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Hai nella tua mente una collezione sfocata di "cose da fare" che ti distrae dal lavoro che dovresti fare? Ti dimentichi di portare a termine compiti importanti? O ti senti come se stessi affogando nelle responsabilità? Se è così, non sei solo. Travolgere è un fenomeno così comune nel mondo di oggi che gli esperti di produttività hanno sviluppato sistemi per affrontarlo. Uno dei più popolari è Getting Things Done (GTD). Diamo un'occhiata a come funziona-e come puoi attuarlo nella tua vita.
Negli anni '20, Bluma Zeigarnik, studente laureato in Lituania, si sedette in un ristorante-come molti studenti universitari fanno-pensando a cosa scrivere nella sua tesi di dottorato. Notò che i camerieri avevano un talento per ricordare ordini complessi. Ciò ha permesso loro di consegnare il cibo giusto ai tavoli giusti e di presentare assegni dopo che i clienti avevano terminato i pasti.
Zeigarnik osservò anche che una volta che un ordine era stato completato e pagato, sembrava che fosse caduto dalla mente del cameriere. Se un cliente tornava con una domanda su un pasto che avevano avuto al ristorante, i camerieri si sforzavano di ricordarlo.
Dall'osservarlo, Zeigarnik sviluppò una teoria: la nostra energia mentale è attratta da compiti incompleti. Una volta che un compito è stato affrontato, lo lasciamo dalla nostra mente. Studi di laboratorio hanno confermato la tesi di Zeigarnik. L'idea che la nostra attenzione sia distratta da compiti incompleti divenne nota come effetto Zeigarnik.
David Allen, creatore del sistema GTD, chiama queste attività che ci distraggono "open loop". Allen definisce loop aperti come:
qualsiasi cosa attiri la nostra attenzione che non appartiene a dove è, com'è.
Gli anelli aperti, dice Allen, possono essere cose da elencare come "fine del mondo" o "sostituisci temperamatite elettrico". Il punto è questo:
Anche le [persone] che non sono consapevolmente "stressate" sperimenteranno invariabilmente un maggiore rilassamento, una migliore concentrazione e una maggiore energia produttiva quando impareranno in modo più efficace a controllare i "circuiti aperti" delle loro vite.
In sostanza, GTD è un sistema per il controllo dei loop aperti, quindi è possibile concentrarsi meglio sull'attività in corso. Ovviamente, non ti consente di completare tutti i loop aperti della tua vita-dopo tutto, nessuno ha ancora trovato una soluzione praticabile alla fame nel mondo. Ma ti dà la tranquillità di avere a che fare con tutti i loop aperti in qualche modo. E poiché questo ti rende più produttivo, finirai per chiuderne altri.
Quando usi GTD, ogni anello aperto nella tua vita avrà un posto. In effetti, è uno schedario per tutti i tuoi loop aperti. Alcuni dei tuoi file-o aprire i loop-sarà nascosto per poter tornare più tardi, al momento opportuno. Gli altri saranno collocati nel primo cassetto, pronti per l'accesso e il placcaggio il più presto possibile.
Inoltre, GTD fornisce anche un sistema per decidere cosa fare dopo. Quindi, invece di essere distratto dal pensiero, "Cosa dovrei fare dopo?", Tu sai sempre la prossima azione da intraprendere.
Il sistema GTD completo è esplorato nel libro di David Allen Finire di fare le cose. Un articolo come questo può delineare la sua struttura di base, ma è più che sufficiente per iniziare.
Pronto per imparare le basi? Quindi scaviamo.
La prima fase del sistema GTD è raccogliere i tuoi loop aperti. Puoi farlo con una serie di strumenti, noti come bucket di raccolta. I bucket di raccolta potrebbero essere:
Molti circuiti aperti che raccoglierai verranno dai tuoi pensieri. Altri saranno esterni, ad esempio un'email o una telefonata da un cliente.
La fase di raccolta funziona secondo tre principi base:
- Ogni anello aperto deve essere nel tuo sistema di raccolta e fuori di testa.
- È necessario disporre di un numero ridotto di bucket di raccolta che è possibile ottenere con.
- Devi svuotarli regolarmente.
Mantenere ogni ciclo aperto nel tuo sistema di raccolta è vitale. Non importa quanto banale o travolgente possa sembrare un compito, se è nella tua mente, scrivilo. Altrimenti ti distrae. Allen scrive:
Quando saprai quanto ti è rimasto in testa per raccogliere? Solo quando non è rimasto niente. Se una parte di te è anche vagamente consapevole del fatto che non hai tutto, non puoi davvero sapere quale percentuale hai raccolto.
I secchi di raccolta che hai scelto dipendono da te e in base alle tue circostanze personali. Tuttavia, vale la pena ricordare che l'e-mail in particolare è multifunzionale. Non c'è niente che ti impedisca di inviarti e-mail con compiti da completare invece di avere un'app separata per annotarli.
Ora, passiamo a come puoi svuotare i tuoi bucket di raccolta una volta che li hai riempiti.
Come abbiamo notato nell'introduzione, è impossibile completare tutti i tuoi loop aperti. Quindi se non puoi fare tutte le attività che hai annotato, come puoi mantenere vuote le tue collezioni? Secondo Allen, questa parte del processo GTD "è forse il miglioramento più critico che ho fatto per praticamente tutte le persone con cui ho lavorato". Esistono diverse sottosezioni per questo processo.
Quando estrai un oggetto da uno dei tuoi bucket di raccolta per elaborarlo, prima chiedi "Che cos'è?"
