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Quando aggiungi un nuovo dipendente alla tua azienda o un nuovo membro del tuo team, non puoi aspettarti che sappiano tutto dal primo giorno. E anche se dovresti prendere il tempo necessario per addestrarli, il tempo è sempre a corto di allenamento.
Ecco perché si sviluppano aziende di tutte le dimensioni procedure operative standard, o SOP. Questi documenti di processo cruciali contengono le istruzioni necessarie su come completare i processi critici in un'azienda. La scrittura di procedure operative standard assicura che un'azienda possa continuare a funzionare senza problemi mentre i dipendenti vanno e vengono.
Le procedure operative standard creano continuità negli affari. Dipendenti, clienti e luogo di lavoro cambieranno. Le SOP assicurano che una serie standard di attività possa continuare a essere completata mentre tutte le persone si spostano.
In questo articolo, parleremo dell'importanza delle procedure operative standard e di come svilupparle. Tuffiamoci dentro.
Allora, cos'è un SOP? E perché dovresti implementare SOP nella tua azienda?
Un SOP, o procedura operativa standard, è semplicemente una documentazione di come funziona un processo. Le SOP funzionano meglio come una lista di procedure dettagliate che chiunque può seguire con un po 'di allenamento.
Le aziende sviluppano SOP per una serie di motivi. Uno di questi motivi è che i SOP aiutano a ridurre i tempi di formazione per i nuovi membri del team. Consegnali a un SOP ben costruito e avranno un notevole vantaggio nel portare a termine il compito.
Una volta completati tutti i corsi di formazione sulle risorse umane e l'onboarding, un SOP ben scritto può servire come primo punto di introduzione per i nuovi membri del team.
Uno dei motivi più importanti per scrivere procedure operative standard è garantire la continuità. Hai mai lavorato con qualcuno che è stato fondamentale per il successo della squadra grazie alla loro conoscenza ed esperienza? Ho visto questo tipo di persone lasciare le aziende molte volte, e il processo si interrompe e non può essere completato.
Di certo non è facile sostituire i migliori talenti, certo. Ma le SOP sono una buona copertura che aiuta a garantire che le attività cruciali siano ancora completate anche se i membri chiave cambiano ruolo o se ne vanno per nuove opportunità. Anche se i membri del team cambiano, un SOP ben creato garantirà che altri dipendenti possano completare l'attività.
Le SOP rappresentano anche un'importante protezione legale per un'azienda. Il fatto è che operiamo in un ambiente litigioso pieno di cause legali. Garantire che i processi critici siano documentati e rivisti dai dipendenti può fornire un livello di protezione per un'azienda.
Le SOP assicurano che un'azienda possa continuare a funzionare senza intoppi. (Fonte immagine: Envato Elements)Ma le procedure operative standard non sono solo per le grandi aziende Fortune 500. Nella mia pratica freelance, ho sviluppato SOP che mi hanno aiutato a esternalizzare alcune parti della mia attività. Ciò include attività che preferirei non fare, come inviare fatture ai clienti o persino modificare un documento per la pubblicazione.
Diciamolo chiaro: se non hai un processo documentato, non hai un processo. Hai alcuni passaggi che a volte esegui a caso. Le procedure operative standard sono proprio così: standardizzate. Possono essere distribuiti ad altri senza che il processo si rompa.
Soprattutto, i liberi professionisti e i proprietari di piccole imprese dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di creare SOP affinché la loro pratica possa crescere.
È probabile che tu non abbia avviato la tua piccola impresa al solo scopo di creare fatture. Sei uscito e hai iniziato a offrire i tuoi servizi a causa della passione che hai per il tuo lavoro, non di tutte le cose amministrative che ne derivano.
Ma sai anche che non puoi semplicemente trascurare questi processi aziendali. La fatturazione, ad esempio, è fondamentale per mantenere la tua attività e continuare il tuo lavoro creativo. Questo è il compito ideale che dovrebbe avere un SOP costruito per questo in modo che possa potenzialmente essere esternalizzato o gestito da altri.
