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Se c'è una cosa che mi fa male in questa intera attività freelance è la contabilità. Voglio dire, sono uno scrittore e, francamente, una delle cose che mi attirano a scrivere è che è così non contabilità. Se sei uno scrittore, un designer o anche un programmatore, è probabile che sei attratto dalla possibilità di mettere insieme parole, immagini e codice in modo creativo, non dalla prospettiva di registrare meticolosamente le transazioni finanziarie.
La contabilità e la contabilità di un libero professionista si riduce a tre cose:
Nell'ultimo anno e mezzo, ho usato LessAccounting per gestire i primi due e una sorta di "winging it" per gestire il terzo. Mi piace LessAccounting e con un po 'di immissione di dati creativi (es. Trattenendo i pagamenti in mesi in cui ricevo più pagamenti e li inserisco durante i mesi più lenti, l'account gratuito limita il numero di pagamenti che puoi inserire in un dato mese) I' sono riuscito a fare abbastanza bene per me stesso con un account gratuito. Ma questo sta cambiando - sto sviluppando più clienti e una fatturazione più costante e pagamenti da registrare, e allo stesso tempo il mio reddito cresce al punto che le tasse stanno diventando un incubo.
Quando ho scoperto di recente Outright, un sistema completamente nuovo si è riunito. Invece di gestire la mia contabilità separatamente dal mio conteggio delle imposte, Outright funge da hub per un sistema di contabilità integrato, con:
Ecco come funziona:
Freshbooks è un sistema online che è diventato un di fatto standard per la contabilità freelance. L'account gratuito offre quasi tutte le funzionalità dell'account a pagamento, ma è limitato a soli 3 clienti e inserisce il marchio Freshbooks sulle fatture inviate tramite e-mail. $ 14 US al mese rimuove il marchio e consente di tenere traccia di 25 clienti, con piani più costosi per più clienti.
Le fatture dei Freshbook non sono personalizzabili come alcuni modelli di altri servizi di fatturazione (sto pensando a BlinkSale qui) ma sono attraenti e funzionali e offrono abbastanza marchi per essere chiaramente identificabili come il tuo. Se tendi a lavorare stimando un intero lavoro per una tariffa forfettaria, puoi facilmente generare stime; se lavori di ora in ora, Freshbooks offre anche un buon sistema di tracciamento del tempo. Un bel tocco è la loro fatturazione "snail mail", che consente di inviare fatture stampate con matrici di pagamento e restituire buste per $ 1,79 USA o meno (a seconda della quantità).
Freshbooks gestisce anche le spese, ma ho una soluzione migliore per questo:
Shoebox aiuta a minimizzare il lavoro necessario per tenere traccia delle spese mediante la scansione, l'ordinamento, la categorizzazione, la somma e l'archiviazione delle copie di tutte le ricevute. L'account gratuito richiede di eseguire personalmente la scansione delle ricevute; conti a pagamento ($ 9,95 USA / mese in su) ti permettono di spedire una busta piena di ricevute per farle scansionare, OCR e classificare automaticamente in base alle regole che hai impostato (abbastanza facilmente, anche).
La bellezza di Shoeboxed è che devi solo preoccuparti di conservare le tue ricevute fino alla fine del mese; quindi trascorri un'ora o due per scansionare o, meglio ancora, riempire una busta e rilasciarla per posta, e hai quasi finito. Puoi andare sul sito e aggiungere note o classificare le ricevute dai luoghi in cui hai effettuato gli acquisti per la prima volta, ma il sollevamento pesante che puoi lasciare a Shoeboxed.
Quindi, come si ottengono i dati di spesa e i dati di reddito per giocare insieme? Ecco l'ancora:
L'obiettivo di Outright è quello di aiutare i freelance a effettuare i pagamenti delle imposte trimestrali stimate. La cosa fantastica è che importa dati da Freshbooks e Shoeboxed ogni notte. Ciò significa che mantiene un conteggio delle tue finanze man mano che il denaro scorre dentro e fuori.
Verso la fine di ogni trimestre fiscale, Outright ti invierà un promemoria che è il momento di effettuare il pagamento delle imposte stimate per il trimestre successivo. Sulla base dell'andamento del reddito nell'ultimo trimestre, Outright calcola quale dovrebbe essere il reddito stimato per il trimestre successivo e quanto dovrebbero essere le tasse. Al momento è solo negli Stati Uniti (mi spiace, chiunque altro nel mondo) ma dicono che stanno lavorando per aggiungere supporto ad altri paesi - chiunque sappia come i codici fiscali complessi possono essere anche di anno in anno all'interno dello stesso paese può indovinare che tipo di impresa deve avere un supporto globale!
Ma anche se non vuoi che Outright faccia le tue tasse per te - loro stessi dicono che usano un algoritmo conservativo che può risultare in eccesso, dato che il pagamento in eccesso può causare multe e persino azioni legali - Outright è ancora utile per portare il tuo denaro dati insieme in un unico luogo. Con un paio di clic, puoi generare un invito e-mail da inviare al tuo contabile o contabile che consente loro l'accesso, rendendo semplice trasferire le tue tasse a una terza parte.
Ovviamente, è possibile utilizzare direttamente Outright, inserendo reddito e spese secondo necessità a mano, ma Freshbooks e Shoebox offrono così tante funzionalità che a malapena ha senso non usarle (come la fatturazione). A titolo definitivo è anche gratuito, quindi non vi è alcuna spesa aggiuntiva per semplificare un compito così grande come pagare le tasse.
Insieme, questi tre servizi ti manterranno il meno possibile Niente al mese (per chi è appena iniziato e con clienti e spese minimi). Per i freelance più consolidati con una bella scuderia di clienti e una discreta quantità di spese al mese, gli account a livello base pagati sia a Freshbooks che a Shoebox costano $ 25 US $ al mese molto ragionevoli - non troppo malandati. Entrambi i servizi aumenteranno in proporzione all'aumento della tua azienda, con tariffe piuttosto buone.
Soprattutto, con tanta seccatura tolto dalla contabilità, dovrebbe essere un gioco da ragazzi per gestire le vostre finanze. So di aver perso una parte significativa delle spese che dovevano essere deducibili, ma le entrate sono state perse, poco note o semplicemente troppo lavoro per i pochi dollari in tasse che mi avrebbero risparmiato. Cose del genere si aggiungono, però - e con l'economia così com'è, rinunciando a pochi dollari qui e pochi dollari non è semplicemente sostenibile.
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