Share
Quando gestisci una piccola attività, una cosa è certa: non sarai mai a corto di cose da fare.
Ma uno dei pericoli di una lunga lista di cose da fare è che si può finire per perdere la concentrazione. Ti precipiti tutti i giorni a completare le attività, ma sono le attività giuste? Hai dato la priorità a cose che veramente contribuiranno al successo a lungo termine della tua attività?
Un modo utile per fare un passo indietro dalla lotta antincendio quotidiana e rimettersi in carreggiata è condurre una revisione aziendale mensile.
Ma cosa dovrebbe comportare esattamente questa revisione? Quali sono le aree chiave che dovresti esaminare ogni mese e che tipo di domande dovresti chiedere? Questo è ciò che vedremo in questo tutorial. Approfondirò ogni passaggio in dettaglio e ho anche fornito una lista di controllo per le piccole imprese come PDF da scaricare.
Lista di controllo mensile per le piccole impreseOgni azienda dovrebbe avere un piano. Non deve essere un business plan formale di 30 pagine con grafici e diagrammi accattivanti, ma deve spiegare chiaramente cosa fa la tua attività, come attirerà i clienti, quali obiettivi hai e come li raggiungerai obiettivi.
C'è molto di più, ovviamente - se vuoi maggiori dettagli, dai un'occhiata ai seguenti tutorial:
E se hai appena iniziato il tuo piano, puoi anche trovare alcuni modelli di business plan utili su Envato Market.
Una volta installato il piano, la cosa più importante che puoi fare ogni mese è rivederla e misurare i tuoi progressi. Alcuni imprenditori scrivono un piano per uno scopo specifico, come raccogliere fondi, e poi lasciarlo per accumulare polvere su uno scaffale. Ma per essere veramente efficace, deve essere un documento vivente.
Quindi, ogni mese, rivedi gli obiettivi a lungo termine che hai impostato per la tua attività, così come tutti gli obiettivi più immediati che hai impostato. Idealmente, dovresti ridurre gli obiettivi a lungo termine in pietre miliari da completare in periodi di tempo progressivamente più brevi. Quindi obiettivi quinquennali si inseriscono nei tuoi obiettivi triennali, annuali e mensili.
Ogni mese, valuta i tuoi progressi rispetto agli obiettivi più importanti del tuo piano aziendale, quindi imposta nuovi obiettivi per il mese successivo allineati al tuo piano generale.
Inoltre, non dimenticare di rivalutare il piano nel suo complesso. Chiediti se qualcosa di sostanziale è cambiato durante il mese. Hai bisogno di cambiare direzione o aggiungere qualcosa al tuo piano? I tuoi obiettivi devono cambiare? E la tua proposta di valore complessiva? È successo qualcosa che significa che devi cambiarlo?
Può esserci la tentazione di attenersi al piano, non importa in che cosa il cambiamento possa sembrare debolezza o ammissione di sconfitta. Ma i migliori piani sono fluidi e vengono aggiornati per tener conto delle mutevoli situazioni, quindi non aver paura di apportare modifiche quando necessario. Pensare a queste cose su base regolare assicura anche che siano i migliori per te durante tutto il mese.
Quando si tratta delle finanze della tua azienda, il flusso di cassa è la cosa più importante da tenere sotto controllo. Questo è particolarmente vero per le piccole imprese. Secondo Dun & Bradstreet, il 90% dei fallimenti di piccole imprese sono causati da un flusso di cassa insufficiente.
Le grandi aziende, dopo tutto, possono avere riserve profonde da attingere e in una crisi possono di solito prendere in prestito di più o raccogliere fondi in altri modi. Ma le piccole imprese hanno spesso opzioni limitate. Se finisci i soldi, è finita la partita, anche se stai facendo tutto il resto bene.
Quindi controlla il tuo flusso di cassa mensilmente e pronosticalo per il prossimo mese, per assicurarti che non corra. Secondo questo documento della Bank of America, le aziende che effettuano la pianificazione mensile dei flussi di cassa hanno un tasso di sopravvivenza dell'80%, rispetto al 36% per chi pianifica una volta all'anno.
Per essere chiari, il flusso di cassa è semplicemente il flusso di denaro dentro e fuori dal vostro business. Quando ricevi denaro dai clienti, questo è un flusso di cassa positivo; quando devi pagarlo sotto forma di affitto, salari, forniture o altre spese, è un flusso di cassa negativo.
