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L'email è lo strumento di comunicazione preferito per la maggior parte di noi. L'email è eccezionale perché non devi essere disponibile contemporaneamente al tuo interlocutore per comunicare. Ci consente di mantenere i progetti in movimento quando i nostri collaboratori non sono disponibili o dall'altra parte del mondo.
C'è un problema: la maggior parte di noi annega nelle e-mail. La persona media che utilizza l'e-mail per affari riceve e invia oltre 100 e-mail al giorno, secondo un rapporto pubblicato dal Gruppo Radicati.
Inoltre, le email sono troppo facilmente fraintese. Uno studio recente di Sendmail ha rilevato che il 64% delle persone ha inviato o ricevuto un'email che ha causato rabbia o confusione involontaria.
A causa del volume di e-mail che inviamo e riceviamo, e poiché le e-mail sono spesso male interpretate, è importante scrivere e-mail in modo chiaro e conciso.
Scrivere e-mail brevi e mirate ridurrà il tempo speso per la posta elettronica e ti renderà più produttivo. Mantenendo le e-mail brevi, è probabile che trascorrerai meno tempo sulle e-mail e più tempo su altri lavori. Detto questo, scrivere chiaramente è un'abilità. Come tutte le abilità, dovrai lavorarci sopra.
Per cominciare, potrebbe essere necessario tanto tempo per scrivere e-mail brevi quanto ti ci è voluto per scrivere lunghe e-mail. Tuttavia, anche se questo è il tuo caso, aiuterai i tuoi collaboratori, clienti o dipendenti a essere più produttivi perché aggiungerai meno disordine alla loro posta in arrivo, rendendo più facile per loro rispondere a te.
Scrivendo chiaramente, diventerai conosciuto come qualcuno che sa cosa vuole e chi fa le cose. Entrambi questi sono buoni per le vostre prospettive di carriera.
Quindi, cosa serve per scrivere e-mail chiare, concise e professionali?
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Ora, entriamo nel dettaglio di come scrivere un'e-mail professionale, che ti consentirà di scrivere email aziendali appropriate con lo scopo, la chiarezza e l'impatto.
Le e-mail chiare hanno sempre uno scopo chiaro.
Ogni volta che ti siedi per scrivere una e-mail, prenditi qualche secondo per chiedertelo: "Perché sto inviando questo? Che cosa ho bisogno dal destinatario?"
Se non riesci a rispondere a queste domande, non dovresti inviare un'email. Scrivere e-mail senza sapere cosa ti serve fa perdere tempo e tempo al ricevente e significa che dovrai lottare per esprimerti in modo chiaro e conciso.
Questo è anche un buon momento per chiedersi: "Questa email è davvero necessaria?" Ancora una volta, solo l'invio di e-mail che è assolutamente necessario mostra rispetto per la persona che stai inviando via email.
Le email non sono le stesse delle riunioni di lavoro. Con gli incontri di lavoro, più elementi dell'agenda vengono elaborati, più produttivo è l'incontro.
Con le e-mail, è vero il contrario. Il Di meno includi nelle tue e-mail, meglio è.
Ecco perché è una buona idea praticare la regola "una cosa". Rendi ogni email che invii solo su una cosa. Se hai bisogno di comunicare su un altro progetto, scrivi un'altra email.
L'empatia è la capacità di vedere il mondo attraverso gli occhi delle altre persone. Quando lo fai, capisci i loro pensieri e sentimenti.
Quando scrivi e-mail, pensa alle tue parole dal punto di vista del lettore. Con tutto ciò che scrivi, chiediti:
Questa è una semplice modifica al modo in cui scrivi. Eppure pensare ad altre persone trasformerà il modo in cui rispondono a te.
Ecco un modo empatico di guardare il mondo per aiutarti a iniziare. La maggior parte delle persone:
Tra un momento, vedremo come è possibile incorporare i complimenti e un ringraziamento nella struttura di ogni e-mail che invii.
Quando invii un'email a qualcuno per la prima volta, devi far sapere al destinatario chi sei. Di solito puoi farlo in una sola frase. Ad esempio: "È stato un piacere incontrarti a [X evento]."
