Come ottenere Microsoft Office gratuitamente

Microsoft Office è uno dei set di software di produttività più costosi che la maggior parte delle persone acquisterà. Il nuovo Office 365 ti costerà circa $ 9 al mese e una copia standalone di Office 2013 costa oltre $ 100 anche con uno sconto. Non è così costoso, di per sé, se hai bisogno di usare Office tutto il giorno, ma se tutto ciò che devi fare è scrivere alcune lettere e organizzare le tue finanze personali, è decisamente costoso.

Puoi usare LibreOffice o Google Docs gratuitamente, oppure se hai un Mac puoi usare le app iWork di Apple per molto meno dei costi di Office. Ma cosa succede se tu veramente preferirei semplicemente usare le app di Microsoft Office, dal momento che funzionano perfettamente con i file che già possiedi e tu sei già abituato a loro?

Sei fortunato. Nel nuovo Office.com, è possibile utilizzare gratuitamente versioni di base di Word, Excel, PowerPoint e OneNote nel browser. Sono le stesse app Microsoft Office a cui sei abituato, solo che sono online e sono gratuite al 100%. In questo tutorial, ti mostrerò come creare nuovi documenti, fogli di lavoro e presentazioni usando Office, gratuitamente, e anche come aprire e modificare i tuoi documenti esistenti online.

Office Online: l'ufficio gratuito che hai sempre voluto

È davvero Office, solo online e gratuito

Il nuovo Office Online non è in realtà nulla di terribilmente nuovo. Nel 2010 Microsoft ha aggiunto "Office Web Apps" al proprio servizio di archiviazione online Skydrive, che consente di modificare i documenti di Office online con una copia di base delle app in stile Office 2010. Ha funzionato bene, ma è sempre stato nascosto all'interno di Skydrive. Ora che hanno recentemente rinominato Skydrive come OneDrive, hanno anche impostato Office Web Apps in modo gratuito per vivere da solo come Office Online, con una nuova UI in stile Office 2013.

Ora, prima di iniziare, è importante chiarire un po 'di confusione. Queste app di Office gratuite sono app web-cioè, corrono nel tuo browser web, eppure si sentono più come una "app" di un sito standard. Non è possibile installarli sul PC o sul Mac come è possibile installare normali app di Office e non funzioneranno quando non si è connessi a Internet. Questo non è un grosso problema, dato che molti di noi sono già online tutto il giorno. Meglio ancora, Office Online salva i file che esegui online su OneDrive, che puoi sincronizzare gratuitamente con il tuo Mac o PC per vedere i tuoi documenti quando sei offline. Non è troppo male gratuitamente.

Con quello, iniziamo.

Creazione di un nuovo documento Word online

Per iniziare a utilizzare Office gratuitamente, tutto ciò che devi fare è aprire il browser, andare su Office.com e selezionare l'app che desideri utilizzare. Sono disponibili copie online di Word, Excel, PowerPoint e OneNote tra cui è possibile scegliere, nonché le app dei contatti e del calendario e lo spazio di archiviazione online OneDrive. Per provarlo, selezioniamo il Word online icona. Per prima cosa è necessario accedere con un account Microsoft (un account che si può avere da Hotmail, Xbox Live o Skydrive), oppure è possibile creare un nuovo account gratuitamente. Poi, pochi secondi dopo, vedrai una schermata che ti chiede se desideri creare un nuovo documento vuoto, sfogliare i modelli o aprire un documento da OneDrive.

Iniziare in Word Online

Se si desidera creare un documento vuoto, basta fare clic sul Nuovo documento vuoto pulsante. Altrimenti, fare clic su Sfoglia i modelli pulsante per scegliere tra i nuovi modelli di documento standard che vedresti sul tuo PC quando crei un nuovo documento di Word. Qui puoi guardare i modelli principali o sfogliare le categorie di modelli disponibili. Quando hai trovato quello perfetto, selezionalo, quindi fai clic sul verde Apri in Word online pulsante.

Esistono dozzine di modelli che puoi utilizzare in Word, Excel e PowerPoint online

Dovrai fare clic su un altro pulsante per salvare il documento nel tuo spazio di archiviazione OneDrive, quindi vedrai l'intera app Word Online aperta nel tuo browser con il tuo modello. Tutto dovrebbe apparire molto familiare se hai usato versioni recenti di Word. C'è la barra degli strumenti in cima con gli strumenti predefiniti e sostanzialmente qualsiasi cosa nella normalità Casa la scheda è ancora lì, incluse le opzioni relative a caratteri e allineamento, stili, elenchi e altro ancora. Le normali scorciatoie da tastiera funzioneranno normalmente, quindi puoi toccare Control-B o Command-B per rendere il testo in grassetto, ad esempio. Oppure puoi selezionare il testo e una barra di formattazione mini apparirà sul tuo cursore proprio come nelle app di Office sul tuo PC, dove puoi cambiare le opzioni dei caratteri e altro al volo.

