Impostazione di una soluzione di posta elettronica ospitata con Google Apps

Chiunque usi regolarmente Internet avrà un indirizzo email di qualche tipo, con molti di noi che utilizzano servizi di posta elettronica gratuiti come Google Mail, Yahoo! Mail, Microsoft Outlook o iCloud di Apple.

Mentre questi servizi possono essere grandi, non sono ideali per l'uso aziendale. Il tuo indirizzo email terminerà con il proprio dominio, ad esempio @ gmail.com o @ yahoo.com. Se stai usando un indirizzo come questo e persino lo hai visualizzato sui biglietti da visita, può sembrare un po 'poco professionale.

Continuando con la nostra serie Impostare la tua attività online senza codifica, Ti mostrerò come configurare e configurare una soluzione di posta elettronica host realmente personalizzabile con Google Apps, offrendoti tutta la potenza di Gmail ma con la flessibilità di eseguire il tuo server di posta elettronica.

Che cos'è l'email ospitata?

Se usi Gmail o Yahoo! posta allora stai già usando questo tipo di servizio. L'email ospitata è semplicemente il termine per qualsiasi provider di posta elettronica che gestisce le tue email per te.

Alcune grandi aziende preferiscono gestire e gestire la posta elettronica autonomamente e solitamente dispongono di server di posta elettronica interni e forme di ridondanza che possono permettersi, oltre a un reparto IT in grado di gestirli e risolvere eventuali problemi che potrebbero insorgere.

Per i freelance e le piccole imprese, l'acquisto di server e l'assunzione di personale IT ai soli fini della posta elettronica sarebbero estremamente costosi. Servizi di posta ospitati, come Google Apps e Microsoft Ufficio 365 sono soluzioni che vanno oltre le loro offerte gratuite di Gmail o Hotmail e Outlook e fornire un'alternativa a pagamento che offre alle aziende un modo per esternalizzare efficacemente la loro intera infrastruttura di posta elettronica ed evitare di doverlo affrontare a tutti. Basta pagare un costo mensile in base al numero di utenti e in cambio, ti viene fornito un servizio di posta elettronica affidabile e potente.

Come funziona Google Apps

Google Apps è iniziato nel 2006 e si è sviluppato in una soluzione aziendale completa che offre molti dei servizi Google più popolari che puoi gestire per te e per i tuoi dipendenti. Fornisce tutte le funzionalità e i vantaggi di un account Google standard, con accesso a servizi come Gmail e Google Calendar ma tutti legati al tuo nome di dominio.

La più grande caratteristica che usano la maggior parte dei liberi professionisti e delle aziende Google Apps perché è il loro servizio Gmail personalizzato. Non avrai più un @ gmail.com indirizzo ma uno che riflette correttamente il tuo nome di dominio. Sarà alimentato da Gmail quindi ottieni ancora tutti i vantaggi aggiuntivi, come il suo leggendario filtro antispam.

Google Apps for Business costi $ 5 utente / mese senza conteggio o contratto minimi dell'utente. Se sei una piccola azienda con 5 persone che lavorano nella tua azienda che necessitavano di un account, pagherai solo $ 25 al mese. A causa del suo basso costo e popolarità, molti optano per l'uso Google Apps semplicemente per il servizio di posta elettronica e non utilizzerà necessariamente nessuno degli altri servizi Google.

Perché andare in hosting?

Ci sono una serie di motivi per cui pagare per la tua email con servizi come Google Apps è utile, in particolare per un libero professionista o una piccola impresa:

1. Branding

È tutta una questione di il branding e avere il nome di un'altra società per ciò che è probabile che la tua forma primaria di comunicazione possa dare l'impressione sbagliata.

Con uno qualsiasi dei servizi gratuiti che ho menzionato in precedenza, devi semplicemente selezionare un nome utente e ti verrà assegnato un indirizzo e-mail al nome di dominio del servizio, ad esempio [email protected]. Per uso personale questo non è un problema, ma se sei un libero professionista o una piccola impresa, hai un indirizzo email come [email protected] può sembrare un po 'poco professionale.

È tutta una questione di il branding e avere il nome di un'altra società per ciò che è probabile che la tua forma primaria di comunicazione possa dare l'impressione sbagliata. Potrebbe sembrare estremamente banale, ma quando si tratta di commercializzare te stesso e il tuo business, mettiti nei panni del tuo cliente. Se tu stavamo cercando un web designer a Londra e il loro indirizzo email era [email protected], avresti qualche esitazione??

Utilizzando i servizi di posta elettronica ospitati, è possibile utilizzare il proprio nome di dominio per dare ai propri indirizzi di posta elettronica un aspetto molto più professionale, soprattutto quando si ha a che fare con più dipendenti e passare a qualcosa di simile [email protected]o [email protected].

