Come semplificare la formattazione del documento Word con gli stili

Quando vuoi formattare il testo in Microsoft Word, puoi farlo manualmente, selezionando font, dimensione, colore, allineamento e altri attributi, ma spesso troverai più facile applicare la formattazione con gli stili di documento di Word. 

Che cos'è la formattazione del documento Word con gli stili? Uno stile è un misto di formattazione di Word che puoi applicare più volte, come la pittura. Puoi usare e modificare gli stili incorporati di Word e puoi anche crearne uno tuo.

Esistono diversi vantaggi nell'utilizzo degli stili per la formattazione del documento in Word:

• Consistenza - Sarai sicuro che tutte le intestazioni, sottotitoli, paragrafi e tabelle hanno la formattazione corretta.
• Velocità - È più veloce applicare uno stile piuttosto che applicare tutta la formattazione separatamente. E se hai bisogno di modificare la formattazione del documento, come la dimensione del carattere, devi solo cambiare la definizione dello stile per cambiare la formattazione di tutto il testo che viene taggato con lo stile.
• Navigazione - Gli stili sono segnalibri automatici. Quando si abilita il riquadro di spostamento, è possibile fare clic su intestazioni e sottotitoli nel riquadro per andare a quella posizione nel documento.
  
• Tabelle dei contenuti - Con pochi clic, puoi inserire un sommario utilizzando gli stili di intestazione e sottotitolo incorporati.
  

Vedi il mio tutorial in Word Tables of Contents a:

Per la maggior parte, gli stili dei documenti di Word funzionano allo stesso modo nelle edizioni Windows e Mac.

Come semplificare la formattazione del documento Word con gli stili (Screencast video)

Guarda questo video tutorial su screencast per imparare come formattare un documento Word con gli stili. Oppure leggi l'esauriente tutorial scritto che segue.

Puoi seguire insieme il tuo documento, o se preferisci, scarica il file zip incluso per questo tutorial. Contiene un documento chiamato Lunar Laser Ranging.docx, che è un documento di ricerca di dominio pubblico e contiene anche un documento di prova chiamato Unione di stili.docx. Inizia questo tutorial con il documento Lunar sullo schermo. 

1. Come applicare stili di paragrafo incorporati in Word

Word ha due tipi base di stili di formattazione del documento Word:

• Stili di paragrafo- Si applicano a un minimo di un intero paragrafo e contengono la formattazione del paragrafo (allineamento, rientri, ecc.) E la formattazione dei caratteri (carattere, colore, ecc.).
• Stili di carattere - Possono essere applicati a una sola lettera e contengono solo la formattazione dei caratteri.

Prima di applicare qualsiasi stile di documento di Word, vai su vista scheda in Windows e abilitare il Pannello di navigazione. Ciò visualizzerà gli stili di titolo incorporati per la navigazione nel documento.

Il riquadro di spostamento condivide lo spazio con il riquadro Cerca e miniature

Per la stessa funzionalità sul Mac, fai clic sulla freccia del menu a discesa accanto a Sidebar pulsante e selezionare Pannello Mappa documento.

Sul mac, il riquadro Mappa documento è lo stesso del riquadro Mappa documento in Windows

Torna al Casa scheda e notare la sezione Stile sulla destra. (Se la finestra è stretta, la sezione sarà solo un'icona). Fai clic all'interno del titolo del documento in alto ("Lunar Science and Lunar Laser Ranging"); non c'è bisogno di evidenziare nulla. Ruota il puntatore del mouse su alcuni stili per vedere un'anteprima, quindi fai clic su Titolo stile per applicarlo.

In Windows, sposta il puntatore del mouse sugli stili per vedere un'anteprima

Il Titolo lo stile non compare nel Navigazione riquadro, ma il Intestazione gli stili appariranno annidati sotto di esso.

Fare clic all'interno della prima intestazione appena sotto il titolo (1 Introduzione), quindi fare clic su Titolo 1 nell'area dello stile. Non solo il testo viene formattato, ma l'introduzione viene visualizzata nel riquadro di navigazione. Puoi anche utilizzare la scorciatoia da tastiera: Ctrl-Alt-1 (Windows) o Comando-Opzione-1 (Mac).

Le scorciatoie per le intestazioni 1, 2 e 3 sono Ctrl-Alt-1, 2 e 3 (Windows) o Comando-Opzione-1, 2 e 3 (Mac)

Scorri verso il basso il documento e applica Titolo 1 ai restanti titoli di primo livello:

• 2 Scienza lunare
• 3 nuovi retroriflettori sulla Luna
• Riepilogo e obiettivi

Torna alla pagina 2, quindi inizia ad applicare Intestazione 2 ai sottotitoli (il primo è "Fluid Core Moment of Inertia").

Ogni intestazione che viene formattata viene visualizzata nel riquadro di navigazione, nidificata sotto un elemento Titolo 1.

