Cos'è Zapier? Come automatizzare le attività aziendali meglio

Negli ultimi anni è esploso il numero di strumenti disponibili per le imprese. I giorni di "Nessuno è mai stato licenziato per aver scelto IBM" sono andati davvero bene. Ora, piuttosto che pagare somme ingenti per una soluzione generale mediocre, le aziende possono investire con attenzione in prodotti e app specializzati che si adattano perfettamente a ciò che stanno cercando di fare. Ad esempio, su Tuts + usiamo Trello come la nostra app di gestione del progetto. Tiene traccia di ogni tutorial su cui qualcuno sta lavorando. Il set di funzionalità di Trello è proprio ciò di cui abbiamo bisogno. Altre aziende che hanno un flusso di lavoro diverso, tuttavia, potrebbero trovare Trello troppo limitato e invece hanno bisogno di qualcosa come Basecamp che è un po 'più tradizionale.

Il problema di avere tutti questi diversi strumenti disponibili è che sono per lo più realizzati da diverse piccole aziende. Tutti i prodotti Microsoft lavorano insieme fin da subito, ma lo stesso non si può dire per una raccolta casuale di strumenti da parte di piccoli sviluppatori. Potresti usare Slack per gestire il tuo team, Shopify per vendere il tuo prodotto, Zendesk per gestire il supporto e una dozzina di altre app che fanno qualcosa di essenziale. Connettere tutte queste app disparate e farle giocare insieme è dove entra Zapier.

In questo tutorial, esaminerò come e perché utilizzare Zapier nella tua azienda per una migliore automazione delle attività. Inizierò esplorando cos'è Zapier e a cosa serve, poi delinei come può avvantaggiarti e mostrarti come prepararti.

Presentazione di Zapier

La maggior parte delle moderne app web ha un'API (Application Program Interface) che gli sviluppatori di terze parti possono utilizzare per interagire con esso. Possono fare cose come caricare informazioni, scaricare dati archiviati o altrimenti collegarsi all'app. Se non fosse per l'API di Twitter, saremmo tutti bloccati solo con i loro clienti ufficiali. 

Cos'è Zapier? 

Quello che fa Zapier è prendere due servizi e agire da intermediario per le loro API. È uno strumento per connettere tutte le diverse app che usi.

Un campione di Zap.

Supponiamo che tu voglia scaricare automaticamente tutti gli allegati email inviati al tuo account Gmail in una specifica cartella Dropbox. Bene visto che sia Gmail che Dropbox hanno API, con Zapier puoi farlo. Ogni nuovo allegato e-mail che ricevi attiverà Zapier per scaricare il file e caricarlo sul tuo Dropbox. Zapier chiama queste coppie trigger-action zaps. 

Zapier ha più di 500 app collegate al loro servizio. Per ogni app ce ne sono un paio trigger e Azioni. È anche possibile avere un trigger per eseguire più azioni. Ciò significa che sono disponibili Zaps univoci essenzialmente illimitati, che la tua azienda può utilizzare per una migliore automazione delle attività.

Perché dovresti automatizzare la tua attività con Zapier

I vantaggi chiave che Zapier apporta ai flussi di lavoro della tua azienda sono la velocità, la coerenza e la visibilità. 

1. Velocità

Innanzitutto, Zapier può accelerare le attività aziendali più comuni. Immagina che sia politica di caricare tutti i file client in una cartella Dropbox dedicata. Puoi creare uno Zap che scarica tutti i file che un client invia al tuo account Gmail e caricarlo in una cartella specifica. Ogni cliente avrà bisogno del proprio Zap ma funzionerà in background e farà risparmiare a te o ai tuoi dipendenti la necessità di farlo manualmente. Ci sono probabilmente dozzine di questi piccoli compiti che fai ogni giorno che potrebbero essere automatizzati. Combinati, possono risparmiare un sacco di tempo.

2. Consistenza

Continuando l'esempio sopra, consideriamo la coerenza. Le persone non sono perfette Dimenticano le cose, commettono errori e in genere si incastrano di tanto in tanto. I computer sono molto più bravi a svolgere in modo affidabile compiti aziendali semplici. Se vuoi assicurarti che ogni singolo file inviato da un client finisca nella loro cartella Dropbox dedicata, uno Zap è il modo migliore per farlo. Un'email importante non scivolerà attraverso le fessure solo perché è stata inviata alle cinque di un venerdì pomeriggio. Ogni volta che si ha un protocollo specifico o una formula da seguire quando si spostano le informazioni tra diverse app, si dovrebbe prendere in considerazione l'utilizzo di Zapier.

3. Visibilità

Zapier è anche un ottimo modo per aggiungere visibilità ai tuoi flussi di lavoro. Sia che tu stia usando Slack o e-mail per gestire tutto, puoi farti ping su Zapier ogni volta che un dipendente (o uno Zap) fa qualcosa di importante. Anche in questo caso, utilizzando l'esempio di email, è possibile creare uno Zap in più fasi che pubblichi un annuncio che il file di un cliente è stato aggiunto a Dropbox nel canale Slack principale. Questo significa che tutti possono vedere cosa sta succedendo. 

Usare uno Zap per aggiungere visibilità a qualcosa è esattamente quello che ti mostrerò come fare nella prossima sezione.

Creazione di un semplice Zap

Iniziamo a creare un semplice Zap. Ne creerò uno che collega il mio account Twitter a Slack. Guarda lo screencast qui sotto o continua a leggere per la versione scritta di questo breve tutorial.