Un modo per tenere brevi le introduzioni è scriverle come se vi incontraste faccia a faccia. Non andresti in un monologo di cinque minuti quando incontri qualcuno di persona. Quindi non farlo in email.
Non sei sicuro che sia necessaria un'introduzione? Forse hai già contattato il destinatario, ma non sei sicuro che si ricorderà di te. Puoi lasciare le tue credenziali nella tua firma e-mail. Questo è l'ideale perché:
Parlando di firme, assicurati di averne impostato uno. È un modo stenografico per condividere informazioni che dovresti includere in ogni email. Ma mettendo queste informazioni nella tua firma, mantieni breve il corpo delle tue email.
La tua firma dovrebbe includere:
Facoltativamente, puoi includere link ai tuoi account sui social media e un pitch di frase singola su come aiuti le persone.
In ogni email che scrivi, dovresti usare abbastanza frasi per dire di cosa hai bisogno e non di più. Una pratica utile qui è limitarsi a cinque frasi.
L'imprenditore Guy Kawasaki spiega:
Meno di cinque frasi è spesso brusca e scortese, più di cinque frasi perdono tempo.
Ci saranno momenti in cui è impossibile mantenere un'e-mail a cinque frasi. Ma nella maggior parte dei casi, sono sufficienti cinque frasi.
Abbraccia la disciplina in cinque frasi e ti ritroverai a scrivere e-mail più rapidamente. Riceverai anche più risposte.
Non è possibile scrivere un'e-mail in cinque frasi? Quindi continua a leggere ...
Qual è la chiave per mantenere le tue e-mail brevi? Utilizzando una struttura standard. Questo è un modello che segui per ogni email che scrivi.
Oltre a mantenere le tue e-mail brevi, seguire una struttura standard ti aiuta anche a scrivere velocemente.
Col tempo, svilupperai una struttura che funziona per te. Ecco una struttura semplice per iniziare:
Diamo un'occhiata a ciascuno di questi in profondità.
Saluto. Questa è la prima riga dell'e-mail. "Ciao, [Nome]" è un tipico saluto.
Complimento o Pleasantry. Quando invii un'email a qualcuno per la prima volta, un complimento fa un ottimo inizio. Un complimento ben scritto può anche servire da introduzione. Per esempio:
Se stai scrivendo a qualcuno che conosci, allora usa invece una dolcezza. Una piacevolezza è in genere una variante di "Spero che tu stia bene". In alternativa, puoi dire grazie per qualcosa che ti hanno aiutato o per informazioni che hanno inviato in una precedente email.
Come Vinay Patankar del Vivere astratto blog spiega:
Dovresti SEMPRE seguire con piacere dopo il tuo saluto. OGNI GIORNO senza fallo. Ingrana questo nelle tue dita in modo che tu lo sputi naturalmente con ogni email che scrivi. Non c'è motivo per cui la tua e-mail non dovrebbe avere un piacere ... Non avrai mai nulla da perdere aggiungendo in una festa, renderà le persone più inclini a leggere il resto della tua e-mail, ammorbidirai le critiche, e colpirà le emozioni positive di pochi. La maggior parte lo ignorerà semplicemente, ma per due secondi del tuo tempo ne valuterà la pena.
Il motivo della tua email. In questa sezione tu dici "Mi sto mandando un'email per chiedere informazioni su ..." o "Mi chiedevo se potessi aiutarti con ..." A volte avrai bisogno di due frasi per spiegare le tue ragioni per scrivere.
Una chiamata all'azione. Dopo aver spiegato il motivo della tua email, non dare per scontato che il destinatario sappia cosa fare. Fornire istruzioni specifiche. Per esempio:
Strutturare la richiesta come domanda incoraggia il destinatario a rispondere. In alternativa, puoi usare la riga "fammi sapere quando hai fatto quello" o "fammi sapere se va bene con te".
Chiusura. Prima di firmare la tua email, assicurati di includere una linea di chiusura. Questo ha il duplice scopo di riattivare il tuo invito all'azione e di far sentire bene il destinatario.
