Come eseguire una sessione di brainstorming efficace

Il brainstorming è un approccio collaudato per generare nuove idee utili, la maggior parte delle volte. Ma ci sono molti fattori che possono ostacolare una sessione di brainstorming di successo. Per esempio: 

• Mancanza di concentrazione (qual è esattamente lo scopo di questa sessione?).
• Mancanza di organizzazione (dove siamo diretti e perché?).
• Collezionare le persone sbagliate (che sono o troppo alte, troppo basse o solo marginalmente coinvolte).
• Partecipanti che si sentono svuotati (o troppo responsabilizzati).
• Troppe critiche troppo presto (il brainstorming ha lo scopo di incoraggiare il pensiero out-of-the-box). Non riuscendo a preparare i partecipanti per ciò che viene chiesto loro (le persone potrebbero arrivare impreparate).
• Scarsa facilitazione (la facilitazione è un'arte e talvolta richiede un professionista).
• Ottenere fuori tema (è facile impantanarsi in problemi che circondano l'argomento).
• Mancato follow-up (la tua sessione ha prodotto grandi idee che non sono mai state esplorate).

Per pianificare una sessione di brainstorming di successo con risultati ottimali, è importante guardare avanti, scegliere le persone giuste per partecipare e facilitare, e sapere esattamente cosa si desidera che il risultato sia. 

Sessione di brainstorming. (grafico)

In questo tutorial imparerai come fare brainstorming in modo efficace come una squadra: dall'affrontare le preoccupazioni iniziali, a come gestire bene una sessione, classificare le migliori idee generate dal tuo gruppo e infine decidere quali nuove idee intraprendere un'azione.

Prima di programmare la sessione di brainstorming

Ecco una lista di sei importanti criteri da considerare inizialmente in modo da impostare la sessione di brainstorming con le massime possibilità di successo:

1. Sicuramente vuoi veramente fare un brainstorming 

Il brainstorming può essere un ottimo modo per aiutare la tua squadra a sentirsi coinvolta nel processo. Quando inviti al brainstorming, fai sapere alle persone che sei aperto alle loro idee. Ma prima di saltare, assicurati che il brainstorming sia veramente appropriato a questo punto del progetto. 

Sei veramente aperto a nuove idee o stai cercando di ottenere un buy-in per un fatto compiuto? Se hai in mano tutti i dettagli del progetto, il brainstorming può essere controproducente. Questo perché stabilisce un'aspettativa irrealistica che i dipendenti avranno voce in capitolo nella direzione del progetto.

2. Scrivi il tuo Brainstorming Goal (s) 

Ricorda, hai bisogno di obiettivi sia per la sessione stessa che per il follow-up. Tutto ciò che fai prima, durante e dopo la tua sessione di brainstorming dovrebbe fare riferimento ai tuoi obiettivi. Dopotutto, se non sai perché stai facendo un brainstorming, allora perché preoccuparsi?

3. Avere chiarezza sull'input che stai cercando

Assicuratevi di sapere che tipo di input di brainstorming puntate e quali saranno le dinamiche interpersonali. Quando lo sai, puoi selezionare il miglior metodo di brainstorming per le tue esigenze particolari. 

Ad esempio, se hai intenzione di includere l'intero team manager, i responsabili dell'implementazione e lo staff di supporto, potresti scegliere di utilizzare un approccio di "brainwriting". Questo metodo consente alle persone di scrivere i propri pensieri piuttosto che parlare ad alta voce. In alcuni casi, ciò può ridurre la tensione e ridurre le preoccupazioni per essere visti come "folli" di fronte a colleghi o dirigenti. Ulteriori informazioni su come utilizzare la scrittura del cervello:

4. Invita i partecipanti appropriati

Sulla base della tua comprensione degli obiettivi, dello scopo e del processo, crea un elenco di invitati. Fai del tuo meglio per assicurarti che l'elenco includa persone che sono direttamente coinvolte nella gestione e implementazione del progetto che hai in mente. 

