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Il tempo libero è un vantaggio comune offerto dalla maggior parte delle aziende. Secondo le statistiche del Center for Economic and Policy Research, il lavoratore medio degli Stati Uniti impiega dieci giorni di riposo all'anno. Tuttavia, la quantità di tempo libero per i lavoratori in altri paesi è molto più alta. UN USA Today l'articolo riporta che il numero medio di giorni di riposo in molti paesi europei è di 30 giorni o più-con Austria e Portogallo legati per il maggior numero di giorni liberi (35).
Adoriamo il nostro tempo libero! E perché non dovremmo? I giorni personali possono essere utilizzati per qualsiasi cosa, dalle vacanze agli appuntamenti del medico e altro ancora. Ma se hai intenzione di prendere tempo lontano dall'ufficio, la cosa professionale da fare è impostare un messaggio e-mail automatico fuori ufficio. Il messaggio permetterà a clienti e colleghi di sapere che non sei disponibile e di indicare loro cosa fare fino al tuo ritorno.
In questo breve tutorial con un video, imparerai come configurare un messaggio fuori sede in Microsoft Outlook utilizzando la Procedura guidata regole di Outlook. Forniremo istruzioni dettagliate su come impostare una risposta automatica fuori sede in Outlook. Condivideremo anche alcune best practice di email per le vacanze.
Prima di approfondire l'apprendimento dell'uso di Microsoft Outlook, assicuratevi di prendere il nostro eBook gratuito: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. È ricco di strategie di organizzazione della posta in arrivo e di suggerimenti killer per la gestione di tutte le e-mail in arrivo in modo più efficiente.
Nello screencast qui sopra impara come impostare rapidamente una risposta automatica in Outlook. Oppure leggi le istruzioni scritte per aiutarti a impostare un messaggio di Outlook, suggerimenti sulle best practice da seguire e altro ancora:
Se non si dispone di un account Microsoft Exchange, è necessario impostare il messaggio fuori sede utilizzando la funzionalità delle regole di Outlook. Puoi imparare di più sull'utilizzo delle regole di MS Outlook in questo tutorial:
Il primo passo per impostare una risposta fuori ufficio di Outlook è creare il testo del messaggio fuori sede e salvarlo come modello. Inizia nella posta in arrivo di Outlook:
Il primo passo per creare un messaggio di assenza è aprire un nuovo messaggio di posta elettronica. Clicca il nuova email icona in alto a sinistra. Il Nuovo messaggio appare la finestra:
Digitare il corpo del messaggio away di Outlook nella nuova e-mail appena aperta.Nota: Questo messaggio utilizza il Modello 1000 firme email da Envato Elements. Puoi anche scaricare e personalizzare la tua firma e-mail da GraphicRIver.
Se si utilizzano le immagini di firma e-mail o qualsiasi altro tipo di immagine incorporata nella propria e-mail, assicurarsi che il formato del messaggio sia impostato su HTML. Ulteriori informazioni sui modelli di firma e-mail in questo tutorial:
Digita il tuo Soggetto linea e il corpo del tuo messaggio di posta elettronica. Non è necessario compilare il A campo perché il messaggio verrà automaticamente inviato a chiunque ti invii un messaggio.
Ecco un esempio:
Mantieni il tuo messaggio di Outlook in breve e al punto.Una volta completata la bozza del messaggio, è necessario salvarlo come modello. Selezionare File> Salva come. UN Windows Explorer viene visualizzato il prompt in modo da memorizzare e salvare il messaggio.