Esempi di buone linee di chiusura includono:
Cancella la sottoscrizione. Questo potrebbe essere "I migliori auguri", "Cordiali saluti", "Tutto il meglio" o "Grazie." Dovresti sempre seguire il tuo segnale con il tuo nome.
Nel 1946, George Orwell consigliò agli scrittori di:
Non usare mai una parola lunga dove si farà una breve.
Questo consiglio è ancora più rilevante oggi, soprattutto quando si scrivono email.
Le parole brevi mostrano rispetto per il tuo lettore. Usando parole brevi, hai fatto il duro lavoro di rendere il tuo messaggio facile da capire.
Lo stesso vale per frasi e paragrafi brevi. Evita di scrivere grandi blocchi di testo se vuoi che la tua email sia chiara e facilmente comprensibile. Questo porta ad un'altra delle regole per scrivere di George Orwell, che può aiutarti a mantenere le tue frasi il più brevi possibile:
Se è possibile tagliare una parola, tagliala sempre.
Una volta che hai seguito la tua struttura email standard, abbassa ogni frase per essere il più corto possibile.
George Orwell di nuovo:
Non usare mai il passivo dove puoi usare l'attivo.
Nella scrittura, ci sono due tipi di voci, attive e passive.
Ecco una frase nella voce attiva:
Lancio la palla.
Ed ecco la stessa frase nella voce passiva:
La palla è lanciata [da me].
La voce attiva è più facile da leggere. Incoraggia anche azione e responsabilità. Questo perché nella voce attiva, le frasi si concentrano sulla persona che agisce. Nella voce passiva, le frasi si concentrano sull'oggetto su cui si sta agendo. Nella voce passiva, può sembrare che le cose accadano da sole. Nella voce attiva, le cose accadono solo quando le persone agiscono.
Il filosofo francese Blaise Pascal disse una volta:
Se avessi più tempo, ti avrei scritto una lettera più breve.
In altre parole, scrivere e-mail brevi può essere un lavoro più difficile della scrittura di lunghe e-mail.
Parte del duro lavoro di scrivere brevi e-mail è un'attenta correzione di bozze. Leggi la tua e-mail a voce alta, controllando errori di ortografia e grammatica. Chiedilo a te stesso:
Elimina le parole, le frasi e i paragrafi non necessari durante la correzione.
Se vuoi mostrare la tua personalità nella tua email, lascia che questa risplenda sottilmente attraverso il tuo stile di scrittura. Non utilizzare emoticon, abbreviazioni di chat (come LOL) o font e sfondi colorati. Mentre questi potrebbero essere stati parte integrante delle tue e-mail durante la tua adolescenza, sono raramente appropriati in un contesto professionale.
L'unica volta che è opportuno usare emoticon o abbreviazioni di chat è quando rispecchi la lingua email della persona che stai scrivendo.
L'e-mail è un modo meno formale di comunicare che scrivere una lettera o persino fare una telefonata. Scrivere mentre parli ti fa apparire simpatico e amichevole. Ti aiuta anche a mantenere le tue e-mail brevi. Dopo tutto, pochi di noi parlano in paragrafi estesi.
Inoltre, assicurati che le tue e-mail riflettano chi sei nel mondo reale. Se non diresti qualcosa al volto di una persona, non dirlo in una e-mail. E ricorda di ricordarti i tuoi modi. "Please" e "Thank you" vanno molto lontano.
Tieni presente che imparare a scrivere email professionali è importante, ma lo è anche l'organizzazione della tua casella di posta elettronica. Non lasciare che la tua casella di posta diventi un disordine disordinato.
Scopri come gestire correttamente le tue email. Trascorri meno tempo nella tua casella di posta, mentre elabori i tuoi messaggi in modo più professionale.
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Quali sono i tuoi migliori consigli per scrivere email chiare e professionali? Fateci sapere nei commenti qui sotto.
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Credito grafico: Occhio progettato da Sergi Delgado dal Progetto Noun.
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