Gestione dei progetti Kickstart come affrontare progetti di grandi dimensioni

Più grande è il progetto, più è probabile che un libero professionista rimanga schiacciato. Se non fai un buon lavoro nell'organizzare un grande progetto, potresti addirittura perdere la scadenza. Una scadenza persa potrebbe significare perdere il tuo cliente e forse anche la tua reputazione.

C'è un modo migliore. I principi di gestione del progetto ti aiutano ad organizzare i tuoi grandi progetti in modo che funzionino senza intoppi.

Per prima cosa, definiamo la gestione del progetto. Secondo l'Associazione per la gestione dei progetti,

La gestione del progetto è l'applicazione di processi, metodi, conoscenze, abilità ed esperienze per raggiungere gli obiettivi del progetto.

La maggior parte dei liberi professionisti comprende perché la conoscenza, le abilità e l'esperienza sono importanti per il completamento dei loro progetti. Ma alcuni si rifiutano di usare processi e metodi. I freelance creativi a volte sentono che troppa struttura toglie la loro creatività.

I liberi professionisti dovrebbero accogliere processi e metodologia. Piuttosto che soffocare la creatività, ti permettono di fare di più. Per la maggior parte di noi, più lavoro svolto significa più reddito. È una buona cosa. Inoltre, avere buone capacità di gestione dei progetti ti consente di affrontare progetti più grandi di libero professionista. Con le capacità di project management, puoi gestire altri professionisti freelance e assumere più lavoro.  

I progetti più grandi tendono a pagare di più. Se riesci a gestire progetti di grandi dimensioni, vali di più per i tuoi clienti. Avrai anche maggiori probabilità di attirare nuovi clienti. In effetti, i project manager sono richiesti per progetti aziendali e governativi. Secondo un sondaggio di Payscale.com, la retribuzione media per un project manager negli Stati Uniti nell'agosto del 2015 variava da $ 65.062 a $ 85.971.

In questo tutorial, ti do una rapida panoramica sulla gestione del progetto. Inizio confrontando i metodi Agile e Traditional. Successivamente, fornisco metodi pratici che puoi applicare ai tuoi progetti freelance.

  Confronto dei processi

È importante capire che la gestione dei progetti è un campo enorme. Esistono diverse metodologie di gestione del progetto, alcune delle quali sono brevettate. Qui ci sono solo alcune delle diverse metodologie là fuori:

1. Metodi agili
2. Lean (un metodo Agile)
3. Scrum (metodo Agile)
4. Sei Sigma
5. Metodi a cascata (chiamati anche tradizionali)
6. PRINCE2 (popolare nel Regno Unito)

Ognuna di queste metodologie ha variazioni e sotto-metodologie. Non lasciare che i nomi di tutti questi metodi ti confondano. I responsabili dei progetti aziendali devono capirli bene. Come libero professionista, probabilmente utilizzerai solo uno dei due metodi: Agile o Waterfall (anche chiamato Traditional).

I responsabili dei progetti aziendali utilizzano anche termini molto specifici. TechRepublic ha pubblicato un ottimo elenco di termini di gestione del progetto a cui puoi fare riferimento se ti imbatti in un termine che non conosci. Per questo tutorial, ci concentreremo su due definizioni che potresti non sapere:

Scopo:

... il modo in cui descrivi i confini del progetto; definisce cosa consegnerà il progetto e cosa non consegnerà ...
(TechRepublic)

Consegnabile:

... qualsiasi risultato tangibile prodotto dal progetto ...
(TechRepublic)

Altri termini sono autoesplicativi o definiti all'interno di questo tutorial.

Una delle prime decisioni che farai come project manager freelance è se utilizzare un processo di gestione del progetto Agile o Tradizionale. Questa sezione confronta i due tipi di processi di gestione del progetto. Ti aiuterà a decidere quale metodo funziona meglio per il tuo progetto.

Scegliere un processo agile

La gestione agile del progetto si basa sui dodici principi del Manifesto Agile. Viene spesso utilizzato per progetti di sviluppo software. Ecco alcune caratteristiche di progetti ben adattati alla gestione del progetto Agile:

• Il deliverable del progetto non è ben definito o è probabile che cambi.
• Il progetto ha deliverable multipli o in fasi.
• Il progetto ha un numero stabilito di risorse.
• Il cliente è disponibile durante tutto il processo.
• Il programma è molto flessibile.

Un esempio di un buon progetto Agile è il lancio di una nuova app software. L'app verrà rilasciata in fasi. Le caratteristiche della prima fase sono ben note. Le caratteristiche dell'ultima fase non sono ben definite e possono cambiare nel tempo. Il cliente desidera anche frequenti riunioni di brainstorming.

