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Immagina questo. Sei invitato a intervistare per un lavoro che è l'ideale per te. Non hai impostato un allarme la sera prima. Ti svegli tardi, e rotoli fuori dal letto senza tempo per prepararti. Ti butti addosso i vestiti sporchi che indossavi ieri e prendi una fetta di pizza fredda a colazione. Non ti sei nemmeno spazzolato i capelli.
Non plausibile, giusto?
O immagina questo. Sei invitato nell'ufficio del tuo capo per parlare di un progetto importante. Se questo progetto va bene, potresti essere promosso. Invece di prestare attenzione alla conversazione, fissi fuori dalla finestra, tocca il piede sul pavimento e offri solo una serie di grugniti in risposta a qualsiasi suggerimento che il tuo capo d.
Se ti comporti in questo modo, ti meriti di essere licenziato, non promosso.
Non verrai consegnato tardi e disincantato per un'intervista. E a meno che tu non abbia un approccio kamikaze alla politica d'ufficio, non ignori il tuo capo quando ti sta parlando.
Passiamo ore a praticare tecniche di intervista. Ci preoccupiamo di quello che diremo in un incontro con il nostro capo. Quindi, perché non prendiamo lo stesso livello di cura rispetto alla scrittura di e-mail? O anche quando ci interessa, perché le e-mail non hanno l'impatto che pensiamo dovrebbero?
Una ragione è che stiamo nuotando in un diluvio di email. Secondo una ricerca del McKinsey Global Institute, l'impiegato medio passa due ore e mezza al giorno a occuparsi di posta elettronica. È equivalente a 81 giorni lavorativi all'anno o a un quarto della tua vita lavorativa.
Nel frattempo, la ricerca da parte della società di consulenza di ricerca tecnologica The Radicati Group ha rilevato che l'utente medio ha inviato o ricevuto 108 e-mail al giorno nel 2013. Il 2017 salirà a 116 e-mail al giorno.
Non c'è da stupirsi, quindi, che ci siano così tante e-mail scritte in modo scorretto che fluttuano nel cyberspazio. Chi ha il tempo di sprecare a comporre messaggi eloquenti quando c'è così tanto da scrivere?
D'altra parte, se l'e-mail è fondamentale per le nostre vite, non dovrebbe essere un'abilità che tutti abbiamo imparato? Se trascorrerai un quarto della tua vita lavorativa scrivendo e-mail, imparare a farlo in modo efficace ti renderà più efficiente e ti aiuterà ad andare avanti.
Pensare in questo modo. Se hai trascorso un quarto della tua vita lavorativa a fare presentazioni, non impareresti tutto ciò che potresti su come presentare? Oppure, se hai trascorso un quarto della tua vita lavorativa interagendo con i clienti, dovresti cercare tutte le risorse che potresti trovare sul servizio clienti, giusto?
Quindi, cosa c'è di diverso sulla posta elettronica?
Non sarebbe bello mostrare che sei un vero professionista in ogni email che invii? E ancora meglio se scrivi e-mail che le persone effettivamente leggono e agiscono?
L'email conta. Come scrivi le tue e-mail è importante per le persone che ricevono le tue e-mail. Ancora più importante, la tua capacità di scrivere e-mail avrà un'enorme influenza sul tuo percorso di carriera. Ma non fidarti della mia parola. Diamo un'occhiata a ciò che dicono gli esperti. Ma prima…
Prima di approfondire questo tutorial, prendi le nostre nuove strategie e-mail eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. (È disponibile per GRATUITO Scaricare con la newsletter di Tuts + Business.) È pieno di strategie email utilizzabili che è possibile utilizzare rapidamente.
Ora impariamo tutto sul perché le capacità di scrittura di email sono così importanti.
Hai intenzione di andare avanti al lavoro? Se hai ambizioni, allora avrai bisogno di imparare come scrivere e-mail che ottengono risultati.
