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Excel è ottimo, ma cercare di capire come utilizzare Excel da solo può portarti solo lontano perché non è intuitivo. Ma se utilizzi tecniche e suggerimenti in questo tutorial, sarai in grado di svolgere il tuo lavoro più velocemente e senza stress.
Scopri come applicare formule, calcoli, filtri, manipolazione dei dati, efficienze del flusso di lavoro e altro ancora. Ecco una dozzina di tecniche e caratteristiche di Excel che è necessario conoscere.
Prima di iniziare, vai avanti e scarica il foglio di lavoro del file Excel gratuito. Ci sono più fogli inclusi nel file, uno per esercitarsi su ciascuna delle dodici tecniche di Excel. Guarda il tutorial completo screencast sopra o lavora attraverso la versione scritta passo dopo passo.
Ogni formula dovere inizia con un segno di uguale. Se non si dispone di un segno di uguale, Excel non eseguirà il calcolo; mostrerà solo ciò che hai digitato. È il modo in cui Excel dice "Ehi, calcola questo". Pensa al risultato della tua formula come a quello che dovrebbe essere sul lato sinistro del segno di uguale se stavi usando carta e matita.
E dove scrivi una formula? Scrivilo nella cella in cui vuoi che appaia la risposta. Fare riferimento al foglio "semplice" nel file Excel gratuito per questo esercizio.
Esempio: aggiungi i valori di B2, B3 e B4 e inserire il totale in B6
Nel B6, inserisci questa formula:
= B2 + B3 + B4
Formula sempliceQuindi premere accedere per ottenere il risultato. Se non si preme accedere (o fai clic sul piccolo segno di spunta appena sopra colonna A), non succederà nulla.
Formula semplice inseritaSottrazione, moltiplicazione, divisione ed esponenti funzionano allo stesso modo. Per la maggior parte, usa i simboli che utilizzeresti normalmente o fai riferimento a questo grafico:
| operazione | Simbolo |
|---|---|
| aggiunta | + |
| Sottrazione | - |
| Moltiplicazione | * |
| Divisione | / |
| Esponente | ^ (esempio: B5 ^ 2 è il valore di B5 al quadrato) |
| Più grande di | > |
| Meno di | < |
| Maggiore o uguale a | > = |
| Minore o uguale a | <= |
| Aderire | & |
Se vuoi fare un calcolo un po 'più complicato di una semplice formula, inserisci una funzione nella tua formula. Excel ne ha circa 400, quindi probabilmente ne troverai alcuni di cui hai bisogno. Ci sono funzioni per affari, statistiche, finanza, data e ora, testo, informazioni sui documenti e altro.
La sintassi di tutte le funzioni è:
= NOME DI FUNZIONE (...)
Si inizia sempre con un segno di uguale se la funzione è all'inizio di una formula, quindi il nome della funzione, quindi un insieme di parentesi. Di solito c'è qualcosa tra parentesi, ma non sempre.
Esempio: trova il totale e la media di una colonna di numeri. Fare riferimento alla scheda "Funzioni" nel file Excel gratuito per questo esercizio.
In B10, inserisci la funzione:
= SUM (B2: B8)
In B11, inserisci la funzione:
= MEDIA (B2: B8)
Somma e mediastampa accedere per ottenere i risultati.
Somma e risultato medioSupponiamo che tu scriva una formula nella parte superiore di una colonna e desideri riutilizzare la formula nella colonna (oppure hai una formula all'inizio di una riga e vuoi riutilizzare la formula attraverso la riga). Invece di copiare e incollare manualmente, usa il Riempimento automatico funzionalità per eseguire rapidamente il lavoro e la formula si regola automaticamente. Puoi anche usare Riempimento automatico per inserire automaticamente mesi o giorni della settimana.
Usare Riempimento automatico, cerca il puntino nell'angolo in basso a destra della cella corrente. (Se hai selezionato più celle, condividono un punto comune.) Quando metti il puntatore del mouse sul punto, il puntatore si trasforma in un mirino. Quindi trascina il mirino lungo la colonna o lungo la riga.
