Come scrivere e-mail che le persone leggono e prendono provvedimenti

Usi la posta elettronica per lavoro, giusto? Quindi è probabile che ricevi e / o invii più di 100 email al giorno. Questa è la media per le persone che usano la posta elettronica al lavoro. Probabilmente passi anche un quarto della tua vita lavorativa, due ore al giorno, a leggere e scrivere email.

In altre parole, la maggior parte di noi annega nella posta elettronica, ma non abbiamo davvero il tempo di affrontarla. Le statistiche sulle e-mail dei lavoratori citate sopra indicano che ogni e-mail che riceviamo ottiene una media di poco più di un minuto di attenzione.

Pensa alle e-mail che invii. Hai mai pensato: "Questo probabilmente avrà solo un minuto di attenzione"? È un pensiero che fa riflettere. Ma sapendo che questo è il caso ti renderà uno scrittore di email migliore.

Abbiamo bisogno che le nostre email siano notate

L'email è il modo in cui lavoriamo. Se i nostri clienti, colleghi o superiori ignorano le nostre e-mail e non riescono a intervenire su di esse, il lavoro si interrompe..

Per quelli di noi che usano l'e-mail per fare le cose, la conclusione è chiara: quando scrivi e-mail, devi lavorare molto duramente per farli risaltare. Abbiamo tutti bisogno di scrivere e-mail che si aprono, leggono e agiscono.

Fortunatamente, questo è più facile di quanto tu possa immaginare. Tutto ciò che serve sono alcune semplici strategie che chiunque può adottare e la volontà di applicare queste strategie. Se non stai già utilizzando queste strategie, rimarrai stupito dalla differenza che apportano alla tua vita lavorativa.

Abbiamo tutti bisogno di sapere come scrivere e-mail che fanno accadere le cose. Quindi diamo un'occhiata a come farlo. Ma prima…

Prendi l'eBook della posta in arrivo e-mail gratuita

Se invii e ricevi molte email, risparmierai un sacco di tempo imparando a gestire la tua email in modo più professionale. 

Scarica le nostre nuove strategie e-mail eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. (È disponibile per GRATUITO con il Tuts + newsletter aziendale.) 

Entriamo ora nei passaggi di questo tutorial, per imparare come scrivere e-mail che costringono i destinatari a rispondere e ad agire.

Passaggio 1: Pensa al destinatario

In questi giorni, molti di noi lavorano a livello internazionale con persone che non abbiamo mai incontrato di persona. Questo approccio internazionale offre molti vantaggi. Ma poiché non incontriamo le persone con cui lavoriamo, possiamo dimenticare che i nostri colleghi sono persone reali, proprio come noi. Hanno speranze, sogni e lotte, proprio come tutti gli altri.

Tenendo presente che c'è un persona dall'altra parte di ogni e-mail che invii ti aiuterà a scrivere e-mail migliori. Questo è particolarmente vero se puoi imparare a vedere il mondo dal punto di vista del destinatario.

Ogni persona è diversa, quindi vedere il mondo dal punto di vista del destinatario cambierà con ogni email che scrivi. Detto questo, alcune cose sono vere per la maggior parte delle persone:

• Sono occupati e ricevono molte e-mail (circa 100 e-mail al giorno, di più se si trovano in una posizione di autorità).
• Vogliono essere apprezzati e apprezzati.
• Hanno preoccupazioni e cose che contano per loro.

Teneteli a mente mentre procedete con i seguenti passaggi, poiché ci occuperemo di ognuno di essi.

Passaggio 2: apri le email

Prima che chiunque possa intervenire sulla tua email, deve aprire la tua email. Qual è la chiave qui?

Quando la tua email appare nella posta in arrivo di qualcuno, ricevono solo due informazioni: il tuo nome e la riga dell'oggetto.

Se sei in una posizione di autorità o rispetto, e la persona che stai inviando per email ti guarda (sia per scelta o perché è quello che sono pagati per fare), solo il tuo nome otterrà l'email aperta. Anche così, fare affidamento sulla tua autorità per ottenere le e-mail aperte è una strategia scadente a lungo termine. In una società in rete, l'autoritarismo è un modo antiquato di guardare al mondo.

Non puoi fare affidamento sul tuo nome per aprire le tue email. Questo lascia la riga dell'oggetto. Per la maggior parte di noi, questa è l'unica possibilità che dobbiamo attirare l'attenzione e provocare abbastanza interesse affinché il destinatario apra l'e-mail.

Le righe dell'oggetto sono un enorme affare per i rivenditori di email. Quando le loro e-mail vengono aperte, guadagnano. Quindi dedicano le loro vite a studiare cosa funziona e cosa no nelle righe tematiche. Sono stati scritti interi libri sull'argomento.

