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Se sei stato spronato a cercare di spostarti verso un ufficio senza carta, allora non sei da solo! Il 2013 è l'anno dell'abbandono senza carta e ciò non significa solo scansionare quelle vecchie ricevute e corrispondenza, ma anche digitalizzarle completamente. In questa guida ti mostreremo cinque diverse app in grado di convertire i documenti che hai scansionato in quelli completamente ricercabili utilizzando una tecnologia chiamata OCR.
Aggiornamento: puoi anche scansionare facilmente i documenti con la tecnologia OCR tramite il tuo iPhone, utilizzando il nuovo App DocScan sul mercato Envato.
App DocScan sul mercato Envato Se preferisci usare uno scanner tradizionale per scansionare i tuoi documenti, leggi i dettagli completi su come farlo.
OCR sta per Riconoscimento ottico dei caratteri. Ogni volta che si scansiona un documento, lo scanner stesso non ha modo di sapere qual è la differenza tra il testo e l'immagine, quindi tutto ciò che si scansiona è effettivamente un'immagine. Questo si applica anche se si è scelto di salvarlo come PDF in quanto non sarà possibile (ancora) selezionare alcun testo.
La tecnologia OCR è in circolazione da un po 'di tempo, ma è una caratteristica spesso sottovalutata che di solito non viene mai nemmeno guardata. Se hai acquistato uno scanner negli ultimi anni, è probabile che tu abbia già trovato un bel software OCR sul disco con cui è arrivato! Come utenti Mac, a volte siamo guastati dal fatto che non abbiamo quasi mai bisogno di preoccuparsi di installare i driver in modo che il software sugli stessi dischi venga spesso ignorato.
Mancia: Un PDF è solo un contenitore per testo e immagini, quindi qualsiasi ricevuta o corrispondenza che hai scansionato e salvato come PDF non è ancora ricercabile.
Prizmo è un'app OCR dedicata. Non è progettato per aiutarti a ritagliare o raddrizzare i tuoi documenti scansionati, l'unico scopo è quello di analizzare il testo di qualsiasi scansione e convertirlo in testo ricercabile. Non si limita ai soli documenti di testo come ricevute e corrispondenza, Prizmo analizzerà anche vecchi giornali e riviste, copertine di libri, praticamente qualsiasi cosa con qualsiasi forma, dimensione e colore del testo è qualcosa che Prizmo convertirà.
Prizmo include la possibilità di acquisire scansioni direttamente da Cattura di immagini, L'app di importazione della fotocamera e dello scanner integrata di OS X, che puoi utilizzare in combinazione con qualsiasi scanner esistente. Puoi anche importare file esistenti se li hai già scannerizzati.
Quando lanci Prizmo ti verrà chiesto di creare un nuovo documento o di aprirne uno esistente. Prima di continuare, questo si riferisce a a Prizmo documento e non quello che vuoi analizzare. Può essere un po 'confuso, ma Prizmo può salvare le scansioni che hai fatto se hai mai avuto bisogno di tornare indietro e modificare il testo, ad esempio se avevi scansionato in un PDF di 200 pagine e notato che alcune pagine non erano state analizzate correttamente al centro e mancava del testo. Salvare il tuo lavoro in Prizmo significa che puoi tornare indietro e apportare le modifiche necessarie.
Selezionare Nuovo documento ... e ti verrà presentato un nuovo documento Prizmo da utilizzare.
Possiamo trascinare e rilasciare un file immagine (JPG, PDF, TIFF, ecc.), Importarlo dal nostro scanner o persino sfogliare una libreria di foto.
Per gli scopi di questo tutorial, sto utilizzando un documento esistente che ho scansionato utilizzando il mio scanner piano. È stato salvato direttamente come PDF e, come puoi vedere, non posso evidenziare alcun testo.
Selezionare Apri file immagine ... e selezionare un'immagine da usare.
Una volta che l'immagine è stata caricata, ti verrà presentato un layout di pagina familiare, completo di miniature di pagina sul lato sinistro.
Abbiamo alcuni controlli di regolazione nella parte inferiore in cui possiamo regolare la rotazione, ritagliare l'immagine e altro ancora. Prizmo rileva automaticamente i requisiti del documento e apporta automaticamente le modifiche necessarie alle impostazioni, ma possiamo sempre modificarle quando necessario.
Sono felice con le impostazioni predefinite, quindi basta fare clic Riconoscere e Prizmo rileva automaticamente tutte le aree di testo e le analizza quasi istantaneamente.
Allo stesso modo in cui disegneresti un'area da scansionare quando esegui la scansione di un documento, lo stesso può essere fatto per le aree di testo. Prizmo lo tenterà automaticamente ma, di nuovo, hai il controllo completo.