Esempio: fai una semplice moltiplicazione in D2, poi Riempimento automatico giù verso D8. Fare riferimento al foglio 'riempimento automatico' nel file Excel gratuito per questo esercizio.
Scrivi la prima formula come faresti normalmente.
Formula di riempimento automaticoInserisci la formula. Se necessario, fare di nuovo clic D2. Ruota il puntatore del mouse sul punto più pesante nell'angolo in basso a destra della cella e il puntatore del mouse diventerà un mirino.
Il mouse diventa un mirinoO trascina il mirino verso il basso colonna D, o semplicemente doppio click. La colonna avrà le formule corrette e i risultati corretti lungo la colonna.
Fare doppio clic per selezionare la colonnaÈ possibile utilizzare Excel come un piccolo database, ordinare le righe di dati in ordine alfabetico o numerico e filtrare solo i dati desiderati. Funziona meglio quando le colonne hanno intestazioni, come Nome, Cognome e così via.
La cosa più importante da ricordare è non seleziona una colonna prima di ordinare. Questo ordinerà la colonna indipendentemente dal resto dei dati, e probabilmente non è quello che vuoi. Quando fai clic in una colonna, Excel è abbastanza intelligente da sapere cosa stai facendo.
Quando si tratta di filtrare, Excel ha ottimi strumenti automatici.
Esempio: ordina un elenco per cognome, città o altra colonna, in ordine crescente o decrescente. Fare riferimento al foglio 'filtro e ordinamento' nel file Excel gratuito per questo esercizio.
Ordinamento semplice in ExcelFare clic su qualsiasi cella nel Cognome colonna. Sul Casa scheda del Nastro, clic Ordina e filtra, quindi scegli Dalla A alla Z o Dalla Z alla A. Prova questo con una qualsiasi delle altre colonne.
Potresti aver notato che puoi eseguire il filtraggio dallo stesso menu a discesa.
Esempio: ora filtra l'elenco per mostrare solo gli indirizzi da Alaska e California.
Fare clic in qualsiasi punto all'interno dell'area dati e da Ordina e filtra menu, scegliere Filtro.
Filtro sempliceNon appena lo fai, noterai che le intestazioni delle colonne ricevono frecce a discesa. Adesso:
Scatola dei filtriL'elenco ora mostra solo le righe per questi due stati. Se lo desideri, ordina gli stati dalla A alla Z. Raggrupperà tutte le righe dell'Alaska sopra le righe della California (evidenziato nella schermata di seguito).
Se si desidera cancellare il filtro, fare clic sulla freccia del menu a discesa sul Stato colonna di nuovo e scegliere Filtro pulito.
Filtro pulitoPuoi rimuovere le frecce a discesa nello stesso modo in cui le hai scattate: fai clic su Ordina e filtra menu e scegliere Filtro, ancora.
Se disponi di molti dati, specialmente se sono importati da qualche parte come un modulo web, potresti avere righe duplicate. Excel fa un ottimo lavoro di rimozione dei duplicati e ti consente di decidere in che modo le righe simili devono essere considerate come duplicate.
Esempio: utilizza le informazioni sull'indirizzo per determinare quali righe sono duplicate. Fare riferimento al foglio "Rimuovi duplicati" nel file Excel gratuito per questo esercizio.
Quando scorriamo questo file di esempio, vediamo che ci sono tre righe identiche in cui il nome è Samantha Carter: i dati in tutte le colonne sono identici, quindi sappiamo che è la stessa persona elencata tre volte. Ci sono anche due file in cui il nome è Sharon Valeri, ma tutte le altre informazioni sono diverse, quindi sappiamo che si tratta di due persone con lo stesso nome.
Seleziona sia Sam che Sharon Assicurati di fare clic in qualche punto nell'area dati. Quindi nel Dati scheda del nastro, clic Rimuovi duplicati.
Rimuovi la finestra di dialogo DuplicatiLascia tutte le caselle selezionate. In questo modo, Excel considererà le righe duplicate solo se tutte le loro colonne sono identiche.
