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"L'unica cosa che rimane invariata è il cambiamento", è una descrizione abbastanza adatta della vita, e può essere completamente scoraggiante cercare di navigare nel cambiamento pur restando produttivi.
Piccoli e grandi cambiamenti, nuove opportunità, scelte di vita e circostanze al di fuori del tuo controllo si accumulano fino a creare un paesaggio in continua evoluzione. È su questo terreno mutevole che stai cercando di costruire una vita produttiva e concentrata.
Fortunatamente, puoi imparare a mantenere la stabilità anche nel mezzo di un cambiamento continuo. Non è sempre facile, ma con alcune strategie chiave, è fattibile. E più lo fai, più diventa facile.
Gli esseri umani tendono ad equiparare la sicurezza con la prevedibilità. Ci sentiamo più sicuri quando sappiamo cosa sta arrivando, anche quando ciò che possiamo prevedere con precisione non è così piacevole, prezioso o buono.
Foto di lavori in corso da Envato Unstock.Questa strana piccola modifica della psicologia umana è ciò che spinge le persone a rimanere in situazioni demoralizzanti e senza via d'uscita, invece di cercare il cambiamento e una situazione nuova e migliore. La sicurezza che ti senti di poter anticipare, prevedere e persino sperimentare la stessa cosa (anche quando è terribile) spesso supera la paura che provi quando non hai idea di cosa potrebbe accadere dopo.
Tuttavia, è un mito che la prevedibilità sia uguale alla sicurezza. Ecco un semplice esempio: il 77% degli incidenti stradali si verificano entro 15 miglia dalla casa del conducente. Più della metà avviene entro 5 miglia dalla casa del conducente. Un terzo accade entro un miglio di casa. La ricerca dimostra che, man mano che i conducenti acquisiscono familiarità con il loro percorso, diventano meno attenti e meno consapevoli. In altre parole, quando guidate percorsi familiari, noti, prevedibili, "sicuri", diventate pigri.
Hai smesso di prestare attenzione.
E ti schianti.
L'effetto di prevedibilità può essere lo stesso in qualsiasi area della vita. Perché ti senti sicuro, ti rilassi. Hai smesso di provarci così duramente. Tendi ad uscire e fai un lavoro mediocre e letargico a qualunque cosa tu stia facendo. Poiché la situazione è così familiare, così prevedibile, ti senti sicuro e a tuo agio; non ti accorgi della tua pigrizia e mancanza di cura.
La mancanza di cambiamento porta all'apatia. Il cambiamento non è solo importante perché è un ingrediente chiave della crescita; il cambiamento è importante perché ti tiene sveglio e vivo.
Se riesci a vedere il cambiamento come un'esperienza positiva, non negativa, puoi rispondere diversamente e ridurre lo stress che causa. Ridurre lo stress aiuta a prendere decisioni migliori. Se rispondi al cambiamento con il panico e lo stress, avrai un'esperienza negativa e ripercussioni negative dal cambiamento. Ma con la calma, prenderai decisioni migliori nel bel mezzo del cambiamento, ottenendo intuizioni invece di mettere le difese. Quando vedi il cambiamento come una minaccia, diventa spaventoso. Ma quando vedi il cambiamento come un'opportunità di apprendimento e crescita, è quello che è.
Le routine del Bookend sono potenti perché ti danno la normalità, o la prevedibilità e quella sensazione di sicurezza, all'inizio e alla fine della giornata. Non importa quale stranezza tu stia incontrando o ostacoli che stai affrontando nella tua giornata di lavoro, hai qualcosa di comodo su cui contare ad entrambe le estremità. Puoi iniziare la giornata sentendoti sicuro e in controllo, e concludilo sentendolo sicuro e calmo.
Per usare le routine quando colpisci i dossi sulla strada, c'è un punto chiave: mantieni le tue routine abbastanza semplici da adattarle alle mutevoli circostanze. Costruisci le tue routine di bookend sulle azioni che controlli, piuttosto che su una posizione, uno strumento o una risorsa che non controlli. Ad esempio, invece di fare "andare in palestra" un passaggio chiave nella routine mattutina, cambialo in "esercizio per almeno 30 minuti". In questo modo puoi adattare il tuo esercizio a qualsiasi ambiente: andare in palestra, quando è possibile, o fare yoga o fare una passeggiata. Puoi leggere le routine del mattino e della sera e come stabilire le routine, in questo tutorial:
Riformando ogni passaggio come un'azione generale piuttosto che come uso particolare di una risorsa o di un ambiente, si rimuovono le dipendenze e si può mantenere la routine del bookend anche quando si è nel mezzo del cambiamento: in viaggio, in movimento o qualcosa di diverso.
