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Cosa starai creandoGoogle Documenti e Fogli sono strumenti eccellenti per la creazione di documenti Word e fogli di calcolo. Forniscono praticamente tutte le funzionalità di base necessarie per modificare, formattare e condividere i file. Tuttavia, se stai cercando il servizio cloud di Google per sostituire MS Office, avrai notato che mancano ancora alcune funzionalità avanzate.
La nuova funzione per i componenti aggiuntivi lo modifica. I componenti aggiuntivi sono piccole applicazioni di terze parti che possono essere installate direttamente nelle app Documenti e Fogli (le diapositive e i moduli non sono attualmente supportati) e riempiono gli spazi nelle funzionalità native del software. Lanciati a marzo 2014, i componenti aggiuntivi sono ancora nuovi e il loro numero è in continua crescita. La maggior parte dei migliori sono gratuiti, mentre alcune delle utility più potenti offrono anche versioni premium con funzionalità extra.
In questo tutorial, ti mostrerò come iniziare con i componenti aggiuntivi, come installarli, usarli e rimuoverli, quindi guidarti attraverso dieci tra i migliori per iniziare.
Tutti i componenti aggiuntivi vengono trovati e installati tramite l'interfaccia Documenti o Fogli, in un modo molto simile a come sono installate le estensioni di Chrome. Apri un documento e vai a Componenti aggiuntivi> Ottieni componenti aggiuntivi e puoi vedere tutte le opzioni disponibili per l'app che stai utilizzando.
Sfoglia i componenti aggiuntivi evidenziati, fai clic su Tutti pulsante nell'angolo in alto a sinistra per selezionare una categoria o utilizzare la casella di ricerca per trovare qualcosa che si desidera installare.
Fare clic sul componente aggiuntivo scelto seguito dal + icona per installarlo. La schermata che viene visualizzata mostra quali autorizzazioni richiede il componente aggiuntivo: quali dati e quali parti del tuo account devono accedere. Supponendo che tu stia bene con questo clic Accettare e l'installazione sarà completata.
Controlla cosa un componente aggiuntivo vuole fare prima di installareUna volta installati, i componenti aggiuntivi sono accessibili tramite Componenti aggiuntivi opzione nella barra dei menu. Passa il puntatore del mouse su di loro per rivelare le loro opzioni. La maggior parte ne ha due: il primo lancia l'add-on, il secondo è di aiuto (che di solito è molto limitato).
Fai clic per avviare l'add-on e si aprirà in una barra laterale sulla destra dello schermo. È possibile visualizzare solo un componente aggiuntivo alla volta. Per chiuderlo clicca il X pulsante.
I componenti aggiuntivi vengono eseguiti in una barra laterale all'interno di Documenti o FogliNon dovrai fare molto per gestire i tuoi componenti aggiuntivi. Non devi preoccuparti di aggiornarli: vengono caricati ogni volta che li usi, in modo da avere sempre la versione più aggiornata. Puoi disabilitarli per documenti specifici e anche segnalare bug allo sviluppatore.
Vai a Componenti aggiuntivi> Gestione componenti aggiuntivi. Ora vedrai un elenco di tutti i componenti aggiuntivi che hai installato. Clic Gestire per vedere un elenco di opzioni. deselezionare Utilizzare in questo documento per disattivare l'add-on dal documento corrente che stai visualizzando. Clic Rimuovere disinstallare del tutto il componente aggiuntivo dal proprio account.
C'è un numero enorme di componenti aggiuntivi per entrambe le app Documenti e Fogli, e il numero è in continua crescita. Ecco dieci dei migliori per iniziare.
Thesaurus è il componente più essenziale e fondamentale di tutti i componenti aggiuntivi di Documenti. Un compagno perfetto per il correttore ortografico integrato, suggerirà parole alternative da utilizzare durante la digitazione. Purtroppo, i componenti aggiuntivi non sono ancora integrati nei menu di scelta rapida con clic destro all'interno dell'app, ma il Thesaurus è ancora banale da utilizzare. Basta evidenziare una parola quindi vai a Componenti aggiuntivi> Thesaurus> Trova sinonimi per la parola selezionata e apparirà nella barra laterale a destra.
