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Un'email di promemoria amichevole può essere uno strumento efficace per gestire la tua attività. Ma la maggior parte di noi non sa come scrivere buoni messaggi di posta elettronica.
Non vogliamo presentarci come invadenti o ostili, ma vogliamo trasmettere il messaggio in modo appropriato. Soprattutto, vogliamo che il destinatario dell'email svolga il compito di cui gli stiamo ricordando. Trovare il giusto equilibrio per l'e-mail di promemoria può essere una lotta.
Fortunatamente, ci sono modi per scrivere un'e-mail di promemoria amichevole sia efficace che professionale. In questo tutorial, spieghiamo come scrivere un'e-mail di promemoria amichevole che ottenga risultati migliori. Condividiamo anche alcune best practice di posta elettronica e forniamo un esempio di email di promemoria efficace da cui puoi lavorare.
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Ecco alcuni casi in cui potresti dover inviare un promemoria via email:
La chiave per scrivere un'e-mail di promemoria efficace è di rimanere professionale e amichevole. Questo è particolarmente vero per un primo promemoria, poiché la mancanza di azione del tuo contatto potrebbe essere il risultato di una svista. Non vuoi danneggiare il tuo rapporto con quella persona.
In Envato Tuts + abbiamo diversi tutorial che spiegano le best practice di posta elettronica per scrivere un'email professionale e fornire esempi. Per saperne di più, studia:
Il primo tutorial spiega chiaramente come decidere se scrivere un'email formale o informale. Il secondo spiega come rendere le tue e-mail chiare e concise.
Potresti chiederti per quanto tempo aspettare prima di inviare un'email di promemoria. Dovresti aspettare un giorno, una settimana, più a lungo?
La risposta dipende in parte dall'accordo con l'altra parte.
Se l'azione che stai aspettando è scaduta in una data specifica, invia un'email di sollecito gentile il primo giorno in cui l'azione è effettivamente in ritardo. Di solito, questa è la prima data lavorativa dopo la scadenza. Esempi inclusi:
In generale, se è stata concordata una data stabilita e tale data non è stata soddisfatta, l'attesa extra non aiuta. L'attesa potrebbe anche danneggiare le possibilità di ottenere una risposta poiché i dettagli dell'accordo potrebbero essere dimenticati nel tempo. Più a lungo aspetti, meno è probabile che i tuoi contatti ricordino ciò che dovrebbero fare.
Al contrario, se l'azione che stai aspettando non ha una data di scadenza specifica, puoi dare al tuo contatto un po 'di tempo in più. Questo è particolarmente vero quando chiedi a un conoscente un favore. Ad esempio, chiedi a un conoscente di consegnare il tuo curriculum al dipartimento risorse umane della tua azienda e non ti rispondi subito da loro. Potresti essere in ansia per un possibile lavoro e vuoi contattarli il primo giorno lavorativo dopo aver accettato di aiutare. Ma è meglio aspettare una settimana circa prima di ricontrollare con loro.
Un modo per assicurarsi di inviare promemoria in modo tempestivo è pianificare il promemoria in anticipo. Strumenti come Boomerang possono essere impostati per inviare automaticamente un messaggio di follow-up se non ricevi una risposta via email.
Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di Boomerang per automatizzare i promemoria, rivedere:
Ora che abbiamo discusso alcune delle circostanze della stesura di un'email di promemoria, è tempo di guardare un esempio più specifico di cosa scrivere in un'email di promemoria.
Ai fini di questo tutorial, darò un'occhiata a un tipo comune di promemoria, una scadenza mancante.
Prima di iniziare, tuttavia, voglio lasciarti coinvolgere in un grande risparmio di tempo quando si tratta di scrivere e-mail che probabilmente invierai più di una volta, usa i modelli. Creando modelli di email per varie situazioni, si evita l'avvio di nuovi ogni volta che si invia un particolare tipo di messaggio. Inoltre, i modelli possono essere facilmente personalizzati per includere dettagli specifici.
Gmail ha una funzione, Risposte predefinite, che può aiutarti a impostare bozze di email da riutilizzare. Ecco il nostro tutorial sulle risposte predefinite:
Un altro buon punto sull'utilizzo di una risposta predefinita è che è meno probabile aggiungere emozioni nella e-mail di promemoria, che lo rende amichevole e utile.
Ora, iniziamo con il nostro esempio di promemoria amichevole e analizziamo ogni componente di come scrivere un'e-mail di promemoria.
Dopo aver scelto i destinatari del messaggio, la prima parte del messaggio di promemoria da considerare è la riga dell'oggetto. Se sei tentato di saltare la riga dell'oggetto, non farlo. I messaggi di posta elettronica senza una riga dell'oggetto vengono inviati direttamente a Spam.
Anche la riga dell'oggetto è importante perché è la prima cosa che il destinatario vede. Se ricevono molte e-mail, la riga dell'oggetto può determinare se aprono il messaggio e-mail che hai inviato.
