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Che tu sia un freelance o un lavoro in un'agenzia, se sei un professionista creativo, ti sei occupato dello scope creep. Imparare a prevenire e gestire la creep dello scope è un'abilità essenziale per un professionista creativo di successo, perché lasciare che lo scope si insinui a volontà possa essere devastante.
La sceneggiatrice e sceneggiatrice Sande Chen spiega:
Dato che alcuni progetti hanno coinvolto la narrazione ramificata, questo significa che se una sezione viene tagliata dal gioco a causa dei costi di produzione, ciò influenzerà l'intera struttura della ramificazione e dovrò riscrivere nuovamente la storia.
Questo tipo di dipendenza è comune nel lavoro creativo di tutti i tipi; il cliente può richiedere quello che sembra essere un semplice cambiamento, aggiunta o cancellazione, ma il professionista creativo deve fare un ampio lavoro per raggiungerlo senza demolire la struttura del progetto. Chen ha dovuto riscrivere una "storia epica con molti rami" per un totale di tre volte a causa di questo tipo di richieste. La maggior parte dei liberi professionisti non può permettersi di cedere il numero di ore coinvolte in quel tipo di lavoro di alloggio; e non ci si dovrebbe aspettare che nessun professionista creativo faccia così tanto lavoro gratis.
(Chen, a proposito, ora sta attento a includere le riscritture in ogni contratto, ma a limitare il numero consentito.)
I professionisti creativi stabiliscono le loro tariffe in due modi principali: entro l'ora o dal progetto.
A prima vista, sembra che l'utilizzo delle tariffe orarie renderebbe più semplice gestire lo scorrimento dello scope. Se un cliente richiede più lavoro, semplicemente traccia e addebita le ore. I tassi di progetto, d'altra parte, offrono un determinato progetto (o parte di un progetto) completato per un determinato importo. Quando richieste o modifiche aggiuntive del cliente si verificano, spesso si presuppone che rientrino in tale stima. Ciò significa, naturalmente, che ora stai facendo del lavoro aggiuntivo senza soldi aggiuntivi.
Ci sono due problemi con l'utilizzo di una tariffa oraria per evitare problemi di creep dell'ambito. Il primo è che molti clienti preferiscono una stima del progetto; vogliono sapere il budget totale per il progetto. Il secondo problema è che la gestione del tempo è tanto importante quanto la gestione finanziaria. Se permetti a qualsiasi progetto di espandersi senza limiti, anche se stai fatturando ore aggiuntive per questo, hai poco tempo per altri progetti, nuovi clienti e opportunità interessanti. Essenzialmente, diventi schiavo del tempo in un unico progetto strisciante, e quando finalmente finisce, hai ancora poco lavoro, se non altro, in corso.
La soluzione è utilizzare una combinazione di prezzi di progetto e orari. Crea la stima del tuo progetto come al solito e quando il tuo cliente desidera modifiche o aggiunte che non fanno parte della stima originale, offri di eseguire il lavoro alla tariffa oraria standard. Fai sapere al tuo cliente che hai un certo numero di ore disponibili da dedicare al progetto per quelle richieste aggiuntive.
Esistono diverse importanti tecniche di prevenzione, già esplorate in profondità, per aiutarti a fermare il creep dell'oscilloscopio prima che inizi.
Un modo semplice per gestire il creep dell'ambito è pianificarne una parte. È abbastanza comune che ogni creativo dovrà affrontarlo a un certo punto. Come Andres Max, consulente UX e fondatore di Ideaware, nota:
Nella mia esperienza, scope creep ha fatto parte di oltre l'80% dei progetti con cui ho lavorato. È uno dei più grandi nemici nel mantenere un progetto in tempo e nel budget.