Il modo in cui gestisci le informazioni, le sfide, i progetti e il lavoro è fondamentale per la tua produttività (molto più, forse), rispetto ai progetti particolari sul tuo piatto. Standardizzando il tuo approccio ai metodi di creazione del lavoro che puoi utilizzare per risolvere qualsiasi tipo di problema, puoi affrontare tutte le tue attività con sicurezza e un certo grado di competenza.
Astenersi dalla tentazione di rendere i propri metodi di lavoro super-specifici. Proprio come con le routine del bookend, potrai beneficiare generalizzando il tuo approccio. Spesso puoi standardizzare i tuoi metodi semplicemente rimodellandoli.
Pensa a come ti avvicini di solito a un nuovo progetto o attività. Prendi appunti? Ricerca? Disegna le idee? Brainstorming con i colleghi? Partecipare alle riunioni? Soluzioni e dettagli Mindmap? Pianifichi attività o le avvicini per priorità o urgenza? Prendi un approccio lineare? O immergiti nei dettagli?
Inizia a notare i modelli di come lavori, proprio ora, e poi tira indietro per vedere l'immagine più grande e dominante. Ad esempio, quando lavori a un progetto di design, potresti dedicare del tempo a imparare tutto ciò che puoi sul tuo cliente, il suo settore, i concorrenti, gli obiettivi e così via. Quindi potresti iniziare a formulare concetti ampi e ampi, quindi restringere quelle idee generali in poche che sembrano funzionare davvero. Il prossimo passo è iniziare a perfezionare concetti e dettagli in una soluzione di design specifica.
Quando fai un passo indietro, puoi identificare il tuo approccio al lavoro come un grande modello che può essere ripetuto su quasi tutti i progetti:
Quando vedi i grandi schemi nel tuo approccio, hai una metodologia di lavoro per quasi tutto. Un modello familiare ti dà gli strumenti e una routine da cui puoi contare anche quando gestisci un nuovo cliente, un nuovo tipo di lavoro, più lavoro del solito, un nuovo lavoro, una circostanza personale difficile o qualsiasi altro numero di fattori. Puoi usare il tuo approccio tipico per affrontare qualsiasi nuovo ostacolo.
La familiarità ci aiuta a sentirci più a nostro agio e al sicuro, il che ci rende più rilassati e può aiutare a ridurre lo stress e l'impatto di affrontare circostanze nuove o mutevoli. Più puoi usare un approccio familiare, strumenti familiari e metodi familiari per affrontare nuovi ostacoli o risolvere nuovi problemi, più efficiente e creativo lavorerai.
È allettante, quando la tua vita o il tuo lavoro sono sconvolti, decidere di non preoccuparti della produttività per un po '. Il problema con questa perdita totale di produttività, tuttavia, è che è davvero difficile ricominciare. Le abitudini di produttività che hai costruito in modo faticoso si disintegreranno se non mantengono alcuni movimenti in avanti, e quindi dovrai ricominciare da capo.
Non è necessario spingersi più forte di quando si ha a che fare con situazioni o cambiamenti difficili. Imposta un minimo. È possibile impostare l'output minimo con una quota di output o con un requisito di tempo. Ad esempio, un artista potrebbe decidere di fare uno schizzo o un disegno concettuale ogni giorno. Oppure un designer potrebbe fissare un limite di tempo, forse un'ora o due al giorno, da spendere per un nuovo lavoro di progettazione.
Ci sono due modi in cui un requisito di output minimo ti aiuterà nel bel mezzo delle modifiche. In primo luogo, impostare un output minimo manterrà le tue abilità e le tue abitudini produttive degenerando. Potresti sentire che il tuo lavoro in questo periodo non è molto creativo o di alto livello, ma stai ancora consolidando le tue abilità e padroneggiando il tuo mestiere. In secondo luogo, impostare un requisito di output minimo ti darà un'ancora, un rituale di normalità che può aiutarti a rimanere concentrato e andare avanti anche quando hai a che fare con un ritardo o cambiare alcuni fondamentali.
Ci sono due routine di lavoro che ti aiutano a mantenere la tua produttività indipendentemente da ciò che sta succedendo. Il primo è una routine di wrap-up giornaliera. Questo è un insieme di attività, comunicazione, acquisizione di informazioni e pausa di progetto che fai alla fine di ogni giornata lavorativa. Potresti avere una versione leggermente estesa che fai prima del fine settimana.
