Share
Con l'implacabile assalto dell'era digitale, i sistemi senza carta stanno guadagnando sempre più trazione e rilevanza. Mentre i vantaggi sono innegabili, ci sono momenti in cui i flussi di lavoro sono tutt'altro che privi di attrito e spesso noiosi, rendendoli meno allettanti.
C'è comunque speranza e in questo screencast ti insegnerò come sfruttare app come Mail, Hazel e Evernote per automatizzare almeno un aspetto del tuo flusso di lavoro senza carta.
Avrai bisogno:
Una copia di Evernote (Mac App Store o Download diretto).
Il passaggio iniziale consiste nell'impostare una regola di posta che filtrerà qualsiasi email dalla società di servizi. Per farlo, basta cliccare su Mail> Preferenze e quindi scegliere il Regole linguetta.
Clicca su Aggiungi regola, dare alla regola un nome significativo e quindi scegliere alcune condizioni. Se è necessario assegnare più di una condizione, prendere nota se si desidera abbinare tutti o nessuno, poiché ciò influirà sul modo in cui le e-mail sono abbinate.
Quando si sceglie più di una condizione, prendere nota della corrispondenza di tutti o nessuno. Una volta che sei soddisfatto delle tue condizioni, è tempo di assegnare alcune azioni. Per la prima azione, scegliere di Segna come letto. Per l'azione finale, scegli Esegui Applescript e poi dall'elenco a discesa degli script disponibili scegliere Apri nel Finder.
Ora che hai il mirino aperto nella posizione corretta, apri AppleScript Editor. Puoi trovare AppleScript Editor nella cartella Utility o, facoltativamente, richiamare spotlight e digitare AppleScript Editor.
Incolla il seguente codice e quindi salva lo script in / Utenti / IL TUO NOME UTENTE / Libreria / Script di applicazione / com.apple.mail /
-- Codice di caldaia per le regole di posta che utilizzano i termini dell'applicazione "Posta" per eseguire azioni di posta con messaggi theMessaggi per regola theRule - Script inizia qui indica l'applicazione "Mail" - Imposta la cartella di download per gli allegati set _downloadsFolder su (percorso cartella download) come rich text - Ripeti le seguenti azioni per ogni e-mail abbinata alla ripetizione della regola con eachMessage in theMessages - Ricevi l'oggetto email set theSubject in subject of eachMessage - Ripeti con ogni allegato trovato in email repeat con _attatchment in ogni allegato di MessageMessage - Rinomina allegato con il seguente schema: - Utility Company (Tag) | Oggetto dell'email (titolo) | Original Attatchment (Filename) - e salva nella cartella downaload set originalName al nome di _attatchment set _savePath to _downloadsFolder e "ZON |" & theSubject & "|" & originalName try save _attatchment in _savePath on error errmsg display dialog errmsg end try end repeat - Sposta email alla destinazione finale move eachMessage alla mailbox "Bills" dell'account "Gmail" end repeat end tell - Termina script e chiude la sezione boilerplate termina l'azione posta con i messaggi termina con i termini da
Per adattare il codice alle tue esigenze, è essenziale che tu lo capisca, quindi scomporlo.
Dopo aver salvato lo script sopra nella posizione corretta, dovresti essere in grado di selezionarlo dall'elenco a discesa in Esegui AppleScript azione; farlo e quindi fare clic ok e infine fare clic Applicare.
Hazel è un'utilità del pannello delle preferenze che monitora le cartelle di tua scelta ed esegue azioni su file e cartelle quando i criteri definiti sono soddisfatti.
Supponendo che tu abbia già scaricato e installato Hazel, dovrai aggiungere la cartella Download al Cartelle elenco. Per farlo, apri Preferenze di sistema> Hazel e quindi trascinalo semplicemente da una finestra del Finder o, in alternativa, fai clic su + e selezionalo.
Prima di proseguire, è importante sospendere l'elaborazione delle regole. Ciò assicurerà che non vengano elaborate regole finché non sei sicuro che le regole che hai impostato siano corrette. Per sospendere l'elaborazione delle regole, fare clic con il pulsante destro del mouse (Ctrl + clic) su download dall'elenco delle cartelle e selezionare Metti in pausa "Regole download".
