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Scrivere e-mail efficaci può essere una sfida. Hai scritto un messaggio importante che sai che il tuo pubblico potrebbe usare. Ma sembrano ignorare le tue e-mail. Potrebbe essere il momento di intensificare il tuo gioco.
In questo tutorial, ti condurremo attraverso il processo di scrittura e-mail professionale dall'inizio alla fine. Abbiamo oltre 15 suggerimenti utili per scrivere e-mail per scrivere un'e-mail efficace.
Inizierai imparando a identificare l'obiettivo per la tua email efficace. Finirai imparando la giusta chiusura e l'importanza di un modello di firma e-mail. Discuteremo anche l'uso di immagini e animazioni nella posta elettronica, nonché il momento giusto per inviare un'e-mail aziendale.
Sei pronto per imparare a scrivere email più efficaci? (fonte grafica)Ora salta in questi consigli killer per come scrivere un'e-mail efficace:
Inizia decidendo quali risultati desideri dalla tua email. Quindi, scrivi la tua email con questo obiettivo in mente. La tua email non può raggiungere il suo scopo se non sai perché lo stai scrivendo.
Quando scegli un obiettivo per la tua email, è meglio mantenere l'obiettivo semplice. Sarà meno confusionario per il pubblico.
Ad esempio, quale e-mail pensi sia più probabile che raggiunga il suo obiettivo?
È più probabile che la prima email abbia successo perché c'è solo un obiettivo semplice. Mentre la seconda email potrebbe riuscire a far sì che un lettore esegua una delle azioni desiderate, è improbabile che facciano tutte e tre le cose.
La riga dell'oggetto è la prima cosa che vede il tuo lettore. Una cattiva riga dell'oggetto potrebbe eliminare la tua e-mail o, peggio ancora, inviata direttamente alla cartella Spam.
Mantieni concisa la tua materia oggetto di posta elettronica, ma sii specifico. Non ingannare nemmeno il tuo lettore o lascerai una cattiva impressione.
La tua riga dell'oggetto dovrebbe anche essere rilevante per il tuo destinatario. Tutti odiano ricevere una email generica che non ha nulla a che fare con loro. Se puoi, fai un ulteriore passo avanti e personalizza la linea dell'oggetto.
Ecco un esempio di una cattiva riga dell'oggetto email:
Email importante. Ottieni $ 100!!!
Questa è una brutta linea di soggetto. È vago. Le parole "email importante"Non dire al lettore nulla sull'e-mail .Inoltre, è fuorviante: se il lettore ha aperto l'e-mail, vedrebbero che non riceveranno $ 100 a meno che non vincano un concorso. Infine, i tre punti esclamativi alla fine della riga dell'oggetto rendono questa riga dell'oggetto spammata.
Ecco una migliore riga dell'oggetto email per la stessa email:
Scopri le tue nuove funzionalità XYZ (registrati per vincere un premio di $ 100)
Piuttosto che la frase vaga, "email importante,"la seconda riga dell'oggetto dice al lettore che questa e-mail elenca le nuove funzionalità di XYZ, un prodotto che possiedono e la frase tra parentesi chiarisce che i $ 100 sono un premio.
Nota: L'app del software XYZ descritta in queste e-mail è fittizia. Viene utilizzato solo per illustrare questi esempi e non si basa su alcun vero strumento software.
Per ulteriori informazioni sulla creazione di potenti righe tematiche, studiare:
Anche se il tuo lettore apre la tua email, le prime righe potrebbero essere tali che smettono di leggere proprio lì. Prestare particolare attenzione al saluto (e-mail di saluto) e alla frase di apertura per assicurarsi che la tua e-mail sia efficace.
Quando si tratta di saluti e-mail, utilizzare il giusto grado di formalità. Per sapere come essere formale devi conoscere il tuo pubblico. Il pubblico sarà offeso da un saluto informale o sarà informale rendere la tua attività commerciale più accessibile? Non puoi conoscere la risposta a meno che tu non abbia fatto i compiti per i tuoi lettori.
Indipendentemente dal fatto che la tua e-mail abbia un tono formale o informale, alcune aperture sono semplicemente troppo poco professionali per una e-mail aziendale. Guarda questa email di apertura:
Yo XYZ User!
Il tuo software XYZ è stato aggiornato.