Per ulteriori informazioni sulla procedura del progetto Agile, consulta i seguenti tutorial gratuiti di Tuts +:

• Introduzione di un designer alla metodologia "Agile" 
• Il modo snello e agile per costruire il tuo primo prodotto
• I principi dello sviluppo agile

Agile è una grande metodologia per molti progetti. Ma alcuni progetti vengono gestiti meglio in un processo più tradizionale.

Scegliere un processo tradizionale

In questo tutorial, mi concentro su come la gestione dei progetti Traditional (o Waterfall) ti aiuta a gestire un progetto freelance.

Sebbene Agile sia popolare, ci sono momenti in cui un processo tradizionale ha più senso. Ecco le caratteristiche di un progetto adatto alla gestione di progetti tradizionali:

• Lo scopo del progetto è ben definito e non è probabile che cambi.
• Il progetto ha un unico risultato.
• Le risorse per il progetto possono essere regolate.
• Il coinvolgimento del cliente nel progetto è limitato dopo che l'ambito è stato concordato.
• La scadenza o la data di consegna è impostata e ferma.
• Il cliente richiede la gestione tradizionale del progetto.

Un esempio di un progetto tradizionale è la presentazione di un sito di e-commerce per un'azienda con solo una manciata di prodotti. Non ha senso eseguire il progetto in fasi perché il risultato finale è noto e improbabile che cambi. Il cliente ti dà i requisiti, ma vuole che tu lo gestisca da lì. In effetti, la disponibilità del cliente durante il progetto sarà limitata.

Gestione tradizionale dei progetti

Questa sezione identifica le cinque fasi di un progetto in un processo di gestione del progetto tradizionale. Diverse metodologie usano termini diversi, ma ciò che accade in ogni fase è simile.

Roli Pathak, scrivendo a PM project-management.com, offre una buona descrizione delle fasi del progetto tradizionale:

1. Iniziato
2. Piano  
3. Eseguire
4. Controllo
5. Vicino

Spiegherò come puoi applicare ogni fase al tuo progetto nella prossima sezione. Per ora, esaminiamo i vantaggi e gli svantaggi della gestione tradizionale dei progetti.

Vantaggi del processo tradizionale

• La tradizionale gestione dei progetti consente al team di lavorare con meno supervisione dei clienti.
• Ci sono meno modifiche al progetto.
• La gestione tradizionale del progetto include un ambito ben definito.

Svantaggi del processo tradizionale

• È difficile elaborare le modifiche.
• Il cliente è meno coinvolto.

Ora che hai una panoramica sulla gestione del progetto, sei pronto per usarlo.

 Utilizzando la gestione del progetto

È possibile applicare un processo di gestione del progetto tradizionale al progetto freelance. Ho adattato le fasi di gestione del progetto tradizionale per i liberi professionisti. Ecco di nuovo le cinque fasi del project management e una descrizione di ciò che accade durante ogni fase per te, il freelance:

1. Ottieni requisiti (Iniziato). Il cliente esprime interesse a fare un progetto con te. Verifica di disporre delle risorse di base (compresi i subappaltatori) per realizzare il progetto. Chiedi una portata dettagliata del progetto. Confermare inoltre che la comprensione dell'ambito è corretta con il cliente.
2. Piano. Stimare la quantità di sforzo che il progetto richiede e pianificare il lavoro. Rompere il progetto in parti più piccole (spesso chiamate strutture di scomposizione del lavoro) per creare un piano gestibile. Stabilisci i tuoi obiettivi interni e assicurati che il tuo piano soddisfi gli obiettivi del cliente. Ottenere un contratto firmato o un accordo dal cliente e raccogliere il pagamento iniziale.
3. Sviluppo (Esegui). Tu (e tutti i freelancer che hai assunto) svolgi i compiti principali del progetto. Se sei uno sviluppatore web, è qui che costruisci le pagine web. Se sei uno scrittore, è qui che crei la bozza.
4. Revisione / Test (controllo). Durante il corso del progetto, confronta i tuoi progressi con il piano. Se rimani indietro, prendi provvedimenti per assicurarti di tornare al piano programmato. Controlla il tuo lavoro durante questa fase per assicurarti che non vi siano errori e che soddisfi lo scopo del progetto. Se hai una squadra, esamina il lavoro degli altri. Altrimenti, guarda attentamente il tuo lavoro. Saltare questa fase potrebbe comportare un cliente scontento e molte modifiche. Per i progetti di grandi dimensioni potrebbe essere necessario un esperto in materia indipendente per la revisione o il test.
5. Conclusione / Manutenzione (Chiudi).Trasforma il progetto al cliente. Bill per il resto delle tasse del progetto. Se il progetto richiede supporto e manutenzione continua, prendere accordi per maneggiarli (a pagamento). Come libero professionista, è una buona idea chiedere più lavoro a questo punto.

