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I dati stanno conquistando il mondo. E spesso ne abbiamo così tanto che è una sfida trovare un significato in esso per capire la situazione a portata di mano.
I fogli di calcolo sono uno dei modi migliori per analizzare i set di dati per la loro struttura e facilità d'uso. Ma molti set di dati sono troppo grandi per poter facilmente mettere le mani su. Hai bisogno di modi per trovare i dati che stai cercando e restringere il set di dati.
In questo tutorial, imparerai ad applicare un filtro Fogli Google per limitare i dati che stai vedendo. Quindi, imparerai i segreti dell'utilizzo della funzione di ordinamento Fogli Google per inserire i dati nella sequenza in cui devi visualizzarli.
Nello screencast di seguito, ti illustrerò i dati di ordinamento e filtraggio in Fogli. Vedrai le migliori pratiche su come applicare il filtraggio e l'ordinamento direttamente all'interno di Fogli.
Continua a seguire per un look illustrato a queste tecniche di Sheets chiave: ordinamento e filtraggio dei dati.
Mentre stai lavorando a questo tutorial, non esitare a seguire insieme ai miei esempi utilizzando un set di dati di esempio. Ho preparato alcuni dati di esempio che è possibile utilizzare per provare l'ordinamento e il filtraggio in fogli.
Scarica qui il file, caricalo in Fogli e usalo per applicare le tecniche che descrivo in questo tutorial.
Ordinamento i dati in Fogli si riferiscono all'ordine in cui appaiono i dati nel foglio di lavoro.
Quando penso all'ordinamento, penso a due fattori chiave:
Una chiave per l'ordinamento è garantire che a intero tabella ordina insieme. In genere, ogni riga di un dato può essere considerata come un "record" o un singolo punto di dati. Ogni riga contiene un punto dati e ogni colonna ha un attributo diverso o un modo per descriverli.
Ad esempio, ogni riga del foglio di lavoro potrebbe rappresentare una vendita che hai effettuato a un cliente nel tuo negozio online. Quindi, ogni colonna (attributo) acquisirà un dettaglio chiave della vendita, come il tempo che è stato fatto, l'indirizzo del cliente e l'importo totale per la vendita.
Nell'esempio dei dati inclusi in questo tutorial, ogni riga è un "record" di un dipendente che stiamo reclutando e ogni colonna ha un attributo che descrive quel candidato.Quando si ordinano quei dati, è fondamentale che rimanga raggruppato correttamente. Se si ordina solo la colonna che contiene l'importo della vendita, improvvisamente ci sono disallineamenti nei dati! Ad esempio, una vendita di $ 100 viene ora assegnata al cliente sbagliato.
Questo è il motivo per cui l'ordinamento dei dati correttamente è così cruciale. Passiamo attraverso alcuni esempi qui sotto.
Una delle attività di ordinamento di Google Sheets più comuni è ordinare i dati dalla A-Z. Solitamente rende la lettura dei dati più semplice e semplifica anche la ricerca di righe specifiche che sai che stai cercando.
Prima di iniziare a fare qualsiasi smistamento, il mio primo passo è quello di evidenziare sempre il intero tavolo. Questo riduce al minimo le probabilità che la colonna sbagliata venga eliminata accidentalmente o che venga ordinata solo una parte dei dati.
Una volta che hai evidenziato l'intero set di dati, vai su Dati> Gamma di ordinamento opzione di menu, come puoi vedere nello screenshot qui sotto.
Una volta che hai evidenziato la tabella dei dati, vai a Dati> Gamma di ordinamento per iniziare a ordinare i tuoi dati usando lo strumento facile di Sheets.Anche se ci sono opzioni integrate per ordinare da A-Z o Z-A, è molto più facile usare lo strumento incorporato in Fogli per l'ordinamento. Nello screenshot qui sotto, puoi vedere un tipico esempio di come applicare un ordinamento. Puoi semplicemente scegliere la colonna a cui vuoi applicare l'ordinamento.
Inoltre, assicurati di selezionare nella "direzione" che desideri. Per i dati di testo, è possibile ordinare alfabeticamente (A-Z) o in ordine alfabetico inverso (Z-A.)
Scegli la colonna su cui vuoi ordinare i dati, oltre alla direzione in cui desideri ordinare i dati, ad esempio in ordine alfabetico o in ordine alfabetico inverso.Una volta che lo fai, scoprirai che i tuoi dati sono ordinati, sani e salvi! Nota nello screenshot qui sotto che abbiamo ordinato i nostri dati in base al nome della società per cui il candidato lavora.
