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Riunioni, incarichi e altri elementi che influiscono sul nostro programma: hanno tutti una cosa in comune. Siamo spesso informati di loro tramite e-mail.
Può essere scomodo chiudere l'e-mail di Microsoft Outlook e aprire un'altra app per trovare gli appuntamenti e il lavoro. Quindi riapri nuovamente Outlook dopo aver ottenuto le informazioni sulla pianificazione necessarie. È scomodo, ed è anche inutile.
Molte persone non si rendono conto che MS Outlook ha un calendario costruito direttamente su di esso. Se sai cosa fare, puoi facilmente passare dalla tua casella di posta elettronica al tuo calendario di Microsoft Outlook.
In questo tutorial imparerai come utilizzare il Calendario di Outlook. Ti spiegherò come aggiungere compiti e appuntamenti al tuo calendario. Esploreremo anche come condividere un calendario di Outlook.
Outlook ha lo strumento perfetto per aiutarti a creare e mantenere la tua pianificazione, che è lo strumento di calendario di Microsoft Outlook.
Se si desidera utilizzare Outlook per tenere traccia degli appuntamenti, delle riunioni e delle attività, il calendario di Outlook può essere d'aiuto. Ecco una breve guida video su come utilizzare il calendario di MS Outlook:
Scopri di più sul calendario di Microsoft Outlook seguendo le istruzioni passo-passo di seguito.
Prima di imparare a lavorare con il calendario di Outlook, controlla questa grande risorsa. Scarica le nostre nuove strategie e-mail eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. (È disponibile per GRATUITO Scaricare quando ti iscrivi alla newsletter di Tuts + Business.)
Il tuo calendario di Outlook è uno strumento utile che puoi raggiungere rapidamente e facilmente dalla tua email semplicemente facendo clic su una singola icona se sai come.
Inizia con la posta in arrivo di Outlook aperta:
Accedi al tuo calendario MS Outlook attraverso il Calendario icona nella tua casella di posta.Trovare la Calendario icona in basso a sinistra della tua interfaccia di posta elettronica (sotto il Navigazione riquadro). Se passi il mouse sopra l'icona, vedrai una miniatura del tuo calendario con i prossimi appuntamenti.
Per aprire il tuo calendario, clicca il Calendario icona. Appare il tuo calendario di Microsoft Outlook:
Uno sguardo al calendario di Microsoft Outlook.Si noti che la visualizzazione predefinita è di circa un mese. Questo è chiamato il Mese vista. La data corrente è evidenziata, sebbene sia possibile selezionare vari giorni di calendario con cui lavorare.
Il calendario di Outlook include anche alcune caratteristiche chiare:
Ora che abbiamo esplorato la vista mensile, possiamo dare un'occhiata ad alcune delle viste disponibili.
Puoi cambiare il tuo Vista del calendario. Nella parte superiore del calendario di Outlook, fare clic vista dal menu:
È possibile modificare la vista del calendario di Outlook in vista linguetta.Sul vista scheda, vedrai varie impostazioni che ti permetteranno di personalizzare l'aspetto del tuo calendario. I cinque su cui vogliamo concentrarci per questo tutorial sono:
Per aprire una vista, fare clic sull'icona per la vista del calendario che si desidera aprire. Per questo esempio, facciamo clic sul Visualizza pianificazione icona. Il Visualizza pianificazione display:
La visualizzazione di pianificazione del calendario di Outlook mostra dove si sovrappongono le riunioni.Si noti che questo esempio Visualizza pianificazione ha già due serie di appuntamenti sovrapposti. Conoscere il conflitto di pianificazione consente di gestire il tempo in modo efficiente. È possibile pianificare di partecipare a uno solo degli incontri e riprogrammare l'altro. Oppure puoi partecipare a una parte di ciascuna riunione.
Inoltre, questo Visualizza pianificazione Illustra che c'è un incontro per la colazione che inizierà alle 7:00 - prima dell'inizio della giornata lavorativa.
Nota: Ilvarie visualizzazioni appaiono anche su Casa scheda del tuo calendario di Outlook, e puoi anche accedervi da lì.
Puoi aggiungere vari tipi di elementi al tuo calendario di Microsoft Outlook, tra cui:
Puoi anche impostare qualsiasi elemento come elemento ricorrente o multi-giorno.