Scegli un percorso file sul tuo computer per memorizzare il messaggio, digita il nome del file e salva il file in formato di modello Outlook:
Salva il tuo messaggio fuori sede come modello. Il passo successivo nella creazione di un messaggio automatico fuori sede è quello di creare una regola per l'invio del messaggio. Clic File nella posta in arrivo di Outlook per andare al Informazioni account schermo:
È possibile accedere alle regole di Outlook da Informazioni account schermo.Clic Gestisci regole e avvisi. Assicurarsi che il Regole email scheda è selezionata. Il Regole e avvisi appare la finestra. Vedrai un elenco delle tue attuali regole email:
Puoi creare una nuova regola email dal Regole e avvisi finestra o modificare uno esistente.Clicca il Nuova regola icona sopra l'elenco delle regole per visualizzare il Creazione guidata Regole:
Inizia il tuo messaggio assente con una regola vuota che verrà applicata ai messaggi che ricevi.Sotto il Inizia da una regola vuota categoria seleziona il Applica la regola sui messaggi che ricevo opzione. Clicca il Il prossimo pulsante. Il secondo Creazione guidata Regole schermo visualizza:
In questa schermata, definisci le persone che riceveranno l'indirizzo email fuori sede.Nota: alcuni esperti di sicurezza ora consigliano di limitare chi riceve la risposta fuori ufficio di Outlook piuttosto che inviarlo a chiunque invii un messaggio di posta elettronica.
Per determinare chi ottiene la risposta fuori sede, seleziona la casella successiva da persone o gruppi pubblici sotto Passo 1. Clicca sul link sotto Passo 2 per aprire la tua rubrica e scegliere chi riceverà il tuo messaggio di risposta automatica e quindi fare clic su A partire dal pulsante. Molto probabilmente vorrai scegliere gli indirizzi email dei colleghi con cui ti occupi spesso e le e-mail di clienti importanti. Quando hai selezionato chi riceverà l'autorisponditore, fai clic su ok e quindi fare clic Il prossimo sul Creazione guidata Regole.
Se non si desidera limitare chi riceve la risposta fuori sede, fare clic su Il prossimo senza fare nessuna selezione su questo Creazione guidata Regole schermo. Il tuo messaggio di risposta automatica verrà inviato a tutti coloro che ti invieranno un messaggio di posta elettronica.)
Ad ogni modo, il terzo Creazione guidata Regole appare la schermata:
In questa schermata, scegli il modello di messaggio assente creato in precedenza.Seleziona il rispondi usando un modello specifico opzione sotto Passo 1. Sotto Passo 2 clicca il rispondi usando un modello specifico collegamento. Il Seleziona un modello di risposta appare la finestra:
Scegli il modello che contiene la risposta automatica via messaggio.Seleziona il modello creato in precedenza e fai clic Aperto. (Se non hai salvato il modello nella posizione predefinita, potrebbe essere necessario Navigare per trovarlo.)
Clic Il prossimo per andare al prossimo Creazione guidata Regole, che chiede delle eccezioni. Non vogliamo specificare alcuna eccezione. Clic Il prossimo e ti verrà richiesto di nominare la regola:
Usa il finale Creazione guidata Regole finestra per nominare la regola e accenderla.Digita il nome della regola. Assicurati che il Attiva questa regola la casella di controllo è selezionata.
Clicca il finire pulsante attivo la Creazione guidata Regole. Quindi, fare clic su Applicare pulsante sul Regole e avvisi finestra e quindi fare clic ok.
Hai appena creato un risponditore automatico in MS Outlook!
Ora che hai creato il tuo messaggio fuori ufficio, è una buona idea vedere se funziona prima di lasciare il tuo ufficio.
Puoi testare il messaggio di risposta automatica inviando un messaggio da un'altra tua email, purché tu abbia incluso tale e-mail nella regola come una che dovrebbe ricevere il messaggio di risposta automatica. Oppure puoi richiedere l'aiuto di un amico di cui hai incluso l'e-mail come messaggio che dovrebbe ricevere il messaggio fuori sede.
Dopo una breve attesa (alcuni sistemi di posta elettronica recuperano i messaggi in arrivo in lotti), controlla l'email da cui hai inviato il messaggio di prova. Se hai seguito correttamente i passaggi, quell'indirizzo email avrà ricevuto la risposta automatica fuori sede.
Quando torni in ufficio, è ora di disattivare il messaggio fuori sede. Dalla tua casella di posta seleziona File andare al Informazioni account schermo.