Rosie Brown, ex fotografa freelance e attuale project manager creativo presso Sterling Communications, raccomanda questo metodo:
Includiamo sempre mentalmente una fase di progettazione aggiuntiva. Un cliente può avere un budget limitato e pensa che non avrà bisogno di nulla rivisto - "Mi fido dei tuoi progetti", dirà. Ma ognuno ha una visione e due centesimi, quindi basta tenerne conto nei prezzi e nella pianificazione e consentire il feedback. Lo scenario migliore è che il cliente sarà veramente felice con il tuo primo progetto (o ambito) e non avrà modifiche, e puoi tranquillamente sorprenderlo con una fattura più bassa.
Aggiungere un ulteriore passaggio nel progetto, magari come revisioni o aggiustamenti, ti consentirà di rispondere ad alcune di quelle inevitabili richieste dei clienti o di adattare il progetto al feedback senza addebitare più ore. Se le ore non sono necessarie, si arriva a trasformare il progetto in un costo inferiore al preventivo. Basta essere sicuri di tenere traccia del tempo trascorso in quel passaggio aggiuntivo e, una volta esaurito, comunicare al cliente che ulteriori revisioni o richieste saranno fatturate ogni ora.
Quindi hai fatto tutto il possibile con la prevenzione, incluso un ulteriore passaggio nella tua stima, e ora sei pronto per il progetto. Le email dei tuoi clienti con un'altra richiesta, ma questa volta sai che aggiungerà lavoro oltre la tua stima. Tempo per alcune comunicazioni client a livello di pro utilizzando script, domande e opzioni.
In questo caso uno script indica un insieme di linee prestabilite da utilizzare quando si risponde alle richieste del client, piuttosto che un insieme di comandi del computer. Se tendi ad essere confuso durante la negoziazione con i clienti, o se hai a che fare con un cliente particolarmente invadente, gli script possono aiutarti a mantenere la calma e il tuo reddito.
Conoscete la storia di Bartleby the Scrivener? "Preferirei non" è, forse, lo script più potente che ci sia. Puoi aggiungere un po 'di più ai tuoi script. Ecco alcuni esempi:
Usali o scrivi il tuo. Memorizzali e tienili salvati sul tuo computer, e usali nei colloqui faccia a faccia, al telefono o via email. Il potere della sceneggiatura è nella ripetizione. Se usi lo stesso script, o una leggera variazione, ogni volta che si verifica la conversazione "una piccola richiesta", il tuo cliente (eventualmente) apprenderà che la tua risposta non cambierà. Attenersi alla stessa formulazione e un messaggio coerente ti aiuta ad evitare di dire "sì" per pressione o ansia, e aiuta il tuo cliente a capire che intendi davvero quello che dici. La ripetizione funziona.
Le domande sono il tuo prossimo strumento di comunicazione. L'utilizzo di molte, molte domande specifiche, fin dall'inizio della relazione con il cliente, aiuta a definire le esigenze e le priorità dei clienti in modo da sapere cosa si aspettano. Il modo più semplice per frustrare un cliente e farti del male è presumere di capirti.
Rob Waite, co-fondatore di Hostpipe, raccomanda un'immersione profonda all'inizio della relazione o del progetto del cliente:
Gestisco una Discovery Session con ogni nuovo potenziale cliente per accertare quali sono gli obiettivi e gli obiettivi generali dell'azienda e lavorare con loro per creare strategie a breve, medio e lungo termine. Questo costruisce tempo e fiducia con i nostri clienti, e l'immersione profonda significa che posso anche capire tutti i potenziali problemi che potremmo inciampare quando lavoriamo insieme. È una sessione a pagamento, seguita da una relazione completa e da un piano d'azione a breve, medio e lungo termine.
Fare una prima sessione di domande e risposte fa parte del tuo flusso di lavoro può prevenire problemi di comunicazione e aspettative poco chiare che spesso fanno impantanare un progetto in richieste aggiuntive e cambiamenti in corso.
Non c'è niente di sbagliato semplicemente tirando fuori un "no" fermo e consegnandolo dolcemente al tuo cliente. Ma forse non vuoi necessariamente rifiutare il lavoro richiesto; devi semplicemente assicurarti di essere ricompensato per questo. Le opzioni ti consentono di dare al tuo cliente il potere di scelta mentre ti danno la possibilità di proteggere il tuo tempo e reddito. Quando arriva una richiesta, crea un'opzione / o e condividila con il tuo cliente.