2. Affidabilità

I provider di servizi di posta elettronica ospitati, come Google, dispongono di rack di server in più data center in tutto il mondo, garantendo un'affidabilità solida. Se un singolo server, o anche un data center, perde potenza o subisce qualche altra forma di downtime, non vi è (di solito) alcuna perdita di servizio poiché tutti gli altri server e postazioni continueranno a funzionare ed elaboreranno la tua posta elettronica. Ciò è inoltre vantaggioso per la società di posta elettronica ospitata poiché è in grado di eseguire aggiornamenti e sostituzioni del server senza alcun impatto sul servizio.

I provider di servizi di posta elettronica ospitati, come Google, dispongono di rack di server in più data center in tutto il mondo, garantendo un'affidabilità solida.

Confronta questo con il tuo server di posta in ufficio. Sebbene si possa pensare che sia una soluzione migliore perché si ha il controllo completo ed è un costo singolare del server, non ci vorrà molto per battere la tua email e qualsiasi problema dovrebbe essere risolto da te.

Potresti subire un'interruzione di corrente, la perdita della connessione a Internet o, peggio, il server potrebbe subire un guasto. In ognuno di questi casi, le tue e-mail smetterebbero di funzionare immediatamente.

3. Facilità d'uso

Non solo è facile creare un servizio di posta elettronica ospitato (come vedrai tra poco), ma gestirlo è un gioco da ragazzi. Non c'è un server di posta per l'aggiornamento o la manutenzione, il che significa che non ci sono costi imprevisti, semplicemente paghi per gli utenti che hai e il resto è gestito dal fornitore di servizi.

Con tutto Google Apps account, ti viene fornito un pannello di controllo che ti consente di gestire molti aspetti del funzionamento del tuo servizio di posta elettronica, offrendoti un maggiore controllo di un account gratuito.

Configurazione di Google Apps

Ora che abbiamo spiegato come funziona un servizio di posta elettronica in hosting con un po 'più di dettaglio, è tempo di crearne uno.

Per utilizzare un servizio come Google Apps, avrai bisogno di avere il seguente:

  • un nome di dominio
  • accesso alle impostazioni del tuo nome di dominio (note come record DNS)
  • circa 20 minuti di tempo libero

Una prova gratuita di Google Apps è disponibile, che è quello che installeremo oggi. In questo modo, puoi provare il servizio per vedere se soddisfa le tue esigenze senza dover pagare nulla.

Passaggio 1. Iscriviti a Google Apps

Visita la pagina Google Apps for Business e fai clic Inizia la prova gratuita.

Ti verranno chieste alcune informazioni di base, come il tuo nome, l'indirizzo email corrente e un po 'di te o della tua attività.

Dopo aver inserito alcune informazioni di base, Google ti chiederà se desideri utilizzare il tuo nome di dominio o, temporaneamente, utilizzare a mygbiz.com indirizzo. Andiamo avanti e comunichiamo a Google che vorremmo utilizzare il nostro nome di dominio, quindi seleziona tale opzione e inserisci il tuo nome di dominio.

Successivamente, ci viene chiesto di creare il nostro primo account. Il primo account su Google Apps è sempre il super amministratore, l'utente che è in grado di apportare la maggior parte delle modifiche. I super amministratori possono apportare modifiche al servizio Google Apps e reimpostare le password. Inserisci il tuo nome utente desiderato che sarà anche il tuo indirizzo email e una password sicura, preferibilmente una combinazione di lettere, lettere maiuscole, numeri e simboli.

Una volta creato il tuo account, sarai in grado di accedere con le credenziali appena create.

Per riferimento futuro, l'accesso al pannello di controllo di Google Apps è disponibile all'indirizzo http://google.com/a/yourdomain.com.

Passaggio 2. Verifica del dominio

Congratulazioni, hai appena configurato Google Apps! C'è ancora un po 'di lavoro da fare, ma stiamo facendo buoni progressi.

Il prossimo passo è verificare che tu possieda effettivamente il nome di dominio che hai chiesto di utilizzare. Ci sono diversi modi in cui possiamo farlo, ma poiché avremo bisogno di apportare alcune modifiche al tuo nome di dominio comunque, ti mostrerò il metodo più popolare.

Per consentire a Google di verificare la proprietà del tuo dominio, possiamo aggiungere una piccola informazione al tuo nome di dominio chiamato a Record TXT. Google genererà automaticamente una stringa casuale di caratteri che puoi aggiungere come questo record e, una volta che le modifiche saranno state aggiornate, Google controllerà il tuo nome di dominio per vedere se ciò che hai aggiunto è uguale a quello che ti ha chiesto di aggiungere. Se lo è, hai verificato il tuo nome di dominio!

