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Finora in questa serie sulle risorse umane per le piccole imprese, abbiamo esaminato argomenti importanti delle risorse umane come assunzione, formazione e comunicazione.
Ma ci sono anche alcuni requisiti di base che devi soddisfare come proprietario di una piccola azienda o funzionario delle risorse umane. Quando le persone vengono a lavorare per te, è tua responsabilità fornire un luogo di lavoro sano e sicuro, rispettare le leggi sull'impiego pertinenti nel tuo paese, conservare buoni documenti e pagare salari e benefici in modo tempestivo ed efficace.
Conoscete i requisiti delle piccole aziende in materia di risorse umane per prendervi adeguatamente cura dei vostri dipendenti? (fonte foto)In questo tutorial, approfondiremo questi argomenti e ti mostreremo come soddisfare questi importanti requisiti delle risorse umane nella tua piccola azienda. Potrebbero non essere le cose più eccitanti che farai nella tua piccola azienda, ma sono fondamentali se vuoi avere dipendenti felici e produttivi, ed evitare alcuni problemi legali o organizzativi lungo la strada.
Nota: Quando leggi questo tutorial, tieni presente che è rivolto a un pubblico globale. Le leggi sull'occupazione e altre normative variano molto a seconda del Paese in cui ti trovi, e talvolta ci sono regolamenti locali di cui essere a conoscenza per la tua città, stato, provincia, ecc. Quindi, anche se qui esamineremo alcuni esempi generali , in gran parte basato sulle normative statunitensi, assicurati di controllare la tua situazione locale e, in modo ideale, di ottenere una consulenza legale professionale per assicurarti di rispettare tutte le leggi pertinenti nella tua zona.
Se pensate che le norme sulla sicurezza sul lavoro o sulla "salute e sicurezza" siano solo una seccante burocrazia del governo, ecco una statistica scioccante per voi: negli Stati Uniti solo nel 2015, 4.836 dipendenti sono morti a causa di infortuni sul lavoro. (Stai pensando al numero di casi non fatali? Sono 2,9 milioni.)
Lascia che quei numeri affondino per un po '.
Dovrebbe essere chiaro, quindi, che la tua prima e più importante responsabilità come proprietario di una piccola impresa è quella di mantenere i tuoi dipendenti al sicuro. Quindi, in questa prima sezione, esamineremo alcuni principi di base della sicurezza sul lavoro.
Nota: Sto basando gran parte di queste informazioni sul consiglio dell'eccellenza negli USA Manuale di piccole imprese. Il libro stesso è molto più dettagliato ed è gratuito per la lettura online o il download in formato PDF, quindi consiglierei di esaminarlo.
Inizia analizzando il tuo posto di lavoro e i processi che i tuoi dipendenti devono seguire. Cerca potenziali pericoli e fai un inventario completo.
Alcuni luoghi di lavoro sono ovviamente più pericolosi di altri: i rischi in un sito produttivo in cui i lavoratori maneggiano sostanze chimiche tossiche e macchinari pesanti sono più facili da vedere rispetto a quelli di un ufficio, ad esempio. Ma in qualsiasi posto di lavoro, le cose possono andare storte.
Ogni anno negli Stati Uniti, ad esempio, muoiono 27 persone e oltre 10.000 feriti dagli ascensori. Migliaia di persone si feriscono, a volte seriamente, inciampando su fili sparsi, cassetti della scrivania aperti, oggetti lasciati nei passaggi e così via. Postazioni di lavoro e sedie da ufficio progettate in modo inadeguato possono rendere gli impiegati vulnerabili a mal di schiena, lesioni da movimento ripetitivo e altri disturbi gravi. Un edificio vecchio o mal tenuto può creare un numero qualsiasi di pericoli, dal cablaggio difettoso ai pannelli del controsoffitto.
Quindi inizia compilando un elenco di potenziali pericoli. Potresti essere in grado di far visita a un professionista esperto in materia di salute e sicurezza sul posto di lavoro e condurre un sondaggio gratuito come parte di un programma governativo sovvenzionato. Oppure potresti pagare per un consulente privato per farlo.
Incoraggia i dipendenti ad avvisarti di tutto ciò che vedono nei loro posti di lavoro potenzialmente pericolosi: sono la migliore risorsa per aiutarti a compilare l'inventario iniziale di sicurezza e quindi tenerlo aggiornato.
Una volta valutati i rischi, provare ad eliminare il maggior numero possibile di pericoli e dove non è possibile eliminarli, almeno mirare a controllarli e ridurre la loro probabilità.
