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Se vuoi ridurre la confusione di documenti e digitalizzare i tuoi vecchi estratti conto bancari e le ricevute, uno scanner Doxie è sicuramente la soluzione giusta. In questa guida ti mostreremo come ottenere il massimo dal tuo Mac e Doxie.
Doxie è una gamma di scanner mobili. A differenza degli scanner tradizionali in cui si solleva un coperchio e si posiziona la carta a faccia in giù, gli scanner Doxie non sono piani. Al contrario, funzionano come un fax - posiziona la carta sul bordo dello scanner e Doxie lo carica automaticamente. C'è anche una guida per la carta regolabile per poter scansionare qualsiasi cosa, dalle pagine di grandi riviste alle stampe fino alle ricevute.
Doxie è progettato per farti fare una cosa: scansione. La scansione non dovrebbe essere un lavoro ingrato e dovrebbe essere il più semplice possibile. Invece di manipolare DPI, risoluzione e qualsiasi altro tipo di impostazioni che la maggior parte dei software di scansione ha, Doxie gestisce tutto questo automaticamente. Il trucco davvero accurato è che a differenza della maggior parte degli scanner, tu non serve un computer per avviare la scansione e può anche funzionare con batterie AAA (rendendolo veramente mobile). Contiene uno slot per schede SD e Doxie salva automaticamente tutto ciò che digitalizzi su una scheda SD. Si ottiene anche una scheda SD da 2 GB nella confezione.
Il software di scansione Doxie che accompagna rende le scansioni di importazione un gioco da ragazzi - ci addentreremo un po 'più tardi.
Doxie offre tre modelli: Doxie, Doxie One e Doxie Go. Hanno un prezzo rispettivamente di $ 149, $ 149 e $ 199.
Mancia: Ogni Doxie ha alcune caratteristiche uniche per decidere quale sia il migliore per te, visita la guida comparativa di Doxie.
Probabilmente senti questa frase essere usata parecchio - fondamentalmente significa piuttosto che frugare in un sacco di documenti che hai archiviato (come estratti conto bancari, ricevute, lettere - quel genere di cose) li scannerizzi e crei una copia digitale che rende davvero facile trovare ciò di cui hai bisogno. Questo ha una serie di vantaggi che lo rendono qualcosa che chiunque dovrebbe fare qualsiasi quantità di lavoro di ufficio ...
A meno che tu non abbia fotocopie di tutti i tuoi documenti, è probabile che tu non abbia copie di loro archiviate ovunque. La carta non è esattamente conosciuta per la sua robustezza e quando entra in contatto con praticamente qualsiasi cosa, cade a pezzi. Avere una copia digitale di documenti importanti significa che se qualcosa di spiacevole dovesse accadere ai tuoi documenti (o in circostanze terribilmente sfortunate, a casa tua), avrai una copia digitale di tutti i documenti che altrimenti avresti perso. Un esempio potrebbe essere qualcosa come il tuo certificato di nascita o importanti informazioni finanziarie.
Ci sono così tanti servizi che ti permettono di archiviare i documenti nel cloud che significa che se qualcosa dovesse accadere ai tuoi documenti o a casa che avrebbero interessato il tuo Mac, i tuoi documenti importanti sono ancora backup. Servizi come Dropbox, Evernote e persino il servizio cloud di Doxie (ne parleremo più avanti) forniscono un modo non solo di sincronizzarli tra dispositivi, ma anche di offrire ridondanza a eventi sfortunati..
Quante volte ti sei fatto prendere dal panico perché non riuscivi a trovare un documento importante, solo per scoprirlo mesi dopo? Io ho. Pensavo di aver perso il documento di registrazione della mia auto, solo per scoprire (dopo aver ordinato un sostituto) archiviato per errore "assicurazione".
Passare senza carta significa non solo trovare i documenti per nome, ma la maggior parte dei software di scansione (tra cui il Doxie) offrono qualcosa chiamato OCR - Optical Character Recognition. Ciò significa che sarai in grado di cercare il testo all'interno della maggior parte dei documenti scansionati. Questo da solo rende senza carta un gioco da ragazzi.
Mancia: Quando si va senza carta, questo non significa che puoi buttare via i tuoi documenti esistenti! Significa solo che puoi archiviarli e dimenticarli. Quando hai bisogno di trovare qualcosa, puoi prima cercare sul tuo Mac.
Assicurati che il tuo Doxie sia collegato (o se stai usando la batteria, che sia carico) e hai l'ultima versione di Doxie per OS X (disponibile dalla loro pagina dei download) installata.
Mancia: Il resto di questa guida presupporrà che tu abbia uno scanner Doxie (io uso un Doxie One) e una scheda SD allegata.
Per avviare la scansione, è sufficiente accendere lo scanner e attendere che la spia di accensione diventi verde fissa. Quando la luce lampeggia, significa che è occupato. Quando è solido, è pronto per l'uso.
Regola la guida della carta sul formato del documento e posizionala a faccia in su sul bordo dello scanner, muovendolo lentamente verso il feed. Doxie dovrebbe quindi prendere il documento e scansionarlo. Se è bifacciale o più pagine, scansiona le pagine consecutive una alla volta, nello stesso modo in cui hai scansionato la prima pagina.
Avvia l'app Doxie sul tuo Mac. Puoi trasferire le tue scansioni al tuo Mac in due modi:
In qualunque modo tu scelga, l'app Doxie rileverà gli elementi scansionati e offrirà di importarli. Prima di importarli, hai la possibilità di regolare le impostazioni di importazione facendo clic su impostazioni pulsante. Simile a come iPhoto può gestire l'importazione di foto, puoi scegliere di fare in modo che l'app Doxie cancelli le importazioni dalla scheda e salti eventuali duplicati.