Dato che ora abbiamo eseguito l'accesso al pannello di controllo di Google, fai clic su Avvia l'installazione.

Ti verrà richiesto di verificare il tuo dominio per attivare Google Apps. Clic Verifica dominio e quindi selezionare Inizia la verifica.

Il metodo consigliato da Google, aggiungendo a Record TXT è molto semplice, soprattutto perché Google elenca un gran numero di registrar di domini che fornisce istruzioni passo-passo per. Alcuni registrar come GoDaddy forniranno un metodo automatico per farlo, inserendo semplicemente i tuoi dati di accesso. Se desideri farlo manualmente o se il tuo registrar non è elencato, seleziona Altro in fondo alla lista.

Copia il testo visualizzato nella casella bianca, quindi apri una nuova scheda e accedi al tuo registrar di domini. In questo caso, starò dimostrando con Godaddy.

All'interno del tuo registrar di domini, seleziona il tuo nome di dominio e poi accedi alla parte del suo sito che ti permetterà di modificarne la sua Record DNS.

Una volta trovato questo, vorrai aggiungere un nuovo record, del tipo testo.

Aggiungi un nuovo record e inserisci "@" per il suo Nome (se necessario) e quindi incollare il lungo pezzetto di testo che abbiamo copiato dalla casella bianca come suo Valore. Tutto il resto può essere lasciato intatto, quindi salvare le modifiche. Le modifiche ai record DNS possono richiedere un po 'di tempo, ma in genere è possibile verificare le modifiche in circa 20 minuti. A volte può essere ovunque fino a 24 ore, ma di solito è piuttosto istantaneo.

Torna a Google Apps e, dopo circa 15-20 minuti, fare clic Verifica dominio. Se funziona, riceverai il seguente messaggio.

Altrimenti, dovrai solo aspettare ancora un po '.

Passaggio 3. Utenti

Se hai bisogno di altri utenti, specialmente se ti stai trasferendo da un servizio di posta elettronica esistente, possiamo farlo usando il utenti pannello. Per accedervi, selezionare utenti dal gruppo principale di icone.

Entro utenti, vedrai un elenco di tutti gli utenti correnti, probabilmente sarà solo il tuo per ora. Per aggiungere un altro utente, seleziona semplicemente il Aggiungi utenti pulsante in alto a destra per avviare il processo.

Esistono tre modi diversi per aggiungere nuovi utenti, a seconda del metodo che preferisci ...

  • Invita gli utenti inviando un'email al loro attuale indirizzo e-mail e chiedi loro di completare la procedura.
  • Aggiungi manualmente un utente e assegna loro un nome utente e una password specifici.
  • Per aggiungere un numero elevato di utenti, è possibile aggiungere un elenco CSV, formattato con tutti i nomi utente e le password che si desidera utilizzare.

Preferisco aggiungere gli utenti manualmente in modo da poter applicare una convenzione di denominazione specifica, ad esempio [email protected]. Se selezioni questa opzione, potrai aggiungere il nome completo, il nome utente e una password temporanea o specifica che inserisci.

Se non vuoi o devi aggiungere altri utenti, non devi e puoi aggiungere nuovi utenti in qualsiasi momento.

Passaggio 4. Configurazione del routing della posta

Una volta verificato il dominio, possiamo iniziare a configurare utilizzando Google Apps come il tuo fornitore di posta. Avremo bisogno di accedere nuovamente ai tuoi record DNS, quindi assicurati di aver effettuato l'accesso al tuo registrar di dominio in un'altra scheda.

Questa fase successiva cambierà il modo in cui l'email viene instradata su Internet. Ogni nome di dominio ha qualcosa chiamato an Record MX. Questi record sono fondamentalmente un nome di dominio o un indirizzo IP di un particolare server di posta. Quindi, quando viene inviata un'email [email protected], il server di posta che invia l'email controlla il nome del dominio yourdomain.com per vedere quali sono i dettagli del server di posta. Una volta ricevuti, il messaggio viene quindi passato a esso, dove viene quindi inserito nella Posta in arrivo dell'utente. Senza questi record, l'email non funziona.

Torna al principale Google Apps pannello di controllo facendo clic su Torna a Dashboard pulsante.

Clicca su Passo successivo e nella pagina successiva, selezionare Configura Gmail. Verrà visualizzato un messaggio che conferma che è necessario aggiungere tutti gli utenti che utilizzeranno il servizio di posta elettronica. Una volta che sei soddisfatto degli utenti che hai aggiunto in precedenza (o se sei solo tu stesso), fai clic su Sì, facciamolo!.

