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Dopo che l'industriale americano Charles M. Schwab fece la sua fortuna nell'industria dell'acciaio all'inizio del XX secolo, investì la sua ricchezza in quella che era considerata la casa privata più ambiziosa di New York. Con un costo di $ 7 milioni e con 75 stanze, Riverside è stata costruita su un isolato pieno nell'Upper West Side di Central Park. Dopo la morte di Schwab, al sindaco di New York, Fiorello La Guardia, è stata offerta l'opportunità di rendere Riverside la sua residenza permanente. Ha rifiutato, ritenendo la casa troppo grande per un pubblico ufficiale.
In che modo Schwab è diventato un uomo così ricco, vivendo nella villa più invidiabile di New York? Due ragioni. In primo luogo, ha conosciuto una buona idea quando ne ha visto uno. In secondo luogo, grazie alla sua capacità di individuare una buona idea, ha utilizzato un sistema semplice ma efficace per tenere traccia di ciò che doveva fare ogni giorno.
Nei primi anni del 1900 Schwab fu avvicinato dall'esperto di efficienza Ivy Lee. Lee promise che avrebbe potuto migliorare drasticamente l'efficienza di Schwab. Se il sistema di Lee funzionava, Schwab doveva pagare qualunque cosa pensasse che valesse il sistema.
Schwab fu d'accordo. Ha incontrato Lee per alcuni minuti, durante i quali Lee gli ha insegnato una tecnica semplice. Aveva tre componenti:
Secondo la tradizione aziendale, Schwab era così contento dei risultati di questa tecnica che ha inviato a Lee un assegno di $ 25.000.
Alcune persone annunciano questo come la nascita della lista delle cose da fare. La verità è che le liste sono da tempo parte della cultura umana. Nei tempi antichi, il mondo era organizzato attorno a credenze e pratiche religiose, e le liste si trovano nel cuore di molte grandi religioni. Pensa alla Torah Dieci comandamenti o del Buddha Quattro nobili verità. Come ha sottolineato il romanziere italiano Umberto Eco durante un'intervista al quotidiano tedesco Spiegel:
La lista è l'origine della cultura. Fa parte della storia dell'arte e della letteratura ... Ovunque guardi nella storia della cultura, troverai liste. In realtà, c'è una serie vertiginosa: elenchi di santi, eserciti e piante medicinali, o di tesori e titoli di libri.
Le liste sono essenziali per la cultura umana perché ci aiutano a dare un senso al mondo. Le liste ci permettono di organizzare il mondo che ci circonda, e-più significativamente-le nostre vite.
Inserisci la lista delle cose da fare. Nella sua forma più semplice, una lista di cose da fare è un elenco di attività che si intende completare oggi.
Mantenere un elenco di cose da fare ha più vantaggi. Un elenco di cose da fare ti aiuta a:
Diamo un'occhiata ad alcuni di questi benefici in modo più approfondito.
Un elenco di cose da fare ti aiuta a rimanere concentrato in due modi. Per prima cosa, ogni volta che hai completato un'attività, puoi passare alla tua lista di cose da fare per vedere cosa dovresti fare dopo. Questo ti impedisce di sprecare tempo ed energie mentali ricordando ciò che deve essere fatto. Hai già preso la decisione su cosa farai dopo. Come disse un esperto di produttività Brian Tracy:
Ogni minuto trascorso nella pianificazione consente di risparmiare 10 minuti di esecuzione.
In secondo luogo, sapere di avere una lista di cose da fare ti aiuta a rimanere concentrato sul compito da svolgere. La tua mente vaga di meno perché sa che tutto ciò di cui ha bisogno di essere a conoscenza è curato nella tua lista di cose da fare. Questo è stato dimostrato da esperimenti di psicologia.
Nel loro libro Forza di volontà: riscoprire la più grande forza umana, Roy Baumeister e John Tierney riassumono uno studio in cui ai partecipanti è stato chiesto di leggere dieci pagine di un romanzo.
Alcuni membri del gruppo, prima di sedersi per leggere il romanzo, sono stati invitati a prendere nota di importanti progetti incompleti nelle loro vite ea fare un piano per come avrebbero completato quei progetti. I partecipanti a cui è stato chiesto di farlo si sono concentrati meglio sul testo, hanno scoperto che le loro menti vagavano meno e hanno mostrato una migliore comprensione del testo che avevano letto.
Baumeister e Tierney concludono:
La persistenza dei pensieri che distraggono non è un'indicazione che l'inconscio sta lavorando per portare a termine il compito. Né è l'inconscio che assilla la mente cosciente per finire il compito immediatamente. Invece, l'inconscio chiede alla mente conscia di fare un piano. A quanto pare, la mente inconscia non può farcela da sola, quindi tormenta la mente cosciente per fare un piano con specifiche come tempo, luogo e opportunità. Una volta che il piano è formato, l'inconscio può smettere di tormentare la mente cosciente con dei promemoria.
In altre parole, la tua lista delle cose da fare agisce come un banco di memoria. Con una lista di cose da fare, puoi lasciare andare tutto ciò che deve fare in futuro, perché è curato. Quindi puoi dedicare il 100% dell'attenzione a ciò su cui stai lavorando in questo momento.
Sebbene fare elenchi aiuti con la produttività, non sono una panacea. Ricercatori nell'app di produttività, iDonethis ha esaminato gli elenchi delle attività degli utenti dell'app. Hanno scoperto che il 41% degli articoli sulle liste di cose da fare non sono mai stati completati. Per le liste di cose da fare per te, devi sapere come crearle e usarle nel modo giusto.