Inizia da qualsiasi visualizzazione del calendario, ma assicurati di essere sul Casa scheda. Per questo esempio, inizieremo con Mese guarda aperto:
Clicca il Nuovo appuntamento icona per fissare un appuntamento.Clicca il Nuovo appuntamento icona. Uno spazio Appuntamento schermo visualizza:
Utilizzare il Nuovo appuntamento schermo per inserire i dettagli dell'appuntamento.Digitare le informazioni sull'appuntamento nei campi appropriati. Ecco una breve descrizione di ogni campo e come compilare ciascuno di essi:
Per rendere l'appuntamento durare più di un giorno, selezionare una data per Fine del tempo quello è dopo il Orario di inizio Data.
Attenzione: Se le date e le ore selezionate si sovrappongono a un altro appuntamento o riunione, è possibile che venga visualizzato un avviso nella parte in alto a sinistra del Appuntamento schermo. Tuttavia, Outlook ti consente comunque di aggiungere l'appuntamento in conflitto.
Nel grande quadrato sotto le informazioni sull'appuntamento, digita le note che hai sull'appuntamento. Nell'esempio qui sotto, ho riempito il Appuntamento schermare con informazioni su una conferenza genitori / insegnanti:
Un appuntamento che mostra una conferenza genitori / insegnanti.Per pianificare un appuntamento ricorrente, fare clic su ricorrenza icona nel Nastro (sembra un cerchio). Il Ricorrenza di appuntamento la finestra di dialogo visualizza:
È possibile impostare l'appuntamento per ricorrere utilizzando il ricorrenza icona.Seleziona un Modello di ricorrenza per l'appuntamento. È inoltre possibile definire per quanto tempo l'appuntamento continuerà a ripetersi. Nell'esempio sopra, ho impostato una conferenza genitore / insegnante mensile. Quando hai finito, fai clic ok per tornare al Appuntamento schermo.
Quando hai finito di inserire le informazioni sugli appuntamenti, fai clic su Salva e chiudi icona in alto a sinistra del tuo Appuntamento schermo. L'appuntamento è aggiunto al tuo calendario.
Se hai bisogno di riunire un gruppo per un progetto imprenditoriale o un incontro sociale, troverai il Nuovo incontro strumento utile. Inizia con il calendario di Outlook aperto:
Utilizzare il Nuovo incontro icona per creare un nuovo incontro.Clic Home> Nuovo incontro. UN Nuovo invito alla riunione la schermata si apre:
Utilizzare questa schermata per pianificare una riunione e invitare i partecipanti alla riunione. Ecco una rapida panoramica su come compilare l'invito alla riunione:
Una volta compilati i dati della riunione, utilizzare la casella sotto l'intestazione del messaggio per scrivere una breve nota ai partecipanti al messaggio. Ecco un esempio di come potrebbe essere un invito alla riunione completato:
Ecco un esempio di un'email di invito alla riunione.Se questo deve essere un incontro ricorrente, usa il ricorrenza icona nel Nastro per definire la frequenza con cui si verificherà la riunione.
Quando il tuo invito è pronto per l'invio, fai clic su Inviare pulsante in alto a sinistra della finestra. La tua riunione è stata aggiunta al calendario. Tutti i destinatari che hai incluso nel A il campo riceverà un allegato di invito alla riunione per la riunione.
Scopri di più sull'invio di messaggi in MS Outlook in questo tutorial:
Questo articolo può aiutarti a scrivere un'e-mail efficace da inviare con l'invito alla riunione:
I compiti differiscono dagli appuntamenti e dalle riunioni in quanto generalmente ti coinvolgono. Puoi impostare attività sul tuo calendario come una sorta di elenco online da fare. È inoltre possibile utilizzare la funzione di attività nel calendario di Outlook per assegnare un'attività a un'altra persona o inviare rapporti di stato.
Per impostare una nuova attività, ancora una volta iniziare con un calendario aperto. Clic Home> Nuovi oggetti. Viene visualizzato un menu a comparsa:
Puoi anche aggiungere attività al tuo calendario di Outlook.Seleziona il Compito opzione. Il Nuovo compito appare la finestra:
Utilizzare il Nuovo compito finestra per creare una nuova attività.Digitare il nome dell'attività nel file Soggetto linea. Scegli un Data d'inizio e a Scadenza per il compito. Se lo desideri, puoi anche assegnare valori ai seguenti campi facendo clic sulla freccia giù accanto a ciascun campo e effettuando una selezione:
Se vuoi che il sistema ti invii un promemoria, controlla il Promemoria casella di controllo. Puoi anche usare il ricorrenza icona nel Nastro per rendere l'attività ricorrente. O definire l'attività come duratura più di un giorno scegliendo una diversa data di inizio e fine.
Digitare più informazioni o istruzioni sull'attività nella casella sotto le informazioni dell'intestazione.
Quando hai finito di compilare il Nuovo compito finestra, fare clic Attività> Salva e chiudi. Il tuo compito viene aggiunto all'elenco delle attività del tuo calendario, ma non verrà visualizzato nel tuo calendario a meno che non attivi Compito vista.