Il testo analizzato viene quindi visualizzato sul lato destro del documento. A questo punto, nulla viene salvato. Se l'OCR non è completamente preciso, puoi entrare e apportare eventuali modifiche.
Prizmo era accurato al 100% con il mio documento, quindi non ho nessun cambiamento da fare. È possibile esportare il documento su una serie di servizi cloud come Dropbox e Google Drive, o allegarli a un nuovo messaggio di posta elettronica.
Ho intenzione di salvare il mio documento sul desktop, quindi selezionerò File…
Prizmo è estremamente utile per chiunque scansionare documenti su base regolare con qualsiasi tipo di scanner. I controlli avanzati a cui hai accesso significano che puoi perfezionare il funzionamento del processo OCR invece di affidarti a impostazioni completamente automatiche.
ABBYY FineReader Express è un altro strumento OCR specializzato progettato specificamente per l'attività e lo fa molto bene. Il processo OCR è automatizzato, quindi l'unica interazione dell'utente indica ad ABBYY FineReader Express quale documento caricare e dove deve essere salvata la versione OCR.
Invece di creare un nuovo documento o aprirne uno esistente, ABBYY FineReader Express ha a Attività rapide pannello che si apre al momento del lancio. È un modo rapido per documenti OCR con il minor numero di clic del mouse possibile.
Puoi convertire i documenti scansionati in una serie di formati diversi e un asso nella manica è la possibilità di eseguire OCR su un foglio di calcolo e di generare un testo completamente modificabile e modificabile, rendendolo molto allettante per gli utenti aziendali.
Poiché abbiamo già un PDF, dobbiamo eseguire l'OCR, avviare ABBYY FineReader Express e selezionare Converti in PDF ricercabile e scegli il documento che desideri OCR.
Questo è davvero! ABBYY FineReader Express ti chiederà di salvare il nuovo documento OCR in una posizione a tua scelta. Stranamente, ti viene richiesto di salvare il documento prima che venga caricata l'anteprima, in modo da verificare se ABBYY FineReader Express è in grado di eseguire correttamente l'OCR del documento, è necessario Annulla salvare il documento e quindi salvarlo dal menu.
Abbiamo coperto lo scanner e il software Doxie nella nostra guida precedente "Vai senza carta con Doxie"Ma vale la pena menzionare di nuovo le sue funzionalità OCR integrate.
Doxie include l'OCR incorporato nella sua app di importazione, in modo che qualsiasi documento scansionato abbia la possibilità di essere analizzato. Tuttavia, Doxie non contiene molti controlli e automatizza la maggior parte del processo.
Esegui la scansione di qualsiasi documento che desideri OCR e quindi avvia Doxie app, assicurandosi che lo scanner Doxie sia collegato.
Una volta importato il documento scansionato, puoi selezionare dove e come desideri esportarlo. In questo caso, selezionerò PDF con OCR (bianco e nero). È meglio selezionare il tipo di documento in quanto può assicurarsi di utilizzare un formato che occupa meno spazio.
Mancia: Trovi spesso che molte aziende inviano lettere di corrispondenza di un colore particolare da conservare con il loro marchio: ti consiglio di salvarle come in bianco e nero per mantenere le dimensioni del file il più basse possibile.
Una volta selezionato dove salvare il PDF, Doxie eseguirà l'OCR del documento ed esportarlo. Il testo è completamente ricercabile e non sostituisce il testo della scansione, ma utilizza una funzionalità intelligente dei PDF chiamati sovrapposizione di testo. Il tuo documento potrebbe sembrare come prima, ma questa è una buona cosa. Invece, il testo è posto in modo trasparente sul testo, rendendolo ricercabile e illuminabile.
Mentre il processo Doxie è molto semplice, non ci sono tante opzioni quante sono le app OCR dedicate come Prizmo. Tuttavia, ciò significa che se sei già un utente di Doxie o esegui solo scansioni di luce, quelle funzioni potrebbero non essere di grande beneficio per te.
Gli scanner Doxie partono da $ 119 e sono disponibili presso Getdoxie.com.
PDFPen è un po 'diverso da Prizmo in quanto non è solo uno strumento OCR. È uno strumento all-in-one progettato per compilare, modificare e modificare i PDF. Una delle sue caratteristiche è che può rilevare i documenti scansionati ed eseguire OCR in un unico passaggio.
Avvia PDFPen e ti chiederà automaticamente di selezionare un PDF da aprire. Selezionare un documento scansionato e fare clic Aperto.
