Come scrivere un'e-mail di un giorno di malattia professionale (con esempi)

Ti svegli sentendo terribile e ti rendi conto che non puoi presentarti al lavoro oggi.

Dire al tuo capo che non puoi venire a lavoro è spaventoso, anche se il tuo ufficio ha una politica lassista sulle assenze. Non vuoi che il tuo capo pensi che stai rallentando, ma non vuoi divulgare così tante informazioni che la conversazione diventa imbarazzante.

Quando non puoi venire a lavoro devi scrivere un'e-mail per un giorno di malattia. (Fonte immagine)

Questo tutorial copre tutto ciò di cui hai bisogno per scrivere un'e-mail di giorno di malattia professionale, oltre a modelli facili da modificare. Troverai anche consigli per scrivere un'e-mail di malattia per malattie ricorrenti o invisibili.

1. Seguire il protocollo aziendale

Segui il protocollo per le assenze nel manuale del datore di lavoro o segui il metodo di comunicazione preferito dal tuo manager. Per alcune persone, questo significa che devi informare il tuo manager almeno due ore prima del tuo turno. Alcune aziende potrebbero richiedere che tu chiami malato invece di inviare un'email o un testo. Potrebbe anche essere necessario informare i vostri colleghi e clienti che siete fuori dall'ufficio.

Alcuni datori di lavoro hanno bisogno di una nota medica per le foglie che durano più di tre giorni. Ma ci sono anche aziende rigorose in cui è necessario presentare una nota medica, anche se si sarà assenti solo per un giorno. Chiedete al vostro manager o controllate il vostro contratto di lavoro se non siete sicuri di dove il vostro datore di lavoro si trova sulle note del medico.

2. Fallo presto

Invia un'email in caso di malattia o chiama in anticipo, non appena ti rendi conto che non puoi venire a lavoro. Malattie improvvise e viaggi al pronto soccorso possono farti perdere la testa. Ma è comunque tua responsabilità chiamare il tuo manager non appena ne hai la possibilità. Non vuoi lasciarli senza tracce su dove ti trovi.

3. Cosa includere nell'e-mail del malato

Mantieni la tua email chiara e concisa. Di seguito è riportato un elenco di ciò che è necessario includere quando si chiama o e-mail in stato di malattia:

1. Motivo della tua assenza. Mantieni questa parte chiara senza entrare troppo nei dettagli. Scrivi la malattia specifica e i sintomi principali che ti impediscono di venire in ufficio. Non devi elencare tutto.
2. Per quanto tempo sarai assente dal lavoro. Questo è prevedibile per molte malattie, come l'influenza o il raffreddore, in cui il peggio è passato in uno o due giorni. Se non sei sicuro quando tornerai, chiedi al tuo medico quanto tempo ci vorrà per recuperare.
3. Indirizza la tua disponibilità a comunicare.Informa il tuo capo se puoi rispondere alle domande via email. Puoi anche includere un numero di telefono di emergenza nel caso in cui dovessero raggiungerti.Se sei troppo malato per rispondere alle e-mail, sii onesto e chiarisci che sarai irraggiungibile durante la tua assenza.
4. Chiarire se lavorerai o no.Questo vale per i dipendenti di telecommute, remote o di livello senior che dovrebbero continuare a lavorare anche durante le ferie. Il tuo supervisore potrebbe permetterti di telelavorare se sei contagioso, ma non troppo malato per riposarti completamente a letto.
5. Nota del medico e altra documentazione. Indicare qualsiasi nota del medico, prescrizione medica o certificato medico che è possibile fornire per eseguire il backup della richiesta di assenze per malattia.
6. Assegna un nome alla tua persona punto.Indica chi prenderà in consegna i tuoi progetti e le tue riunioni attuali, in modo che il tuo manager sappia a chi rivolgersi per domande sui tuoi compiti. Puoi semplicemente scrivere, "Ben prenderà le mie riunioni con i clienti questo pomeriggio, ed è anche aggiornato sui miei progetti con il cliente X."
7. Chiusura professionale. Termina l'e-mail del giorno di malattia con una semplice chiusura e il tuo nome.

Puoi anche inviare un'email alla tua squadra con una versione ridotta di questa email che non include i dettagli del tuo disturbo e la nota del medico.

Email campione di Sick Day per la tua squadra

Ciao gruppo,

Ci dispiace, ma non posso farlo funzionare oggi. io ho un (dolore / raffreddore / mal di stomaco, ecc.), quindi mi prenderò il giorno libero. Sarò disponibile a (rispondi alle email / lavoro da remoto). "

È anche una buona idea impostare un'e-mail fuori sede per tenere informati tutti gli altri con cui lavori.

4. Modelli di email per il malato

Qui ci sono diversi modelli per mostrarti come inviare email in caso di malattia, a seconda delle circostanze: 

1. Esempio di email semplice per il malato

Usa questo modello quando sarai assente solo per un giorno. È breve e non include molti dettagli perché un'assenza di un giorno non ha bisogno di cinque paragrafi per spiegare. 