Di solito ciò comporta l'impostazione di particolari procedure che ogni dipendente dovrebbe seguire (per esempio. quando si utilizza questa macchina, è necessario indossare occhiali protettivi e verificare che il dispositivo di sicurezza funzioni correttamente). Quindi assicurati che tutti conoscano le procedure, che siano adeguatamente documentate e che siano presenti cartelli o poster per ricordare alle persone.
Ecco alcuni altri passaggi importanti:
Il seguente tutorial può essere utile:
Identificare i rischi e mettere in atto i controlli è grandioso, ma cosa succede se i dipendenti continuano a non seguire le giuste procedure? È fondamentale che tutti prendano sul serio la sicurezza sul posto di lavoro, e puoi impostare quel tono con le tue stesse azioni.
Dimostrare il tuo impegno per la sicurezza sul lavoro dei dipendenti incoraggerà il tuo staff a prendere sul serio anche l'argomento, e potrebbe aiutare a evitare incidenti. Oltre a ciò, mostra che li apprezzi e il loro benessere fisico, quindi invia un messaggio potente che può migliorare la loro felicità generale e la soddisfazione sul lavoro.
Quindi, crea una chiara politica in materia di sicurezza e salute sul luogo di lavoro e pubblicala in modo visibile in tutto l'ufficio e sul sito intranet o aziendale. Organizzare riunioni per comunicare di persona la politica e ritenere i dirigenti e i dipendenti responsabili del rispetto di tale politica.
Continuate a rivedere e aggiornare regolarmente le vostre politiche e procedure, incoraggiando suggerimenti e suggerimenti da parte dei dipendenti. E se stai richiedendo alle persone di fare del lavoro extra per garantire che le procedure siano seguite, assicurati che abbiano il tempo e le risorse per farlo in modo efficace.
Seguire tutte queste fasi non ti immunizza dagli incidenti sul luogo di lavoro, ma aiuta a ridurre la loro probabilità ea creare un ambiente di lavoro più sicuro per tutti.
Le leggi sull'occupazione sono una parte fondamentale delle esigenze delle risorse umane delle piccole imprese e possono essere molto complesse. Queste leggi governano anche le piccole imprese, quindi è necessario essere al passo con la velocità e assicurarsi di rispettare tutte le normative. Anche in questo caso, esamineremo alcuni esempi generali basati sulle leggi statunitensi, ma assicurati di verificare la situazione per la tua attività e di ottenere, se possibile, una consulenza legale individuale..
Una delle forme più comuni di diritto del lavoro riguarda la questione delle pari opportunità. In sostanza, non dovresti discriminare le tue pratiche di assunzione basate sul genere, la razza, la religione, l'origine nazionale, l'età, la disabilità, ecc. E dovresti avere politiche chiare per proteggersi da discriminazioni e molestie sul posto di lavoro. Potrebbe inoltre essere richiesto di pubblicare avvisi sul luogo di lavoro per informare i dipendenti dei loro diritti e della loro conformità con le leggi pertinenti.
Alcuni esempi delle leggi che interessano questa zona negli Stati Uniti:
I lavoratori in molti paesi hanno il diritto di organizzare e contrattare collettivamente o di unirsi a un sindacato. Spesso hanno il diritto di essere retribuiti gli straordinari se lavorano ore extra e di avere un certo numero di interruzioni di lavoro durante il giorno.
Ci possono essere delle regole su quanto tempo di ferie o altri benefici devi fornire - e se fornisci vacanze pagate e i dipendenti non la usano, potresti dover pagare loro l'equivalente monetario. E ci sono molti più diritti, sia grandi che piccoli, che i lavoratori hanno combattuto nel corso degli anni e che avevano codificato in legge.
A volte ci sono delle eccezioni, ad esempio negli Stati Uniti, i lavoratori dipendenti sono generalmente esenti dalle leggi sugli straordinari e le interruzioni di lavoro e gli appaltatori indipendenti sono esenti da molte delle regole applicabili ai dipendenti a tempo indeterminato. Ma devi stare attento a come classifichi le persone, perché ci sono anche delle regole, ed è facile cadere in fallo.
Inoltre, non dimenticare di cose come il congedo parentale e le ferie mediche. È necessario consentire ai dipendenti di prendersi una pausa secondo le leggi del proprio paese e assicurarsi che il loro lavoro sia ancora disponibile per loro al loro ritorno.
Abbiamo trattato i principi della sicurezza sul lavoro nell'ultima sezione, ma potrebbero esserci anche leggi e regolamenti specifici che è necessario rispettare e poster che è necessario mostrare sul posto di lavoro. Quindi oltre al lavoro che svolgi per fornire un luogo di lavoro sicuro, assicurati di seguire tutte le regole pertinenti.