Clic ok. Ci dice che sono stati rimossi due duplicati, che è quello che ci aspettavamo. Quando scorriamo verso il basso, vediamo che due dei tre record di Samantha Carter sono stati rimossi e rimangono entrambi i record di Sharon Valeri.
Duplicati rimossiSe si dispone di una colonna di dati che è necessario dividere in più colonne, utilizzare il Testo in colonne comando. Basta essere consapevoli che non è perfetto perché non può leggere la tua mente, quindi potrebbe essere necessario effettuare una pulizia manuale.
Esempio: dividere una colonna contenente nomi completi in colonne separate per nome e cognome. Fare riferimento al foglio 'splitting' nel file Excel gratuito per questo esercizio.
Qui abbiamo dati simili come negli esempi precedenti. Nota che tre persone nella lista hanno tre nomi, quindi avremo bisogno di due colonne vuote.
Innanzitutto, inserisci due colonne vuote a destra di colonna A:
Posiziona il puntatore del mouse sull'intestazione di colonna B, quindi diventa a freccia rivolta verso il basso. Trascina a destra, così colonne B e C siamo selezionato.
Selezione delle colonne di ExcelPulsante destro del mouse e selezionare Inserire dal menu popup. Dato che hai selezionato due colonne, ora ne avrai due vuote.
Selezionare tutti i nomi in colonna A. (Modo rapido: fai clic sul primo in A3, quindi premere Ctrl + Maiusc + Freccia giù. Poi scorrere verso l'alto.)
Sul Dati scheda, selezionare Testo in colonne. Scegliere delimitato, quindi fare clic Il prossimo.
Colonne Text to TabsScegliere Spazio come unico delimitatore. Trattando i delimitatori consecutivi come uno sarà selezionato per impostazione predefinita, quindi lasciatelo. Scorri verso il basso l'elenco per vedere i nomi che si estendono su tre colonne.
Le colonne Text to Tabs si estendonoClic Il prossimo, quindi fare clic finire. Colonna A ora avrà solo i nomi di battesimo, colonna B avrà cognomi, e colonna C avrà tre nomi che si sono rovesciati.
Nomi divisiÈ possibile modificare manualmente questi tre nomi, quindi elimina la colonna C, che dovrebbe essere vuoto.
Excel fa un buon lavoro anche andando dall'altra parte: se hai più colonne e vuoi unirle in una sola. Ci sono un paio di modi per farlo, ma ti mostrerò il più semplice, ovvero usare una formula. Fare riferimento alla scheda "Partecipazione" nel file Excel gratuito per questo esercizio.
Come hai fatto sopra, inserisci una nuova colonna dopo colonna B. Posiziona il puntatore del mouse sul intestazione di colonna C quindi il puntatore del mouse diventa a freccia rivolta verso il basso...
Inserisci una nuova colonna... quindi selezionare Inserire dal menu popup. Dare alla nuova colonna un titolo di Nome e cognome.
Fai clic nella cella C3 nella parte superiore della nuova colonna per fare la prima formula. Per renderlo più comprensibile, lo faremo con un piccolo errore, quindi correggerlo.
Dal momento che vogliamo unire il contenuto della cella, non aggiungere numeri, l'operatore da usare è una e commerciale. Quindi, formula la formula:
= A3 e B3
Formula di unioneMa quando lo inserisci, il nome e il cognome vengono squished insieme, senza uno spazio intermedio. Quindi cancellalo. Riscrivi di nuovo la formula, ma con un altro elemento incluso:
= A3 e "" e B3
Inserire uno spazio tra le doppie virgolette significa che la formula dovrebbe includere letteralmente uno spazio vuoto.
Unire la formula allo spazioaccedere esso, e Riempimento automatico giù fino in fondo.
Compattazione automatica in bassoEcco alcuni modi rapidi per formattare numeri (dollari, percentuali, ecc.) E fogli di lavoro (colori, caratteri).
Fare riferimento al foglio di 'formattazione' nel file Excel gratuito per questo esercizio.
I numeri in questo foglio di lavoro dovrebbero avere virgole per separare migliaia, ma non hanno bisogno di decimali. Potresti voler applicare i simboli del dollaro alla prima riga, il Fila totale e il Colonna totale. Inoltre, l'ultima colonna è formattata come decimale, ma dovrebbe apparire come percentuale.
