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L'email di follow-up può essere uno dei tipi più impegnativi di email da scrivere. Questo è doppiamente vero se è necessario inviare un'e-mail di follow-up dopo nessuna risposta.
Se sei riluttante a inviare un'email di follow-up, non sei il solo. Molte persone sono riluttanti a inviare e-mail di follow-up perché si preoccupano di intercettare il destinatario. Tuttavia, una buona e-mail di follow-up può significare la differenza tra fare affari con un cliente e non fare affari.
In questo tutorial, imparerai come scrivere un'email di follow-up. Risponderemo anche ad alcune domande comuni che le persone hanno, ad esempio quando inviare un'e-mail di follow-up e per quanto tempo attendere prima di inviarlo. Forniremo anche un'e-mail di follow-up di esempio.
Non hai ricevuto una risposta? Sei pronto a scrivere un'e-mail di follow-up? (fonte grafica) Alcuni messaggi sono così importanti che è necessario assicurarsi che non vengano persi. Per quei messaggi, è una buona idea inviare un messaggio di follow-up.
Ecco alcune situazioni che potrebbero richiedere il follow-up via email:
Sono sicuro che puoi pensare a molte altre situazioni in cui dovresti seguire dopo aver inviato un messaggio.
Se esiti a dare seguito a un'email senza risposta perché sei preoccupato di infastidire il destinatario, non sei il solo. Quella stessa paura impedisce a molte persone di seguire i loro messaggi senza risposta.
Se l'e-mail originale era importante, probabilmente è ancora importante. Dovresti seguire le tue email importanti senza risposte.
Nota: Se hai una vera emergenza che deve essere affrontata immediatamente, l'e-mail di solito non è il modo migliore per contattare qualcuno. Avrai molto più successo nel fare una telefonata o vederli di persona (se si trovano nelle vicinanze).
Non è inusuale perdere una risposta a un'e-mail se la tua casella di posta è piena di messaggi. Assicurati che ciò non accada mantenendo la tua casella di posta libera da ingombri.
Per imparare come ottenere una casella di posta elettronica senza clutter e tenerla, scarica una copia del nostro eBook gratuito: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Imparerai come tenere il "rumore" della posta elettronica fuori dalla tua casella di posta in modo da non perdere quei messaggi importanti.
Inoltre, non dimenticare di controllare le cartelle Spam e Cestino. A volte le e-mail importanti si ritrovano accidentalmente in uno di questi due posti.
Se hai a che fare con molti contatti, questo tutorial fornisce dei modi per scoprire se è stata letta una e-mail:
Quanto tempo occorre attendere la risposta a una e-mail prima di inviare un'e-mail di follow-up? Persino gli esperti non concordano sempre sugli intervalli di tempo esatti. Inoltre, il periodo di tempo può variare a seconda della situazione, dell'azienda, del settore e di innumerevoli altri fattori.
Tuttavia, ecco alcune linee guida generali per i tipi più comuni di e-mail:
Come ho detto prima, queste sono linee guida generali. Le tue circostanze specifiche potrebbero essere diverse. Naturalmente, presti molta attenzione e segui le istruzioni specifiche che ti vengono fornite.
Ad esempio, se sei intervistato e il reclutatore dice: "Dovrei sapere qualcosa domani, chiamami". Quindi, questo è quello che fai. Di solito puoi anche inviare un'email di ringraziamento.
In alcuni casi, ad esempio quando si sta seguendo un curriculum o una domanda di lavoro, la maggior parte dei professionisti delle risorse umane (HR) concordano: una e-mail di follow-up è in genere sufficiente. Se non senti più la compagnia dopo questo, probabilmente non sono interessati. Molti professionisti delle risorse umane sono inondati di applicazioni e possono essere infastiditi se si contattano settimana dopo settimana lo stesso lavoro.
Se hai intenzione di seguire un sacco di persone, tieni un registro. Questo è vitale per gli addetti alle vendite, ma può essere importante anche per gli altri. Ad esempio, se stai inviando molti curriculum è facile dimenticare se hai seguito un'azienda.
Se hai poche email di follow-up da monitorare, un foglio di calcolo potrebbe essere sufficiente. Creare una colonna per ciascuno dei seguenti:
Se hai una lista molto ampia di contatti, diciamo che sei in vendita, potresti aver bisogno di uno strumento più potente. Prendi in considerazione l'acquisto del software CRM (Customer Relationship Management). Un buon strumento CRM non solo mantiene sicuri i record dei tuoi contatti, ti chiederà anche di seguire regolarmente i tuoi contatti.
