Share
La tua azienda è alla ricerca di un modo efficace per connettersi con i lavoratori remoti? Le videochiamate online sono un modo importante per i team remoti di rimanere in contatto. Ma alcuni lavoratori e aziende non hanno ancora familiarità con come organizzare una videoconferenza efficace
Anche se la tua azienda non fa affidamento su team remoti oggi, è probabile che lo faranno nel prossimo futuro. Il lavoro a distanza è una parte importante del modo in cui vengono gestite la maggior parte delle aziende. I lavoratori in remoto possono risparmiare denaro aziendale perché in genere c'è un sovraccarico con un lavoratore remoto. L'assunzione di lavoratori in remoto consente inoltre a un'azienda di accedere a una forza lavoro più ampia e diversificata. Dati recenti del sondaggio sulla comunità americana del Census Bureau degli Stati Uniti indicano che 13,4 milioni di persone negli Stati Uniti lavorano da casa. Nel Regno Unito, i dati recenti dell'Ufficio per le statistiche nazionali indicano che oltre 4,2 milioni di persone lavorano da casa almeno una volta.
Le videochiamate online sono un modo importante per i team remoti di rimanere in contatto. (Fonte immagine: Envato Elements)Una buona comunicazione è vitale per qualsiasi attività di successo. Tuttavia, uno studio ha rilevato che i lavoratori in remoto spesso si sentono esclusi (Harvard Business Review). Le videochiamate online possono aiutare a risolvere i problemi di comunicazione e alleviare i sentimenti di sconnessione. Le videoconferenze online possono anche essere un mezzo per i team remoti per rimanere in contatto e per assicurarsi che il team sia sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi e le scadenze.
In questo tutorial, condivideremo ciò che devi sapere per iniziare con le videochiamate online per le conferenze di lavoro. Inizieremo con gli strumenti necessari per partecipare a una videochiamata. Poi discuteremo come prepararci per una chiamata in videoconferenza e cosa fare mentre partecipi a un live conf. chiamata. Infine, toccheremo ciò che dovresti fare una volta terminata la videochiamata.
Gli strumenti necessari per la tua videochiamata online variano, ma molto probabilmente inizierai con il software di videoconferenza web. Per una panoramica di alcune delle migliori opzioni di software per videoconferenza disponibili, studia questo articolo:
La maggior parte dei software per videoconferenze si basa su Internet, quindi assicurati di avere una connessione disponibile. Avrai anche bisogno di alcuni strumenti hardware per la videochiamata, tra cui:
Assicurati di controllare i consigli hardware per il software di videoconferenza che hai scelto. Puoi anche trovare alcune linee guida per la scelta del buon hardware in questo articolo su come impostare un webinar professionale:
Puoi anche trovare utile questo corso:
Una volta selezionati gli strumenti e le attrezzature giusti, è il momento di iniziare a prepararsi per la tua chiamata online.
Se vuoi che la tua teleconferenza faccia a faccia o altre videochiamate live abbia successo, devi essere preparato. In questa sezione discuteremo quattro aree a cui dovresti prestare attenzione:
Diamo un'occhiata a ciascuna area separatamente.
La prima area a cui vuoi prestare attenzione è il tuo aspetto. Potresti lavorare da casa, ma se partecipi a una videochiamata in diretta devi essere presentabile. Ciò significa indossare lo stesso tipo di abbigliamento che indosserai in ufficio (se sei entrato) per il tuo video conf. chiamare, ma optare per una versione confortevole di esso tenendo presente la temperatura. Ecco un breve video che parla dell'aspetto della videocamera.
Alcune di queste linee guida in questo tutorial si applicano anche alle chiamate in conferenza:
Inoltre, considera ciò che apparirà nella chiamata immediatamente dietro di te. È un ufficio disordinato? Una bacheca disordinata? Un muro pieno di poster? Tutti questi potrebbero potenzialmente influenzare il modo in cui sei percepito. Prenditi un po 'di tempo per abbozzare qualsiasi parte dell'ufficio che possa essere visibile ai partecipanti della tua chiamata online.
C'è di più per avere una chiamata in conferenza di successo che semplicemente scegliendo l'abito giusto, però. È inoltre necessario assicurarsi che l'ambiente sia giusto prima della conferenza.
Assicurati che la stanza che utilizzerai per la chiamata in conferenza abbia una buona illuminazione. La luce morbida e naturale è la migliore. Ma evita la retroilluminazione, che potrebbe verificarsi se ti siedi di fronte a una finestra. Idealmente, la fonte di luce sarebbe posizionata dietro lo schermo del computer.