Una volta che PDFPen apre il documento e rileva che è stato scansionato (anziché scaricato o generato dal computer), verrà richiesto se desideri analizzarlo e digitalizzare il testo. Hai la possibilità di eseguire semplicemente lo strumento OCR sulla pagina corrente o sull'intero documento.
Specificare la lingua richiesta e selezionare il pulsante pertinente - in questo caso ho appena selezionato Documento OCR.
Al termine, salva il PDF. A differenza di Doxie o Prizmo, non ne crei un'altra copia immediatamente. PDFPen modifica i file PDF esistenti in modo da poter semplicemente salvare le modifiche, eliminando l'inconveniente di gestire un file aggiuntivo.
Evernote è un servizio di sincronizzazione delle note estremamente popolare che funge più da ibrido tra un album e un notebook. Pensa ad avere uno schedario pieno di informazioni sempre disponibili e sempre facili da cercare.
Abbiamo ampiamente trattato Evernote prima qui su Mactuts + e incoraggio chiunque usi Evernote (o è interessato a usarlo di più) per leggere il nostro articolo "Addomesticare l'elefante: Awesome Evernote Tips and Tricks"Per saperne di più.
Una caratteristica di Evernote che viene spesso trascurata e mai realmente mostrata all'utente è il loro servizio OCR automatico. Sì, qualsiasi immagine aggiunta a Evernote viene digitalizzata per il testo e aggiunta alla nota. Viene eseguito sul lato server, quindi l'aggiunta di un documento a Evernote non viene convertita all'istante. A causa del numero di utenti Evernote, non è nemmeno istantaneo. Per evitare problemi con il server, vengono accodati tutti i documenti che richiedono OCR. Non c'è modo di sapere quando verrà scansionato, ma di solito è tra 24-48 ore. Se sei un membro premium, è più veloce.
Per avere un documento scansionato, trascinalo semplicemente e aggiungilo a una nota nuova o esistente, assicurandosi di sincronizzare Evernote non appena lo hai fatto. Questo è tutto ciò che c'è da fare.
Alla fine, Evernote eseguirà la scansione del documento e eseguirà l'OCR. Quando ciò accade, il documento verrà quindi aggiornato e sincronizzato indietro su Evernote sul tuo dispositivo. Ci sono voluti circa dieci minuti per Evernote per l'OCR del documento che ho aggiunto (sono un abbonato Evernote Premium, quindi i tempi possono variare).
L'OCR è solitamente molto accurato ma non c'è alcun controllo su come funziona l'OCR. Viene eseguito automaticamente senza input o impostazioni dell'utente.
Puoi quindi cercare il testo e, come puoi vedere, il testo si evidenzia mentre cerchi. Dopo aver guardato attraverso la nota, sembra che sia stata accurata al 100%.
Se desideri mantenere una versione PDF ricercabile all'esterno di Evernote, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Salva PDF ricercabile come ...
Non è ideale in quanto Evernote avvolge ogni parola con una casella verde, quindi la stampa potrebbe non essere una buona idea, ma funziona.
Sebbene le sue funzionalità siano piuttosto elementari, l'utilizzo di Evernote come hub centrale per il tuo ufficio senza carta sta diventando ancora più popolare, quindi se vuoi fare lo stesso, puoi tagliare qualsiasi processo OCR e rilasciare le scansioni direttamente in Evernote. Si prenderà cura dell'OCR per te e dal momento che la maggior parte degli articoli saranno ricevute e corrispondenza, probabilmente non avrai quasi nessun problema con il servizio OCR di Evernote.
Evernote è gratuito, con account premium a $ 5 al mese o $ 35 all'anno.
Esistono diversi modi per digitalizzare i documenti scansionati per renderli ricercabili per il testo e i costi per l'utilizzo di uno strumento OCR sono diminuiti drasticamente. Sono finiti i giorni in cui sei rimasto attaccato a qualsiasi app con cui lo scanner è arrivato, ora sei libero di utilizzare praticamente qualsiasi app OCR che desideri.
Se hai intenzione di trovare te stesso utilizzando non solo gli strumenti OCR ma vuoi un modo di manipolare i PDF, PDFPen è la scelta migliore. Per chiunque voglia solo un modo per OCR, allora consiglierei Prizmo. Anche se hai un Doxie, Prizmo ti dà più controllo su come funziona il processo OCR.
Per chiunque desideri utilizzare OCR di tanto in tanto, ottenere un account Evernote gratuito è l'opzione più economica.
Hai provato ad andare senza carta? Ti preoccupi con OCR o è tutto ricercabile nel tuo ufficio digitale? Ci piacerebbe sentirti, quindi, come sempre, discutere ulteriormente l'argomento nei commenti.
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