Allora, qual è il consiglio numero uno dei rivenditori di email quando si tratta di scrivere righe tematiche? Sii pertinente.

Come scrive Oli Gardner di Unbounce Come scrivere la riga dell'oggetto Email perfetta, quando scrivi una riga dell'oggetto devi essere "ultra specifico" e "assicurarsi che sia rilevante".

Se la tua riga dell'oggetto dell'email è pertinente al tuo destinatario, l'email verrà aperta. Per dirla in altro modo, una linea tematica pertinente si collega con le pre-occupazioni del destinatario e le cose che contano per loro. Quindi vorranno saperne di più.

Per gli operatori di marketing via email, scrivere una linea tematica pertinente e ultra-specifica è un compito arduo perché le loro e-mail vengono inviate a decine di migliaia di abbonati.

Per te, mantenere la tua linea tematica rilevante è facile perché stai inviando un'email a una persona. Ad esempio, la riga dell'oggetto potrebbe riguardare:

• Un progetto (o sottosezione di un progetto) su cui stai lavorando insieme.
• Una conoscenza reciproca.
• Un sistema di lavoro.

Oltre a rendere pertinenti le tue linee tematiche, vale la pena ricordare che i destinatari delle tue e-mail sono occupati e che a loro piace essere apprezzati.

Quindi se la tua e-mail è una domanda veloce (e se possibile, dovrebbe esserlo - ci arriveremo tra un momento), quindi dillo nella tua riga dell'oggetto. Per esempio:

• "Domanda veloce su [progetto]"
• "Sì / Nessuna risposta richiesta su [progetto]"
• "[Progetto]: è necessaria una risposta a frase"

Ciò indica al destinatario che sarà in grado di affrontare la tua e-mail in pochi secondi, quindi sarà probabilmente una delle prime e-mail che apre e risponde a.

Infine, se la persona che invii per e-mail ti ha aiutato, lasciatele una nota di apprezzamento. Nelle giuste circostanze, "Grazie" è una linea tematica eccellente.

Dovresti solo dire grazie se lo intendi davvero. E non c'è niente che ti impedisca di fare una piccola richiesta insieme alla tua nota di ringraziamento.

Passo 3: Inietti le tue email con buone sensazioni

Se le tue e-mail fanno star bene le persone, è più probabile che tu riceva una risposta positiva e attiva.

Cosa puoi fare per iniettare buoni sentimenti nelle tue e-mail?

• Apri con il nome del destinatario. Questo è particolarmente importante se invii un'email a qualcuno per la prima volta. Se sei in una conversazione e-mail a fuoco rapido con un collega, non è necessario (le tue e-mail si aprono e rispondono comunque), ma è una buona idea indirizzarle per nome altrove nella mail. Come Dale Carnegie, autore di Come farsi amici e influenzare le persone, scrive: "Il nome di una persona è, per quella persona, il suono più dolce e più importante in qualsiasi lingua."
• Mente il tuo Ps e Qs. L'etichetta è tutto per assicurarsi che la persona con cui stai comunicando si senta bene. Quindi assicurati di seguire la netiquette di base mentre scrivi. Seguire un modello di posta elettronica standard come quello che forniamo in questo articolo può aiutarti a rimanere in linea con le tue abitudini email.
• Dì grazie quando il grazie è dovuto. So di averlo già menzionato nel passaggio 2, ma non posso esagerarlo. Se qualcuno ti ha aiutato, manda un messaggio a lui per ringraziarlo. Anche se fosse il suo lavoro aiutarti, dire grazie è la cosa giusta da fare. Ricordare di dire grazie è un investimento a lungo termine. Più ringrazi le persone per il loro aiuto, più saranno disponibili ad aiutare in futuro. O come dice Dale Carnegie: "Se vuoi raccogliere il miele, non scavalcare l'alveare".
• Non essere timido nel fare complimenti. Essere generosi nel tuo apprezzamento del lavoro di altre persone è una semplice strategia per scrivere e-mail che le persone vogliono aprire.

Passaggio 4: mantenere le e-mail brevi

Scrivendo una buona riga dell'oggetto si apre la tua e-mail. Ma come puoi assicurarti che sia letto e risposto velocemente?

Ecco la risposta di quattro parole: mantieni le tue email brevi.

Brevi email non sono solo più veloci da leggere. Questo è un punto ovvio. Brevi e-mail hanno maggiori probabilità di essere letti subito. Come Tina Su di Pensa semplice ora spiega:

Quando apriamo un'e-mail che è molto lunga, la nostra reazione istintiva è di chiudere l'e-mail, o tornare più tardi quando potremmo avere più tempo.