Man mano che progredisci nelle fasi di gestione del progetto, avrai bisogno di strumenti per aiutarti. Per progetti di piccole e medie dimensioni, crea fogli di lavoro per progetti personalizzati utilizzando strumenti come Fogli Google (gratuiti) o Microsoft Excel. Per i progetti più grandi potrebbe essere necessario uno strumento più complesso come Microsoft Project o Jira.

Se hai seguito il processo di gestione del progetto, probabilmente hai evitato molti problemi comuni del progetto.

Evitare le insidie ​​di Project Management

Per i progetti più grandi, il processo di gestione del progetto aiuta a evitare le insidie ​​comuni del freelance. Qui ci sono sette problemi che i liberi professionisti affrontano spesso e una spiegazione di come il processo di gestione del progetto aiuta ciascuno:

1. Non capendo cosa vuole il cliente. Nel processo di gestione del progetto il cliente accetta i requisiti (noti anche come ambito) durante la prima fase. Lo scopo diventa parte del contratto.
2. Sottovalutare il tempo per il progetto. Con la gestione del progetto, la stima è più accurata perché la si basa su un ambito più dettagliato.
3. Sottocarica per il progetto. È meno probabile che si effettui una sottocarica per il progetto perché si dispone di una stima più accurata.
   
4. Cadere in ritardo sulle attività e in definitiva consegnare in ritardo. Con un processo di gestione del progetto sai sempre come i tuoi progressi sono in linea con il programma.
5. Trasformare un progetto con problemi. La gestione del progetto richiede di testare (o controllare) il tuo lavoro. Hai meno probabilità di trasformare un progetto in errori.
6. Malintesi dopo il completamento del progetto. Poiché l'ambito è chiaramente definito dall'inizio, il cliente sa esattamente cosa hai accettato di fare.
7. Non ottenere ripetuti affari dal cliente. Come parte della fase finale, chiedere al cliente se è possibile gestire il proprio supporto o le esigenze di manutenzione.

Dopo il progetto

Anche dopo che il tuo progetto freelance è completo, non hai finito. I migliori project manager analizzano i loro successi e fallimenti del progetto. Dovresti fare lo stesso.

Ecco alcune domande al termine del tuo progetto:

• Il cliente era felice? Se no, perché no? (Potrebbe essere necessario chiedere).
• Il progetto è rimasto nei tempi previsti? In caso contrario, a che punto è scaduto il programma? Cosa l'ha fatto andare fuori orario?
• Le stime temporali erano accurate per ogni attività? Se non lo fossero, quanto tempo sarebbe stato necessario?
• Che cosa hai imparato da questo progetto? Cosa vorresti che tu avessi fatto diversamente?
• Sulla base di questo progetto, è necessario investire in più strumenti o formazione?

Registra le tue risposte a queste domande e conservale in un luogo sicuro. Esamina le tue risposte con i membri del tuo team di progetto. Guarda le tue risposte prima di iniziare il tuo prossimo progetto freelance per evitare di commettere gli stessi errori in un nuovo progetto.

Dopo un progetto di successo, chiedi al tuo cliente di darti una raccomandazione mentre il tuo lavoro è ancora fresco nella loro mente. I project manager aziendali di solito saltano questo passaggio, ma è di vitale importanza per i project manager freelance.

Ecco alcuni Tuts + tutorial che ti aiuteranno a chiedere testimonianze dei clienti:

• Quando il progetto è finito - Raccogliere testimonianze
• L'approccio in 5 fasi per la raccolta e l'utilizzo delle testimonianze dei clienti

Conclusione

Questo tutorial copre un argomento complesso, la gestione di progetti tradizionali e lo rende accessibile ai liberi professionisti. Non è inteso per essere una risorsa esaustiva sulla gestione del progetto. Né difende la tradizionale metodologia di gestione dei progetti per tutti i progetti indipendenti.

La gestione del progetto è un'area in cui l'esperienza e le opinioni sono diverse. Alcuni punti chiave da ricordare sono che dovresti pianificare e organizzare i tuoi progetti freelance e che esistono metodi comprovati per aiutarti a farlo.

Inoltre, essere in grado di gestire progetti freelance aumenta il tuo valore come libero professionista e ti rende più commerciabile.

risorse

Graphic Credit: icona di Project Management progettata da Matthew Roberts del progetto Noun.