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Era il 1906. L'economista italiano Vilfredo Pareto, nel corso della ricerca delle sue idee, fece un'interessante osservazione. L'80% della terra in Italia, ha scoperto, era di proprietà di appena il 20% della popolazione. Esplorando questa relazione in altri paesi, ha scoperto che la situazione era la stessa in tutta Europa. Col passare del tempo, si rese conto che questa spaccatura 80/20 non era limitata ai proprietari terrieri o persino agli affari umani. Infatti, ha scoperto, il 20% dei baccelli di pisello nel suo giardino ha prodotto l'80% dei piselli che ha raccolto!
A quarant'anni da quando Pareto pubblicò le sue idee, il teorico degli affari Joseph Juran inciampò nella regola 80/20 e si chiese se potesse essere applicato alle situazioni aziendali. Potrebbe essere che l'80% dei problemi di business sono stati generati solo dal 20% delle cause correlate? Certo, la risposta è stata un sonoro "sì".
Juran, basandosi sul lavoro di Pareto, iniziò ad applicare ciò che chiamava il Principio di Pareto a problemi di qualità, usando la frase "i pochi vitali e i banali molti". Più tardi, Juran si rese conto che mentre una piccola percentuale di cause o problemi potrebbe essere più significativa oggi, ci sono implicazioni reali per l'80% dei problemi che potrebbero, col passare del tempo, diventare gravi. Così, nei suoi ultimi anni, Juran ha cambiato la frase che descrive il principio di Pareto "i pochi vitali e quelli utili".
Il principio di Pareto è diventato uno strumento straordinariamente utile per i manager aziendali di ogni settore. Quali sono le questioni più importanti da affrontare? Come possiamo incidere seriamente sui problemi del servizio clienti? Come possiamo risolvere rapidamente alcune delle nostre maggiori preoccupazioni? Il principio di Pareto fornisce la strategia generale per andare avanti, ovvero: trovare il 20% dei problemi che causano l'80% dei problemi, quindi risolverli. Il diagramma di Pareto e Grafico di Pareto, strumenti per la ricerca e la visualizzazione di informazioni statistiche, sono i mezzi utilizzati per far funzionare il principio di Pareto.
Risulta che il principio di Pareto ha una vasta gamma di applicazioni, sia nella gestione che in altri aspetti del business, dell'economia, della matematica e della vita quotidiana. Nel 1992, il rapporto del Programma di sviluppo delle Nazioni Unite annunciava che il 20% della popolazione mondiale beneficia dell'80% della ricchezza e delle risorse del mondo. Gli studi dimostrano che l'80% degli utili di un'azienda proviene dal 20% dei suoi clienti e che l'80% delle vendite è realizzato dal 20% del personale di vendita. Microsoft ha scoperto che il 20% dei bug causa l'80% degli arresti anomali e gli esperti di sicurezza hanno appreso che l'80% delle lesioni sono causate dal 20% dei rischi. Inoltre, secondo il British NHS Institute for Innovation and Improvement:
A questo punto, probabilmente stai confrontando alcuni dei problemi che potresti risolvere applicando il principio di Pareto al tuo posto di lavoro. Per esempio:
Il principio Pareto e i grafici Pareto vengono utilizzati ogni giorno per raggiungere obiettivi così diversi come il miglioramento dell'efficienza su una linea di produzione, l'aumento delle vendite per una società di consulenza, la riduzione dei tempi di attesa per i pazienti in un ospedale e la correzione dei bug più significativi in un prodotto software.
La maggior parte delle volte, l'analisi di Pareto viene utilizzata per determinare quali problemi causano il maggior numero di problemi (o quali cause portano a maggiori esiti positivi). Ma l'analisi non viene eseguita nel vuoto: non è possibile confrontare i problemi o le cause fino a quando non si è effettivamente creato un elenco di problemi e cause. E la maggior parte delle aziende fa questo tipo di brainstorming attraverso l'analisi delle cause radice e / o l'analisi di causa ed effetto. Quindi, il primo passo per condurre un'analisi di Pareto è condurre un'analisi delle cause alla radice per generare una lista di problemi o cause da analizzare.
