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Immaginalo. Il tuo cliente effettua un ordine online. Si invia loro una ricevuta via email. Anche se la ricevuta non include i dati della carta di credito del cliente, è probabile che contenga molte informazioni personali (PIN) come il nome, l'indirizzo, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail del cliente. Se la tua e-mail fosse stata compromessa, tutte le informazioni sarebbero trapelate.
Sembra quasi ogni giorno che una nuova violazione dei dati fa notizia. Stiamo costantemente leggendo su come milioni di noi hanno compromesso i nostri dati. Uno studio del Identity Theft Resource Center mostra che ci sono stati 309 casi di violazioni dei dati aziendali che hanno coinvolto oltre 15 milioni di persone nel solo 2018.
Non c'è da meravigliarsi se le persone sono alla ricerca di modi per proteggere la posta elettronica in uscita, inclusa la posta elettronica dagli account di posta elettronica Microsoft. La crittografia delle e-mail è solo un modo per migliorare la sicurezza di Outlook. In questo articolo, esploreremo come crittografare la posta elettronica in Outlook.
Prima di approfondire l'apprendimento dell'uso della crittografia con il tuo account di posta elettronica Microsoft, assicurati di prendere il nostro eBook gratuito: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. È ricco di strategie di organizzazione della posta in arrivo e di suggerimenti killer per la gestione di tutte le e-mail in arrivo in modo più efficiente.
La crittografia è importante per diversi motivi. Innanzitutto, molte informazioni potenzialmente sensibili vengono condivise tramite e-mail. Se una e-mail viene hackerata durante il processo di trasmissione o anche mentre si trova in un archivio e-mail, l'hacker potrebbe potenzialmente apprendere abbastanza da sottrarre informazioni sull'account. Nel peggiore dei casi, un hacker potrebbe anche scoprire la password del proprio account di posta elettronica, il che significa che non solo possono accedere ai messaggi in qualsiasi momento, ma anche inviare messaggi (possibilmente malevoli) utilizzando il proprio account di posta elettronica. I tuoi contatti potrebbero non rendersi conto che i messaggi non provengono da te.
La crittografia è un metodo di scomposizione delle informazioni in modo che non possa essere accessibile da terze parti sconosciute. Se un messaggio viene crittografato, solo il lettore previsto che ha una chiave per sbloccare la crittografia sarà in grado di visualizzarne il contenuto.
Per una visione più approfondita della crittografia e-mail rivedere le nostre serie sulla crittografia e-mail.
MS Outlook ti offre alcune opzioni di crittografia per i singoli messaggi. Per queste opzioni, Outlook utilizza gli ID digitali (noti anche come certificati digitali) come requisito per un ulteriore livello di crittografia della posta elettronica. È necessario un certificato digitale per inviare un messaggio crittografato. Il tuo destinatario ha anche bisogno di uno per ricevere il tuo messaggio crittografato. Lo scopo di un certificato digitale è dimostrare che sei quello che dici di essere.
Sempre più spesso molte aziende stanno prendendo in considerazione l'uso dell'email crittografata per comunicare con i propri clienti. Ciò è particolarmente vero per le imprese nel settore sanitario o legale, dove la probabilità di trasmettere dati sensibili è grande.
Sebbene la crittografia e-mail sia un'area relativamente nuova, ci sono già diverse leggi che potrebbero influire sul suo utilizzo. In generale, leggi come il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE, il Data Protection Act (DPA) del Regno Unito e leggi simili sono state approvate con l'obiettivo di proteggere i dati dei consumatori. In alcuni casi, la crittografia delle e-mail potrebbe essere un modo per fornire tale protezione. Ma sappi anche che in alcuni punti alcuni tipi di crittografia sono illegali.
Mantenere sicuri i dati dei clienti è una buona pratica commerciale. La crittografia delle e-mail potrebbe essere solo un elemento di protezione delle informazioni dei tuoi clienti se eseguita in conformità con i requisiti legali.