Il deposito non è il compito più eccitante che tu possa mai fare, ma è importante. La buona notizia è che i requisiti sono abbastanza semplici: è sufficiente tenere un file (o file, come vedremo tra un minuto) per ogni dipendente, contenente informazioni importanti sul loro impiego. E, soprattutto, avrai bisogno di mantenere questi file molto sicuri, perché contengono informazioni sensibili.
Idealmente, avrai due file separati per ciascun dipendente: uno per le informazioni generali sull'occupazione e un altro per le informazioni mediche. (E in alcuni paesi potrebbe essere necessario mantenere anche i documenti relativi all'immigrazione). Ecco cosa dovrebbe fare in ciascuno di essi:
Questo file raccoglie tutte le informazioni relative a un determinato dipendente in un unico posto. Puoi avviarlo quando li assumi, rilasciando il loro curriculum e qualsiasi documento o modulo di assunzione che hanno firmato.
Quindi puoi aggiungere documenti mentre procedi, ad esempio:
Se un dipendente ha una condizione medica o disabilità che influisce sul suo lavoro, potrebbe essere necessario tenere una documentazione medica, ma dovresti sempre tenerli in un file separato in un luogo molto sicuro.
Questo perché le informazioni mediche sono molto personali e qualcuno che potrebbe aver bisogno di accedere al file generale del dipendente non dovrebbe vedere le loro cartelle cliniche. Quindi mantieni queste informazioni in un file separato ed essere molto severo su chi può accedere a questo file e perché.
In alcuni paesi, potrebbe essere necessario conservare la prova dell'idoneità di un lavoratore a lavorare nel paese. Negli Stati Uniti, ad esempio, questo è chiamato Modulo I-9. Poiché i funzionari dell'immigrazione possono chiedere di controllare questi moduli, devi tenerli separati dalle altre informazioni del dipendente, in modo che tu possa semplicemente fornirli al governo senza dare accesso a tutti i dati personali del dipendente.
Un altro requisito di base delle risorse umane per ogni piccola impresa è quello di pagare le persone in tempo e fornire vantaggi rilevanti. Abbiamo già visto come impostare percentuali di pagamento e vantaggi in precedenza in questa serie, ma una volta fatto ciò, è necessario assicurarsi di eseguirne correttamente i meccanismi.
In primo luogo, ciò significa pagare le persone in tempo, a prescindere da cosa. Come abbiamo scoperto nell'esercitazione sul flusso di cassa, le piccole imprese spesso hanno difficoltà a disporre di un flusso di cassa sufficiente, ma se la gestisci con attenzione e fai previsioni accurate, puoi assicurarti di averne sempre abbastanza a portata di mano. E se è necessario ritardare i pagamenti, gli stipendi dei dipendenti non sono quelli con cui fare confusione. Pagare qualcuno in ritardo dice loro che non sono rispettati, e / o che l'azienda è in guai seri. In ogni caso, è un modo sicuro per farli aggiornare il proprio CV e cercare un nuovo lavoro.
Ma oltre a questo, devi anche assicurarti di calcolare la giusta quantità, effettuare le detrazioni fiscali corrette, conservare e fornire i record giusti, depositare i moduli giusti con le autorità fiscali e così via.
È inoltre necessario mantenere i benefici: fornire ai dipendenti le giuste informazioni e facilitare l'accesso ai loro benefici e tenere traccia, ad esempio, del numero di giorni di ferie che ogni persona ha prelevato dal diritto complessivo. Quando i benefici sono forniti da una terza parte, come una compagnia di assicurazione sanitaria, è necessario assicurarsi che tutti siano iscritti che dovrebbero essere iscritti, e che tutto funzioni senza intoppi e che le persone siano in grado di accedere all'aiuto di cui hanno bisogno.
Per ulteriori informazioni sull'esecuzione del libro paga in modo efficace, consultare il seguente tutorial:
In questo tutorial, hai visto come rispettare alcuni importanti requisiti delle risorse umane (HR) per la tua piccola azienda. Hai imparato come tenere al sicuro i tuoi dipendenti, come mantenere le leggi e i regolamenti sul lavoro, come mantenere buoni registri e come fornire in modo efficiente retribuzioni e benefici.
Nel prossimo tutorial di questa serie sulle risorse umane per le piccole imprese, imparerai come affrontare quel dilemma che nessun piccolo imprenditore vuole affrontare: quando un dipendente chiave vuole smettere. A presto!
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