Mentre fai le tue selezioni, pensa alle dinamiche del processo di brainstorming. Un individuo in particolare può rallentare o creare attriti? Se è così, è davvero critico per il processo di brainstorming?

5. Scegli un luogo adatto al tuo gruppo

Sulla base di tutto ciò che hai fatto fino ad ora, seleziona un luogo che sia confortevole e stimolante, ma non così comodo o di ispirazione che i partecipanti si addormentino, inizino a controllare la posta elettronica o si allontanino dalle tangenti. 

In altre parole, una comoda sala riunioni è un'ottima scelta, ma uno scenario troppo fantastico può essere una distrazione. Il caffè e gli snack sono fantastici, ma un buffet può portare a chiacchiere, ricariche di piatti e altre attività che distraggono dal processo.

6. Lavora con un facilitatore esperto 

Seleziona un facilitatore con esperienza e addestramento di brainstorming reali e significativi. Dare a quella persona tutte le informazioni di cui ha bisogno per gestire il gruppo e guidare il processo verso gli obiettivi e i piani che hai in mente. Se hai intenzione di facilitare, impara tutto ciò che puoi sul processo in modo da essere in grado di incoraggiare la creatività per una sessione di brainstorming positiva e utile.

Come eseguire correttamente la sessione di brainstorming

Ora analizziamo come gestire in modo efficace la sessione di brainstorming, dall'impostazione della scena, alle idee, al posizionamento e alla risoluzione dei problemi in base alle esigenze. 

1. Imposta la scena

Prima di iniziare il brainstorming, dai al tuo gruppo le informazioni di cui hanno bisogno per avere successo. Alcune di queste informazioni si riferiscono al processo di brainstorming e alcune al comfort personale! Assicurati di coprire queste basi:

• Imposta la scena presentando i tuoi obiettivi, descrivendo il processo di brainstorming e le aspettative per le attività successive alla riunione, e delineando chiaramente il programma entro il quale saranno raggiunti.
• Condividi le informazioni critiche di cui il tuo team avrà bisogno: ubicazione dei bagni, piani per interruzioni di cibo, tempi di completamento previsti, ipotesi sull'uso dei telefoni cellulari, disponibilità di caffè, ecc. Se non fornisci queste informazioni, ci sono buone probabilità che i tuoi partecipanti passare gran parte del loro tempo cercando di ottenere le risposte l'una dall'altra!
• Dillo ai partecipanti-letteralmente-dove sedersi. Ricorda che spesso è una buona idea dividere gruppi sociali e / o di lavoro, sia per aumentare la creatività sia per ridurre il kibitzing negli angoli.
• Presenta il facilitatore e descrivi il suo ruolo. Se quella persona sei tu, spiega il tuo ruolo. Metti in chiaro che la parola del facilitatore è legge: se lui / lei dice "tempo scaduto", allora il tempo è scaduto!
• Scrivi, pubblica e rispondi a domande su regole e procedure. Ciò può includere una ripetizione della regola "mantieni la tua critica", limiti al tempo di parola, limiti ai commenti critici, procedure per chiedere la parola, ecc. Indica alle persone se intendi chiedere a ciascuna persona di parlare o se sei aperto alle mani alzate.
• Nominare un segnatempo e / o mettere un orologio davanti e al centro.
• Chiama un utente che prende appunti e forniscilo con lavagna, lavagna a fogli mobili o altri strumenti necessari.

2. Sposta la tua sessione in avanti

Ora con la scenografia, gli obiettivi e le regole di base, è ora di iniziare. Ecco alcune azioni per iniziare e spostare la sessione di brainstorming in avanti: 

Azione 1. Inizia con un rompighiaccio

Nel brainstorming, tutti sono uguali. Le sessioni di Icebreak sono un buon modo per stabilire questa idea giocando a giochi in cui ognuno ha un ruolo uguale. È anche un ottimo modo per iniziare a spremere la creatività. 