Anche se la tua email è scritta in un tono casuale, "yo"non è praticamente mai un buon saluto e-mail. Contrastare l'apertura sopra con la seguente, più efficace (e professionale) apertura e-mail:
Ciao Laura,
Siamo lieti che tu abbia scelto il software XYZ. Come menzionato nel contratto di manutenzione, XYZ è stato aggiornato automaticamente alla versione 4.2.
Il tono e-mail è ancora casuale ("Ciao"), ma nota la personalizzazione dell'aggiunta del mio nome. Per ulteriori dettagli su come creare un'apertura per un'e-mail efficace, consulta il seguente tutorial:
Una volta che hai creato una linea tematica forte e hai scelto un buon saluto e una buona linea per l'email, raggiungi rapidamente il punto principale del tuo messaggio e-mail. Rimanere concisi Se hai più di un punto, usa un elenco in modo che il tuo lettore possa scansionarlo facilmente.
Continuando con l'esempio precedente, invece di inserire tutte le nuove funzionalità del software in un lungo paragrafo, utilizzare un elenco per renderle facilmente scansionabili. Come questo:
1. Si integra con smartphone o tablet
2. Aumento dello storage basato su cloud
3. Riempimento automatico per frasi comuni
4. Il controllo ortografico in-software ora include le frasi straniere
Il tuo lettore può vedere le caratteristiche a colpo d'occhio. Ma le funzionalità di quotazione non sono abbastanza. Spiega perché queste funzioni sono importanti per il tuo destinatario di posta elettronica.
Molti professionisti non comprendono la differenza tra caratteristiche e vantaggi. Le caratteristiche descrivono cosa fa il tuo prodotto. Un vantaggio spiega come una funzionalità aiuta il tuo lettore.
Non dare per scontato che il tuo lettore di email sappia già perché qualcosa è importante per loro. Assicurati che la tua e-mail spieghi i vantaggi del tuo lettore.
Aggiorniamo l'elenco delle funzionalità software che abbiamo creato in precedenza e includiamo i vantaggi per il cliente di ciascuna di esse. L'elenco ora è simile a questo:
1. Usa il software ovunque. Si integra con uno smartphone o un tablet.
2. Un sacco di spazio per salvare tutto ciò di cui hai bisogno. Aumento dello storage basato su cloud.
3. Compila rapidamente i moduli. Riempimento automatico per frasi comuni.
4. Riduci gli errori nelle parole straniere. Il controllo ortografico in-software ora include le frasi straniere comuni.
L'elenco ora mostra come ogni aggiornamento di funzionalità aiuta il lettore. È molto più probabile che siano interessati a un'email che spiega chiaramente i vantaggi.
Ci siamo sfiorati prima, ma personalizziamo la tua email su ciò che sai del tuo lettore. Usa il tono e i termini a cui si riferiscono.
Troppo spesso, gli uomini d'affari inseriscono nella posta elettronica tanti termini tecnici quanti ne possono contenere, pensando erroneamente che l'utilizzo di un gran numero di termini del settore impressionerà il lettore. In realtà, i termini non familiari hanno più probabilità di irritare e alienare il tuo lettore piuttosto che impressionarlo. Inoltre, evitare l'uso di abbreviazioni non comuni.
Scrivi la tua email ad un livello di lettura che i tuoi lettori possano capire. Diversi studi dimostrano che la maggior parte degli adulti negli Stati Uniti si trova a proprio agio con materiale scritto a un livello di lettura dal settimo al nono grado. Quindi, se questo è il pubblico che stai cercando di raggiungere, adatta la tua scrittura a quella fascia di livello.
Per scoprire a quale livello è stata scritta la tua email, usa un correttore di leggibilità. Alcuni strumenti di authoring hanno un correttore di leggibilità integrato o trovano un correttore di leggibilità online come l'App di Hemingway.
Sottotitoli e altra formattazione rendono più leggibile la posta elettronica e aiutano il lettore ad assorbire il messaggio. Ricorda, il tuo lettore è probabilmente di fretta. Con un sottotitolo, possono afferrare i tuoi punti principali senza troppi sforzi.