"Ciao (Nome del responsabile),

Sto inviando un'email per informarti che non posso farlo funzionare oggi, (Data), come sono venuto giù con a (la tua malattia). Sarò disponibile a rispondere alle e-mail se hai bisogno di aiuto urgente, ma (Nome del collaboratore) gestirò il mio carico di lavoro oggi per garantire che tutte le scadenze siano rispettate.

Grazie per la comprensione,

(Il tuo nome)"

La frase "aiuto urgente"È lì per suggerire che non controllerai e risponderai alle e-mail per tutto il giorno. Consideralo un modo sottile per dire che hai bisogno di tempo per riposare, ma onorerai anche i tuoi obblighi e sarai disponibile ad intervenire in caso di problemi che solo tu potresti risolvere. Rimuovi la frase "Aiuto urgente" se hai intenzione di rispondere alle email come faresti in un giorno normale in ufficio.

2. Esempio di email per il giorno di malattia con richiesta di utilizzo del congedo retribuito

Usa questo modello se hai una nota medica e se utilizzerai il congedo per malattia per coprire l'assenza.

"Caro (Nome del tuo manager),

Non potrò presentarmi al lavoro oggi perché sono sotto il tempo e ho un problema (sintomi che stai riscontrando). Sono andato al pronto soccorso la notte scorsa e il dottore ha confermato che ho (diagnosi del dottore).

Il dottore ha prescritto (X giorni liberi dal lavoro) come io (bisogno di riposare, sono contagioso), così ho chiesto (Nome del collaboratore) per assumere il mio incontro con (Nome del cliente) questo pomeriggio. Gestiranno anche i miei compiti in sospeso mentre sono via. Sarò disponibile via email per i tuoi bisogni urgenti.

Ho allegato anche la nota del medico a questa email. Mi farebbe piacere se tu inoltrassi questa e-mail con l'allegato all'AR, in modo che possano processare il mio congedo per malattia. grazie per l'aiuto.

Saluti,

(Il tuo nome)”

Rimuovi la frase sull'andare al pronto soccorso se non l'hai fatto, o semplicemente cambialo a "visitato il dottore" se sei andato dal dottore dopo essere tornato a casa dal lavoro.

Nota che la legge federale degli Stati Uniti non richiede alle compagnie di offrire un congedo per malattia retribuito secondo il Dipartimento del lavoro. Altri paesi potrebbero avere le proprie leggi sul lavoro in caso di congedi per malattia. Controlla il tuo contratto di lavoro prima di utilizzare questo modello.

Human Resources (HR) non è sempre responsabile dell'approvazione delle foglie malate. A volte il tuo manager ha l'ultima parola, quindi potresti voler modificare quella parte del modello in base alla politica del tuo datore di lavoro. 

3. Fuori modello di email malato per congedo indefinito

Utilizza questo modello se non sei sicuro di poterti segnalare al lavoro.

"Caro (Nome del responsabile),

Sto scrivendo questo per farti sapere che oggi non posso venire in ufficio. Mi sono sentito (malato, leggero, ecc.) da (ieri sera, ieri, ecc.) e ho visto solo un dottore ieri.

Mi hanno diagnosticato (la tua malattia) e farmaci prescritti che dureranno (X giorni). Mi sento un po 'meglio ora che la prima dose di farmaci ha preso effetto, ma mi è stato consigliato di rimanere a casa perché ci vorrà del tempo per riprendermi completamente.

Farò del mio meglio per informarti se non posso farlo funzionare domani, in modo che possiamo prendere accordi temporali per il mio carico di lavoro. Nel frattempo, (Nome del collega) ha accettato di badare ai miei compiti per il giorno. "

Per ulteriori informazioni generali su come scrivere e-mail professionali, fare riferimento al seguente tutorial:

5. Organizzare che qualcuno ti copra

Hai notato che tutti gli esempi di e-mail di cui sopra includono una consegna delle tue attività a un collega fidato? Dovresti già avere un accordo predeterminato con quel collega prima che tu debba essere assente, quindi puoi semplicemente chiamare quel favore quando ne hai bisogno.

La mancanza di considerazione del vostro collega non è l'unica ragione per un accordo predeterminato. Il tuo collega deve sapere come fare il tuo lavoro, dove cercare determinati file nel tuo computer e chi sono i tuoi contatti con clienti o fornitori. Altrimenti sembreranno senza tracce mentre si riempiono per te.

Non è necessario preparare le informazioni di un libro di testo sul proprio lavoro. Basta compilare alcune note sulle tue attività, come ad esempio:

• riporta che scrivi e quando è dovuto, così il tuo collega può eseguirli nel caso in cui il tuo congedo per malattia coincida con una scadenza
• contatti con altri reparti e aziende con cui lavori, compresi i loro nomi, e-mail e titoli di lavoro
• lista corrente dei progetti in sospeso e delle persone coinvolte in ciascuno di essi
• istruzioni su come gestire le attività che solo tu puoi fare, in modo che qualcun altro possa farlo se sei troppo malato per lavorare da casa
• fonti pertinenti, come siti Web, libri o persone

6. Impostare un messaggio fuori sede

Se non lo hai già fatto, imposta un messaggio di assenza dall'ufficio per informare le persone che non sei al lavoro e non sei in grado di rispondere alle email. Devi solo attivare questo messaggio se chiami malato e hai anche informato il tuo capo che non sarai in grado di rispondere alle e-mail a casa.