Importante: Se qualcuno chiede di essere rimosso dal tuo elenco di contatti, rispetta i loro desideri. Non seguirli di nuovo.
Se i tuoi sforzi di follow-up falliscono, ricorda che l'email non è l'unico modo per contattare le persone. Alcune persone sono così occupate che non controllano la loro posta elettronica molto spesso. Oppure, possono avere un assistente rivedere i loro messaggi.
Se il tuo messaggio è importante, non aver paura di seguire telefonicamente. Sta diventando sempre più comune l'uso di messaggi di testo per le comunicazioni aziendali.
Hai deciso che hai davvero bisogno di scrivere un'email di follow-up. Ma per essere efficace, assicurati che sia professionale. Una buona email professionale dovrebbe essere:
Inoltre, assicurati di includere tutti gli elementi di una buona email aziendale. Questo tutorial spiega il corretto formato di email aziendale:
Non dimenticare che anche la tua linea tematica è importante. Evita le righe vaghe come:
Messaggio importante
O
Solo seguendo
Una riga dell'oggetto migliore include più dettagli:
Riunione del gruppo Web Design, 22 febbraio, abbiamo bisogno del tuo RSVP
O
Stai andando alla riunione del gruppo Web di febbraio?
L'e-mail relativa a questa riga dell'oggetto è stata inviata ai membri del gruppo che non hanno risposto a una precedente e-mail che annunciava la riunione del gruppo Web Design. Il messaggio ricorda al lettore la riunione originale e chiede il loro RSVP.
Importante: Non inviare l'e-mail di promemoria ai membri del gruppo che hanno risposto alla notifica della riunione.
Non dimenticare che l'apertura e la chiusura della tua e-mail è anche importante. Ecco un tutorial che esamina in dettaglio le aperture e le chiusure di posta elettronica:
È possibile che la tua email non abbia ricevuto risposta perché non è stata ritenuta importante. Leggi questo tutorial per imparare come far rispondere i tuoi lettori:
Se hai bisogno di scrivere un'email di ringraziamento dopo un colloquio, ecco ulteriori indicazioni e un'e-mail di esempio da seguire:
Successivamente, esaminiamo un esempio di email di follow-up.
Questo esempio di un'email di follow-up è stato inviato per ricordare ai membri di un gruppo di progettazione di cui hanno bisogno per rispondere al prossimo meeting di gruppo.
L'email è simile a questa:
Soggetto: Stai andando alla riunione del gruppo di web design di febbraio?
Caro Membro,
Non abbiamo ancora ricevuto il tuo RSVP per la nostra prossima cena di gruppo sul Web Design e la scadenza si avvicina. Se vieni, invia la preferenza per il pasto a: [email protected]. Dobbiamo sapere chi arriverà prima del 15 febbraio.
Nel caso in cui hai perso la nostra ultima email, la riunione di questo mese si terrà il 22 febbraio dalle 6:30 alle 9:30. al City Auditorium, 9876 Any Road, AnyTown.
Il nostro argomento questo mese è The Future of Web Design. Il nostro relatore sarà Jane Jones, CEO di Anytown Consulting.
Spero di vedervi lì.
Cordiali saluti,
Ashton Chang
Presidente
Gruppo di web design
Si noti che l'e-mail di follow-up è indirizzata a "Gentile membro". Sebbene di solito sia più efficace indirizzare un messaggio di posta elettronica a un individuo, questo è il seguito di un avviso di riunione email di gruppo. Quindi, la frase "Caro Membro" può essere utilizzata in questo caso.
Inoltre, nota che l'email di follow-up è diretta. Ottiene esattamente il punto, quindi rivede l'e-mail precedente nel caso in cui il destinatario non l'abbia ricevuta. Soprattutto, dà al lettore una scadenza per rispondere.
Infine, si chiude con una firma professionale. Per ulteriori suggerimenti sulla scrittura di e-mail efficaci, guarda questo tutorial:
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Hai appena imparato a seguire un'e-mail senza risposta. Hai anche imparato alcuni utili principi di follow-up via email. Abbiamo persino fornito un'e-mail di follow-up di esempio da utilizzare come guida quando scrivi la tua email di follow-up.
Ora dovresti essere pronto per inviare le tue e-mail di follow-up. In bocca al lupo!
Accentsconagua