Una volta che hai la tua lista, puoi iniziare il processo di condurre la tua analisi 80/20. Inizierai valutando i problemi o le cause che hai elencato. Sembra complesso, ma in realtà è un processo abbastanza semplice nella maggior parte dei casi. Per esempio:
Illustriamo questo concetto con un semplice esempio. Immagina che il tuo team abbia deciso di affrontare il problema delle scadenze mancate per la produzione di materiali di marketing.
Attraverso l'analisi delle cause primarie, hanno scoperto che le cause del problema includono distrazioni dell'ufficio, problemi software, ritardi di comunicazione tra reparti, ritardi nell'ottenere le approvazioni dal management superiore e ritardi nella produzione causati da problemi con la tipografia. Dal momento che il problema che stai affrontando si riferisce al tempo, potrai assegnare un punteggio a ciascun articolo in base alla quantità di ritardo che causano.
Avrai bisogno di fare una piccola ricerca per assicurarti che le tue informazioni siano corrette, e poi creerai un grafico di punteggio che assomiglierà a questo (per un progetto di sei settimane):
Poiché questo esempio è così semplice, è immediatamente evidente che la produzione e la comunicazione tra reparti causano molti più ritardi rispetto a qualsiasi altro problema. Le soluzioni sono probabilmente ovvie: è tempo di trovare una nuova stampante per i materiali di marketing, e sarebbe una buona idea sviluppare un processo più snello per comunicare tra reparti.
Ma cosa accadrebbe se la tua lista fosse molto lunga o volessi semplicemente presentare le tue scoperte in forma visiva ai decisori? Molte persone consigliano di trasformare il tuo elenco di dati in un grafico a barre con i problemi più grandi alla sinistra del grafico e i problemi più piccoli alla destra del grafico.
Quindi si aggiunge un grafico a linee che mostra il totale percentuale cumulativo raggiunto con l'aggiunta di ciascun problema rappresentato nel grafico. La linea dovrebbe terminare con il segno del 100% sull'asse destro. Aggiungi anche una linea in grassetto che indica a che punto hai raggiunto l'80% di percentuale cumulativa: tutto a sinistra di quella linea è il tuo 20% di problemi vitali su cui concentrarsi, mentre il resto a destra è banale.
Ecco come si presenterebbe questa analisi di esempio:
Pareto Graph esempio di scadenze mancate per la produzione di materiali di marketing.Armato con la tua tabella di punteggio, il tuo grafico a barre e la tua linea di tendenza, sei pronto per affrontare il 20% dei tuoi problemi e migliora i tuoi risultati dell'80%!
Quanto bene funziona l'analisi di Pareto? In molti casi, ha aiutato i manager a migliorare enormemente i risultati con uno sforzo relativamente ridotto, migliorando così la linea di fondo e la propria immagine allo stesso tempo.
Presso il Santa Rosa Health Center, l'analisi di Pareto ha permesso ai manager di analizzare circa due dozzine di problemi che erano stati identificati come causa di lunghi tempi di attesa. Dopo aver elencato i problemi, hanno esaminato i pazienti e lo staff del Centro per elencare le loro cinque principali preoccupazioni. Il gruppo ha valutato ciascun elemento in base ai risultati del sondaggio e quindi ha organizzato i problemi in base al punteggio. Hanno scoperto che solo sei problemi potevano essere considerati "vitali", mentre i rimanenti erano "banali". Sono stati quindi in grado di identificare i loro sei principali problemi, riducendo così il tempo di attesa dell'80%..
Certo, l'analisi di Pareto non risolve i problemi: li identifica solo. Al fine di andare effettivamente avanti per affrontare i loro problemi "vitali", il centro sanitario ha dovuto usare i risultati per creare un piano d'azione e quindi implementare quel piano.
Come parte del programma di qualità Six Sigma, l'analisi di Pareto è solo un passo nel percorso verso il successo. Ma senza l'analisi di Pareto, è probabile che finirai per spendere l'80% del tuo tempo, sforzo e risorse per ottenere solo il 20% del risultato che speri.
Graphic Credit: Saw progettato da Scott Lewis del progetto Noun.
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