Passare dall'essere una persona sola alla pratica creativa a un'azienda in crescita e fiorente richiede l'implementazione di questi processi scalabili che è possibile esternalizzare o consegnare ad altri membri del team.
Sono sicuro che nessuno si emoziona al pensiero di scrivere SOP. Ma la crescita della tua pratica consiste nel mettere in atto sistemi scalabili che possano crescere con il tuo carico di lavoro. Parte di questo è lo sviluppo di SOP per questi processi business-critical. Parliamo di come costruirli.
Scrivere procedure operative standard non è solo per le grandi società. Qualsiasi azienda che sta cercando di espandersi oltre il suo livello attuale ha bisogno che le SOP aumentino.
Usiamo l'esempio che ho menzionato prima, come fatturare la mia azienda, come esempio di come scrivere un SOP.
Le procedure operative standard possono assumere alcune forme, ma forse il formato più popolare è un documento di testo che include una lista passo passo da seguire. Costruiamo un esempio di SOP (procedura operativa standard) per l'emissione di fatture ai clienti a fine mese.
È difficile ottenere un buy-in nel rendere SOPs se il lettore o il preparatore non capiscono perché il lavoro è importante. Ecco perché comincio sempre con perché.
Per il mio esempio di procedura operativa standard, lo terrò semplice. Lo scopo di creare fatture è semplice: essere pagato! Includendo questo, il ragionamento aiuterà chiunque a sapere che questo processo è importante e che è fondamentale eseguire ogni mese.
Un semplice documento di testo come questo dovrebbe aprirsi con una breve descrizione del processo e perché è importante per il business.Inoltre, assicurati di includere alcuni dettagli amministrativi su chi dovrebbe mantenere il SOP. Questo identifica chi ci lavorerà.
Dove si inserisce il processo documentato nel quadro generale dell'azienda? Quando dovrebbe essere eseguito e quali altri passaggi sono necessari prima che possa essere completato? Molti processi dipendono da altri passaggi, quindi assicurati che venga catturato.
Assicurati di documentare la parte "Quando completare" del processo in modo che tutti capiscano quando mettere in moto la SOP. Quando viene eseguita l'attività e con che frequenza viene eseguita? Questi sono tutti dettagli che devono essere catturati in un SOP in modo che chiunque possa essere seguito da altri.
Ora, siamo arrivati alla parte più importante del processo di costruzione SOP: semplici passaggi che chiunque può seguire.
Documenta i passaggi coinvolti con il processo. Rendili il più semplici possibile. Per quanto mi riguarda, trovo più facile scrivere un elenco di passaggi SOP mentre eseguo il compito da solo, in modo che nulla venga dimenticato.
Crea semplici passaggi che chiunque può seguire in modo che la procedura operativa standard sia ripetibile.È possibile che tu possa aver bisogno di includere i condizionali nella tua lista. Va bene iniziare con un passaggio con "se ...", purché si affronti lo scenario.
Molte SOP trarranno vantaggio dagli screenshot che illustrano le singole fasi di un processo. In particolare, se chiedi all'utente di utilizzare un'app specifica o un sistema di gestione del progetto, è utile
Per me, di solito uso Trello per la mia pratica freelance. Gli screenshot che includerei un SOP includevano le procedure dettagliate su come eseguire un'attività in Trello, ad esempio. Tieni presente che l'utente potrebbe non aver mai utilizzato il sistema, quindi ulteriori dettagli sono sempre utili.
Ecco il modo migliore per testare la validità delle tue procedure operative standard: prova a consegnarle e vedere se si rompono.
So che quando scrivo procedure operative standard, sono colpevole di aver dimenticato la prospettiva del principiante. Probabilmente ho svolto questo compito per così tanto tempo che ho dimenticato come iniziare senza alcuna conoscenza del processo.
Questo è il motivo per cui il test è così importante. Devi mettere in azione le SOP per vedere se gli altri le capiscono. Consegnalo a un freelancer oa un altro membro del team per vedere se ha senso per qualcuno di nuovo.