Con la barra laterale Thesaurus aperta puoi ora digitare le parole direttamente nella casella di ricerca per trovare suggerimenti per altre parole.
L'add-on Table of Contents genera automaticamente un elenco di contenuti per aiutarti a navigare documenti di testo più lunghi e complessi. Sono costruiti in base all'utilizzo degli stili di paragrafo all'interno del documento e funzioneranno solo se li utilizzi in modo coerente: non riconoscerà nessun altro capitolo o intestazione di sezione se sono solo stilizzati come testo di paragrafo normale.
Gli stili utilizzati all'interno del sommario sono gli stili di titolo predefiniti e producono risultati nidificati. Quindi, ogni parte del documento deve essere stilizzata come Titolo 1; ogni capitolo come Intestazione 2; ogni sezione all'interno di un capitolo come Intestazione 3 e così via.
Usa gli stili di intestazione per creare il sommarioVai a Componenti aggiuntivi> Sommario> Mostra nella barra laterale per visualizzare il sommario. Ci vorrà un secondo per essere creato, e dovresti aggiornare l'icona ogni volta che apporti delle modifiche.
Stabilisci in che modo hai bisogno che i contenuti siano dettagliatiTutti gli elementi nell'elenco sono link cliccabili in modo da poter passare rapidamente a qualsiasi sezione o capitolo specifico. Se hai un documento particolarmente complesso clicca il Mostra fino al livello opzione casella a discesa e scegliere la quantità di informazioni che si desidera visualizzare. Ad esempio, scegliendo 1 mostrerebbe solo il contenuto usando lo stile Titolo 1. Clic ricaricare per attivare questo.
Infine, non è possibile aggiungere il sommario direttamente al documento stesso, ma è possibile copiarlo e incollarlo dalla barra laterale nel corpo del documento. Nel fare questo i collegamenti rimarranno anche al loro posto. Tuttavia, questi link rimandano al file Google Docs online, anziché agire come segnalibri all'interno del file. Se hai intenzione di esportare il documento per l'utilizzo offline in un'applicazione come Word, rimuovi prima i collegamenti altrimenti non funzioneranno. Clicca su un link e clicca Rimuovere per fare questo per ogni oggetto.
Se utilizzi Google Documenti come parte di un team, Traccia modifiche è uno dei componenti aggiuntivi più importanti che puoi utilizzare. Tiene traccia di tutte le modifiche apportate da tutti gli utenti che lavorano sullo stesso documento e ti offre un modo semplice per accettarle, eliminarle o modificarle.
Monitorare le modifiche è uno strumento automatico. Aprilo nella barra laterale facendo clic su Componenti aggiuntivi> Monitora modifiche> Mostra modifiche traccia. Tutte le modifiche al documento verranno visualizzate in tempo reale, codificate per colore dall'utente. Tutte le modifiche sono elencate, non solo il contenuto delle modifiche del testo, ma anche le modifiche di formattazione. Ticchettio Evidenzia le mie nuove modifiche causerà anche le modifiche da evidenziare all'interno del corpo del documento.
Ogni cambiamento è chiaramente elencatoPer accettare o rifiutare le modifiche è sufficiente fare clic sul verde zecca icona o rosso X icona. In alternativa, fare clic Accettare tutti accettare tutte le modifiche che sono state apportate.
È possibile ignorare eventuali modifiche a un documento utilizzando il Cronologia delle revisioni opzione all'interno di tutte le app di Google Documenti. Vai a File> Vedi cronologia revisioni per vedere tutte le versioni precedenti del documento. Clic Mostra revisioni più dettagliate per vedere tutte le versioni salvate del documento e fare clic su una per ripristinarlo.
Se hai bisogno di aggiungere una mappa a un documento, i componenti aggiuntivi di Maps per Documenti lo rendono possibile con solo un paio di clic del mouse.