Per visualizzare l'elenco delle attività del calendario, vai a vista > To-Do Bar. Appare un menu a comparsa:
Accendi il To-Do Bar guarda per vedere la tua lista delle attività.Clicca il Utensili opzione. Un riquadro si apre a destra del tuo calendario. L'elenco delle attività viene visualizzato nell'angolo in basso a destra del calendario di Microsoft Outlook sotto la miniatura del calendario del mese:
Quando il To-Do Bar la vista è attiva, puoi vedere la tua lista delle attività (o la lista delle attività).Per aprire un'attività e vedere più dettagli o aggiornarla, fare doppio clic sull'attività. Puoi anche contrassegnare un'attività come urgente facendo clic sulla casella di controllo a destra di essa. L'obiettivo To-Do bar la vista rimane aperta fino alla chiusura. Se torni alla tua posta in arrivo, l'elenco delle attività rimane visibile nell'angolo in basso a destra della finestra di MS Outlook:
Se la To-Do Bar la vista è attiva, l'elenco delle attività sarà visibile nella posta in arrivo di Outlook.Per chiudere l'elenco delle attività, fai clic sulla X nell'angolo in alto a destra.
Rimuovi rapidamente un appuntamento o una riunione dal tuo calendario Microsoft Outlook. Scorri fino alla vista del calendario che contiene l'elemento del calendario che desideri rimuovere. Fare clic sulla voce del calendario per selezionarla (in questo caso, un appuntamento), quindi fare clic con il tasto destro. Appare un menu a comparsa:
Fai clic con il pulsante destro del mouse su un elemento del calendario per visualizzare il menu a comparsa. Nota: Nell'illustrazione sopra ho selezionato un appuntamento con un solo altro partecipante. Se avessi selezionato un incontro con più di un partecipante, l'opzione del menu a comparsa sarebbe Annulla Riunione. Dopo aver selezionato il Annulla riunione opzione, mi sarebbe stata data l'opportunità di inviare una notifica di cancellazione a tutti i partecipanti alla riunione.
Seleziona il Elimina opzione dal menu a comparsa. Se l'articolo è un elemento ricorrente, avrai la possibilità di scegliere se eliminare tutte le istanze dell'elemento del calendario (Elimina serie) o solo la singola occorrenza (Elimina occorrenza) che hai selezionato. L'elemento del calendario viene rimosso dal calendario. Il Elimina occorrenza l'opzione è ottima da usare se hai un appuntamento fisso, ma devi cancellare una sua istanza a causa di una vacanza o di un altro conflitto di programma.
Il processo per rimuovere un'attività dall'elenco delle attività è ancora più semplice. Basta fare clic sull'attività nella tua Lista di cose da fare, quindi fai clic destro su di esso. Seleziona il Elimina opzione dal menu a comparsa.
Una delle cose pratiche del calendario di MS Outlook è che il tuo calendario non deve essere aperto per poter aggiungere un elemento del calendario. Aggiungi un elemento del calendario direttamente da un messaggio di posta elettronica. Ecco cosa fare:
Inizia con la tua casella di posta elettronica aperta. Clicca su un messaggio per selezionarlo. Quindi fai doppio clic sul messaggio per aprirlo:
Seleziona un messaggio di MS Outlook.Nell'esempio sopra, mi è stato inviato un invito via email a una riunione. L'email non è stata inviata come invito del calendario, ma voglio aggiungere l'evento al mio calendario di Outlook. Un modo per farlo è usare il Rispondi con Meeting icona sul Nastro. (Sembra un calendario con una freccia.)
Quando si fa clic sul Rispondi con Meeting icona, si apre una risposta, ma soprattutto è nel formato di una riunione:
Il sistema crea un modulo di riunione dal messaggio e-mail selezionato.Si noti che le informazioni sulla posizione sono vuote e che la data e l'ora sono predefinite rispetto alla data e all'ora correnti. Dovrai correggere queste informazioni utilizzando i dettagli presenti nell'email originale. Quindi, inserisci la risposta e-mail al mittente originale. Quando sei pronto, fai clic su Inviare pulsante a sinistra.
Hai appena inviato per email una risposta alla persona che ti ha inviato via email la notifica della riunione e aggiunto la riunione al tuo calendario in un unico passaggio!