Ora sai cosa può fare una lista di cose da fare per te, diamo un'occhiata a come puoi iniziare a usarle-il modo giusto. Segui questi cinque passaggi:
Prima di poter scrivere una lista di cose da fare, hai bisogno di compiti con cui riempirla.
Potresti, come Charles Schwab, sederti alla tua scrivania alla fine di ogni giornata e pensare "cosa devo fare domani?" Avere questo spazio per riflettere può essere utile. Ma il problema è che spesso ricorderai cosa deve essere fatto in momenti difficili. Forse ti ricordi i compiti quando ti svegli nel bel mezzo della notte, o quando sei profondamente coinvolto in un progetto completamente estraneo.
A causa del modo arbitrario in cui ricordiamo ciò che è necessario fare, è una buona idea avere un sistema per catturare ogni attività che ritieni possa aver bisogno di aggiungere alla tua lista di cose da fare. Ciò potrebbe comportare il trasporto di un blocco note con te, l'installazione di un'app per appunti sul telefono o l'invio di email ogni volta che ricordi un'attività. L'importante è che il tuo sistema di cattura funzioni per te e per il tuo stile di vita.
Leo Babauta di Zenhabits spiega il suo metodo preferito:
Porta un piccolo taccuino (o qualsiasi altro strumento di cattura che funzioni per te) e annota compiti, idee, progetti o altre informazioni che ti vengono in mente. Tiralo fuori dalla tua testa e sulla carta, quindi non dimenticarlo.
Oltre a aiutarti a ricordare le attività, la scrittura di compiti li interrompe in modo fastidioso in fondo alla tua mente. Come sappiamo da Baumeister e Tierney, questo ti libera la tua energia mentale, così puoi concentrarti meglio sul compito da svolgere.
Nota che in questa fase non stai decidendo se seguirai o meno l'attività. È meglio annotare tutte le idee che hai, anche per attività o progetti per i quali non hai tempo. In questo modo tieni la mente libera dal disordine mentale e non proverai mai il rammarico di pensare "quale era quel grande progetto che avevo immaginato prima? Vorrei scriverlo".
Una volta che hai installato un sistema di cattura, devi filtrare le attività che annoti. Ciò significa decidere quali compiti devi effettivamente fare (o che vuoi fare), che sono idee pazzesche alle quali non arriverai mai e che sono progetti per il futuro.
Metti da parte ogni giorno un momento in cui prendi le attività dal tuo sistema di cattura e inseriscile in una lista di cose da fare per le prossime 24 ore.
Assicurati che ogni attività sia specifica e utilizzabile. Se non sarai in grado di dire quando un compito conta come fatto, non dovrebbe essere nella tua lista di cose da fare. La ricerca mostra che mettere compiti vaghi nella tua lista di cose da fare ti renderà più probabile procrastinare.
Devi essere in grado di guardare attraverso la tua lista dei compiti e dire "sì, è fatto". Hai bisogno di aiuto per impostare le attività che sono appropriate? Dai un'occhiata al nostro tutorial sugli obiettivi SMART. Le attività sulla tua lista di cose da fare sono solo piccoli obiettivi, dopotutto.
Puoi sviluppare il tuo sistema per decidere cosa tenere sulla tua lista e cosa scartare. In alternativa, la matrice Eisenhower è ottima per aiutarti a stabilire le priorità. Parlando di stabilire le priorità ...
Hai un elenco di elementi che prevedi di completare per il giorno successivo. Ma quale dovresti fare prima?
La tua lista di cose da fare non è finita finché non hai la priorità delle attività sulla lista. Puoi farlo con:
Puoi saperne di più su come Mangia quella rana o usare il Versione finale approccio nel nostro tutorial su come iniziare con una mentalità produttiva.
La ricerca mostra che se ci concediamo un tempo illimitato per completare un compito, impiegheremo più tempo per farlo, e faremo un lavoro peggiore. Senza scadenze la gente cede alla tentazione di procrastinare.
Ad esempio, uno studio di Dan Ariely e Klaus Wertenbroch ha scoperto che gli studenti che lavorano per rispettare le scadenze auto-imposte hanno ottenuto risultati migliori rispetto a quelli che si sono dati "per tutto il tempo necessario" per completare i documenti.
Quando si imposta un limite di tempo, può aiutare a utilizzare la tecnica Pomodoro. Questa tecnica divide il tuo tempo di lavoro in blocchi di 25 minuti. Più si utilizza la tecnica, migliore sarà la stima della durata dell'attività.
Se un'attività richiede più di due ore, è necessario suddividerla in attività più piccole. In questo modo è possibile stimare la durata di ogni attività e stabilire scadenze appropriate.
Ora la tua lista è pronta, puoi lavorare sulle attività! Inizia con l'attività in cima alla lista e scendi. Una volta completata un'attività, eliminala e passa a quella successiva.
Mentre completi la lista, tieni presente quanto segue:
Usi un elenco di cose da fare per aiutarti a rimanere produttivo? Se sì, cosa fai per rendere il tuo elenco il più efficace possibile? Quali strategie hai appreso in questo tutorial che prevedi di implementare? Ci piacerebbe sentirti, quindi fateci sapere nei commenti qui sotto.
Graphic Credit: Check Box progettato da Simon Henrotte del progetto Noun.
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