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In qualsiasi azienda, piccola o grande, la comunicazione chiara tra i dipendenti è fondamentale. Tutti lavorano su cose diverse, ed è vitale che tu possa aggiornarsi l'un l'altro sullo stato dei tuoi progetti.
Le applicazioni di gestione dei progetti come Trello e Basecamp rendono più semplice, ma a volte è ancora necessario scrivere un semplice rapporto di stato. Forse il tuo capo te lo ha chiesto, forse stai cercando di ottenere supporto o finanziamenti per il tuo progetto, o forse vuoi solo mantenere un collega nel loop.
In questo tutorial imparerai come scrivere un rapporto sullo stato effettivo. Possono assumere molte forme, naturalmente, da un aggiornamento rapido e informale a una relazione formale che segue un modello prescritto. Quindi ciò che imparerai in questo tutorial sarà applicabile a molti diversi tipi di rapporti.
Scoprirai cosa devi fare per organizzare le tue idee chiave e comunicarle in modo chiaro, e conoscere gli errori più comuni da evitare. Ti fornirò anche un rapporto di esempio che puoi visualizzare o scaricare, in modo che tu possa utilizzarlo come modello per i tuoi rapporti.
Alla fine, sarai in grado di scrivere un rapporto di stato chiaro e convincente che aiuterà il tuo capo o chiunque altro a capire esattamente dove ti trovi nel tuo progetto.
Può sembrare strano iniziare ponendo domande: dopotutto, il compito di un rapporto sullo stato è di farlo fornire informazioni, non richiederlo. Ma è un primo passo cruciale.
Se vuoi che il tuo rapporto abbia il massimo impatto, devi capire il tuo pubblico e quali sono le sue priorità. Questo può aiutarti a evitare l'errore comune della "lista della spesa", che tratteremo nella prossima sezione, e concentrarci invece sulle cose che sono interessanti e rilevanti per il tuo lettore.
Ad esempio, supponiamo che stai segnalando al tuo responsabile lo stato di una nuova funzione che stai aggiungendo al sito web della società. Prima di lanciarti in un elenco di tutte le cose che hai raggiunto, devi iniziare a capire le aspettative del tuo manager.
Perché la nuova funzione è importante? Quali risultati ti aspetti di mostrare? Quanti dettagli ha davvero bisogno di ricevere il tuo capo? Ci sono particolari aspetti del progetto che sono importanti per lei, e altri a cui non importa troppo?
Potrebbe essere interessata a come questa nuova funzionalità può migliorare le vendite, ad esempio, ma non importa troppo della tecnologia alla base. Potrebbe vederlo come la prima fase di un progetto molto più ampio o come parte di un'iniziativa separata che coinvolge altre parti dell'azienda. È importante capire tutto il background.
Probabilmente conosci già alcuni di questi dettagli, ma in caso contrario, chiedi direttamente. Più chiarezza puoi ottenere all'inizio, più fluido sarà il processo.
Vale anche la pena di chiedere alcune indicazioni su quale tipo di lunghezza o livello di dettaglio si aspetta e se c'è un particolare formato che dovresti usare. Alcune aziende hanno modelli standard o utilizzano speciali software di reporting come StatusPath o Reportify. In caso contrario, almeno avere un'idea approssimativa se è necessario produrre alcuni punti elenco o un rapporto di dieci pagine.
Quando hai finito di raccogliere informazioni, è ora di andare avanti e iniziare a scrivere. Inizieremo con alcuni punti generali, quindi esamineremo alcuni dettagli su come mettere tutto insieme.
Quando scrivi un rapporto sullo stato, la cosa naturale da fare è ripensare a quello che hai fatto e scrivere tutto. Sfortunatamente, questa è l'ultima cosa che dovresti fare.
Questo approccio porta ad una noiosa lista di attività, molte delle quali non hanno alcuna rilevanza per il tuo lettore. Possono sembrare importanti per te, perché hai passato così tanto tempo su di loro, ma il tuo lettore non ha bisogno di sapere ogni passo che hai compiuto.
Ad esempio, se hai lanciato una nuova funzione sul sito web dell'azienda, potresti essere tentato di includere tutto ciò che ha portato a questo, tutto il duro lavoro, le riunioni e le negoziazioni, le sfide tecniche che hai superato e le approvazioni legali che hai ottenuto.
Tutte queste cose sono state tappe importanti nel completamento del progetto, ma il tuo capo non ha bisogno di conoscerle in dettaglio, e alcune potrebbero addirittura non essere menzionate.
Quindi, invece di elencare le attività completate, concentrati sulla visualizzazione dei risultati. Ciò potrebbe richiedere un pensiero più profondo. I risultati, dopo tutto, sono più che "lanciare la nuova funzionalità del sito web". Quali sono i risultati più ampi di questo? Che impatto ha il tuo progetto?
È possibile includere statistiche, ad esempio, sul numero di clienti che hanno utilizzato la nuova funzione e su cosa l'hanno utilizzata. Se ha portato a un aumento delle vendite, oa costi inferiori, o se ha risolto i problemi per i clienti, elenca definitivamente tutti quelli come risultati positivi.
Sebbene le aziende possano avere i propri formati per i report di stato, ci sono alcuni elementi chiave che dovresti includere in qualsiasi rapporto efficace. Ecco una lista di controllo per te:
Non devi chiamarlo sommario esecutivo, ma sicuramente dovresti avere una sezione veloce in alto, non più di due o tre frasi o punti elenco, riassumendo lo stato generale del tuo progetto.