Gli stili di intestazione vengono visualizzati come un elenco comprimibile annidato nel riquadro Mappa o Navigazione

2. Modifica di uno stile di paragrafo incorporato in Word

È qui che entra in gioco la comodità di utilizzare gli stili per la formattazione dei documenti in Word. Per modificare la formattazione di tutto il testo formattato come Titolo 1, non è necessario selezionare ciascuna riga di testo e applicare la formattazione di Word singolarmente. Il modo più semplice è riformattare uno di essi, quindi utilizzarlo per aggiornare lo stile. Ciò modificherà tutte le altre intestazioni contrassegnate come Titolo 1.

Selezionane uno e cambia carattere, dimensione e colore. Inserisci anche una linguetta con giustificazione a sinistra a ¼ "(fai clic all'interno del righello). L'intestazione dovrebbe apparire in questo modo:

Gli stili di paragrafo contengono la formattazione del paragrafo, come le schede, oltre alla formattazione dei caratteri

Nella sezione Stile, fai clic con il pulsante destro del mouse su Titolo 1 e, dal menu a comparsa, seleziona Aggiorna il Titolo 1 per selezionare la selezione.

Se modifichi la formattazione del testo taggato con uno stile, puoi utilizzare la formattazione di Word per ridefinire lo stile

Ora scorri verso il basso nel documento per vedere gli altri oggetti Titolo 1, o semplicemente fai clic su di essi nel riquadro Navigazione. Hanno tutti la formattazione di Word aggiornata.

Se vuoi esercitarti di nuovo, aggiorna lo stile Titolo 2.

3. Come creare e applicare uno stile di carattere in Word

Se vuoi formattare il testo ricorrente all'interno di un paragrafo, usa uno stile di carattere. Puoi farlo con il pannello Stili.

In questo documento ci sono due immagini, etichettate come "Fig. 1 "e" Fig. 2” . Formeremo solo quelle etichette. Selezionare "Fig 1 (a)" e renderlo in grassetto corsivo. Lasciare il testo selezionato e, in Windows, fare clic su Freccia in giù nell'angolo in basso a destra della sezione Stili per visualizzare il pannello Stili. Nell'angolo in basso a sinistra del pannello, fai clic su Nuovo stile pulsante.

Il pannello Stili di Windows mostra un elenco più lungo di stili disponibili, oltre ai pulsanti, per creare e modificare gli stili

Sul Mac, c'è un'icona separata sulla barra multifunzione per lo Style Manager ed è immediatamente a destra della sezione Stili. Il Nuovo stile il pulsante sarà chiaramente etichettato nella parte superiore del pannello.

Su Mac, lo Style Manager ha le stesse funzionalità del pannello Stili di Windows

Nella finestra di dialogo Nuovo stile, assegnagli un nome figura, impostare il Tipo di stile a Personaggio, quindi fare clic ok.

Il modo più semplice per creare un nuovo stile è formattare il testo, quindi utilizzarlo come esempio per lo stile

Il nome dello stile è ora elencato nel pannello e nella sezione Stili nella barra multifunzione. Si noti che ha un'icona "a" che indica che si tratta di uno stile di carattere.

Applicalo: seleziona "(b)" nella didascalia, quindi fai clic su figura nome dello stile nel pannello o sul nastro per applicarlo. Scorri verso il basso, quindi applica lo stile a "Fig 2".

4. Utilizzo degli stili in un altro documento di Word

Se si desidera utilizzare gli stili di documento di Word modificati o personalizzati in un altro documento, è necessario portarli. Il modo più semplice per eseguire questa operazione è copiare e incollare la formattazione di Word.

Passa a Unione di stili.docx. Si noti che ha un testo semplice e non formattato.

Poiché gli stili fanno parte di un documento, è necessario importare stili modificati o personalizzati in altri documenti

Torna al documento originale, fai clic sul titolo, quindi fai clic su Copia formato sul Casa linguetta.

È possibile utilizzare Format Painter per copiare e incollare la formattazione di Word tra i documenti

Passare all'altro documento, quindi selezionare il Titolo segnaposto. Ora corrisponde al documento Lunar. Ripeti il ​​processo con Titolo 1, Intestazione 2 e figura stili. Puoi anche utilizzare le scorciatoie da tastiera per Format Painter: Ctrl-Shift-C (Windows) o Comando-Maiuscole-C (Mac) per copiare la formattazione dal testo originale selezionato e Ctrl-Shift-V (Windows) o Comando-Maiuscole-V (Mac)per applicare la formattazione al nuovo testo.

Lavora con gli stili per una migliore formattazione del documento in Microsoft Word

Ora puoi capire perché gli stili sono così grandi: è più veloce applicare uno stile piuttosto che applicare più attributi di formattazione del documento, c'è molta meno possibilità di errore umano e la navigazione dei documenti è automatica. 

Inoltre, quando cambi l'aspetto di uno stile in Microsoft Word, tutto il testo formattato con quello stile cambierà immediatamente. E il modo più semplice per utilizzare stili modificati o personalizzati in un altro documento è incollare la formattazione di Word da un documento all'altro.

Per ulteriori informazioni su come lavorare con Microsoft Word, studiare le seguenti esercitazioni:

Nota editoriale: Questo post è stato originariamente pubblicato nel 2014. È stato completamente rivisto per renderlo aggiornato, accurato e aggiornato dal nostro staff, con l'assistenza speciale di Laura Spencer.