I rompighiaccio possono includere giochi come "se potessi scegliere una superpotenza, quale sarebbe, e perché?" O "quale animale ti rappresenta meglio e perché?" La chiave del successo con tali rompighiaccio è di includere tutti: nessuno "passare" perché pensano che l'idea sia sciocca!

Azione 2. Risvolti 

Inizia il processo di brainstorming con una domanda legata al progetto a basso rischio che consente a tutti di lanciarsi in un'idea senza preoccupazioni serie sul "sembrare sciocco". Assicurati che tutti parlino almeno una volta. Ad esempio, chiedi "se potresti chiedere a un genio di risolvere il nostro problema o completare il nostro progetto, ecc., Cosa chiederebbe al genio di fare?" Potresti scoprire che le persone hanno idee molto diverse su cosa desiderare e sono le idee diverse che stai cercando attraverso il processo di brainstorming.

Azione 3. Inizia

Consenti al facilitatore di prendere completamente il controllo (a meno che tu non sia il facilitatore, ovviamente). Assicurati che il facilitatore si ricordi di reiterare la regola "tutte le idee sono buone idee" e incoraggia tutti a parlare. Segui le regole e pianifica che hai impostato.

Azione 4. Registra tutto! 

Oltre a prendere appunti, prendi nota della sessione utilizzando audio o video (a seconda delle tue preferenze, esigenze e impostazioni).

3. Risolvi i problemi di Brainstorming

Mentre entri nel processo di brainstorming, potresti imbatterti in una o più sfide comuni. Ecco come riconoscerli e risolverli:

Problema 1. Asciugare o diventare ripetitivo

Ad un certo punto, il tuo gruppo avrà difficoltà a trovare altre idee. A volte è perché hanno davvero espresso tutti i loro pensieri. Spesso, però, possono aver bisogno di una pausa caffè o di un po 'di tempo per pensare. Se una pausa non crea ulteriore creatività, prova a tornare ad alcune delle idee che sono già state espresse. Qualcuno ha un'idea che riguarda o si basa su uno di questi?

Problema 2. Non abbastanza o troppa creatività

Troppo poco il pensiero creativo o l'immaginazione fuori dal grafico può essere problematico a un efficace brainstorming. Mentre è bello pensare in modo creativo, suggerimenti ridicoli destinati a farsi una risata (Affrontiamo i marziani invece dei nostri clienti!) può guidare le cose fuori tema. Per lo stesso motivo, idee estremamente conservatrici (Facciamo ciò che abbiamo fatto l'ultima volta, ma diamo una rifinitura rossa invece di una bordatura blu.) può soffocare il pensiero creativo. 

Usa le tue abilità di facilitazione per guidare la gente di nuovo sul percorso. Forse i marziani non sono un'opzione, ma dovremmo pensare di raggiungere un gruppo completamente diverso di clienti? Forse il trim non è il problema, ma il design potrebbe esserlo. Come possiamo espandere il nostro approccio grafico?

Problema 3. Scendendo dall'argomento o perso nelle erbacce

È molto facile che la discussione si allontani dalla visione e dall'ideazione e in questioni pratiche. Per esempio, "È bello dire che vuoi un nuovo materiale di vendita, ma avremmo bisogno di più personale per creare quel materiale e… " o "Abbiamo provato quell'idea cinque anni fa e non ha funzionato perché ... ”  

Queste discussioni volontà essere importante quando passi dal brainstorming ai gruppi di lavoro, quindi fai sapere al tuo team. Chiedete loro di prendere appunti e di fare volontariato per far parte del gruppo di lavoro che affronta questioni pratiche come personale, logistica, ecc.

Problema 4. Problemi di partecipazione

Avere una persona monopolizza la discussione o diverse persone che "opta" per la discussione sono entrambe problematiche. Ogni gruppo ha i suoi membri schietti e timidi, ma il brainstorming richiede una partecipazione universale. 