Dove sei, che cosa succederà, sei in orario, e ti trovi di fronte a problemi importanti? Immagina che il tuo capo non leggerà oltre questa sezione (potrebbe infatti essere il caso) e assicurerà che lei riceva tutte le informazioni essenziali proprio qui.
Se hai pianificato attentamente il progetto per cominciare, probabilmente lo hai suddiviso in una serie di compiti e obiettivi individuali, con scadenze su ciascuno di essi. Il tuo rapporto sullo stato dovrebbe contenere aggiornamenti sui tuoi progressi nel rispettare tali scadenze. Nel caso di attività parzialmente completate, puoi assegnare una percentuale per mostrare quanto sei vicino al completamento.
A seconda del livello di dettaglio che hai inserito nel piano del progetto, potrebbe non valere la pena elencare ogni singola attività qui. Ricorda che stai progettando un rapporto basato su ciò che il tuo lettore vuole sapere, non sulla base di elencare tutto ciò che hai fatto. Quindi, forse, scegli alcune pietre miliari nel progetto e segnala i tuoi progressi nel raggiungerle.
Anche con un'attenta pianificazione, la maggior parte dei progetti ha incontrato alcuni ostacoli lungo la strada. Potresti essere tentato di ridurli al minimo, specialmente se stai segnalando a qualcuno che ha un forte interesse nel successo del progetto. Ma è fondamentale che tu li diventi il prima possibile, per due motivi:
A nessuno piace essere informato sui problemi senza che venga offerta una soluzione. Per ogni problema che hai identificato, devi delineare i passi che intendi intraprendere. Se hai bisogno di più aiuto, allora chiedilo, ma almeno dovresti avere un piano tutto tuo.
Delinea anche i prossimi passi per il progetto in generale. Quali sono le cose chiave su cui lavorerai tra ora e il prossimo aggiornamento di stato? Quali sono le prossime pietre miliari, quando ti aspetti di colpirle e chi è responsabile per loro? Dai al tuo lettore un'idea di cosa sta arrivando, in modo che abbiano una chiara idea della direzione in cui il progetto si sta dirigendo.
Un semplice grafico può comunicare lo stato di un progetto in modo molto più efficace rispetto alle pagine di testo. Considera alcune delle seguenti opzioni:
Ecco un esempio di come potrebbe apparire la tabella delle percentuali:
Se ti è stato detto di seguire un modello particolare o di scrivere su una lunghezza particolare, allora ovviamente fallo. Altrimenti, la regola è di mantenerla il più breve possibile.
Mettiti nei panni del tuo lettore. Se stai leggendo un rapporto sullo stato, vuoi scoprire cosa sta succedendo nel progetto nel modo più rapido e semplice possibile. Preferisci leggere un sommario convincente di una sola pagina piuttosto che un opuscolo dettagliato che ti dice più di quanto tu abbia davvero bisogno di sapere. Quindi se è quello che ti piacerebbe leggere, allora è quello che dovresti mirare a produrre.
In un rapporto così breve, ovviamente, non sarai in grado di includere tutto. Va bene. Se il tuo manager vuole ulteriori informazioni, lei lo chiederà. È molto meglio per lei capire chiaramente lo stato generale del progetto piuttosto che non essere stato in grado di trovare le informazioni essenziali tra una massa di dettagli.
Se sorgono delle domande, dovresti essere pronto a rispondere immediatamente. Pertanto, insieme al rapporto di riepilogo di una pagina, è necessario preparare materiali aggiuntivi per rispondere a qualsiasi domanda anticipata.
Spesso, i rapporti di stato vanno insieme a una riunione per discutere del progetto. Se questo è il caso, fornisce un forum naturale per rispondere a ulteriori domande. Per assicurarti di essere pronto, prendi tutte le informazioni che non hanno effettuato il taglio per il report stesso e assemblalo in una cartella ben organizzata, in modo da poterlo accedere facilmente ogni volta che è necessario..
Quando lavoravo nel corporate banking, lo chiamavo "avere roba nella tasca posteriore". Cercherò di anticipare qualsiasi domanda che il mio manager potrebbe porre e di avere un grafico o un punto dati che potrei estrarre dalla mia tasca posteriore metaforica per rispondere. Quando sono state poste le domande, mi ha fatto apparire ben preparato. Anche quando non lo erano, mi ha fatto sentire ben preparato.
Se invii il rapporto via e-mail, puoi allegare le informazioni sul "buco della tasca posteriore" come file aggiuntivo, chiarendo che è solo opzionale e che le informazioni essenziali sono contenute nel rapporto. In alternativa, potresti semplicemente dire di avere più dettagli che puoi fornire se necessario.
Quindi ora è il momento di riunire tutti questi elementi in un rapporto semplice e chiaro. Ecco come potrebbe apparire:
Ho allegato il documento Microsoft Word a questo tutorial (basta fare clic sulla barra laterale per scaricarlo). Sentiti libero di usarlo come modello, adattandolo a seconda delle esigenze.
Così ora sai come scrivere un rapporto di stato efficace. Puoi iniziare, utilizzando il mio modello come punto di partenza o componendo il tuo nel formato che preferisci. Basta ricordare i punti chiave:
Credito grafico: icona di report progettata da Icon Jungle del progetto Noun.
Accentsconagua