Ad esempio, ecco una routine di fine giornata che seguo:
La tua routine di wrap-up giornaliera potrebbe dover essere completamente diversa. Quali compiti devi svolgere per condividere informazioni pertinenti, chiudere eventuali cicli di comunicazione aperti, aggiornare la pianificazione, acquisire informazioni sciolte e semplificare la ripresa del lavoro il giorno successivo? Pensaci, metti questi compiti in un ordine logico e rendili la tua routine giornaliera di lavoro di riepilogo. Gli impacchi giornalieri ti aiutano a iniziare il lavoro facilmente e ti impediscono di perdere slancio da un giorno all'altro.
Puoi anche beneficiare di una routine di chiusura per i progetti finiti. Non importa se un progetto finisce perché hai completato il lavoro o il progetto è stato cancellato; una routine di chiusura ti aiuta a ripulire e chiudere tutte le informazioni e le risorse coinvolte nel progetto.
Una routine di chiusura potrebbe comportare quanto segue:
Le routine di chiusura ti aiutano a limitare il numero di loop aperti nella tua vita. Ti aiutano anche a garantire di aver svolto il lavoro finale necessario per qualsiasi progetto (puoi creare checklist specialistiche per questo, se necessario) e imparare da ogni esperienza di progetto e ogni cliente.
Quando segui una procedura di chiusura standard, crei anche lentamente un catalogo di file e un ricco portfolio; sarai in grado di ripiegare su queste informazioni, se necessario, senza incappare in un arretrato di documenti non compilati e materiali del progetto disordinati e obsoleti.
Un solido ritmo quotidiano deriva dal combinare gli elementi principali della tua giornata in un modo in cui puoi dipendere per creare una routine che possa adattarsi a te anche in circostanze mutevoli e carichi di lavoro.
La semplicità è la chiave per un buon ritmo quotidiano. Ci sono davvero solo due elementi essenziali: blocchi temporali e transizioni.
I blocchi di tempo sono la parte centrale della tua giornata; sono costituiti dalle routine standard, come le routine del bookend, le attività di lavoro primarie e gli elementi specializzati o pianificati nella giornata, come riunioni e appuntamenti.
I tuoi blocchi di tempo possono differire da un giorno all'altro, ma se ti attieni al ritmo del passaggio dal blocco temporale alla transizione dal blocco temporale alla transizione, avrai un modello costante da seguire anche quando un giorno è drammaticamente diverso dal prossimo.
Le tue transizioni sono i pezzi della tua giornata che ti portano da un blocco temporale all'altro. Transizioni uniformi portano a blocchi temporali produttivi. Transizioni disordinate e frustranti portano allo stress e rendono difficile stabilirsi nel tuo prossimo blocco temporale.
Le buone transizioni sono costruite da tempo adeguato, movimento fisico, riposo mentale, preparazione e coerenza.
Come regola generale, concediti almeno dieci minuti tra i blocchi di tempo. Aggiungere più tempo se è necessario viaggiare o prepararsi (fare la doccia e vestirsi, stampare documenti, fare fermate, ecc.) O se il blocco che si sta terminando è mentalmente gravoso.
Se sei stato seduto, alzati, allungati o fai una breve passeggiata. Fai un po 'di yoga Fai qualcosa per far muovere i tuoi muscoli e il tuo sangue che scorre e che l'ossigeno riempia i tuoi polmoni. Un regolare movimento fisico ti aiuterà a lavorare meglio.
Il tempo di transizione è quando lasci andare ciò che hai appena fatto e ti chiami mentalmente per partecipare a ciò che verrà dopo. Il movimento fisico ti aiuta a concentrarti sul tuo corpo ea liberare quelle distrazioni mentali. Puoi anche meditare, cantare, fare un lavoro di routine, fare una conversazione, o fare qualcos'altro che si rilassa e devia mentalmente per aiutarti a ripulire la mente.
L'organizzazione nelle tue transizioni toglie così tanto stress. Organizzati in quello che fai con tutto ciò che appartiene al tuo time block finale: metti le tue cose in palestra nella tua borsa da ginnastica, o archivia i tuoi documenti o prendi appunti sulle telefonate. Metti via gli elementi dell'ultimo blocco in modo sicuro in modo da sapere che sarai in grado di ottenerli rapidamente e facilmente la prossima volta. Passa pochi minuti a "chiudere" ogni blocco di tempo, troverai una serie ordinata di forniture o elementi che ti aspettano la prossima volta.