Ora che abbiamo ordinato in base alla colonna Azienda, notiamo che le righe sono ordinate secondo la sequenza alfabetica dell'azienda.È anche una buona idea tenere d'occhio i dati mentre lo si ordina. Lo scenario peggiore è che si ordinano solo uno colonna, mentre il resto dei dati rimane sul posto. Nello screenshot qui sopra, il fatto che la colonna ID non sia più (1, 2, 3, 4 ...) in ordine mostra che tutte le colonne dei dati sono state spostate in un blocco.
Cosa succede se si desidera ordinare in base a due categorie? Ad esempio, nei dati dei nostri dipendenti, forse vogliamo ordinare in base al loro livello di interesse e quindi al nome della loro azienda. Proviamo un esempio proprio così.
Con i dati evidenziati, torna al menu Dati> Gamma di ordinamento menu. Questa volta, fai clic su Aggiungi un'altra colonna di ordinamento aggiungere un secondo criterio per l'ordinamento dei dati. Ora puoi ordinare in base a più regole.
In questo menu, l'ordine conta. Si noti che la prima regola dice "ordina per", e poi la seconda regola dice "allora vicino." Nell'esempio seguente, ho impostato il menu per ordinare in base agli interessi in ordine alfabetico, quindi per società in ordine alfabetico.
Clic aggiungi un'altra colonna di ordinamento per darti più regole di ordinamento per i tuoi dati.Usa questi tipi multi-livello per specificare realmente come dovrebbero apparire i dati finiti. È possibile aggiungere tutte le regole di ordinamento che si desidera ottenere correttamente nell'ordine dei dati.
Mentre l'ordinamento modifica l'ordine e la sequenza dei dati in un foglio di calcolo, filtraggio cambia quali dati sono attualmente visibili nel foglio di calcolo. Impariamo come applicare i filtri di Fogli Google in modo da poter restringere i dati visualizzati.
Per iniziare ad aggiungere filtri, evidenzia la tabella dei dati. Quindi, andare a Dati> Crea un filtro nel menu Fogli.
Ora che hai attivato il filtro, verrà visualizzata una piccola icona nell'angolo in alto a destra dell'intestazione. Fai clic su quell'icona e poi vedrai un elenco di valori che si trovano in quella colonna nel menu a comparsa, come puoi vedere nello screenshot qui sotto.
Fai clic sull'icona nell'intestazione della colonna per scegliere a cosa vuoi limitare i tuoi dati.In questo menu a comparsa, è sufficiente attivare o disattivare i criteri per i quali i dati devono essere soddisfatti. Quando si preme ok, il foglio di calcolo verrà ristretto per mostrare solo i dati che corrispondono alle regole del filtro Fogli Google.
Molto simile all'ordinamento, puoi impilare più livelli di filtraggio. Nell'esempio seguente, ho aggiunto un filtro a Grado di stipendio colonna.
Questo è un esempio perfetto di come il filtraggio possa essere utile per dare un senso a un set di dati. Combinando un filtro di "interesse" con un filtro di "grado stipendio", ho una lista raffinata di due candidati su un possibile 100.
È una distinzione importante ricordare che il filtraggio dei dati non elimina o rimuove i dati. È ancora dietro le quinte, in attesa di mostrare di nuovo mentre modifichi le impostazioni di filtro.
Ecco qualcosa su cui riflettere mentre lavori con i dati filtrati: devi stare attento a quali dati lasci dietro le quinte. Non posso dirti quante volte ho lavorato in un foglio di lavoro e ho perso il fatto che i dati erano "mancanti" perché erano stati rimossi dalla vista del filtro Fogli Google.
Tengo sempre d'occhio due cose se i dati non hanno senso:
Nota in questo screenshot che i numeri di riga (al di fuori del foglio di calcolo all'estrema sinistra) non sono più in sequenza, così come l'icona del filtro sopra la colonna F.Questi due trucchi sono perfetti per assicurarti di non "perdere" mai i dati nel foglio di calcolo.
Il filtraggio e l'ordinamento sono strumenti cruciali per restringere e selezionare i dati. Consulta le esercitazioni di seguito per ulteriori suggerimenti sull'utilizzo di Fogli per la revisione e l'analisi dei dati.
Hai appena imparato a utilizzare i filtri e a ordinare in Fogli Google. Come gestisci il lavoro attraverso enormi set di dati? Utilizzi gli strumenti di filtro Fogli di Google e Fogli Google per restringere i tuoi set di dati o usi altri strumenti di analisi?
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