In altre parole, l'apertura di una lunga e-mail invia un segnale immediato al cervello del destinatario: torna su dopo. Brevi email inviano il segnale opposto. Tina Su di nuovo:

Tendiamo a rispondere o a ricevere email che sono le più veloci per rispondere o elaborare. Ciò significa email che richiedono pochissimo lavoro o pensiero.

Detto questo, breve non è tutto. Il tuo obiettivo è quello di renderlo il più semplice possibile per il destinatario di rispondere. Ciò può talvolta significare fornire informazioni di base approfondite o delineare una serie di opzioni possibili, in modo che il destinatario possa prendere una decisione immediata. Quando scrivi una lunga email per questo motivo, rendi chiaro ciò che hai fatto nel tuo paragrafo iniziale. Dì qualcosa sulla falsariga di:

• "Ho delineato tutto ciò che devi sapere, quindi tutto ciò che devi dare è una risposta sì / no".

Il nostro modello di email può aiutarti a mantenere le tue e-mail il più brevi possibile.

Dovresti anche porsi la seguente domanda:

Passaggio 5: Qual è lo scopo di questa email?

Prima di scrivere una sola parola della tua e-mail, devi essere consapevole del risultato che ti aspetti dal destinatario. Quando sai cosa vuoi dalla tua email, troverai molto più facile scrivere.

Lottando con la scrittura di una e-mail o scrivendo un'e-mail vagante è di solito un segno che in realtà non si sa cosa vuoi dal destinatario. Quindi sii chiaro su ciò che vuoi prima di iniziare a scrivere.

Ogni email che scrivi dovrebbe avere un unico scopo. Cioè, dovrebbe richiedere solo un'azione dalla persona che lo riceve. Se un'email richiede più di un'azione, dovresti scomporla in email separate.

Perché farlo in questo modo? Perché se chiedi più azioni in un messaggio di posta elettronica e una di queste azioni viene ritardata, la risposta viene confermata. Riduce anche la responsabilità. D'altra parte, chiedere un'azione per ogni email significa che saranno intraprese le azioni che possono essere intraprese.

Leo Babauta dice così:

Ci sono state numerose volte in cui ho letto un'email, ho visto l'azione necessaria e sono andato e l'ho fatto ... solo per scoprire che erano necessarie anche altre tre cose per rispondere all'e-mail. Ho anche risposto alla prima parte di un'email e non agli altri, solo perché non avevo abbastanza tempo.

Se scrivi più cose, con più richieste, fai due cose: 1) fai in modo che la tua email non sia effettivamente letta o gestita; e 2) è probabile che, anche se fosse seguito o risposto, il destinatario farà solo una di quelle cose.

Invece, attenersi a un argomento, con una richiesta. Una volta fatto, è possibile inviare un secondo, ma non sovraccaricare il destinatario se possibile.

Passaggio 6: includi un invito all'azione

Stai inviando un'email a qualcuno perché hai bisogno che facciano un'azione specifica. Non esitare a fare la richiesta, e non dare per scontato che capiranno automaticamente di cosa hai bisogno e quando ne hai bisogno.

Se vuoi che il destinatario faccia qualcosa, allora sii chiaro su ciò di cui hai bisogno.

Un invito all'azione efficace ha cinque componenti:

• L'azione. Che cosa hai bisogno di fare?
• Un attore. Chi ti aspetti di completare l'azione? Se vuoi che il destinatario lo faccia, chiariscilo.
• Responsabilità. Cosa dovrebbero fare quando hanno completato l'azione? Chi dovrebbero far sapere che è fatto?
• Scadenza. Quando deve essere completata l'azione?
• Un dolcificante. Cosa c'è in esso per il destinatario? Anche se è solo la tua gratitudine, fagli sapere che sarai grato.

Prendi l'eBook della posta in arrivo e-mail gratuita

Scrivere email efficaci e utilizzabili è solo uno strumento nel tuo arsenale di padronanza della posta elettronica. La gestione delle risposte man mano che tieni in cima alla tua casella di posta elettronica è altrettanto importante.

Scopri come organizzare correttamente la posta in arrivo e gestire le tue email rapidamente. In questo modo, sei più efficace con la posta elettronica, mentre trascorri meno tempo nella tua casella di posta.

Iscriviti alla newsletter di Tuts + Business e ricevi l'ebook Zero inbox GRATUITO. Scopri come applicare le migliori tecniche di gestione della posta in arrivo ora.

Come ti assicuri le tue e-mail Comando Azione?

Quali strategie usi per far sì che le tue e-mail vengano aperte e messe in atto? Ce ne sono stati trovati particolarmente efficaci? Fateci sapere nella sezione commenti qui sotto.

Credito grafico: Email progettato da Simple Icons dal Progetto Noun.