Nota: Non sono un avvocato o uno specialista legale e questo articolo non è un consiglio legale. Inoltre, le leggi sulla privacy dei dati cambiano continuamente. Se hai domande legali sull'utilizzo della crittografia per la tua azienda o su altri problemi relativi alla privacy, consulta un avvocato specializzato in questioni relative alla privacy dei dati.
MS Outlook ha un sistema di protezione delle informazioni integrato. Tuttavia, in questo tutorial illustreremo specificamente come inviare una e-mail crittografata tramite Outlook.
L'e-mail di Outlook supporta la crittografia e-mail per i messaggi in uscita e ricevuti. Per crittografare la posta elettronica in MS Outlook, devi seguire tre passaggi fondamentali:
Diamo un'occhiata a ciascuna parte del processo più da vicino.
Il primo passo per utilizzare MS Outlook per la crittografia delle e-mail è ottenere un ID digitale, noto anche come certificato digitale. Il modo più sicuro per farlo è attraverso un'autorità di certificazione indipendente (CA). Alcune autorità di certificazione che funzionano con Outlook sono:
Sono disponibili ulteriori autorità di certificazione. Assicurati di controllare attentamente la reputazione dell'autorità di certificazione prima di acquistare un certificato digitale. Il costo per ottenere un certificato digitale varia in base all'agenzia emittente.
Una volta ottenuto un certificato digitale, dovrai installarlo. Seguire le istruzioni fornite dall'autorità di certificazione.
Nota: I passaggi seguenti possono variare se stai utilizzando un plug-in di crittografia per Outlook.
Prima di poter inviare un messaggio crittografato a un destinatario, tu e il destinatario dovete scambiare messaggi firmati digitalmente. A differenza di una normale firma e-mail, una firma digitale è collegata al tuo ID digitale e verifica che in realtà stai inviando il messaggio.
1. Per inviare un messaggio con firma digitale, innanzitutto creare un nuovo messaggio in Outlook. Per informazioni su come comporre un messaggio in Outlook, consulta questo tutorial:
2. All'interno del messaggio, fare clic su Opzioni tab:
Inizia con un messaggio di posta elettronica aperto.2. Fare clic sul Più opzioni icona sul nastro. Il Proprietà display della scatola:
Clic Impostazioni di sicurezza per accedere alla finestra di dialogo per inviare un messaggio con firma digitale.3. Fare clic sul Impostazioni di sicurezza pulsante sul Proprietà la finestra di dialogo. Il Proprietà di sicurezza appare la casella:
Seleziona la casella accanto a Aggiungi firma digitale a questo messaggio.4. Controllare il Aggiungi firma digitale a questo messaggio casella di controllo.
5. Apporta qualsiasi altra modifica al file Proprietà dei titoli scatola, se necessario.
6. Al termine, fare clic su ok. Quindi fare clic Vicino sul Proprietà la finestra di dialogo.
7. Invia il tuo messaggio con la firma digitale al destinatario e richiedi che ti inviino un messaggio con una firma digitale.
Una volta che tu e il tuo destinatario avete scambiato le firme digitali, potete inviare messaggi crittografati a quel destinatario. Ecco come farlo:
1. Inizia creando il messaggio che desideri crittografare in Outlook. Dall'interno del messaggio, fare clic su File scheda. Appare la seguente schermata:
Scegliere Opzioni per accedere al Proprietà la finestra di dialogo.2. Fare clic sul Proprietà icona. Il Proprietà la finestra di dialogo appare sul tuo messaggio:
Clicca il Impostazioni di sicurezza pulsante.3. Fare clic sul Impostazioni di sicurezza pulsante. Nel Proprietà di sicurezza casella, selezionare la casella accanto a Cripta il contenuto del messaggio e gli allegati.
Fare clic sulla casella di controllo per attivare la crittografia e-mail per il messaggio corrente.4. Apporta qualsiasi altra modifica nel file Proprietà di sicurezza scatola, se necessario.