Questo è particolarmente utile per oggetti che provengono da altre persone-come e-mail e lettere. Solo decidendo cosa sono in grado di decidere quali compiti devi fare per chiudere il ciclo aperto o se devi fare qualcosa a riguardo.
Se rispondi a questa domanda "no", allora puoi fare una delle tre cose per elaborare l'oggetto:
Se la risposta è "sì, in futuro", quindi per elaborare l'elemento, è necessario impostare un promemoria automatico, ad esempio un avviso nel calendario, per quando è necessario intraprendere un'azione.
Per uno qualsiasi dei risultati sopra indicati, hai trattato l'oggetto e può essere rimosso dal tuo sistema di raccolta.,
Nota: è probabile che la maggior parte degli articoli nei tuoi bucket di raccolta non ottenga oltre questo passo. È il passo più importante del processo GTD, in quanto consente di "parcheggiare" i loop aperti piuttosto che lasciarli bloccare la tua attenzione.
Se la risposta è "sì, il prima possibile", puoi passare al punto 2c.
Hai deciso che devi agire. Ora devi decidere quale sarà l'azione.
L'azione deve essere il Il prossimo azione logica verso la chiusura del ciclo aperto. Se è necessaria solo un'azione, andare al passaggio 2d.
Se la chiusura del ciclo richiede più di un compito, allora hai bisogno di due cose:
Nota: un elenco di progetti è un elenco di tutti i loop aperti che richiedono il completamento di più attività. Allen consiglia di tenere un elenco di progetti come modo per tenere traccia dei loop aperti su cui stai ancora lavorando. Una volta completate tutte le attività secondarie di un progetto, è possibile rimuoverlo dall'elenco dei progetti.
Questo stadio è quello di chiedersi: "Posso completare questo compito in una sola azione in meno di due minuti?"
Piccoli compiti come questo potrebbero essere:
Se la risposta a questa domanda è "sì", prosegui e completa l'azione. In caso contrario, passa al passaggio successivo.
Ora chiediti: "Devo farlo, o potrei delegarlo a qualcun altro?"
Se è possibile delegare l'attività, farlo. Se è qualcosa che devi fare da solo, continua con il prossimo passo.
Il tuo compito ora viene aggiunto a una delle due posizioni:
Finora in questo tutorial, hai trovato un elenco di azioni successivo e un elenco di progetti. Quali sono queste liste, in termini pratici? Secondo Allen, le liste sono:
una sorta di set di promemoria rinnovabile, che potrebbe essere elenchi su carta per notebook o in qualche programma per computer o persino cartelle di file contenenti pezzi di carta separati per ciascun articolo.
Se hai meno di 30 elementi nel tuo elenco di azioni successivo, puoi andare direttamente al passaggio 4.
Se, tuttavia, (come la maggior parte delle persone) hai significativamente più di 30 oggetti nel tuo elenco di azioni successivo, allora è una buona idea organizzare il tuo elenco.
Puoi organizzare la tua lista in due modi: per contesto e per priorità. È una buona idea organizzare prima l'elenco in base al contesto, quindi organizzare ogni sotto-elenco di contesto che crei per priorità.
Per organizzare la tua lista in base al contesto, chiediti: "Dove devo essere per fare questo compito?" I contesti possono essere luoghi fisici, come nel tuo ufficio, a casa o al supermercato. Possono anche essere situazioni specifiche, come "elaborare email", "fare telefonate" o "alla riunione settimanale della squadra".
Per ciascun contesto potenziale, si crea un sottoelenco delle azioni successive.
Organizzare in base al contesto significa che qualunque cosa tu stia facendo, puoi guardare il tuo prossimo elenco di azioni e vedere cosa devi fare.
Allen fornisce una guida limitata su come assegnare priorità alle attività. Raccomanda di porre la domanda:
Dato [il mio] contesto, tempo ed energia disponibili, ciò che darà [me] il massimo profitto?
Il suo altro consiglio è di considerare i compiti che svolgi in termini di obiettivi di vita a lungo termine piuttosto che cercare costantemente fuochi da spegnere. Questo è simile all'approccio di Eisenhower Matrix, che ti aiuta a dare priorità alle attività in base alla loro urgenza e importanza.
In alternativa, puoi dare la priorità alla tua lista di cose da fare usando il Mangia quella rana metodo, che sostiene di fare il compito voi meno voglio fare prima L'idea è che ottenere i compiti peggiori ti dia una scarica di energia produttiva.
Oppure potresti provare Mark Forster Versione finale, in cui assegni le priorità ai compiti di ciò che ritieni più utile fare, e quindi a cosa hai più energia.
Puoi saperne di più Mangia quella rana e Versione finale nel passaggio 3 di questo tutorial di Business Tuts.
Ora che hai creato il tuo prossimo elenco di azioni e hai organizzato l'elenco in base al contesto e alla priorità, sei pronto per iniziare a lavorare.
Ricorda, avrai anche delle attività che appaiono nel tuo calendario, quindi concediti del tempo anche a queste.
Se qualcosa ti distrae o disturba la messa a fuoco, scrivilo e aggiungilo ai secchi della tua collezione. In questo modo, puoi elaborarlo in un secondo momento.
Lo stadio finale di GTD è revisione le tue liste Tre tipi di revisione sono fondamentali:
Durante la tua recensione settimanale, dovresti fare quanto segue:
Questo è il sistema GTD in poche parole. Perché non provarlo e vedere se parcheggiare e chiudere i loop aperti migliora la concentrazione?
Graphic Credit: Loop progettato da P.J. Onori del Progetto Noun.
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