Seleziona la prima riga di numeri attraverso il Colonna totale.
Tenere premuto il tasto Tasto Ctrl e selezionare attraverso il Totale riga in basso (ora le righe in alto e in basso dovrebbero essere entrambe selezionate).
Selezione formattazioneSulla barra multifunzione, fare clic su Simbolo del dollaro pulsante o premere CTRL + MAIUSC + $. Ciò vale per i simboli del dollaro, le virgole e i decimali. (Rimuoveremo i decimali in un minuto.)
Ora seleziona tutti i numeri in mezzo e fai clic su Pulsante stile virgola o premere CTRL + MAIUSC + !. Questo vale per virgole e decimali.
Per rimuovere tutti i decimali, selezionare tutti i numeri nel foglio eccetto il Colonna percentuale alla fine e clicca il Diminuisci il decimale pulsante due volte.
Formattazione Excel - diminuisci i decimaliAdesso applichiamo le percentuali.
Seleziona tutti i numeri in basso % del totale colonna, quindi fare clic su % firmare o premere CTRL + MAIUSC +%.
Se vuoi, clicca il Aumentare il decimale pulsante una o due volte.
Applicare le percentualiPer formattare il foglio, ci sono tre modi per farlo:
Per velocità, ecco il secondo e il terzo metodo.
Seleziona tutte le intestazioni delle colonne, quindi sul nastro, fai clic Stili di cella. Scegline uno.
Stili di cella per la formattazione di colonne di ExcelFai lo stesso per le intestazioni di riga.
Stili di cella di formattazione dell'intestazione di ExcelAnnulla un paio di volte.
Ora fai clic Formatta come tabella e scegli un design.
Clic ok nella finestra di dialogo che appare. Si noti che le colonne hanno frecce a discesa in modo da poterle filtrare.
Se una colonna è troppo stretta, è possibile che il testo sia troncato o i numeri visualizzati come segni di cancelletto. Se una linea è troppo corta, potresti non essere in grado di leggerla. Fare riferimento al foglio "righe e colonne" nel file Excel gratuito per questo esercizio.
La regolazione della larghezza della colonna e dell'altezza delle righe funziona praticamente allo stesso modo: posiziona il puntatore del mouse sul bordo destro o inferiore della riga o della colonna in modo che il puntatore del mouse diventi una freccia a due punte, quindi trascina finché la riga o la colonna non è la dimensione desiderata . O puoi doppio click per ottenere automaticamente la riga o la colonna. (Funziona allo stesso modo in Esplora file di Windows nella vista dettagli).
Windows File Explorer altezza della larghezza della colonnaEsistono due modi per creare interruzioni di pagina:
Per inserire un'interruzione di pagina manualmente, selezionare l'intestazione di riga o colonna in cui si desidera interrompere la pagina, quindi da Scheda Layout di pagina del nastro, fare clic su Interruzioni a discesa e selezionare Inserisci interruzione di pagina.
Inserisci interruzione di paginaPer regolare le interruzioni di pagina, utilizzare Anteprima interruzione di pagina.
Clicca il Anteprima interruzione di pagina icona nell'angolo in basso a destra, quindi trascinare le linee. Le linee tratteggiate sono interruzioni di pagina automatiche e se si inseriscono interruzioni di pagina, quelle linee saranno solide.
Regola le interruzioni di paginaPer inserire, eliminare, spostare o rinominare i fogli di lavoro, utilizzare le schede nell'angolo in basso a sinistra dello schermo.
Questa cartella di lavoro ha solo un foglio, chiamato sheet1. Per rinominarlo:
Lavorare con i fogliPer inserire un foglio nuovo, vuoto, Clic il giro Segno più accanto alla scheda.
Per duplicare il foglio:
Clicca il triangoloRilascia il mouse per primo. Vedrai un nuovo foglio con lo stesso nome e un "(2)" dopo ciò.
Il tuo nuovo foglio creatoPuoi trascinare i fogli in qualsiasi posizione desideri. Le lenzuola cadono dove vedi il triangolo che punta verso il basso.