Se prevedi o vedi un problema con alcune persone che dominano o evitano il coinvolgimento, cambia il tuo approccio. Prova ad utilizzare una tecnica round-robin in cui ogni individuo è invitato a presentare le proprie idee, una dopo l'altra. Per evitare il problema delle persone che passano tutto il loro tempo in attesa di parlare, chiama le persone in una sequenza imprevedibile.

Problema 5. La noia

Quando le persone si annoiano, le chat fuori tema, l'uso del telefono e gli scarabocchi diventano più interessanti del brainstorming stesso. Hai alcune opzioni per evitare la noia. Per prima cosa, ovviamente, mantieni le tue sessioni di brainstorming a una durata ragionevole. Due giorni di brainstorming possono lasciare chiunque annoiato a piangere. Secondo, varia le tue procedure. Piuttosto che semplicemente chiedere idee per diverse ore di seguito, prova a utilizzare più tecniche di brainstorming come la scrittura del cervello, lo starbursting, ecc. Se vedi ancora inquietudine nei ranghi, considera la possibilità che sia il momento di una pausa.

4. Idee per la classifica

Al termine del brainstorming, il processo di pianificazione inizia. La tua prossima mossa sarà selezionare le migliori idee per l'azione. Per fare ciò, è necessario facilitare una discussione che includa lo spostamento degli argomenti in categorie buone / migliori / migliori. A seconda delle dimensioni del gruppo e delle tue esigenze particolari, puoi:

• Rompa il gruppo in squadre più piccole, chiedi a ogni squadra di classificare le idee e poi chiedi a ciascuna squadra di riferire.
• Indica ogni idea alla lavagna e chiedi a tutto il gruppo di votare quale preferisce.
• Fai una pausa durante la quale classifica personalmente le idee, quindi chiedi al gruppo di commentare le tue scelte.
• Chiedi a ciascun membro del gruppo di mettere un segno accanto alle loro prime tre idee e poi calcola i risultati.
• Metti la lista di idee in un luogo accessibile e chiedi alle persone di pubblicare i loro commenti su ciascuna idea nel corso di diversi giorni (ciò può essere fatto con note post-it e poster).

Pianificazione dei prossimi passi

L'intero punto del brainstorming è sviluppare idee per l'azione. Una volta selezionate le idee migliori, dovrai sviluppare gruppi di task force per portare le idee al livello successivo. Per fare ciò, la maggior parte dei manager:

1. Istituire gruppi di lavoro per pensare a problemi e logistica. Ogni gruppo dovrebbe includere persone con una solida esperienza nell'area a cui si rivolgono e persone che svolgeranno effettivamente il lavoro. Chiedere ai membri del gruppo di riferirsi agli appunti presi durante il brainstorming.
2. Creare una tempistica con obiettivi chiari, obiettivi e pietre miliari.
3. Pianifica gli orari delle riunioni e discuti le attività assegnate per ogni riunione.

Cosa dovrebbero fare i gruppi di lavoro? La tua scelta dipenderà dalla granularità delle idee, dal fatto che le idee avranno bisogno di finanziamenti, se richiederanno modifiche alla struttura dei dipendenti o ai nuovi assunti, ecc.. 

La chiave del successo non è seguire un sistema rigido, ma piuttosto essere sicuri che ogni gruppo abbia obiettivi e obiettivi chiari e attuabili, sappia cosa si aspetta da ogni pietra miliare e viene data l'autorità di prendere almeno decisioni preliminari.

Conclusione

Adesso sai come fare brainstorming ed eseguire una sessione di gruppo. Il brainstorming non è difficile, ma richiede alcune solide competenze, nonché flessibilità e apertura a nuove idee potenzialmente rischiose. Per avere successo, dovrai stabilire obiettivi chiari, prepararti con cura, comunicare chiaramente, risolvere i problemi secondo necessità e seguire il tuo successo di brainstorming.