Dopo aver sviluppato le SOP, sei arrivato alla parte più importante del processo: distribuendole e rendendole utili. Troppi team vedono la creazione di SOP come un processo singolo che non richiede manutenzione regolare. La documentazione ben creata non è utile a meno che non sia distribuita e utilizzata.
In primo luogo, è fondamentale disporre di un posto in cui è possibile memorizzare SOP in modo che tutti quelli che ne subiranno l'impatto possano accedervi. Potrebbe trattarsi di una condivisione Dropbox, un'unità di rete condivisa o persino una pagina intranet.
Soprattutto, le SOP dovrebbero essere accessibili e conservate in un'unica posizione. Li ho visti diventare inutili perché tutti iniziano a mantenere copie separate del file e presto diventano non sincronizzati. Assicurarsi che tutti stiano lavorando dalla stessa copia master in modo che SOP mantenga l'utilità a cui erano destinati.
Ho lavorato in molte situazioni in cui la documentazione scritta e le SOP sono una procedura unica. Una grande spinta avviene dal management superiore per documentare i processi attivi e il team impiega molte ore a documentare procedure operative standard.
Sei mesi dopo, i processi si stanno evolvendo e cambiando. E le SOP sono in ritardo, non aggiornate per corrispondere alla realtà del nuovo processo. Molto presto, nessuno sta usando le SOP perché non sono rappresentative di come funziona il processo.
Per contrastare questo, è necessario aggiornare periodicamente gli SOP in modo che non si allontanino troppo dalla sincronizzazione. È fondamentale che le procedure operative standard siano riviste regolarmente dal manutentore.
Ogni SOP dovrebbe avere un proprietario del processo che è responsabile di aggiornarlo e modificarlo periodicamente per assicurarsi che corrisponda al processo corrente. Questo è l'unico modo in cui gli SOP mantengono la loro utilità e vengono utilizzati dal tuo team.
Gli screencast sono uno dei miei formati preferiti per l'insegnamento e funzionano anche molto bene per la documentazione dei processi.
Potresti non aver sentito parlare di screencast, ma sono sicuro che li hai visti in azione. Uno screencast è solo la registrazione di uno schermo digitale, in genere con annotazioni e narrazione di voci fuori campo per aggiungere ulteriori dettagli.
Uno screencast è il modo perfetto per illustrare un concetto osservando un esperto svolgere un compito.Prova una piattaforma di screencasting come Screenflow o Camtasia per registrare un processo. Anche se integra solo un SOP scritto, può aggiungere un altro angolo che è più illustrativo delle istruzioni scritte da solo.
I callout, ad esempio, possono illustrare ed evidenziare elementi specifici nel video. Guarda il tutorial qui sotto per un esempio di come puoi usare un'annotazione in Screenflow per creare callout molto specifici per i dettagli.
Uno degli altri motivi per cui gli screencast funzionano bene è che puoi aggiungere ulteriori dettagli che non si adattano a un formato scritto. Mi piace creare istruzioni "condizionali" negli screencast. Ad esempio, è possibile illustrare opzioni come "se la situazione è A, fare clic su questa opzione, se la situazione è B, fare clic su questa opzione".
Gli screencast possono fungere da SOP. Ho scoperto che sono uno dei modi più efficaci per insegnare agli altri. Ciò li rende ideali per la creazione di procedure operative standard perché creano una comprensione immediata per il revisore.
Se hai aspirazioni di crescita per la tua piccola impresa o pratica freelance, hai bisogno di sistemi e passaggi che ti aiutino a scalare. Abbiamo appena esplorato la domanda su cosa sia un SOP. Hai anche imparato la definizione SOP. Inoltre, hai imparato a scrivere un SOP.
Mettere in atto sistemi efficienti garantirà la possibilità di aggiungere ulteriori dipendenti al proprio team o assumere più lavoro in outsourcing. Dai un'occhiata a questi tre eccellenti tutorial sui processi di business per saperne di più:
Quali sistemi hai messo in atto per documentare e far crescere la tua attività? Assicurati di farmi sapere con un commento su questo tutorial.
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