Non è come l'e-mail del giorno di malattia che hai scritto per il tuo capo e per i tuoi colleghi. Non è necessario informare le persone al di fuori della tua squadra della tua malattia, tanto meno dei tuoi sintomi. Probabilmente anche loro non vogliono ascoltare i dettagli.

Di seguito è riportato un semplice messaggio di assenza dall'ufficio che puoi configurare su Gmail, Outlook o altri provider di posta elettronica.

“(Saluto),

Sarò fuori dall'ufficio da (data d'inizio) fino a (data di fine).

Si prega di contattare (Nome) a (indirizzo email) o (numero di telefono) per le tue preoccupazioni urgenti. Altrimenti, mi occuperò delle tue e-mail al mio ritorno. Grazie."

7. Casi speciali: email malate per malattie ricorrenti e invisibili

Qualche anno fa, ho chiamato la hotline della forza lavoro per chiamare i malati, una procedura standard per il mio lavoro. Dopo aver spiegato perché non riuscivo a farlo funzionare, la persona dell'altra linea mi rimproverò perché questa era la terza volta in sei mesi che chiamavo malato per lo stesso motivo. La mia ragione era una malattia invisibile - uno dei tanti disturbi in cui la persona sembra a posto a meno che non si vedano tutte le medicine da prescrizione che assumono.

Esistono molte malattie invisibili e ricorrenti, alcune delle quali sono abbastanza gestibili che è possibile avere un lavoro. Sulla base delle mie ricerche, sembra che io non sia l'unico a sentirsi in colpa e spaventato da conversazioni imbarazzanti quando chiama in malattia. Questa sezione è per le persone in cerca di consigli su come gestire questa situazione sul posto di lavoro. 

Julia Esteve Boyd, una consulente di etichetta con un background internazionale nell'etichetta aziendale, dice, 

“Le malattie ricorrenti sono problematiche, ma la maggior parte dei datori di lavoro capisce quando conoscono tutti i fatti importanti. "

Rivelare la tua malattia ricorrente o invisibile sul posto di lavoro può far scattare un ulteriore controllo dal tuo capo o dalle risorse umane. Ecco perché è nel tuo migliore interesse ricercare le politiche del tuo datore di lavoro in merito alle assenze prima di affrontare questo argomento. Se nel tuo contratto o nel manuale del dipendente non c'è nulla di assenze ricorrenti, chiedi ai tuoi colleghi se conoscono qualcuno con una situazione simile all'interno dell'azienda. Quindi parla con quella persona per vedere come hanno gestito le precedenti richieste di congedo per malattia e come l'hanno gestite il loro capo e le risorse umane. La loro esperienza ti darà un indizio su cosa puoi aspettarti.

Eva Doyle, un manager con più di 20 anni di esperienza, consiglia ai dipendenti con malattie ricorrenti di parlare con il loro manager delle loro condizioni prima che abbiano bisogno di fare una giornata di malattia. Lei continua,

"Vieni pronto a discutere il tuo piano per gestire la tua condizione e il suo effetto sul tuo lavoro." 

In questo modo puoi collaborare con il tuo capo nella creazione di un piano di emergenza per le tue attività, riducendo al minimo le brutte sorprese, come se invii email più volte malate in un mese.

Per quanto riguarda le possibili conversazioni imbarazzanti riguardanti la tua malattia e i tuoi sintomi, Boyd e Doyle sono entrambi d'accordo nel divulgare solo i dettagli importanti della tua condizione. Puoi rivelare quale sia la tua malattia e una spiegazione generale di come ti impedisce di lavorare, come l'emicrania, il dolore o la febbre. Lascia i dettagli più minuti su ciò che stai attraversando. Il tuo capo sarà più contento di non sapere nulla di loro.

La legge sul congedo per malattia e famiglia (FMLA) fornisce ai dipendenti di datori di lavoro coperti statunitensi fino a 12 settimane di congedo per malattia non retribuito per condizioni mediche specifiche, che possono utilizzare per loro stessi o per un membro della loro famiglia. Controlla se il tuo datore di lavoro è coperto dalla legge FMLA, quindi puoi usare questo vantaggio se hai bisogno di un congedo per malattia anche se il tuo capo è riluttante a darti uno.

Avvolgilo: Email in Malato nel modo giusto

Molti di voi non ricordano tutto in questo tutorial quando arriverà il momento che è necessario inviare e-mail in caso di malattia. Va bene. Se pensi di aver bisogno di queste informazioni, aggiungi questo articolo ai segnalibri in modo da poterlo consultare più tardi.

Una cosa che dovresti ricordare è seguire la politica del giorno di malattia della tua azienda. Le seguenti istruzioni assicurano che la tua giornata di malattia non ti dia una sgridata il giorno successivo in cui fai rapporto al lavoro.