La modifica di un modello è molto semplice, proprio come ci si aspetterebbe. È possibile selezionare il testo segnaposto e le immagini e aggiungere il testo e il contenuto che si desidera invece mantenendo la stessa formattazione. Mentre stai digitando, Word controllerà automaticamente il tuo documento per gli errori di ortografia con la lingua di tua scelta e mostrerà il conteggio delle parole nella parte inferiore dell'app. Inoltre, salverà automaticamente il documento mentre lavori.

Le basi di Word sono tutte lì, gratis

Troverai il resto degli strumenti necessari per modificare il tuo documento nelle altre schede della barra multifunzione nell'app. Ci sono meno strumenti di quelli che troverai su Word sul tuo PC, ma troverai almeno strumenti di base per aggiungere le tue immagini o clip art da Microsoft e modificarle, insieme a strumenti di tabella, intestazione e piè di pagina, opzioni di layout di pagina, e altro ancora. Se non riesci a trovare nulla, tutto ciò che devi fare è digitare il comando desiderato nella casella di ricerca in alto al centro, e troverà l'opzione per te. E se vuoi che il nastro ti tocchi per darti più spazio da modificare, fai doppio clic su di esso e si nasconderà, pronto per essere riaperto quando necessario.

Cerca all'interno del nastro per trovare gli strumenti necessari o aiuta gli articoli di Microsoft.

Le altre app di Office Online funzionano altrettanto bene. È possibile creare una nuova presentazione di PowerPoint online, completa di dozzine di modelli predefiniti o utilizzando i temi di progettazione predefiniti che ci si aspetterebbe da PowerPoint. Sono disponibili solo un paio di transizioni e animazioni, ma tutto il resto è incluso in PowerPoint Online, tra cui la grafica SmartArt e le note sulle diapositive. È possibile duplicare le diapositive, copiare il contenuto tra di loro, inserire le proprie immagini e altro. Puoi anche fare clic su Presentazione pulsante nell'angolo in basso a sinistra e presenta la presentazione a schermo intero direttamente da PowerPoint Online.

PowerPoint Online ha la maggior parte degli strumenti di scorrimento che ti aspetteresti, tra cui Smartart.

Excel Online è ugualmente bello e, dal momento che i fogli di lavoro si occupano principalmente di crunching di numeri, è probabile che tu possa ottenere tutto ciò che devi fare in Excel fatto in Excel Online, a meno che tu non abbia bisogno di macro e componenti aggiuntivi. Sono disponibili tutte le funzioni e i grafici Excel standard, oltre agli strumenti di base per ordinare i dati e i modelli in modo da fornire rapidamente i modi per raggruppare i numeri. Non troverai gli strumenti più avanzati come tabelle pivot, ma se apri un documento Excel che contiene già tabelle pivot in Excel Online, quelle tabelle pivot continueranno a funzionare normalmente e potrai modificarle completamente online.

Excel Online include anche una funzione bonus: Sondaggi. Questa funzione sembra essere stata copiata direttamente dai fogli di lavoro di Google Documenti, dal momento che Excel per Mac o PC non può essere utilizzato per i sondaggi, ma è comunque piacevole da avere. Puoi utilizzarlo per fare semplici sondaggi online, quindi rivedere i dati dai tuoi risponditori in Excel Online o scaricare i risultati sul tuo computer in un foglio di calcolo.

Excel è ancora il cruncher numero serio che ti aspetteresti.

Modifica di un file di Office esistente online

Ora, se hai già documenti di Office, magari da un collega o dal tuo capo, o da una versione precedente di Office che hai su un altro computer, vorresti poterli visualizzare e modificare anche in Office Online. Questo richiederà solo un ulteriore passaggio. Dovrai prima andare su OneDrive.com, accedere con il tuo account Microsoft come prima, quindi trascinare i tuoi file sulla pagina OneDrive (o caricarli in blocco dal Caricare pulsante). In alternativa, puoi sincronizzarli con il tuo account con le app OneDrive per Mac o PC.