Voglio ogni tweet che mi menziona per essere inviato a #tweets allentato canale. Questo è il tipo di cosa che potrebbe essere utile per una piccola azienda che vuole che tutti vedano il feedback di Twitter dai propri clienti.

Per seguire, è necessario a cinguettio account e a allentato canale. Entrambi sono gratuiti, quindi se non li hai già registrati, registrati prima di continuare.

1. Impostazione dell'app Trigger

Vai al sito Web di Zapier e registrati per un account gratuito. Dopo aver configurato un account, fai clic su Fai uno Zap! pulsante per iniziare.

Innanzitutto, è necessario selezionare il Trigger App. Per noi sarà cinguettio. Utilizzare la barra di ricerca per trovare e quindi selezionarlo.

Zapier ha oltre 500 diverse app di trigger.

cinguettio ha otto diversi trigger, ma quello a cui siamo interessati è Cerca la menzione. Selezionalo e fai clic Salva + Continua.

Quindi devi connettere il tuo cinguettio conto a Zapier. Clic Connetti un nuovo account e poi accedi e dai a Zapier tutte le autorizzazioni pertinenti. Al termine, fai clic su Salva + Continua ancora.

Per il Termine di ricerca, Voglio usare il mio cinguettio maniglia, @harryguinness. In questo modo qualsiasi tweet che mi parla farà scattare Zapier. A seconda di ciò che fa la tua azienda, potresti voler usare termini più generali come il nome del tuo prodotto. Inserisci ciò che vuoi e fai clic Continua.

Configurazione del trigger di menzione.

Per completare la configurazione del trigger, Zapier ti chiederà di testarlo recuperando il risultato più recente per il termine di ricerca. Clic Recupera e continua per assicurarsi che tutto funzioni correttamente. Fatto ciò, il grilletto è pronto e pronto all'uso.

2. Impostazione dell'app di azione

Con il trigger pronto, è ora di configurare Zapier in modo che il tweet venga inviato a Slack. Usa la barra di ricerca per trovare Slack e selezionalo. 

Slack ha un sacco di diverse azioni tra cui scegliere. Per questo Zap, selezionare Invia messaggio canale e poi Salva + Continua.

allentato ha un sacco di azioni tra cui scegliere.

Come con Twitter, è necessario accedere e dare a Zapier il permesso di accedere a qualsiasi cosa. Fallo e poi clicca Salva + Continua.

Successivamente, è il momento di configurare la modalità di visualizzazione del messaggio in Slack. Seleziona il Canale vuoi utilizzare dal menu a discesa pertinente. 

Hai un sacco di controllo su come appaiono i messaggi allentato.

La sezione più importante è la Messaggio di testo. Clicca il + icona nell'angolo in alto a destra della scatola e Zapier trarrà tutte le informazioni dal tweet di prova. È possibile selezionare uno di questi valori di riempimento e questi verranno popolati dinamicamente ogni volta che viene eseguito Zapier. 

Impostazione di come appariranno i tweet.

Ho impostato il mio in modo che il messaggio Slack includa il mittente nome utente, il Testo del loro messaggio e il URL che si collega ad esso. Per questo Zap, puoi lasciare il resto dei valori predefiniti di Zapier così come sono e fare clic Continua.

Ora è il momento di testare l'azione. Clic Crea e continua, aspetta qualche istante, quindi controlla che il tweet sia stato pubblicato su Slack. Se è così, sei tutto a posto. Clic finire, chiama il tuo Zap e quindi accenderlo. Ora ogni volta che qualcuno ti tweets, apparirà nel tuo canale Slack.

Piani tariffari

Zapier ha una varietà di piani diversi per adattarsi a qualsiasi attività commerciale. Il piano gratuito che abbiamo utilizzato in questo tutorial va bene se hai bisogno solo di un paio di Zaps che funzionano raramente: sei limitato a 5 Zaps e possono essere eseguiti solo 100 volte al mese. Ci sono anche un numero limitato di app Premium che non puoi utilizzare. Non è inoltre possibile creare Zaps in più fasi con un piano gratuito, che ha più di un'azione.

ZapierI piani tariffari.

Se raggiungi uno di questi limiti, devi eseguire l'upgrade a uno dei loro livelli a pagamento. Per $ 20 dollari al mese, il piano di base ti dà 20 Zaps e 3000 corse. I piani salgono di prezzo e Zaps da lì. Se nessuno dei piani funziona per te, Zapier è felice di risolverti con una soluzione personalizzata.

Avvolgendo

Zapier è un potente strumento per connettere diverse app. Poiché le piccole imprese si sono spostate dai singoli pacchetti monolitici di software alle app più piccole e specifiche, è necessario disporre di strumenti per collegarli tra loro. Se utilizzerai tre o quattro strumenti diversi, vorresti che giocassero bene.

In questo tutorial ti ho mostrato come creare un semplice Zap. Puoi immergerti molto più a fondo in Zapier e creare Zaps fatti su misura per la tua attività e gli strumenti che usi. Ti consiglio di giocare con il piano gratuito di Zapier, vedere quali trigger e azioni sono disponibili per le app che usi e capire dove possono aiutare la tua attività. 

Se utilizzi solo uno o due strumenti, come facciamo con Envato Tuts +, potresti non trovarlo troppo utile, ma se gestisci attività su una dozzina di servizi diversi, potresti migliorare notevolmente il tuo business.