Qui ci sono un paio di esempi:
Quando arriva la richiesta, il tuo compito è:
Sei aperto a richieste e idee aggiuntive senza sottoporti a vincoli di tempo e denaro al di fuori dell'accordo originale. Il tuo cliente mantiene una sensazione di controllo sul progetto, mentre tu mantenga l'autonomia di cui hai bisogno sul tuo lavoro.
Più grande e complesso è un progetto, più è probabile che l'ambito non si insinuerà ma si spingerà verso frontiere precedentemente non menzionate. Per tenere sotto controllo il tuo progetto, usa le fasi, le priorità e gli endpoint.
La mia regola generale è che ogni progetto che richiede cinque ore o più viene suddiviso in fasi. Queste fasi possono essere conosciute solo da me (dipende da quanto facilmente posso comunicarle con il mio cliente). Tuttavia, la maggior parte dei clienti sembra essere più a suo agio quando ne sa di più: cosa aspettarsi, quando aspettarsi e cosa aspettarsi dopo.
Avere delle fasi ti offre un modo semplice per includere un lavoro aggiuntivo, con costi aggiuntivi. Quando arriva una nuova idea o richiesta, rispondi:
Brown condivide il modo in cui la sua azienda utilizza le fasi:
Accogliamo sempre il loro feedback, ma continuiamo a chiedere cosa è necessario per questa fase. Molti clienti escogitano alcune idee davvero grandiose che i creativi desiderano avere pensato quando stavamo costruendo lo scopo. Ciò non significa che quelle idee dovrebbero essere abbattute. Invece, scriviamo tutto e chiediamo cosa è necessario per terminare questo progetto e cosa possiamo aspettare per una fase successiva.
Puoi anche chiedere i pagamenti per fase, in modo da non finire mai con una parte del progetto non retribuita dopo aver investito ore del tuo tempo in essa. Le fasi consentono ai tuoi clienti di capire facilmente su cosa stai lavorando proprio adesso e quando lavorerai alla fase successiva.
Quando viene fornita una richiesta che modifica in modo significativo il budget o spinge il termine come precedentemente concordato, è tempo di chiedere al cliente di fare una scelta per te.
I clienti spesso non si rendono conto di quale cambiamento singolo influirà in termini di design generale, risorse necessarie, tempo e budget richiesti e dipendenze interessate. Quando li aiuti a vedere gli effetti di un cambiamento in termini di priorità, sono pronti a fare scelte più intelligenti.
Gli endpoint sono così importanti nel lavoro creativo, perché, come sanno tutti i professionisti creativi, non è mai stato fatto. C'è sempre spazio per il miglioramento. Tuttavia, ci sono anche altri progetti in attesa. Avere un modo per concludere progetti o fasi, chiamarlo un giorno e passare alla prossima cosa è importante per interesse e reddito.
Assicurati che ogni fase di un progetto includa un endpoint chiaramente definito, accettato da te e dal tuo cliente. Puoi anche impostare un endpoint come limite o un numero predeterminato di ore che sei disposto a inserire in un particolare progetto o fase. Ciò ti impedisce di lasciare che tutta la tua attività venga consumata da un progetto o da un cliente, col rischio di perdere altre opportunità.
Scope creep non è qualcosa da ignorare.
Il lavoro creativo, per sua stessa natura, è soggettivo e difficile da definire. Ecco perché è così importante che noi, in quanto professionisti creativi, impariamo a proteggere noi stessi, il nostro lavoro, la nostra energia creativa e i nostri clienti dalla lenta tortura di progetti in continua espansione.
Se fai il tuo lavoro nella prevenzione e hai alcune di queste tecniche di gestione dello scorrimento delle ciglia pronte e in attesa, sarai in grado di fare un ottimo lavoro, mantenere i tuoi clienti felici e mantenere i tuoi progetti in pista.
Graphic Credit: Over Time icon progettato da iconsmind.com, GB dal progetto Noun.
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