Aggiungiamo un sottotitolo all'esempio di email su cui abbiamo lavorato. Questa volta, esaminiamo l'intera email che abbiamo scritto finora. Ecco qui:
Oggetto: Scopri le tue nuove funzionalità XYZ (registrati per vincere un premio di $ 100)
Ciao Laura,
Siamo lieti che tu abbia scelto il software XYZ. Come menzionato nel contratto di manutenzione, XYZ è stato aggiornato automaticamente alla versione 4.2.
Aggiornamenti XYZ Software 4.2
1. Usa XYZ ovunque. Si integra con uno smartphone o un tablet.
2. Salva tutto ciò di cui hai bisogno. Aumento dello storage basato su cloud.
3. Compila rapidamente i moduli. Riempimento automatico per frasi comuni.
4. Riduci gli errori nelle parole straniere. Il controllo ortografico in-software ora include le frasi straniere comuni.
Si noti come il sottotitolo che conduce nella lista, Aggiornamenti XYZ Software 4.2, è una delle prime cose che cattura l'attenzione del lettore.
Come con qualsiasi tipo di contenuto, le immagini in una e-mail attirano un lettore e catturano la loro attenzione. Non esagerare con le immagini nella tua email professionale. Una grande o due piccole immagini sono sufficienti per la maggior parte delle e-mail aziendali.
Alcuni svantaggi nell'uso delle immagini includono:
Assicurati che le immagini che usi siano professionali. E, naturalmente, hai bisogno dei diritti intellettuali per usare qualsiasi immagine tu usi.
Dove puoi trovare immagini efficaci da aggiungere alle tue e-mail? Una volta che la fonte di qualità delle immagini professionali prive di royalty è Envato Elements. Per un piccolo canone mensile, scegli tra oltre 200.000 foto professionalmente curate. E avrai accesso anche a molte altre risorse grafiche professionali.
Se vuoi veramente catturare l'attenzione di un lettore, considera l'utilizzo di una GIF animata. Le GIF animate aggiungono movimento al tuo messaggio, che attira l'attenzione del lettore.
Fai attenzione quando aggiungi GIF alle tue email. Una semplice animazione funziona meglio di una complicata. E le email con i file GIF animati devono affrontare alcuni problemi, tra cui:
Per un approfondimento sull'utilizzo di GIF animate in e-mail, leggi:
Il tuo lettore non saprà cosa fare dopo a meno che tu non dica loro. Includi un chiaro invito all'azione per ottenere i risultati desiderati.
Nell'email, che abbiamo creato per questo tutorial, vorremmo che il lettore si iscrisse alla nostra newsletter. Iscrivendosi alla newsletter, si registreranno anche per vincere il premio da $ 100. Ecco come appare il nostro invito all'azione per la nostra email di esempio:
Scopri di più su come utilizzare il software XYZ (e registrati per vincere $ 100) di abbonarsi alla newsletter settimanale XYZ(Link).
Nota come l'invito all'azione include un link sottolineato. In una e-mail live, sarebbe un link cliccabile su cui il lettore potrebbe fare clic.
Se il tuo lettore ha letto tutta la tua email, è importante lasciarli con una buona impressione. Aggiungere una chiusura efficace alla tua email è il modo migliore per assicurarti che il tuo lettore lasci un buon feeling con la tua azienda.
Rendi la tua e-mail di chiusura sincera e appropriata. Proprio come hai preso in considerazione il tuo pubblico quando hai scritto il resto dell'e-mail, pensa al tuo pubblico quando scrivi la tua email chiudendo.
Una chiusura email efficace include una frase di chiusura e identifica il mittente. Proprio come ci sono saluti di posta elettronica formali e informali, ci sono anche chiusure di posta elettronica formali e informali. Il tipo di chiusura che scegli dipende dal pubblico di destinazione per la tua email.
Per chiudere l'email di esempio su cui abbiamo lavorato, utilizzeremo questa semplice chiusura email:
Grazie ancora per aver scelto il software XYZ per soddisfare le tue esigenze software.
Auguri,
Jane Jones
CEO e fondatore, AnyTown Consulting
555-555-9090
Jane @ AnyTown Consulting
Nota: In questo esempio, AnyTown Consulting è la società che ha sviluppato l'app XYZ fittizia nell'e-mail di esempio. AnyTown Consulting è una società fittizia utilizzata a scopo illustrativo. Non è destinato a rappresentare alcuna società o organizzazione reale.
