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Clutter provoca stress. Come spiega la psicologa Sherrie Bourg Carter, ingombrante:
Uno studio pubblicato nel 2004 ha postulato che il disordine è una delle cause principali dello "stress da scrivania".
Il verdetto è chiaro. Il disordine è distraente e travolgente. Fa male alla produttività e alla salute. Quando siamo in disordine, non sappiamo quali compiti affrontare prima.
Come con le scrivanie disordinate, quindi con caselle di posta elettronica complete. L'e-mail è stressante, specialmente se è permesso ingombrare la tua casella di posta. Un recente studio dell'Università di Loughborough ha rilevato che l'83% dei lavoratori aveva livelli di stress più elevati del solito durante il controllo della posta elettronica. Fortunatamente, lo stesso studio ha anche esaminato le potenziali soluzioni per lo stress della posta elettronica. In particolare, hanno scoperto che tenere in cima alle e-mail organizzandole in cartelle riduceva lo stress. La lezione? Una casella di posta ben gestita può migliorare la produttività e ridurre i livelli di stress.
Un modo per rimanere in cima alla posta elettronica è decidere quali email devono essere utilizzate e che possono essere ignorate in modo sicuro.
Come dovresti decidere a quali email rispondere per primo? Diamo un'occhiata a come puoi impostare le giuste priorità quando stai svuotando la tua casella di posta elettronica.
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Ora diamo un'occhiata a questi importanti passaggi per migliorare l'assegnazione delle priorità alle e-mail.
Ogni email nella tua casella di posta mette sotto pressione la tua attenzione, persino le email che non richiedono la tua attenzione. Lo studio dell'Università di Loughborough di cui sopra ha rilevato che le e-mail irrilevanti erano una fonte chiave di stress della posta elettronica.
Riceviamo tutti e-mail non essenziali che possiamo tranquillamente ignorare o leggere tranquillamente durante una giornata lenta in ufficio. Questi includono:
Quindi, invece di lasciare che questi messaggi ingombrino la tua casella di posta elettronica e ti causino uno stress inutile, perché non indirizzarli altrove? Gmail, Google Apps e Microsoft Outlook consentono tutti di configurare filtri o regole per reindirizzare determinati messaggi dalla tua casella di posta in arrivo e in un'altra cartella di posta elettronica.
Una volta impostati i filtri, solo le e-mail che devi vedere finiranno nella tua casella di posta. La tua energia mentale e attenzione andranno dove è più necessario, alle e-mail che contano.
Cosa succede se il tuo software di posta elettronica non ha un sistema di filtri? Quindi imposta un altro indirizzo email che usi per iscriverti a newsletter e siti di social media.
Facendo questo singolo passo, ridurrai enormemente la quantità di confusione nella tua vita. Ridurrai i tuoi livelli di stress e avrai più energia mentale e chiarezza da dedicare al tuo lavoro.
Stabilire le priorità intorno all'email non significa solo scegliere quali email affrontare prima. Riguarda anche la priorità generale dell'email nella tua vita.
La ricerca mostra che la maggior parte di noi accende le nostre caselle di posta elettronica nel momento in cui entriamo in ufficio o addirittura al mattino presto, prima di iniziare a lavorare.
La posta elettronica è davvero così importante?
Lo scrittore di Forbes Anthony Wing Kosner sottolinea che molti di noi hanno bisogno di riqualificazione per poter imparare "a non dare per scontato che le priorità [delle nostre caselle di posta] corrispondano [ai] propri obiettivi e responsabilità personali".
Non solo controlliamo le nostre e-mail per prima cosa, ma continuiamo a controllarle per tutto il giorno. Questo non va bene per i nostri livelli di stress, poiché ogni nuova e-mail che leggiamo accumula ulteriore stress. Inoltre, impedisce la produttività. Il multitasking è un approccio improduttivo al lavoro perché implica continue interruzioni: una nuova email è una di queste interruzioni.
Queste interruzioni ci allontanano da ciò che dovremmo fare. Gli studi dimostrano che dopo un'interruzione, ci vogliono 64 secondi per recuperare il filo del pensiero e una media di 25 minuti per tornare a un compito su cui ti sei concentrato prima dell'interruzione.
Ancora una volta, la posta elettronica è davvero così importante da consentirci di causare così tanto disturbo? Forse la verità è più oscura. La ricerca ha scoperto che l'e-mail è molto avvincente, alcuni addirittura dicono che è avvincente come le slot machine.
Sì, tutti abbiamo bisogno di e-mail per comunicare. Ma deve essere uno strumento di cui abbiamo il controllo, non che ha il controllo su di noi.
L'email ha preso il sopravvento sulle nostre vite lavorative. È tempo di contrattaccare e ottenere il controllo.
La soluzione è di pianificare il tempo per controllare la posta elettronica. Per molte persone, due volte al giorno sono molte.
Pochissime e-mail richiedono una risposta immediata. Una volta che i tuoi colleghi o clienti ti conoscono, controlla la posta elettronica solo una o due volte al giorno, utilizzeranno un altro strumento di comunicazione per contattarti in caso di emergenza.
Quindi, quando si dovrebbe pianificare il tempo di controllo della posta elettronica?