5. Fare clic ok, quindi fare clic Vicino sul Proprietà la finestra di dialogo.
6. Invia il tuo messaggio crittografato.
È inoltre possibile impostare l'account di posta elettronica Microsoft per crittografare tutti i messaggi di posta elettronica in uscita di Outlook. Tuttavia, tieni presente che i destinatari dovranno avere una chiave per aprire un messaggio crittografato da te.
Tuttavia, se i tuoi messaggi contengono sempre informazioni riservate e in genere li invii agli stessi gruppi di persone (come i tuoi colleghi), potresti prendere in considerazione l'utilizzo di questa impostazione per assicurarti di non inviare involontariamente un'e-mail non crittografata con dati.
Ecco come impostare Outlook per crittografare automaticamente tutti i messaggi in uscita:
1. Dalla tua casella di posta aperta, fai clic su File scheda. Il Informazioni account schermo visualizza:
Selezionare Opzioni per aprire il Opzioni la finestra di dialogo.2. Sul Informazioni account schermo, selezionare Opzioni. L'Outlook Opzioni appare la finestra di dialogo:
Selezionare Centro di fiducia per accedere al Centro di fiducia la finestra di dialogo.3. Dal pannello a sinistra, selezionare Centro di fiducia e quindi selezionare Impostazioni del centro di fiducia. Il Centro di fiducia appare la finestra di dialogo:
Utilizza la casella di controllo per crittografare tutti i messaggi in uscita.4. Fare clic Email Security. Quindi seleziona la casella accanto a Crittografa contenuti e allegati per i messaggi in uscita.
5. Fare clic ok e poi ok ancora.
Per impostazione predefinita, i messaggi inviati verranno ora crittografati.
Cosa succede se si riceve un messaggio crittografato da un mittente e non si dispone di una chiave? Non potrai aprire il messaggio finché non verifichi la tua identità.
L'aspetto del messaggio crittografato può variare a seconda dello strumento utilizzato per crittografarlo. Ecco un esempio:
I messaggi che sono stati crittografati utilizzando Outlook.com avranno a Leggi il messaggio pulsante in basso. Ecco come può apparire un messaggio di posta elettronica crittografato quando lo ricevi:
Nota: La crittografia di Outlook.com è una funzionalità avanzata disponibile per gli utenti di Microsoft Office 365.
Non è possibile visualizzare il corpo di un messaggio crittografato senza verificare la propria identità.Quando fai clic sul Leggi il messaggio pulsante, ti verrà data una schermata con la scelta di verificare la tua identità tramite Google o con un passcode monouso:
Scegli come vuoi verificare la tua identità.Fare uno dei seguenti:
1. Verifica la tua identità con Google
1. Per verificare la tua identità utilizzando Google, fai clic su Google pulsante.
2. Accedi al tuo account Google al prompt.
3. Seguire le istruzioni sullo schermo.
2. Verifica la tua identità usando una password
1. Per verificare la propria identità utilizzando un codice di accesso monouso, fare clic su Ottieni un passcode button. Importante: Non chiudere la finestra con il prompt di passcode.
2. Ti verrà inviata una password una tantum tramite e-mail. (Attenzione, la password sarà valida solo per 15 minuti.) Immettere il codice di accesso al prompt.
3. Seguire le istruzioni sullo schermo.
Hai appena imparato come inviare una email sicura in Outlook usando la crittografia della posta elettronica. La crittografia della posta elettronica è solo un aspetto della sicurezza di Outlook. Tuttavia, può svolgere un ruolo nel mantenere i dati dei tuoi clienti più sicuri, che è una parte importante del fare affari nel mondo di oggi.
Se non hai ancora pensato a come proteggere i dati dei tuoi clienti e migliorare la sicurezza di Outlook, potrebbe essere il momento di cominciare a pensarci. Inizia utilizzando le tecniche sopra elencate per rendere più sicuri i messaggi inviati dal tuo account di posta elettronica Microsoft.
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