Evidenzia parte di un indirizzo è un documento quindi vai a Componenti aggiuntivi> Mappe per documenti> Ottieni posizione. Si aprirà una finestra che mostra la posizione su una mappa. Se è giusto, fare clic Incolla su Doc e l'immagine della mappa verrà incollata nel documento appena sotto l'indirizzo selezionato. Trascina l'immagine nel posto giusto se necessario.
Maps per Documenti funziona con indirizzi precisi o generici. La ricerca di un numero civico e il nome della via, o il codice postale, mostreranno una mappa ingrandita di una posizione esatta; un nome di città o di paese produrrà un'immagine ingrandita di quella posizione.
Lungo linee simili a Maps for Docs, Mapping Sheets è un componente aggiuntivo per Fogli che converte un elenco di indirizzi in un foglio di calcolo in una mappa di Google.
I fogli di mappatura eliminano una scheda nel tuo foglio di calcolo chiamata Dati. Se stai utilizzando un foglio di calcolo preesistente, devi rinominare la scheda contenente le informazioni che stai mappando. Fare clic con il tasto destro sulla scheda e selezionare Rinominare quindi immettere Dati.
Ora vai a Componenti aggiuntivi> Fogli di mappatura> Avvia mappatura. Nella barra laterale che si apre scegli le colonne che contengono i tuoi indirizzi, più eventuali altre colonne che puoi usare per filtrare i dati con. Clic Costruire, seguito da vista per vedere i dati su una mappa.
Gli indirizzi sono visualizzati in una mappa Google personalizzataIl componente aggiuntivo HelloSign consente di ottenere eSignatures sicuri e legalmente vincolanti sui tuoi documenti. È gratuito per un massimo di tre firme al mese e richiede un abbonamento per uso illimitato, con prezzi che partono da $ 13 al mese.
HelloSign può essere utilizzato per avere documenti firmati solo da te stesso, da te stesso e da altri o solo da altri. Per firmarlo solo clicca Solo io quindi disegna, usando il mouse, una firma nella casella e trascina la firma nella posizione appropriata sul documento.
Per ottenere le firme anche da altri utenti, è necessario prima impostare il documento. Clic Io e gli altri o Solo altri sotto Chi deve firmare? e quindi inserire i nomi e gli indirizzi e-mail di tutti i firmatari richiesti. Se hai bisogno di loro per firmare un ordine specifico, spunta il Assegna l'ordine del firmatario casella e fare clic sulle frecce su e giù per riordinarle. Clic Continua.
Ora è necessario aggiungere le caselle di firma al documento. Trascina il Firma icona in posizione sul documento e fare clic su Chi firma qui menu a discesa per scegliere il firmatario. Aggiungi tutte le caselle di firma necessarie e fai clic sull'icona a forma di quadrato in alto a sinistra della finestra per allinearle.
È inoltre possibile aggiungere caselle per il firmatario per aggiungere le loro iniziali, un commento in una casella di testo, per spuntare una casella di controllo o per aggiungere la data che hanno firmato.
È possibile aggiungere una data di firma e una casella della firmaInfine, fai clic Continua e il tuo documento sarà preparato per l'email. Verranno visualizzati gli indirizzi dei firmatari per consentirne il doppio controllo, quindi aggiungere un'intestazione e un messaggio dell'oggetto. Clic Richiedi firma e la posta verrà inviata.
Per visualizzare i tuoi documenti firmati clicca il impostazioni icone nella barra laterale di HelloSign in Documenti, quindi fai clic su Documenti. Tutti i documenti firmati sono memorizzati qui per riferimento.
Dividi nomi è un semplice componente aggiuntivo per Fogli Google che separa una singola colonna Nome in colonne separate per ogni parte del nome. Non dividerà semplicemente John Smith con il proprio nome e il proprio cognome, ma può anche aggiungere un titolo, un secondo nome e un suffisso.
È perfetto per l'uso in combinazione con la funzione Forms in Google Docs, in cui è possibile che un utente inserisca il proprio nome, ma potrebbe non voler assegnare caselle separate per ciascuna parte del proprio nome. Una volta che hai diviso il loro nome, puoi utilizzare i dati insieme a un componente aggiuntivo di stampa unione e indirizzare la persona solo con il loro nome.
