L'arte della scrittura e-mail e come può creare o distruggere la tua attività

Le email sono onnipresenti. Circa 183 miliardi di e-mail vengono inviate ogni giorno, il che si traduce in due milioni al secondo. Per quelli che tengono traccia a casa, è ufficialmente una barca carica di e-mail. O, oserei dire, un carico da nave da crociera?

Non sorprende che una grande percentuale di queste e-mail sia legata al business. Sollecitazioni, conferme temporali, follow-up, ringraziamenti, proposizioni adulterine (spesso seguite da segnalazioni di molestie sessuali), la lista prosegue all'infinito. Tuttavia, anni di esperienza come imprenditore e discernente mittente / destinatario di e-mail hanno dimostrato che la maggior parte delle e-mail, anche quelle legate al business, non sono - ripeto, non -- efficacemente scritto.

Le insidie ​​sono diverse, ma le conseguenze sono sempre le stesse: una e-mail scritta male lascia un'impressione ugualmente povera. E, come libero professionista, quando la tua fonte di guadagno dipende interamente dalle tue relazioni con i clienti, spesso radicate nella corrispondenza delle tue email, non puoi assolutamente permettertene di essere inferiore a quello stellare.

Certo, molte persone non sono in grado di identificare una forte e-mail scritta se li colpiscono in testa con un camion Mac, un bulldozer e la regina Latifah in allegato. (Dang, quello farebbe male.) Ma anche se queste persone non riescono a identificarlo, una forte scrittura via email produrrà inevitabilmente un'impressione positiva nel tempo e produrrà risultati significativi per la tua azienda.
L'arte della scrittura e-mail è raramente discussa, ma se la padroneggi, sei d'oro. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti che porteranno alla tua goldenness da 40 carati, suddivisi in tre categorie: contenuto, stile e forma / aspetti tecnici.

Soddisfare.

Rendi chiaro il tuo scopo. Lo scopo della tua email deve essere facilmente identificabile. Nessuno vuole scrutare attraverso un labirinto di frasi che sono indirettamente correlate e / o non contribuiscono a una funzione specifica. Salva le tue introduzioni "intuitive", sfondi e complimenti per tua madre, o se tua madre è impegnata, forse il tuo pesce rosso o parrocchetto. L'ambiguità, come un peloso americano che indossa un tachimetro in spiaggia, deve essere ucciso immediatamente.

Marchio con una linea tematica significativa. Le persone decidono se aprire, inoltrare, archiviare o eliminare un'e-mail in base alla riga dell'oggetto. Non sprecare il tempo del lettore: la tua linea tematica dovrebbe descrivere in modo sintetico il contenuto dell'email. Inoltre, se provi qualche espediente o astuzia non necessaria nella riga dell'oggetto, la tua e-mail potrebbe colpire il lettore come spam e finire nella spazzatura, insieme a quelle gratuite di iPod, omaggi a premi e abbonamenti alla rivista "Amphibian Lover".

Carica frontale i dadi e i bulloni. Non dare per scontato che il tuo lettore abbia il tempo o il desiderio di leggere l'interezza della tua email. (Ci scusiamo per rompere le cattive notizie. Sei ancora un essere umano meraviglioso, OK?) Le e-mail più efficaci mettono le informazioni di priorità verso l'inizio, idealmente nel primo paragrafo. Una rapida introduzione dovrebbe portare direttamente a tutto ciò che il lettore deve sapere. Il tempo è denaro. E alla gente piace risparmiare denaro.

Fai attenzione al tono. Nello stabilire relazioni con individui tramite e-mail, è importante comunicare con un tono compatibile. Alcune persone insistono sulla formalità senza fronzoli. Altri preferiscono una casualità fuori dal comune. In ogni caso, se non si riesce a trovare un tono risonante con l'altra persona, la relazione potrebbe sentirsi a disagio, il che si traduce in un terreno instabile per le partnership commerciali.

Stile

Coinvolgi le persone con le tue frasi. Non scrivere frasi indirette e ottuse. Metti nomi e verbi forti verso la parte anteriore che conducono a un punto ben definito. Invece di "è stato deciso ...", consideriamo, ad esempio, "la nostra azienda ha deciso ..." L'epitome della scrittura poco brillante è il tempo passivo. Fai scoppiare le tue frasi. Ed ecco un'altra pepita di saggezza: non terminare le frasi con le preposizioni! Invece di "Voglio che qualcuno mangi le enchiladas con", per esempio, "voglio che qualcuno mangi le enchiladas con me".

Variare la lunghezza della frase. Tieni il tuo lettore impegnato con una varietà di frasi. Le frasi brevi sono migliori di quelle lunghe. Niente può confondere e irritare un lettore più di un "run-on" che deve essere riletto più volte per decifrarlo.

Non essere un idiota pomposo. Se pensi di poter impressionare un lettore con un vocabolario erudito, indovina di nuovo. (Vedi? Non sei rimasto colpito dalla parola "erudita", ora, vero?) Un ampio vocabolario è certamente un vantaggio, ma non può compensare il contenuto diretto e di qualità. Se hai bisogno di afferrare il dizionario per verificare il significato di una parola, c'è una forte possibilità che, anche se usi correttamente la parola, potrebbe sembrare innaturale.

Form / Technicals

La brevità è la chiave. A nessuno piacciono le e-mail lunghe. Se sopraffatti il ​​tuo lettore con un'e-mail di proporzioni bibliche, è garantito che lo elimini senza nemmeno leggere la prima frase. (OK, forse è esagerato, ma le persone hanno una capacità di attenzione corta, e tu ti stai prendendo a calci nel culo se non ti occupi di loro.) Prova ad adattare il tuo testo su una schermata che non richiederà lo scorrimento. Dopotutto, c'è una buona ragione per cui gli annunci pubblicitari localizzati "above the fold" costano molto di più di quelli sepolti in basso: la metà superiore dello schermo ha molte più possibilità di essere vista.

CC con moderazione. Solo copia per conoscenza (cc) per le parti direttamente coinvolte nel contenuto dell'e-mail. Le orge di CC non solo portano a ingorghi nelle caselle di posta altrui, ma creano un senso di impersonalità tra te e il principale destinatario della posta elettronica. In caso di dubbio, utilizzare la magia del carbonio cieco (Ccn) per nascondere gli indirizzi dei destinatari sussidiari.

Getta sul tuo John Hancock. Una firma alla fine della tua e-mail, contenente i tuoi contatti e altre informazioni pertinenti, fornisce un grande tocco di professionalità. Potresti essere libero professionista dalla cantina dei tuoi genitori, ma una firma informativa con un logo accattivante può aiutare i lettori a classificarti nei campionati più importanti. È anche un modo fantastico per puntare i riflettori su prodotti e servizi che offri.

So che ho gettato molte informazioni a modo tuo, ma credimi: è essenziale per padroneggiare l'arte della scrittura e-mail. Se vuoi un vantaggio sul resto della tua competizione freelance, prendi a cuore questi elementi e inizia a implementarli immediatamente.

Non posso dirvi quante volte - compresi tutti, dai freelance ai Venture Capitalist - la qualità delle corrispondenze email ha influenzato la qualità delle relazioni. Per tutti i professionisti freelance emergenti, o chiunque aspiri a qualsiasi razza di successo in questo mondo guidato elettronicamente, la scrittura e-mail deve ricevere la massima attenzione.

Se avete domande a cui vorreste una risposta personale, sentitevi liberi di inviarmi un'email. Ma stai attento: ti giudicherò.