Carica i tuoi file Office esistenti su OneDrive per modificarli online

Ora, per aprire i tuoi documenti online, basta fare clic sul documento e verrà aperto nell'app Office Online appropriata, anche se solo nella modalità di visualizzazione. Per modificare il documento, è necessario fare clic Modifica documento nel nastro, quindi selezionare Modifica in Word online (o Excel / PowerPoint online se stai modificando un foglio di calcolo o una presentazione, rispettivamente). Questo ti invierà all'app Office Online che abbiamo esaminato in precedenza, dove potrai sfruttare tutte le fantastiche funzioni di modifica necessarie.

Collaborazione in Office Online

La parte migliore della modifica dei documenti di Office online è che è facile condividerli con altri e collaborare in tempo reale. Per condividere un documento in Office Online, fare clic su Condividere pulsante nella parte superiore della finestra. Qui puoi invitare le persone direttamente per aiutarti a modificare un documento, oppure puoi copiare un link per condividerlo con altri dove possono visualizzare o modificare il documento anche senza un account Microsoft.

Word Online supporta i commenti sui tuoi documenti condivisi, per aiutare te ei tuoi collaboratori a tenere il passo con ciò che è stato cambiato e discutere potenziali cambiamenti. Per aggiungere commenti, selezionare il testo che si desidera commentare, fare clic su Revisione scheda e selezionare Nuovo commento. Puoi anche attivare o disattivare la barra laterale dei commenti dalla stessa scheda.

Condividi i tuoi file di Office con chiunque e co-modificali dal vivo online, completi di commenti.

Ripristina versioni precedenti di documenti in Office Online

Suo così è facile cancellare accidentalmente parte del tuo documento solo per rendersi conto in seguito che hai cancellato le informazioni che ti servivano ancora, e questo è più facile se stai collaborando con altri sui tuoi documenti. In Office Online non dovrai mai preoccuparti di perdere il lavoro poiché salva automaticamente il tuo lavoro e fa il backup delle versioni precedenti dei tuoi file. Per ripristinare la versione precedente di un file, fai clic su File pulsante in alto a sinistra del nastro, selezionare Informazioni, quindi fare clic su Versione precedente pulsante. Si aprirà un elenco delle versioni precedenti del file che è possibile visualizzare online, ripristinare o scaricare una copia per la conservazione in sicurezza.

Cambiare accidentalmente qualcosa nel tuo documento? Nessun problema.

Stampa e salva i tuoi documenti

Quando il tuo lavoro è terminato e sei pronto per condividere il tuo documento, probabilmente dovrai condividere una copia del tuo documento o stamparlo. Ciò è altrettanto semplice in Office Online come in qualsiasi altra copia di Office. Basta fare clic sul File scheda nuovamente e selezionare Stampare per stampare una copia del documento o selezionare Salva come e fare clic su Scaricare pulsante per salvare una copia del documento sul computer. Il file che verrà scaricato automaticamente è un normale file di Office che verrà aperto in qualsiasi altra copia di Office o in ufficio come iWork, LibreOffice e Google Documenti. In alternativa, se sincronizzi i tuoi file OneDrive con il tuo computer, il tuo nuovo documento verrà automaticamente sincronizzato con il tuo computer in modo da poterlo copiare dalla tua cartella OneDrive e condividerlo.

Stampa, salva e condividi i tuoi documenti dal menu File

C'è un'altra bella opzione se condividi il tuo documento online: puoi incorporare un documento di Office Online nel tuo sito Web in modo che altri possano leggerlo online. Basta selezionare il Condividere scheda in File menu, fare clic su Incorporare pulsante, quindi fare clic su creare pulsante, copia il codice e incollalo nel tuo sito. È un ottimo modo per condividere, ad esempio, il documento della newsletter del team sul sito della tua azienda o un foglio di lavoro di dati in un post sul blog di ricerca.

Conclusione

Se desideri ottenere Microsoft Office senza dover pagare nulla e non hai bisogno delle funzionalità più avanzate di Office, Office Online è la soluzione perfetta per te. Le sue copie gratuite di Word, PowerPoint, Excel e OneNote potrebbero avere meno funzionalità di quelle che ti aspetteresti e funzionare solo nel tuo browser, ma funzionano davvero bene e renderanno perfettamente la formattazione di tutti i tuoi documenti Office esistenti.

La prossima volta che devi creare un nuovo documento, foglio di lavoro o presentazione o forse solo modificare un documento di Office di un collega, prova Office Online. Probabilmente scoprirai che ha le funzionalità di cui hai bisogno e che funziona molto meglio di quanto tu non avresti mai pensato.