Devi tornare al Regole e avvisi finestra per disattivare il messaggio fuori sede.Clicca sul Gestisci regole e avvisi icona. Il Regole e avvisi appare la finestra:
Usa la casella di controllo per girare il Risposta fuori sede escludere.Rimuovi il controllo da a fianco Risposta fuori sede (o qualunque sia la tua regola). Clicca il Applicare pulsante e quindi fare clic ok. La tua risposta fuori sede è stata disattivata.
Per riaccenderlo, torna al menu Regole e avvisi finestra. Seleziona la casella accanto alla regola, quindi fai clic su Applicare e ok.
Dal momento che il tuo messaggio di Outlook out verrà ricevuto dai tuoi clienti e clienti e dai tuoi colleghi, devi assicurarti che sia professionale. Ecco alcune best practice da seguire per i messaggi di Outlook:
Se sai esattamente chi riceverà i tuoi messaggi, probabilmente capisci il loro senso dell'umorismo. Puoi inserire un po 'di buonumore nel tuo messaggio fuori sede, ma attenzione. Ciò che pensi sia divertente può sembrare poco professionale per gli altri. Se non sai chi riceverà il tuo messaggio, è probabilmente una buona idea saltare l'umorismo.
CollectiveHub ha una lista di messaggi e-mail divertenti fuori ufficio. Ti lascerò decidere quali ritieni appropriati.
Il tuo messaggio fuori sede è una comunicazione professionale e dovresti trattarlo come tale. Può essere breve, ma dovresti almeno includere quanto segue:
Per maggiori dettagli su come padroneggiare il corretto formato email aziendale, studia questo tutorial:
I consigli tradizionali per le risposte fuori sede hanno avuto l'indicazione del creatore del messaggio quando se ne andranno e quando torneranno. Spesso ha anche consigliato al mittente di nominare un collega che potrebbe aiutare chi ti ha mandato una email mentre te ne sei andato. Alcuni creatori di messaggi includevano anche dettagli sulla loro vacanza, ad esempio dove stavano andando.
Sfortunatamente, i tempi sono cambiati. Molti esperti ora ritengono che messaggi fuori ufficio così dettagliati possano metterti a rischio, soprattutto se il tuo messaggio viene inviato a tutti coloro che ti inviano email, che potrebbero includere spammer e persino criminali. È più sicuro mantenere il tuo messaggio generale per le risposte fuori ufficio che vengono inviate automaticamente a tutti coloro che ti inviano email. Un'altra alternativa è controllare chi riceve la risposta fuori ufficio di Outlook, come ho fatto nell'esempio che ho creato.
Se sai chi riceverà la risposta fuori ufficio di Outlook, dovresti trattare il risponditore automatico come qualsiasi altro messaggio professionale che invii. Ciò significa che devi includere una firma e-mail con questo messaggio. (Se non sai chi riceverà il messaggio di assenza, una firma di posta elettronica completa potrebbe avere troppi dettagli).
Se hai un modello di firma impostato per le tue e-mail, utilizzalo qui è una parte importante del tuo marchio. Questo è particolarmente vero se sei un piccolo imprenditore o un libero professionista.
Se stai facendo una vacanza, potresti essere tentato di controllare spesso la tua email. E i nostri telefoni cellulari e smartphone rendono il check-in così facile.
Non cedere a quella tentazione. A meno che il tuo lavoro non richieda il check-in, lascia che la tua pausa sia una vera pausa. Tornerai al lavoro abbastanza presto. Goditi il tuo tempo libero. Quando torni ti sentirai molto più riposato.
Creare una risposta automatica in Outlook è solo una delle cose che puoi fare con il tuo sistema di posta elettronica. Per ulteriori informazioni su come utilizzare Microsoft Outlook, studiare questi tutorial:
Inoltre, abbiamo una grande risorsa che ti aiuterà a organizzare la tua casella di posta elettronica e ottenere il controllo della tua email. È chiamato: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery ed è gratis per te quando ti iscrivi alla newsletter di Tuts + Business.
Hai appena imparato come impostare una risposta automatica fuori ufficio in Outlook. Perché non andare avanti e creare un messaggio di Outlook oggi? Inoltre, se non hai già un'immagine della firma per la tua email, puoi andare avanti e scaricarne una da Envato Elements o GraphicRiver.
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