Per attirare l'attenzione del destinatario, uso la frase "Risposta richiesta" nella riga dell'oggetto. Includo anche il nome del progetto, poiché potrebbero essere coinvolti in più di un progetto.
Finora, il nostro messaggio assomiglia a questo:
Assicurati di includere una riga dell'oggetto con l'e-mail di promemoria. Dopo aver deciso su una riga dell'oggetto, sei pronto per passare al passaggio successivo nella creazione della tua email di promemoria amichevole. Diamo un'occhiata a come scrivere un saluto e-mail promemoria.
Mentre si potrebbe essere tentati di saltare direttamente nel corpo della tua e-mail di promemoria e non includere un saluto, evitare la tentazione. La tua email sarà molto meglio ricevuta se indirizzi il tuo destinatario per nome.
Nel nostro esempio, sappiamo che il nome del membro del team di progetto è Joan Perez, quindi indirizzeremo questo messaggio di promemoria via email a lei. Dal momento che conosciamo bene Joan, va bene iniziare con un saluto informale usando la parola "Ciao" seguita da un nome, come nell'esempio seguente:
Se conosci il destinatario, va bene usare un saluto informale.Se non conoscessimo bene Joan, potremmo iniziare con un saluto più formale come "Cara Joan". Se non conoscessimo il nome di Joan, potremmo chiamarla per posizione. Ad esempio, "Gentile membro del team di progetto ABC".
Per esempi più specifici su come iniziare e terminare un'e-mail professionale, dai un'occhiata a questo tutorial:
Ora che abbiamo scelto una riga dell'oggetto e una formula di saluto, siamo pronti a passare al corpo del messaggio di promemoria e-mail e a comprendere la parte principale di cosa scrivere nella tua email di promemoria. Qui è dove comunichi in realtà il tuo messaggio principale.
Puoi dividere il corpo del tuo messaggio di promemoria via email in più parti:
Nell'esempio di email di promemoria che stiamo scrivendo a Joan Perez per Project ABC, abbiamo incorporato questi elementi come segue:
Il corpo del promemoria dell'email è dove comunichi il tuo messaggio.Si noti che il corpo del messaggio di promemoria inizia su una nota positiva complimentandosi con il lavoro precedente di Joan. Passa a un paragrafo diretto sulla scadenza mancante.
Infine, il messaggio si chiude con un invito all'azione che chiede a Joan una data in cui verrà inviato il lavoro mancato. Il project manager offre anche di rispondere a domande e fornisce anche il loro numero di telefono.
Il passaggio finale nella creazione di un promemoria via email amichevole è quello di chiudere il messaggio. Lo farai con un'ultima frase e la tua firma e-mail.
La tua frase finale dovrebbe riflettere il tono del resto della tua email. Se hai usato un tono formale per tutta l'email, dovresti chiudere anche una nota formale. Allo stesso modo, se la tua e-mail è informale la tua chiusura dovrebbe essere anche informale.
Diamo un'occhiata più da vicino al nostro esempio:
Chiudi il tuo promemoria via email con una frase di chiusura e la tua firma.Per la nostra frase di chiusura, concludiamo con una nota positiva assumendo che il destinatario agisca. Inoltre, non abbiamo incluso il nome dell'azienda o ulteriori informazioni di contatto poiché il destinatario dell'email è ben noto a noi.
Per un'e-mail di promemoria più formale (come contattare un fornitore per una spedizione in ritardo), includere più informazioni del mittente, ad esempio:
Potresti anche voler incorporare una firma e-mail nel tuo messaggio di promemoria. Ecco un elenco di alcuni modelli di firme e-mail professionali che potresti prendere in considerazione, oltre a suggerimenti su come utilizzarli al meglio:
Un messaggio di posta elettronica amichevole può essere un promemoria efficace. Spesso, questo è tutto ciò che serve per risolvere un problema. A volte, però, una telefonata è più efficace di un promemoria via email. Questo è particolarmente vero quando hai già inviato un messaggio di posta elettronica ed è stato ignorato.
Se decidi di effettuare una chiamata, ecco alcune linee guida rapide per aiutarti a effettuare una chiamata riuscita:
In alcuni casi potrebbe essere necessario ricorrere a misure estreme (come assumere un avvocato o escalation la situazione per il proprio manager). Ma quelle misure sono l'ultima risorsa. Quando puoi, è meglio provare a risolvere la situazione con un'e-mail promemoria amichevole o una chiamata amichevole. Un approccio amichevole lascia intatto il tuo rapporto professionale per le transazioni future.
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Se ti sei mai chiesto cosa scrivere in un'email di promemoria, ora hai alcune linee guida che puoi seguire. Ricordati solo di seguire le best practice email descritte in questo tutorial e nelle risorse che ho condiviso.
Soprattutto, resta amichevole e professionale mentre scrivi la tua email di sollecito. Mantenere la relazione lascia aperta la porta per le transazioni future con il tuo contatto.
Hai mai dovuto scrivere un'email di promemoria amichevole? Come lo hai gestito? Condividi le tue esperienze nei commenti qui sotto.