Dovrai anche assicurarti che il tuo spazio sia privo di distrazioni. Ciò potrebbe significare far sapere ai membri della famiglia che sarai impegnato in una chiamata (e non disponibile) in modo che non si interrompano accidentalmente. Inoltre, assicurati che la suoneria sul tuo telefono sia silenziata per la durata della chiamata e disattiva tutte le notifiche che hai impostato sul tuo computer o dispositivi intelligenti.
Se hai conf regolare. chiamate programmate con la tua squadra, potrebbero essere più o meno informali. Sfortunatamente, le chiamate non pianificate possono a volte divagare e richiedere molto tempo, il che consuma la tua produttività e la produttività della tua squadra.
Puoi risparmiare tempo pianificando ciò che sarà discusso in anticipo. Se stai ospitando la chiamata in conferenza, invia un ordine del giorno. Ma anche se non stai ospitando la riunione, puoi comunque creare un elenco personale di argomenti che desideri vengano discussi dai membri del team. Avere una tale lista può tenere la riunione in pista.
Una presentazione, ad esempio una presentazione di PowerPoint, è anche un buon modo per presentare le informazioni ai membri del team in modo rapido ed efficiente. E molti strumenti di web conferencing ti consentono di integrare una presentazione nella videochiamata. Un ulteriore vantaggio di usare una presentazione è che puoi inviare ai membri del team che hanno perso il conf. chiamare così come i partecipanti dopo la riunione è finita.
Se decidi di utilizzare una presentazione, vorrai assicurarti che sia professionale. Il modo più rapido per farlo è utilizzare un modello di presentazione predefinito come quelli disponibili tramite Envato Elements o GraphicRiver.
L'utilizzo di una delle centinaia di modelli di presentazione disponibili tramite Envato Elements può rendere la tua videochiamata dal vivo più professionale.Envato Elements è un servizio di download illimitato che ti consente di accedere a risorse creative premium come modelli di presentazione, temi WordPress, foto d'archivio e altro ancora. GraphicRiver ti consente di pagare per ogni asset in base alle tue esigenze.
Per saperne di più su come creare un'ottima presentazione, perché non scaricare il nostro eBook sulle presentazioni: La guida completa per fare grandi presentazioni. È gratuito quando ti iscrivi alla newsletter Envato Tuts + Business.
Una volta ottenuto l'equipaggiamento e pianificato per la tua conferenza Web, è il momento di chiamare. Ecco alcune linee guida da seguire nel giorno della chiamata:
Hai appena imparato a selezionare il software e l'hardware necessari per partecipare o ospitare una videochiamata in diretta, nonché come pianificare la chiamata e come partecipare. Ma una volta che la chiamata è finita, non hai finito. Ci sono alcune attività di follow-up che dovrai eseguire. Ecco alcuni di loro:
Se la riunione non è stata una riunione di routine, prendere in considerazione l'invio di una nota di ringraziamento in seguito. Una nota di ringraziamento è particolarmente importante dopo un'intervista, persino una chiamata di intervista web. Secondo uno studio di Robert Half, meno di un quarto di tutti i partecipanti all'intervista invia una nota di ringraziamento dopo un'intervista. Tuttavia, lo stesso studio ha rilevato che oltre la metà dei professionisti delle risorse umane trova utile ricevere una nota di ringraziamento.
Ma anche se la tua videochiamata non è stata un'intervista, una nota di ringraziamento potrebbe essere comunque un buon modo per avere un'impressione positiva se la chiamata implicasse qualcuno che facesse uno sforzo in più per tuo conto. Per indicazioni su come scrivere una buona e-mail di ringraziamento, studiare questo tutorial:
Una volta terminata la videochiamata, prenditi del tempo per studiare davvero le note della riunione. Presta attenzione a tutti gli articoli che non hai compreso e agli elementi che richiedono un'azione da parte tua. Per gli articoli che non capisci, contatta il presentatore o l'organizzatore della riunione il prima possibile per ottenere un chiarimento. Utilizzare i suggerimenti in questo tutorial per scrivere un'e-mail professionale:
Per quelle attività che richiedevano di agire, assicurati di seguire le azioni richieste. Se sei l'organizzatore della riunione e ritieni che i partecipanti alla riunione non stiano completando le attività assegnate, il seguente tutorial ti aiuterà a scrivere un'e-mail di promemoria:
Abbiamo esaminato l'hardware e il software necessari per una videochiamata in diretta. Abbiamo anche discusso su come preparare una videoconferenza. Inoltre, abbiamo parlato di cosa fare durante una chiamata web e come seguire in seguito.
Con le linee guida che hai imparato in questo tutorial, sai come impostare le videochiamate. Perché non iniziare a programmarne uno oggi? (E non dimenticare di scaricare un modello di presentazione premium da Envato Elements o GraphicRiver per risparmiare tempo.)
Accentsconagua