Per maggiori dettagli su come chiudere la tua email efficace, fai riferimento a:
Per un ulteriore livello di professionalità, aggiungi un modello di firma alla tua email. Un modello di firma professionale include il tuo marchio e le tue informazioni di contatto. Questo elemento di design fa risaltare la tua posta elettronica, il che rende la tua email più efficace.
Ecco l'email su cui abbiamo lavorato con un modello professionale:
Rendi più efficace la tua email aggiungendo un modello di firma.Nota: Il modello professionale illustrato sopra utilizza il 1127 Modello di firma email dal GraphicRiver di Envato, che è una grande fonte di modelli di email professionali come quella usata nell'esempio sopra.
Trova altri esempi di modelli di firma professionale in questo articolo:
Un fatto poco noto è che la P.S. (postscript) è una delle parti più lette di una e-mail. Se non hai familiarità con il termine, P.S. si riferisce a una frase, frase o paragrafo breve aggiunto dopo il blocco della firma. L'idea è che il poscritto è un'aggiunta dell'ultimo minuto all'e-mail.
Nelle e-mail, la P.S. può includere una chiamata in più all'azione o anche un'offerta speciale. L'aggiunta di un postscript alla tua email può renderla più efficace.
Ecco un esempio di postscript per l'esempio di email su cui abbiamo lavorato:
Post scriptum Mi sono quasi dimenticato di dirtelo. Se tu Iscriviti(link) per la nostra newsletter entro la fine di questo mese, ovvero il 30 novembre, aggiungeremo un mese gratuito al tuo piano di supporto.
Se il tuo lettore stava discutendo sull'iscrizione alla newsletter, l'incentivo aggiunto nella P.S. potrebbe essere abbastanza per prendere una decisione.
Errori ed errori riducono l'efficacia della tua email. Inoltre danno al lettore una cattiva impressione della tua attività. Spetta a te assicurarti che la tua email professionale sia il più pulita possibile prima di inviarla.
Controlla attentamente la tua email. Controlla:
Se puoi, chiedi a qualcun altro di correggere la tua email. Una volta che sei sicuro che la tua email sia priva di errori, sei pronto per inviarla.
Quando si invia la tua email è importante. Il momento migliore per inviare un'e-mail varia a seconda del pubblico di destinazione per l'e-mail.
Ad esempio, potresti non voler inviare un'email di un uomo d'affari alle 17:00 Venerdì pomeriggio. Potrebbero aver lasciato l'ufficio e quando arriveranno lunedì mattina la tua e-mail sarà solo una delle tante che sono arrivate nel fine settimana, rendendo meno probabile che il tuo destinatario lo legga.
La maggior parte degli studi concorda sul fatto che martedì è il miglior giorno della settimana per inviare una e-mail a un uomo d'affari. Naturalmente, il giorno migliore per raggiungere il tuo pubblico di destinazione potrebbe essere diverso. Quindi, impara tutto ciò che puoi sui tuoi destinatari di posta elettronica.
Affinché la tua email sia efficace, è importante dare un seguito. Il tuo follow-up può assumere due forme:
Il follow-up può spesso essere la differenza tra ottenere una vendita e non ottenere una vendita.
Per rispondere a tutte le risposte che ricevi, la tua casella di posta elettronica deve essere organizzata e priva di ingombri o potresti trascurare la risposta. Nell'esempio che abbiamo utilizzato, immagina che un destinatario di email risponda chiedendo se l'abbonamento alla newsletter XYZ costa denaro. Ma non si vede la loro risposta a causa della posta in arrivo ingombrante. C'è un'opportunità persa.
Per saperne di più su come gestire la tua casella di posta elettronica e mantenerla libera da ingombri, studia il nostro eBook GRATUITO sulla gestione della posta in arrivo: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery.
Scrivere e-mail efficace non è difficile una volta che sai come raggiungere il tuo pubblico. Utilizzare i suggerimenti di comunicazione e-mail professionali in questo tutorial per scrivere e-mail più efficaci.
Per ulteriori informazioni su come scrivere un'e-mail persuasiva, studiare:
Per sapere come formattare un email e i consigli di scrittura aziendale per le email, fai riferimento a:
Quali sono i suggerimenti per scrivere e-mail per scrivere e-mail efficaci che coinvolgono i destinatari? Fateci sapere i vostri migliori consigli nei commenti.
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