Sii coerente con le tue transizioni, seguendo lo stesso schema di chiusura dell'ultimo blocco temporale, prendendo il tempo necessario per la transizione, facendo un po 'di movimento fisico, lasciandoti riposare mentalmente e mantenendo l'organizzazione. La coerenza trasforma il tuo tempo di transizione in un rituale che fonda la tua giornata. Penserai meglio e lavorerai meglio quando apprezzi le tue transizioni. Invece di correre e stressare, passerai tranquillamente da un'attività o un'attività all'altra.
Per seguire il ritmo giornaliero, andare avanti e indietro tra un time block dedicato e un tempo di transizione. Questo è un approccio semplice e fondato, ma non accadrà naturalmente; le distrazioni sono molte. Quelli nella tua testa urleranno più forte. Inizierai a lavorare su un compito, a decidere su uno diverso, a fare i waffle avanti e indietro e finirai per essere frustrato. Suona familiare? L'ho fatto così tante volte. Ma le mie giornate hanno un senso e cadono in un flusso e riflusso naturale, quando seguo il mio ritmo di blocchi temporali e transizioni.
Un giorno potrebbe sembrare completamente diverso dal prossimo per quanto riguarda il contenuto dei tuoi blocchi di tempo. Ma il ritmo della tua giornata rimarrà lo stesso, il che significa che avrai continuità e controllo.
A volte vedrai che il tuo amato flusso di lavoro sta fallendo o che la tua routine sta cadendo a pezzi. O forse gli strumenti da cui dipendi non sono disponibili o non sono più adeguati. La crisi non sempre arriva urlando attraverso la porta; a volte si insinua e smantella ciò di cui si dipende, e ci vuole un po 'per notare che qualcosa è molto sbagliato.
Il primo passo avanti è identificare il cuore del problema. È il tuo intero flusso di lavoro, per esempio, o un particolare punto in esso che ti sta causando dolore? È tutta la tua routine, o un passo o una risorsa che non funziona più per te?
Successivamente, prova a eliminare completamente punto, passaggio, strumento o fattore. Se non puoi farlo in realtà, fallo in teoria. Immagina come sarebbe il tuo flusso di lavoro, la tua routine o quest'area senza questo particolare elemento problematico. Cosa non si farebbe? Quali sono le dipendenze? Cosa si farebbe nel resto del flusso di lavoro o della routine?
Ora è il momento di giocare con alcune idee. Cosa potresti fare per rimuovere o ridurre le dipendenze? Che tipo di sostituto potresti fare? Cosa cambia o quale nuovo strumento risolverebbe i problemi che stai incontrando? Elencare le caratteristiche, gli obiettivi, la lista dei desideri per una soluzione ideale. Si noti che a volte la soluzione migliore consiste nell'eliminare il passaggio o lo strumento reinstradando le dipendenze in modo da non avere ripercussioni negative.
Una volta che hai costruito un'idea chiara della tua soluzione o sostituzione ideale, esamina le opzioni. Scopri in che modo gli altri hanno risolto questo problema. Guarda gli strumenti disponibili. Considera suggerimenti e soluzioni o sostituzioni simili.
Puoi anche esaminare in che modo potresti essere in grado di modificare o aggirare l'errore o la debolezza nel tuo attuale problema. A volte la sostituzione non è l'opzione migliore; a volte un cambiamento nell'ordine o importanza è più adatto, o nel modo in cui si utilizza uno strumento, può rimuovere i problemi e ripristinare la funzionalità.
Se trovi alcune soluzioni che sembrano adattarsi alle tue esigenze, provale, una alla volta. Imposta un limite di tempo per il test. Usa la tua lista dei desideri di caratteristiche costruite come standard per l'accettabilità; ordinare le caratteristiche e le esigenze in modo prioritario, perché potresti non trovare qualcosa che soddisfi ogni desiderio. Sai cosa sei disposto a rinunciare.
Test per un determinato periodo di tempo; una volta scaduto, scegli la soluzione più adatta, mettila a posto e vai avanti. Se quello che hai trovato non è l'ideale (non lo è quasi mai), puoi continuare a cercare nuove soluzioni. Ma non ostacolare la routine o il flusso di lavoro per farlo. Usa la soluzione più adatta che hai trovato e resta con essa per un po ', così puoi continuare ad andare avanti e mantenere la produttività. Dopo aver ricercato e compilato un nuovo elenco di opzioni, è possibile impostare un altro tempo di test e provare le nuove opzioni.
I cambiamenti e gli ostacoli della vita possono rallentarti, ma non ti derubano. Usa i sistemi che hai costruito. Dipende dalla tua routine E impiegare strategie come risultati minimi e approcci di lavoro standardizzati per rimanere on-task mentre gestisci qualunque cosa ti capiti.
Icona del calendario disegnata da Kokopako dal Progetto Noun.
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