Ora che Hazel sta guardando la cartella Download, è necessario definire alcune regole. In Hazel, le regole sono definite in modo simile a come sono in Mail. Hai impostato alcune condizioni per la corrispondenza e poi alcune azioni da eseguire.
Sotto Regole, clic + per aggiungere una nuova regola. Dagli un nome e aggiungi la tua prima condizione. Scegliere Genere poi è e infine selezionare PDF. Questo assicurerà che Hazel abbinerà solo i file PDF. Se la tua azienda di servizi pubblici ti invia le fatture in qualsiasi altro formato, cambia questo in modo appropriato.
Per la seconda condizione vogliamo assicurarci che Hazel cerchi un file con un nome che corrisponda al pattern definito nella regola Mail sopra; quindi scegli Nome, poi fiammiferi e infine nel campo successivo, digitare il tag assegnato sopra (società di utilità) seguito da un "|" carattere, quindi trascinare nel Nulla token, seguito da un altro "|" e infine un altro Nulla gettone.
Ora che hai definito alcune condizioni, devi impostare alcune azioni. Per la prima azione, scegli Esegui AppleScript, lascia il valore predefinito script incorporato selezionato e quindi fare clic su modifica script. Incolla il seguente codice nella finestra modale, fai clic su Compila e se non sono presenti errori, fai clic su lontano dalla finestra modale.
Il pulsante di compilazione in Hazel. Se viene rilevato un errore, verrà visualizzato accanto al pulsante. tell application "Finder" - Memorizza i delimitatori di elementi di testo di AppleScript set ASTID, delimitatori di elementi di testo di AppleScript in delimitatori di elementi di testo di AppleScript, "|" imposta theListOfCustomTokens a nome del file - Poiché abbiamo modificato i delimitatori di testo in | ora abbiamo - 3 elementi di testo in theListOfCustomTokens - 1: ZON - 2: l'oggetto dell'e-mail (che sarà usato per il titolo della nota) - 3: il nome originale degli allegati. - Rinomina l'allegato al suo nome originale imposta il nome del file su (voce di testo 3 diListOfCustomTokens) prova - Apri Evernote e attendi 15 secondi affinché si avvii tell id di applicazione "com.evernote.evernote" attiva con timeout di 15 secondi - Crea una nuova nota nel notebook "Ricevute" con: - le email oggetto come titolo - la società di servizi come tag crea il titolo della nota (testo 2 di theListOfCustomTokens come testo) ¬ dal file theFile notebook "Receipts " ¬ tags (testo 1 di theListOfCustomTokens come testo) fine timeout fine tell on error errmsg display dialog errmsg end try set Delimitatori di elementi di testo di AppleScript ad ASTID fine tell
Come prima, analizziamo il codice per capire meglio cosa sta succedendo:
Per l'azione finale, scegli Mossa nella cartella e quindi selezionare Spazzatura. Questo assicurerà che una volta caricata con successo la tua base di fatturazione su Evernote, non rimarrà in giro a creare confusione sul tuo Mac. Infine clicca ok.
Ora che hai creato correttamente una regola per abbinare il tuo file, è ora di lasciare che Hazel esegua la sua magia, quindi dovrai riattivare l'elaborazione delle regole. Proprio come prima, fai clic con il pulsante destro del mouse su download nell'elenco delle cartelle e questa volta, selezionato Riprendi le regole "Download".
Dato che Hazel può impiegare un po 'di tempo prima di eseguire le regole la prima volta, fai clic di nuovo su Download e scegli Esegui le regole ora. Se tutto è andato secondo i piani, Hazel dovrebbe caricare il file su Evernote e quindi spostarlo nel Cestino.
In questo tutorial abbiamo coperto alcuni concetti di automazione di base che si spera possano aiutare a semplificare il flusso di lavoro senza carta. Questi concetti, tuttavia, non si limitano a questo piccolo ambito, ma possono piuttosto fungere da elementi costitutivi per flussi di lavoro più complessi e ambiziosi.
Accentsconagua