È anche facile aggiungere un'attività al tuo elenco di attività di MS Outlook se hai To-Do Bar guarda aperto. Inizia con la tua casella di posta elettronica aperta. Fare clic su un messaggio per selezionarlo, quindi trascinare il messaggio selezionato nell'elenco delle attività in To-Do Bar sulla destra della tua casella di posta:
Per creare una nuova attività da un messaggio e-mail, selezionala e trascinala nell'elenco delle attività.Verrà visualizzata una linea rossa nell'elenco delle attività in cui sta per essere inserita la nuova attività. Dopo aver inserito l'e-mail nell'elenco delle attività, fare doppio clic su di esso per visualizzare i dettagli del messaggio.
Nota: Sebbene Outlook inserirà l'e-mail nell'elenco delle attività, il messaggio rimarrà nella posta in arrivo.
Un'altra comoda funzionalità di Outlook è la possibilità di ricordare al sistema prima di un appuntamento o una riunione. Per attivare la funzione di promemoria mentre stai configurando una nuova riunione o un nuovo appuntamento, fai clic sulla freccia rivolta verso il basso Promemoria icona nel Nastro (sembra una campana):
Ecco il Promemoria menu a comparsa su un appuntamento.Seleziona in anticipo rispetto alla riunione o all'appuntamento che desideri che il promemoria compaia dal popup. Quindi, fare clic su Suono icona nella parte inferiore del pop-up per selezionare un suono di promemoria.
Una volta impostato il promemoria, verrà visualizzato un promemoria ogni volta che apri la tua email o il tuo calendario:
All'ora definita vedrai un promemoria pop-up quando apri l'e-mail o il calendario di MS Outlook.Per far sì che un promemoria smetta di apparire, fai clic su Respingere pulsante. Se la finestra ti ricorda di più elementi del calendario, dovrai fare clic sul pulsante Ignora tutto pulsante.
Condividi il tuo calendario tramite e-mail o dando agli altri l'accesso. Questo potrebbe essere utile se desideri condividere parti del tuo calendario con un membro del team o se stai cercando di pianificare un momento per stare insieme con qualcuno. Esistono tre modi per condividere un calendario:
Poiché la mia installazione di Outlook non viene eseguita su un server Microsoft Exchange, ci concentreremo sul primo e sul terzo metodo di condivisione del calendario Microsoft in questo tutorial.
Con il tuo calendario aperto, vai al Casa > Calendario e-mail. Viene visualizzato un messaggio e-mail vuoto con Invia un calendario via email finestra di dialogo in alto:
Utilizzare il Invia un calendario via email finestra di dialogo per inviare un messaggio con le informazioni del calendario di Outlook.Se hai impostato più di un calendario, fai clic sulla freccia giù nel Calendario campo per selezionare quale calendario si desidera condividere. Quindi, fai clic sulla freccia giù accanto al Intervallo di date campo per specificare quali date del calendario condividere. Quindi, fare clic sulla freccia giù nel Dettaglio box per scegliere un livello di dettaglio da condividere: scegli tra i seguenti livelli di dettaglio:
Seleziona la casella di controllo se desideri che il calendario condiviso mostri l'orario di lavoro. Se le ore di lavoro non sono definite, fare clic su Imposta l'orario di lavoro collegamento ipertestuale per impostarli. Al termine, fai clic su ok pulsante nel Invia un calendario via email la finestra di dialogo. Quindi fare clic su Inviare pulsante per inviare l'e-mail.
Il destinatario dell'e-mail riceve ed e-mail con la tua pianificazione nel testo dell'e-mail e un allegato del calendario che mostra la tua pianificazione.
Puoi anche pubblicare il tuo calendario online su un server condiviso. Con il tuo calendario aperto, vai al Home> Pubblica online icona. Il Pubblica calendario su server personalizzato appare la finestra di dialogo:
Se hai accesso a un server personalizzato, puoi pubblicare il tuo calendario online.Inizia elencando l'URL per il server in cui pubblicherai il tuo calendario. Quindi, definire l'intervallo di date che si desidera condividere. Per il Dettaglio opzione scegliere tra: Solo disponibilità, Dettagli limitati, e Dettagli completi. Se vuoi solo pubblicare il tuo calendario tra le ore di lavoro, fai clic sulla casella di controllo.
Al termine, fai clic su ok pulsante. Segui tutte le richieste che appaiono.
Hai appena imparato a utilizzare il tuo calendario di Microsoft Outlook. Ottenere il tuo calendario di Outlook impostato correttamente può farti risparmiare tempo e aiutarti a essere più produttivo.
Ora che hai il tuo programma in ordine usando il calendario di Outlook, potresti voler affrontare la tua casella di posta elettronica. Per una guida gratuita alla gestione di una casella di posta ingombra, prendi una copia del nostro eBook GRATUITO: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. È dotato di avanzate tecniche di gestione della posta in arrivo.
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