Per utilizzare i nomi divisi evidenziare il nomi colonna nel tuo foglio di calcolo quindi vai a Componenti aggiuntivi> Dividi nomi> Avvia. Nella casella che apre spunta o cancella il La mia colonna ha intestazione opzione se necessario, quindi scegliere le colonne che si desidera aggiungere. Ogni colonna verrà aggiunta a destra della colonna del nome selezionata.
Scegli quante colonne del nome hai bisognoUberConference è un altro componente aggiuntivo per aiutare gli utenti a collaborare a un progetto. È utilizzato per creare chiamate in conferenza o chat di testo tra gli utenti che lavorano su un documento.
Clicca il Invitare il pulsante e la barra laterale visualizzeranno gli utenti con accesso al documento. Scegli quelli che vuoi aggiungere: avranno la possibilità di unirti alla chat tramite computer o telefono, inoltre è disponibile un'opzione di chat testuale.
Affinché qualcuno possa connettersi tramite il proprio telefono, sarà necessario collegarsi alla chiamata e utilizzare il PIN che verrà inviato quando li inviterà. Il numero dial-in è solo USA per la versione gratuita di UberConference. Dovrai eseguire l'upgrade alla versione premium per ottenere numeri specifici per paese.
Se hai bisogno di feedback, approvazione o firma su un documento, allora Workflow è il componente aggiuntivo ideale per questo. È possibile aggiungere uno o più revisori a cui verrà inviato un collegamento al documento e verrà data la possibilità di aggiungere un commento e approvare o rifiutare il documento. Ogni revisore dovrà avere installato anche il componente aggiuntivo Flussi di lavoro.
Per aggiungere revisori devi prima dare loro accesso in modifica al tuo documento. Vai a File> Condividi e aggiungi il loro indirizzo email e assicurati di avere il permesso di modifica (che è attivato per impostazione predefinita). Quindi aggiungi lo stesso indirizzo email nel Aggiungi un revisore casella nella barra laterale Flussi di lavoro, insieme a un messaggio, se necessario.
Il revisore riceverà un'email con un link al documento e potrà fornire il proprio feedback. Lo stato di approvazione del documento verrà visualizzato nella barra laterale. Se è necessario apportare modifiche, fare clic sul pulsante Reset approvazione nella barra laterale e ri-aggiungere i revisori.
Per qualsiasi documento, e specialmente per i documenti tecnici, la coerenza della lingua e della grammatica è di vitale importanza. Se il tuo budget non si estende a un lettore di prova umano, il controllo della coerenza si prenderà cura del lavoro per te.
Questo componente aggiuntivo controlla che si stia utilizzando ortografia e grammatica in modo coerente. Verificherà l'ortografia, le abbreviazioni, i numeri (ad esempio, che non si digiteranno entrambi 3 e 3 nello stesso documento), le sillabazioni e altro. È uno strumento molto semplice: vai a File> Componenti aggiuntivi> Verifica coerenza e fare clic Aperto. Ora basta fare clic Scansione e l'add-on funzionerà attraverso le varie categorie testate, suggerendo cambiamenti lungo il percorso.
I componenti aggiuntivi sono un modo molto utile ma molto semplice per migliorare la funzionalità di Google Documenti e Fogli. Non aggiungono alcun rigonfiamento e non si verificano picchi di rendimento quando li si utilizza, quindi non c'è davvero alcun svantaggio nell'installarli. I nuovi componenti aggiuntivi sono costantemente disponibili e ognuno di essi serve solo ad aumentare il valore di Documenti e Fogli. Se stai trattenendo la disinstallazione di quella vecchia copia di Office per paura che Docs non sia un degno sostituto, ora potrebbe essere solo il momento.
Prova i componenti aggiuntivi di Google Docs e facci sapere quali sono i tuoi preferiti (o eventuali problemi con i componenti aggiuntivi) nei commenti riportati di seguito!
Accentsconagua