La differenza tra flusso di cassa e profitti riguarda principalmente i tempi. Pensa alla tua vita personale per capire la differenza. Se ottieni uno stipendio mensile di $ 3,000 e devi pagare l'affitto e altre spese di $ 2,000, questo è un buon profitto di $ 1.000. Ma cosa succede se l'affitto viene pagato prima che il tuo stipendio tocchi il tuo conto bancario? Sei nei guai. Anche se stai guadagnando più di quanto spendi, hai colpito una crisi di flusso di cassa e il tuo padrone di casa difficilmente simpatizza.
La stessa cosa può succedere con un'azienda. In realtà, è ancora più probabile, perché le aziende spesso devono fare investimenti anticipati in attrezzature e materie prime e effettuare pagamenti regolari per affitto e personale, ma possono essere pagati dai clienti solo un mese o due dopo aver inviato una fattura.
Quindi, ogni mese, analizza il flusso di cassa della tua azienda per il mese precedente e pronostica il flusso di cassa per il mese successivo. Cerca di pianificare il peggio e, se vedi emergere potenziali crisi, trovare modi per ritardare la spesa o accelerare gli afflussi.
Per ulteriori informazioni sulla gestione efficiente del flusso di cassa, sulla previsione accurata e sulle misure che è possibile adottare in caso di problemi, consultare il seguente tutorial:
Viviamo nell'era dei dati. Anche se gestisci una piccola azienda e non hai investito in complesse soluzioni di "big data", la quantità di dati immediatamente disponibili probabilmente fa sembrare insopportabile ciò che gli imprenditori possono accedere nelle generazioni precedenti.
In un tale contesto, la cosa difficile è non trovare dati, ma decidere su cosa concentrarsi. Quindi la cosa migliore da fare è decidere alcune metriche chiave che definiscono il successo per la tua azienda.
Se sei preoccupato di mantenere i tuoi clienti esistenti, ad esempio, puoi monitorare il tasso di abbandono mensile. Se stai investendo in iniziative di marketing per raggiungere nuovi clienti e vuoi valutare il loro successo, potresti guardare a cose come il costo dell'acquisizione dei clienti o il valore a vita di un cliente. Se vuoi diventare più efficiente nei tuoi processi di produzione, forse controlla i turni di inventario o l'utilizzo della capacità.
Se non sei sicuro di quali siano queste metriche o di come calcolarle, puoi trovare definizioni e formule per queste e molte altre nella nostra serie sulle metriche chiave che ogni azienda dovrebbe monitorare:
Qualunque sia la metrica che stabilisci come la più pertinente per la tua attività, trova un modo rapido e indolore per riunirli in una dashboard per la tua opinione ogni mese. Quindi imposta alcuni obiettivi, quindi ogni mese puoi rivedere i tuoi progressi contro questi obiettivi e decidere le azioni da intraprendere se non le incontri.
Come sono i tuoi clienti? Cosa stanno pensando? Sono contenti del servizio che offri?
Se non hai risposte immediate a queste domande, potresti perdere qualcosa di importante. Dopo tutto, molti clienti non si prendono il tempo di farti sapere che sono infelici, se ne vanno semplicemente altrove. Se è possibile identificare i problemi in anticipo, si ha la possibilità di risolverli e mantenere il cliente felice. Potresti anche scoprire opportunità, come i nuovi servizi che un cliente vorrebbe offrirti. Non si sa mai fino a quando non chiedi.
Certo, c'è un equilibrio da colpire. Non vuoi essere come quei camerieri che interrompono il tuo pasto cinque volte per chiedere se è tutto a posto. Raggiungere ogni cliente ogni mese potrebbe essere eccessivo. Ma se hai 20 clienti importanti, il check-in con un paio di questi al mese potrebbe essere un buon obiettivo e assicurarti di prendere contatto con ciascuno di loro almeno una volta all'anno.
Se hai più di una base di clienti di massa, puoi inviare sondaggi periodici, per ulteriori informazioni sulla progettazione di tali sondaggi, consulta questi tutorial:
Ma non sottovalutare nemmeno l'appeal di un'e-mail personale. Immagina come ti sentiresti se ricevessi un'autentica e-mail dal CEO di Apple, Tim Cook, solo effettuando il check-in e chiedendo se avessi qualche feedback sul tuo iPhone. Chiaramente, questo genere di cose non è molto scalabile, ma può rivelare alcuni spunti interessanti, aiutarti a tenere il dito sul polso e costruire solide relazioni con i clienti.