Che app di Doxie non è è un posto dove tenere le scansioni memorizzate. Non esiste una funzione di ricerca, nessuna cartella, nessun tag. Pensa all'app come a un vassoio di smistamento: gli articoli scansionati sono pronti per essere messi via. Doxie ha un numero di modi diversi per esportare gli elementi scansionati.
Per impostazione predefinita, gli elementi scansionati avranno una convenzione di denominazione lungo le linee di "Doxie 0002" o simili. Prima di fare qualsiasi cosa con gli elementi scansionati, puoi rinominarli molto facilmente all'interno dell'app. Basta fare clic sul nome del file per far comparire un campo di testo per modificarlo.
Cosa succede se si esegue la scansione in una lettera di 4 pagine? Doxie include una funzione "graffetta" che consente di combinare facilmente più elementi scansionati in un unico PDF multipagina. È semplice come selezionare gli elementi scansionati che devono essere graffati e quindi fare clic su Di base pulsante.
Mancia: Per salvare te stesso accidentalmente impostando l'ordine di pagina errato (che può essere corretto usando Anteprima) scansiona prima gli articoli nell'ordine corretto.
Ora abbiamo i nostri articoli scansionati chiamati (e spillati), possiamo cercare di esportarli.
Doxie salverà consente di salvare i documenti come JPEG o PNG (il migliore per le foto scansionate) o come PDF. Inoltre, puoi salvare il PDF con l'OCR sia in bianco e nero che a colori. A meno che tu non stia salvando documenti scritti a mano, usa sempre queste opzioni mentre rendono il testo ricercabile!
Mancia: A meno che non sia necessario conservare i colori di un documento, B & W fornirà file di dimensioni molto ridotte.
L'OCR può richiedere alcuni minuti a seconda della quantità di testo e di quante pagine ci sono. Mantiene comunque la scansione originale all'interno del PDF in modo che il layout e l'aspetto non cambino, ma sarete in grado di evidenziare il testo e copiarlo.
Possiamo semplicemente salvare gli elementi scansionati in una cartella sul nostro Mac. Se questa è la tua cartella Documenti o Dropbox, puoi utilizzare Salvare pulsante per farlo. Questo ci permetterà di scegliere il formato desiderato (PDF con i nostri senza OCR, JPEG, PNG ecc.) E la posizione in cui salvare l'elemento scansionato.
Doxie può anche inviare articoli scansionati ad un numero di app diverse. Per impostazione predefinita, è possibile inviare elementi scansiti per poi essere inviati tramite AirDrop o iMessage. Questo elenco è anche personalizzabile e puoi aggiungere altre app se lo desideri. Se ti ritrovi a scansionare documenti cartacei e ad aprirli in qualcosa come Anteprima, ad esempio, puoi aggiungere Anteprima a Inviare pulsante usando il App locali scheda delle preferenze di Doxie.
Oltre a scegliere le tue app preferite per l'invio di scansioni, puoi anche personalizzare il formato delle scansioni prima che raggiungano l'app. In questo modo, puoi assicurarti di inviare file di immagini a app come Pixelmator e Photoshop e documenti OCR in app come Anteprima. Se desideri utilizzare servizi cloud come Evernote, è qui che devi configurarlo.
Mancia: Quando usi il Inviare pulsante, gli elementi non vengono salvati da nessuna parte: ricorda di salvare il documento nell'app a cui l'hai inviato.
Servizi come Dropbox, Basecamp e Flickr possono essere configurati tramite App Cloud sezione delle preferenze di Doxie. Una volta configurato, puoi usare il Nube pulsante per inviare elementi ai servizi cloud. Doxie attualmente supporta i seguenti servizi:
Proprio come con il Salvare opzione, è possibile personalizzare i servizi per utilizzare un formato di output specifico se è necessario utilizzare l'OCR.
Oltre ai servizi cloud di cui sopra, Doxie fornisce il proprio servizio Doxie Cloud. Si tratta di un servizio gratuito per gli utenti di Doxie anche se non è progettato per l'archiviazione a lungo termine in quanto i file possono essere salvati per un massimo di 1 anno. Quando carichi un file su Doxie Cloud, ti viene assegnato un URL univoco per accedere al file.
My Doxie è impostato per salvare gli elementi scansionati come PDF (OCR B & N) su / Doxie cartella in Dropbox. Non appena clicco Nube e scegliere Dropbox, Doxie mi chiede di confermare il nome del file e poi lo salva nella cartella.
Una volta esportati gli elementi scansionati, Doxie li contrassegna con un segno di spunta verde.
Dopo aver lasciato Doxie, l'app ti chiederà se desideri eliminare gli elementi che hai esportato o solo per uscire. Prova a prendere l'abitudine di ordinare tutti gli elementi scansionati in modo da iniziare sempre Doxie con una lavagna pulita.
Con Doxie puoi ridurre la quantità di disordine sulla tua scrivania e creare facilmente documenti cartacei facilmente reperibili. Ciò significa che puoi archiviare i tuoi documenti, ma con la consapevolezza che qualsiasi documento di cui potresti aver bisogno in futuro è solo a pochi tasti di distanza.
Hai un flusso di lavoro senza carta? Forse usi uno scanner piano tradizionale. Facci sapere come lavori nei commenti.
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