Craig Jarrow di Time Management Ninja crede che il mattino sia l'opzione migliore. Sottolinea che controllare la tua posta per prima cosa ti mette un passo avanti rispetto agli altri nel tuo ufficio e ti consente di delegare il lavoro per prima cosa. Jarrow aggiunge:
Ottenere la casella di posta elettronica cancellata prima di iniziare la giornata è potenziata. Ti fa iniziare con una molla nel tuo passo.
Tuttavia, l'opinione di Jarrow non è mainstream. La maggior parte degli esperti di produttività crede che controllare la tua posta elettronica sia l'approccio peggiore possibile. "Non controllare mai la tua email al mattino" è anche il titolo di un libro di produttività. Anthony Wing Kosner scrive:
[E] xperts suggerisce in modo schiacciante che inizi con il tuo lavoro più difficile della giornata e rimandi le distrazioni della posta elettronica per dopo.
Con questo calcolo, è meglio usare la tua energia mattutina ottimista per affrontare il lavoro importante del progetto. Lasciare la posta elettronica fino a più tardi ti libera da distrazioni, così puoi concentrarti completamente sul lavoro a portata di mano. Poi, quando ti senti più pigro nei pomeriggi, puoi controllare la tua email.
Quindi cosa dovresti fare? Controlla la tua email al mattino o salvala fino a tardi? Devi fare ciò che funziona per te e il tuo flusso di lavoro. L'importante è che limiti la frequenza con cui controlli la tua posta e che rispetti i tempi a cui ti sei impegnato. Sarà dura e-mail è molto avvincente. Ma puoi farlo!
Ecco due suggerimenti per aiutarti a limitare la frequenza con cui controlli la tua email:
Finora, hai ripulito la tua casella di posta elettronica usando i filtri, e ti sei limitato ad accedere solo alle tue email due volte al giorno.
Cosa dovresti fare quando arrivi alla tua casella di posta?
Nel suo libro fondamentale sulla produttività, Finire di fare le cose, David Allen dà un suggerimento pertinente per gli utenti di posta elettronica. Allen dice che quando arrivano nuovi compiti, dovresti chiedertelo, "Posso completare questo in meno di due minuti?" Se è così, fallo subito. Non importa quanto sia importante o banale, basta farlo.
Usa lo stesso approccio alla tua email. Se una email può essere affrontata in meno di due minuti, fallo subito.
Quindi quando vai nella tua casella di posta elettronica:
Se vuoi davvero essere veloce, prova a giocare Il gioco di posta elettronica. Questo ti dà cinque secondi per decidere cosa fare con ogni e-mail. Per le email a cui decidi di rispondere, ti vengono dati tre minuti per scrivere una risposta.
Come con il filtraggio di email non essenziali, le risposte alla velocità di scrittura eliminano la confusione dalla posta in arrivo, quindi non ti resta che ciò che conta. Inoltre, incoraggia le persone con cui sei in contatto a scrivere e-mail a cui rispondere in modo rapido e semplice.
Hai eliminato le email a cui puoi rispondere rapidamente. Tutto ciò che rimane sono le e-mail che richiedono una risposta approfondita. In altre parole, sono un altro elemento nella tua lista di cose da fare. Cosa dovresti fare con questi?
Elabora queste e-mail come faresti con qualsiasi altro elemento da fare. Un modo per decidere come affrontare ciascuna e-mail è utilizzare la matrice Eisenhower. Ecco come lo fai:
Per cominciare, valuta ogni email secondo urgenza e importanza.
Se un'email è urgente, aggiungila al tuo fare elencare per il giorno o, se possibile, delegarlo a un collega. Più l'e-mail è urgente, più in alto dovrebbe essere nella tua lista di cose da fare.
Per email importanti, pianifica un orario nel tuo calendario per gestirli.
Altri modi per assegnare la priorità all'e-mail includono:
Per maggiori dettagli sulla definizione delle priorità, consulta i nostri articoli sulla creazione del tuo sistema di produttività e sul sistema Getting Things Done.
A questo punto hai attivato la tua casella di posta. Ogni email viene gestita o pianificata nel tuo calendario per essere affrontata in seguito.
Ma ci saranno ancora email dimenticate. Cosa dovresti fare con questi ritardatari? Le probabilità sono, cadono in una delle due categorie:
Cosa dovresti fare con queste e-mail? Crea una cartella speciale per ogni tipo di email. Avere una cartella chiamata Azione necessaria e un altro chiamato Aspettando una risposta. Quindi invia le tue e-mail di conseguenza.
Effettuare il check-in in queste cartelle di volta in volta, in modo da poter inviare follow-up o promemoria delle note delle attività che devono essere eseguite.
Una volta completato questo passaggio, avrai una casella di posta completamente libera da ingombri. Buon lavoro!
Ora devi assicurarti di rimanere in cima alla tua casella di posta in futuro. Non lasciarlo disorganizzato o sovraccaricato di nuovo. Scopri come gestire meglio le tue e-mail con le tecniche che portano avanti ciò che hai imparato in questo tutorial.
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Credito grafico: Elenco progettato da Matt Petrowsky dal Progetto Noun.
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