Quindi, ogni mese, rivedere il coinvolgimento dei clienti nel periodo precedente. Hai raggiunto i tuoi obiettivi per raggiungere i tuoi clienti? Il processo ha rivelato problemi o opportunità? Quali azioni intraprenderete in risposta? E cosa farai per coinvolgere i tuoi clienti nel prossimo mese?
Ora che abbiamo effettuato il check-in sulla nostra attuale base clienti, è giunto il momento di contattare anche i nuovi clienti. Non importa quanto siano contenti i tuoi attuali clienti, c'è sempre la possibilità che interrompano o riducano le loro spese, anche se per ragioni del tutto estranee al servizio che offri. Quindi avrai bisogno di una fornitura costante di nuovi clienti solo per mantenere il tuo business, e ne avrai bisogno ancora di più se vuoi crescere.
Ciò significa che il marketing deve essere un obiettivo costante, ed è qualcosa che devi controllare ogni mese. Che cosa hai fatto per ottenere la parola? Quanto successo ha avuto? Che cosa hai imparato e cosa potresti fare diversamente? Avete bisogno di investire di più nei vostri sforzi di marketing, sia in termini di tempo che di denaro? Cosa ti impegni a fare nel prossimo mese?
Per ulteriori informazioni sulla progettazione dei piani di marketing e sulla misurazione del successo dei tuoi sforzi, consulta:
Ovviamente, la linea di fondo della tua attività è il profitto. Le aziende operano vendendo prodotti o servizi per un importo superiore al costo totale di produzione. Le startup possono sopravvivere per un po 'senza realizzare profitti, ma il profitto deve venire alla fine.
Quindi l'ultima cosa da fare ogni mese è controllare le entrate, le spese e il profitto della tua azienda contro i tuoi obiettivi. Come con gli altri articoli, sii onesto nella valutazione dei progressi e non aver paura di rivalutare i tuoi obiettivi quando necessario. Se non ti senti all'altezza di ciò che ritieni necessario, tali informazioni dovrebbero alimentare gli altri tuoi obiettivi per il business: potresti escogitare modi per ridurre i costi, ad esempio, o pianificare un impulso di marketing per conquistare nuovi business.
Per ulteriori informazioni sulla valutazione dei profitti della tua azienda, consulta le seguenti esercitazioni:
Quindi ora hai visto le cose più importanti da controllare ogni mese mentre rivedi la tua piccola impresa e il suo progresso.
Il prossimo passo è pianificare il tempo nel tuo calendario ogni mese per completare questo processo. Una volta impostato, non dovrebbe richiedere molto tempo per andare oltre la lista di controllo della piccola impresa ogni mese e assicurarsi di essere sulla buona strada. Ma è facile lasciare una cosa come questa scivolata, quindi assicurati di impostare un appuntamento ricorrente nel tuo calendario e di tenere quell'appuntamento con te stesso. Ha senso fare la recensione alla fine di ogni mese e fissare nuovi obiettivi per il prossimo mese, ma ovviamente potresti farlo in qualsiasi giorno che abbia senso per te. L'importante è che sia un impegno regolare.
Inoltre, ricorda che questa checklist è solo un punto di partenza. In questo tutorial, abbiamo trattato gli elementi più importanti per una piccola azienda in generale, ma dovresti passare un po 'di tempo a pensare alla tua azienda e a tutti gli elementi specifici che desideri monitorare.
Se si è responsabili di molti dati dei clienti, ad esempio, è possibile rivedere la sicurezza di tali dati ogni mese e assicurarsi di disporre delle misure adeguate per mantenerlo sicuro. Se lavori in un settore in rapida evoluzione in cui la formazione in nuove competenze o software è importante, potresti voler tenere traccia della quantità di formazione che tu e il tuo personale avete completato.
Queste cose potrebbero essere facilmente trattate come parte della revisione generale del piano aziendale, ma estrapolarle per tenere traccia di un elemento separato può aiutarti ad aumentare l'attenzione su quegli elementi e assicurarti di trattarli seriamente.
Quindi è così! Spero che questo tutorial ti sia stato utile, e se hai altri suggerimenti per gli articoli da aggiungere a una lista di controllo mensile per la revisione delle piccole aziende, per favore aggiungili nei commenti qui sotto.
Accentsconagua