga e servizi di archiviazione fiscale in bundle con i servizi di gestione delle risorse umane e assunzioni, che comprende:
Come con gli altri provider, i prezzi sono personalizzati per ogni cliente e non sono quotati pubblicamente, ma al momento puoi iscriverti a due mesi gratuiti di servizi di gestione stipendi.
Come abbiamo visto in questo articolo, l'outsourcing delle risorse umane può avere molto senso e offre alcuni vantaggi per le piccole imprese. E c'è una vasta gamma di diverse opzioni disponibili. Ma non è giusto in tutte le situazioni. In questa sezione, vedremo come si può prendere una decisione sull'opportunità di esternalizzare o meno.
Prima di tutto, devi avere un'idea chiara di cosa stai facendo attualmente e chi lo sta facendo. Le piccole imprese spesso fanno le cose in modo informale, quindi prenditi un po 'di tempo per assicurarti di avere pienamente tenuto conto di tutto. Guarda tutte le diverse funzioni HR all'interno della tua azienda (puoi usare gli articoli della nostra serie HR come riferimento, per verificare di aver coperto tutte le aree).
Quindi fai una stima di quanto tempo ogni persona spende per quelle funzioni, e che valore vale quel tempo. Ad esempio, se il tuo responsabile dell'ufficio trascorre cinque ore al mese nell'elaborazione delle buste paga e quella persona viene pagata $ 30 all'ora, il costo di fare il libro paga internamente è di $ 150 al mese.
Questo è importante perché ti aiuta a valutare il valore dei servizi di outsourcing che stai investigando. Nell'esempio semplificato che ho appena menzionato, se riesci a trovare un fornitore che offre l'elaborazione delle buste paga per meno di $ 150 al mese, varrebbe la pena fare il passaggio.
Considera anche la dimensione della tua attività e quanto ti aspetti di crescere. Per le piccole imprese con poche dozzine di dipendenti o meno, l'outsourcing può avere molto senso perché è difficile giustificare il costo di avere un personale HR a tempo pieno. Per aziende molto piccole con pochi dipendenti, una soluzione software online è probabilmente sufficiente.
Ma se hai più dipendenti o se pianifichi di crescere rapidamente, mantenere le risorse umane in casa può avere molto senso. Le dimensioni della tua azienda possono facilmente tenere occupato un professionista delle risorse umane e puoi gradualmente costruire un intero reparto mentre continui a crescere.
I dipendenti possono valutare di avere un volto amichevole all'interno dell'organizzazione come un normale punto di contatto: è più personale di una soluzione software o di una società HR distante accessibile solo online o per telefono. Quella persona può aiutare con le cose come risolvere le dispute dei dipendenti e organizzare eventi che stimolano il morale, aiutando davvero a riunire tutto.
Se decidi di esternalizzare, ricorda di cercare molte opzioni diverse per aiutarti a trovare la giusta sistemazione per la tua attività, con i livelli appropriati di costi e servizi.
E quando hai deciso un fornitore, assicurati di avere una chiara comprensione del livello di servizio che verrà fornito, che cosa succederà se il fornitore fallisce e come puoi risolvere il contratto se hai bisogno di.
In questo tutorial, hai imparato tutto sull'outsourcing delle risorse umane per le piccole imprese. Hai visto di cosa si tratta, come funziona e quali sono i vantaggi. Hai saputo di alcuni provider popolari e di ciò che offrono e hai visto come prendere la decisione se l'outsourcing è giusto per la tua attività o meno.
C'è ancora molto altro in questa serie completa di risorse umane per le piccole imprese, quindi rimanete sintonizzati per scoprire le soluzioni software per le piccole imprese e altro ancora!
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