Come spiega il sito Web Skills You Need:
Essere in grado di comunicare efficacemente è la più importante di tutte le abilità di vita ... Se stai facendo domanda per un posto di lavoro o stai cercando una promozione con il tuo attuale datore di lavoro, sarà quasi certamente necessario dimostrare buone capacità comunicative ... Come la tua carriera progredisce, l'importanza della comunicazione aumenta le abilità.
L'email è il modo in cui passiamo la maggior parte del nostro tempo a comunicare, quindi è la tua più grande opportunità. Ti dà due ore ogni giorno per dimostrare le tue capacità comunicative al tuo attuale datore di lavoro.
Hai bisogno di più convincente? Maggie Worth, direttrice della comunicazione presso l'Università della Georgia occidentale, scrive:
I dipendenti che hanno dimostrato la capacità di rappresentare se stessi e l'azienda in modo chiaro, avvincente e professionale hanno maggiori probabilità di essere scelti per posizioni avanzate.
La dottoressa Stephanie Heald-Fisher, presidente del Graduate Program presso la Globe University, spiega come la posta elettronica sia particolarmente importante per vincere le promozioni:
Nell'ambiente aziendale odierno, indipendentemente dal settore, la comunicazione efficace di solito significa un uso intensivo di e-mail e l'uso di e-mail significa poter scrivere ... L'e-mail è spesso la prima impressione che il ricevente ottiene dal mittente. Un'e-mail scritta male genera una prima impressione scadente.
Essere promossi è anche influenzato dalle abilità di scrittura. Le buone capacità di scrittura comunicano intelligenza, professionalità e competenza. Le scarse capacità di scrittura comunicano mancanza di intelligenza, professionalità e competenza. Ancora una volta, la tua immagine professionale è influenzata dalle tue capacità di scrittura. Migliore è la tua abilità, migliore è la tua immagine e migliori sono le tue possibilità di promozione.
In altre parole, a meno che tu non impari a scrivere email chiare, professionali e intelligenti, i tuoi colleghi e il tuo capo penseranno che tu sia incompetente. Sarai per sempre bloccato in fondo alla scala della carriera.
E comporre una buona posta elettronica non significa solo che sai come scrivere una frase.
Non sta scrivendo e-mail qualcosa che tutti sanno come fare? Dopotutto, nel mondo di oggi, molti di noi sanno come leggere e scrivere. Conosciamo la nostra ortografia e grammatica. Non è abbastanza?
È certamente vero che chiunque abbia competenze informatiche rudimentali può componi e invia una email. E chiunque abbia competenze sociali di base saprà come assicurarsi che la propria e-mail non offenda apertamente.
D'altra parte, pensa a tutte le e-mail mal scritte che hai ricevuto nella tua vita. Potrebbero essere grammaticalmente corretti. Ma non avevano molto senso.
Solo perché una persona può parlare non li rende un buon oratore. Similmente, solo perché una persona può scrivere non significa che possano scrivere buone e-mail.
Scrivere email efficaci è un'abilità, ed è una che puoi imparare. Dovrai anche esercitarti, ma hai un quarto della tua vita lavorativa da spendere per farlo. Quindi, perché non passare un po 'di tempo a fare i conti con la teoria?
Scopriremo ciò che rende le email efficaci in un momento. Innanzitutto, esaminiamo alcuni dei più grandi errori di posta elettronica.
Come la maggior parte delle persone, ricevo molte e-mail. La maggior parte delle e-mail che ricevo sono efficaci. Mi fanno sentire bene e fammi sapere l'azione che devo intraprendere. Non vedo l'ora di rispondere, e mi diverto a farlo.
Di tanto in tanto, ricevo e-mail che mi fanno prendere il doppio. "Lo hanno davvero chiesto?" Mi chiedo. O "Lo hanno davvero detto?"
Al momento, ricevo un livello gestibile di e-mail e ho una politica di risposta a ogni singola e-mail che ricevo. Ma ci sono momenti in cui preferirei non rispondere. Questo accade più spesso quando ricevo una delle seguenti:
Le e-mail peggiori che ricevo sono scontrose da una persona che non mi ha mai contattato prima. Se hai intenzione di scrivermi, almeno goditi la cortesia di usare il mio nome e di presentarti.