Ti verrà richiesto di selezionare se desideri utilizzare i server di Google o un altro server. Mantieni la selezione predefinita del server di Google e quindi seleziona Il prossimo.

Google eseguirà un controllo rapido per vedere quali sono le tue attuali Record MX sono, se del caso. Come puoi vedere, il mio nome di dominio non ce l'ha al momento, non ho alcuna funzionalità di posta elettronica.

Proprio come con la verifica del nostro nome di dominio, possiamo selezionare da un lungo elenco di registrar di domini con istruzioni dettagliate. Inoltre, i registrar come GoDaddy hanno anche una configurazione automatica di questo se segui le istruzioni. Ancora una volta, proprio come prima, facciamolo manualmente e selezioniamo Altro.

Vedrai 5 diversi record MX, ciascuno con un numero indicato come Priorità. Questo è il modo in cui l'e-mail verrà instradata e quando il nome del dominio viene controllato per vedere dove deve andare l'e-mail, vengono prima tentate le priorità più alte. Se per qualche ragione il server non funziona, proverà il prossimo nell'elenco e così via. Abbiamo bisogno di aggiungere tutti questi al fine di completare la nostra configurazione.

Se non hai utilizzato il tuo nome di dominio per qualsiasi email, puoi semplicemente eliminare tutti i record MX predefiniti e quindi aggiungere quelli di Google al loro posto, ricordando di mantenere i numeri di priorità corretti. Se ti viene richiesto di a ospite, come fa GoDaddy, puoi semplicemente inserire "@" proprio come abbiamo fatto quando abbiamo verificato il dominio con Google.

Se tu avere ho già utilizzato il tuo nome di dominio per la posta elettronica, quindi devi essere consapevole che non appena le modifiche vengono apportate e aggiornate, le email inizieranno a passare attraverso i server di Google. A quel punto, dovrai aggiornare le tue impostazioni email per utilizzare i nuovi server di Google.

E questo è tutto, ora hai configurato con successo Gmail per il tuo dominio.

Passaggio 5: impostazione del nuovo account

Quindi ora abbiamo creato Google Apps e Gmail servizi per il nostro dominio, è ora di impostare la tua app di posta preferita per sfruttarla. Uno dei vantaggi di Google Apps è che usa le stesse identiche impostazioni di Gmail, l'unica differenza è semplicemente il nome utente e la password.

Ad esempio, quando si aggiunge un nuovo account in OS X Mountain Lion, selezioniamo semplicemente il tipo di account Gmail e quindi inserisci il nostro indirizzo email completo e la password.

Se vuoi accedere all'interfaccia web, non c'è niente di speciale che devi fare lì. Visita semplicemente Gmail e accedi con il tuo indirizzo email e password completi.

Hai una nuova posta!

Congratulazioni, hai completamente impostato Google Apps come il tuo mail provider! Tutta la posta in arrivo e in uscita è ora completamente gestita da Google, ma non esiste un singolo @ gmail.com indirizzo in vista. Prova a inviarti un'email di prova a un indirizzo email alternativo e poi a rispondere quando lo ricevi, solo per accertarti che tutto funzioni correttamente.

Completata questa configurazione, non dovrai più ripetere la procedura a meno che non cambi il provider di posta. Tutti i nuovi utenti che aggiungi che ottengono un indirizzo email possono semplicemente accedere all'app di posta a loro scelta e inserire lo standard Gmail impostazioni o selezionare Gmail ove opportuno.

Oltre l'e-mail

Google Apps fornisce funzionalità ben oltre lo scopo di questo tutorial ma un elenco completo delle funzionalità fornite da Google Apps, consulta la pagina dei vantaggi di Google Apps.

Probabilmente troverai alcune delle funzionalità aggiuntive, come ad esempio Google Calendar, Contatti Google e Google Drive estremamente utile se hai un numero di collaboratori e ti incoraggio vivamente a dare un'occhiata a molti altri servizi che ottieni per i tuoi soldi.

Avvolgendo

Google Apps fornisce una soluzione di posta ospitata completa che combina tutti i vantaggi e prestazioni straordinarie, affidabilità di Gmail con la professionalità di utilizzare il proprio nome di dominio e il potere di gestire il dominio con più opzioni di quelle che sarebbero altrimenti disponibili.

Ora che hai avviato la tua prova gratuita e il tuo nome di dominio sta funzionando Gmail, perché non dare un'occhiata al resto del pannello di controllo e vedere cos'altro Google Apps potrebbe offrire?

Ulteriori letture

  • Google Apps - Vantaggi
  • Google Apps - Supporto
  • Google Apps - Centro didattico