Quando hai un foglio lungo, è facile che l'intestazione di una colonna scorra fuori dalla vista, ma c'è una funzione per impedirlo. Quando si stampa un foglio lungo, si desidera assicurarsi che le intestazioni delle colonne vengano visualizzate nella parte superiore di ogni pagina e, per favore, non farlo copiando e incollando. Quello diventerà un incubo.
Fare riferimento al foglio "intestazioni" nel file Excel gratuito per questo esercizio.
In questo foglio, clicca sulla cella A3, che è appena sotto la riga delle intestazioni delle colonne. Quindi nel vista scheda del nastro, fare clic Blocca riquadri. E selezionare Blocca riquadri dal menu a discesa.
Selezionare Blocca riquadriOra puoi scorrere su e giù il foglio e vedere ancora le intestazioni.
Puoi sbloccare i riquadri allo stesso modo: clicca Blocca riquadri, quindi selezionare Sblocca i riquadri dal menu a discesa.
Tuttavia, questo non ha alcun effetto sulla stampa. Per stampare le intestazioni delle colonne in ogni pagina:
Seleziona le intestazioniPer vedere che funziona, vai a Anteprima di stampa: File> Stampa o premere Ctrl + P.
Fai clic sulle schede della pagina in basso per scorrere le pagine e vedere le intestazioni.
Scorri tra le intestazioniExcel ha diverse funzioni che possono prendere decisioni su quale valore visualizzare. Questi sono tutti basati sulla funzione IF. Una volta che ti è familiare, sarà più facile per te usare quelli più complessi.
La funzione IF ha tre argomenti:
Quando una funzione ha diversi argomenti, li si separa con virgole. Quindi questa è la sintassi:
= IF (condizione per testare, cosa restituire se vero, cosa restituire se falso)
Fare riferimento alla scheda "Funzioni" nel file Excel gratuito per questo esercizio.
Esempio: abbiamo una lista di ordini effettuati da persone in vari stati. Se un ordine viene dal New Jersey, applica una tassa sulle vendite del 7%. Se un ordine proviene da qualsiasi altro luogo, non applicare le tasse.
Nella parte superiore del Colonna fiscale (H3), inserisci questa formula:
= IF (C3 = "nj", G3 * .07, "")
Questo significa:
IF Risultati della funzioneRiempimento automatico giù fino in fondo. La maggior parte delle celle nella colonna Fiscale sarà vuota e quelle che non hanno una tassa sulle vendite perché questa riga mostra NJ nel Stato colonna, come mostrato di seguito.
Simile alla funzione IF, le funzioni SUMIF e AVERAGEIF troveranno la somma e la media di un intervallo di celle in cui esiste un determinato valore o condizione.
Le funzioni ottengono tre argomenti:
La sintassi delle due funzioni è simile: nomi diversi, ma gli stessi argomenti:
= SUMIF (intervallo di ricerca, valore da selezionare, intervallo da aggiungere)
= AVERAGEIF(intervallo di ricerca, valore da selezionare, intervallo da aggiungere)
Fare riferimento al foglio "SUMIF" nel file Excel gratuito per questo esercizio.
Esempio: trova il totale di tutti gli ordini in California e l'ordine medio di Kona.
In fondo al saldi colonna, in G203, inserisci questa formula per trovare il totale degli ordini in California:
= SUMIF (C3: C201, "ca", G3: G201)
Questo significa:
Aggiungi il valore della colonnaOra usa la stessa tecnica per trovare la media di tutte le vendite di Kona.
Vai dentro G204 e inserisci questa formula:
= AVERAGEIF (D3: D201, "kona", G3: G201)
Questo significa:
Media la colonnaQuesto dovrebbe essere il risultato:
Risultato finaleImparare come usare Excel è valsa la pena. Con queste tecniche e suggerimenti, puoi utilizzare le più potenti funzionalità di Excel per risparmiare tempo da utilizzare nei tuoi fogli di lavoro. Pratica le lezioni di cui sopra, quindi lavora sull'integrazione di queste tecniche nel tuo flusso di lavoro.
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