Sembra che non sia il solo a ricevere e-mail confuse o maleducate. Un recente sondaggio di Sendmail ha rilevato che quasi i due terzi di noi (64%) hanno inviato o ricevuto una e-mail che ha causato rabbia o confusione involontaria. Nel sondaggio di Sendmail, le persone erano molto turbate da:
Scrivere e-mail inefficaci non è solo dannoso per le tue prospettive di carriera. Fa male anche al tuo datore di lavoro. Katharine Hansen, direttore creativo di Quintessential Careers, spiega:
L'e-mail è così pesante e globalmente utilizzata per comunicare sul posto di lavoro ... che e-mail poco chiare, confuse e mal scritte perdono tempo, denaro e produttività.
Spero che le tue e-mail non siano così negative come quelle che ho descritto sopra. E speriamo che le vostre e-mail non rendano i destinatari confusi o arrabbiati.
Se ritieni che le tue e-mail abbiano bisogno di lavoro, non farti prendere dal panico! Puoi rimediare alla situazione. Iniziamo dando un'occhiata a perché è facile per le email lasciare una cattiva impressione.
Hai mai versato un drink prima di un importante incontro di lavoro? Anche dopo che hai ripulito, eri sicuro che tutti lo avrebbero notato. Ma nessuno ha detto una parola.
Si chiama effetto riflettori e tutti ne soffrono. La psicologa Amie M. Gordon spiega come funziona:
Tendiamo a sovrastimare quanto le nostre azioni e le nostre apparenze siano notate da altri ... Siamo ancorati alle nostre esperienze e abbiamo difficoltà ad adattarci abbastanza lontano da loro per stimare con precisione quanta attenzione ci stanno pagando gli altri.
In altre parole, guardiamo il mondo attraverso lenti colorate e facciamo fatica a vedere il mondo dal punto di vista di altre persone.
Quando si tratta di scrivere e-mail, questo è un problema. Possiamo scrivere qualcosa che ha perfettamente senso nelle nostre menti. Ma solo perché ha senso me non significa che abbia senso tu.
Questo è particolarmente vero quando si tratta di iniettare emozioni nella nostra scrittura.
Lea Winerman dell'American Psychological Association spiega:
La ragione per cui questa comunicazione si disconnette ... è l'egocentrismo - il fenomeno psicologico sociale ben consolidato per cui le persone hanno difficoltà a distaccarsi dalle proprie prospettive ea capire come le persone le interpreteranno.
La ricerca mostra che le persone sopravvalutano la loro capacità di trasmettere un tono previsto in un messaggio di posta elettronica-se quel tono sia sarcastico, divertente o serio. Le persone sopravvalutano quanto bene possano comunicare un tono di voce nei messaggi che inviano.
La verità è che rilevare il tono di voce nella posta elettronica è un compito quasi impossibile. Gli studi hanno riscontrato una percentuale di successo del 56% nell'individuazione del tono della voce nell'e-mail. Potrebbe sembrare ok, ma in realtà è solo marginalmente migliore del caso.
Cosa si può fare a riguardo? La risposta è scrivere email efficaci.
Abbiamo esaminato il motivo per cui è così importante scrivere buone e-mail e sul perché le email spesso falliscono. Ma come puoi scrivere buone email interpretate correttamente e ottenere risultati?
In questa serie di Tuts + Business, esamineremo una serie di approcci che è possibile adottare per scrivere e-mail efficaci. Una volta che avrai finito la serie, avrai padronanza con la teoria della posta elettronica. E se la tua casella di posta è anche vicino al tipico, avrai molte possibilità di praticare.
Per concludere questo articolo, diamo una breve occhiata a cosa fa funzionare una email. Email efficaci:
Sei pronto per migliorare le tue capacità di scrittura e-mail? Allora rimani sintonizzato.
Tieni presente che non solo scrivere email efficaci è importante per padroneggiare, ma è anche imparare come gestire le tue e-mail e mantenere la tua casella di posta organizzata.
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Credito grafico: Tastiera progettato da Liesl Kruger dal Progetto Noun.
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