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Domare la bestia che è la tua casella di posta potrebbe sembrare un compito scoraggiante, ma può essere fatto. Come la maggior parte di noi, ricevo dozzine di e-mail ogni giorno, dalle più importanti attività aziendali ai sempre più fastidiosi messaggi di spam. Ma a differenza della maggior parte, la mia casella di posta raramente ha più di cinque e-mail che vi siedono in un dato momento.
In questo tutorial, condividerò tutti i miei suggerimenti, trucchi e tecniche che uso per trasformare una casella di posta disordinata in un flusso di lavoro organizzato. Scoprirai perché archiviare le email invece di eliminarle, come filtrare automaticamente i messaggi e ricevere la posta prioritaria in modo che funzioni per te, e come sbarazzarti delle fastidiose e-mail automatiche.
Una delle mie funzionalità Gmail preferite è che per impostazione predefinita, hai archiviato un'email una volta che hai finito di leggerlo, invece del tipico pulsante di cancellazione trovato nella maggior parte delle app di posta elettronica. Questo è ottimo perché ti consente di cancellare la tua casella di posta senza preoccuparti di ciò che è necessario salvare per dopo.
Ad esempio, si supponga di ricevere un'e-mail di conferma del pagamento delle fatture. Potresti essere tentato di tenerlo nella tua casella di posta fino a quando non vedrai il pagamento effettivamente postare sul tuo account prima di eliminare quel messaggio. Con la funzione di archivio di Gmail, puoi semplicemente archiviarla senza pensarci due volte!
Archiviazione di un'email in Gmail. Secondo la prima riga del documento di supporto di Gmail: "L'archiviazione rimuove i messaggi dalla tua casella di posta, ma li tiene nel tuo account in modo che tu possa sempre trovarli in un secondo momento. " Pertanto, ogni volta che ricevi un'email che non sei sicuro di cosa fare, fai semplicemente clic sul pulsante pulsante di archiviazione invece del pulsante cestino. Se hai bisogno di trovarlo di nuovo, usa la potente funzione di ricerca di Gmail per rimetterlo a posto!
Trovare una email archiviata in Gmail Con 15 GB gratuiti di spazio di archiviazione assegnati a ciascun account Gmail e la possibilità di acquistarne altri se necessario, è possibile archiviare impunemente. In effetti, la mia regola generale è che se non so cosa fare con una email, la archivo. Consente una casella di posta pulita e un modo per evitare lo stress per recuperare la posta, tutto allo stesso tempo.
È possibile combinare l'archiviazione con le etichette per organizzare le e-mail, ma nella maggior parte dei casi è possibile archiviare i messaggi e trovarli di nuovo con una ricerca rapida. Questo è il modo più semplice per iniziare a ricevere la tua casella di posta organizzata e, se lo desideri, puoi andare più avanti con gli sforzi dell'organizzazione.
E, se stai manualmente organizzando la tua casella di posta, assicurati di dare un'occhiata al nostro tutorial sulle scorciatoie da tastiera di Gmail per velocizzare il tuo lavoro.
I filtri sono facilmente una delle migliori caratteristiche dei più moderni client di posta elettronica. Ma in Gmail, sono anche incredibilmente semplici da configurare. Una volta che ne aggiungi uno o due, sarai dipendente. La premessa di un filtro è semplice: si imposta una regola che se un messaggio di posta elettronica contiene, proviene da o ha X, il tuo client di posta elettronica farà automaticamente Y con detta email.
Ad esempio, immagina di essere registrato per ricevere un'email giornaliera che riassume tutti i principali eventi di notizie del giorno precedente. Questo è un ottimo servizio, ma quelle e-mail stanno occupando spazio nella tua casella di posta fino a quando non riesci a leggerle e archiviarle. Potresti invece creare un filtro che li archivi automaticamente, o forse semplicemente archivi le e-mail dopo averle lette.
Per impostare un nuovo filtro, fare clic su icona delle impostazioni in alto a destra di Gmail. Quindi fare clic sul filtri scheda. Infine, scorrere fino alla fine della pagina e fare clic su Crea un nuovo filtro.
Creazione di un nuovo filtro in Gmail Ora, scegli come vuoi individuare o cercare le email che desideri filtrare. Sii il più specifico possibile qui perché un filtro troppo generico potrebbe afferrare più di quanto hai richiesto. Puoi filtrare in base alle seguenti opzioni:
Una volta ottenuto il set di filtri, fai clic su Crea un filtro con questa ricerca. La schermata successiva ti fornirà una serie di opzioni che Gmail può eseguire automaticamente per te. Può fare tutto, dall'invio di una risposta predefinita, allo spostamento della posta dalla tua casella di posta e in una cartella che puoi guardare in seguito. Ti consiglio di farlo per qualsiasi email giornaliera che ricevi, ma non devi leggere finché non hai tempo libero.
Creazione di un filtro in Gmail Posta prioritaria è una funzionalità relativamente nuova in Gmail. Aggiunge un po 'di filtraggio automatico di default alla tua casella di posta, così puoi mantenere le cose pulite senza dover impostare troppi filtri. Il team di Gmail sa che quasi tutti ricevono tre tipi di email:
Per attivare la posta prioritaria clicca su icona delle impostazioni, quindi scegliere il Posta in arrivo scheda. Oltre alle tre schede predefinite, puoi anche attivare le schede per le email da social network, mail promozionali e aggiornamenti del forum. Impostare il Posta in arrivo scendi dalla posta in arrivo predefinita a quella prioritaria, quindi scorri fino in fondo e fai clic Salva I Cambiamenti.
Posta prioritaria in Gmail Una volta attivato, Gmail inizierà a utilizzare una varietà di segnali per determinare automaticamente in quale categoria deve rientrare ogni email. La tua casella di posta elettronica ora avrà una scheda diversa per ogni categoria. Se Gmail commette un errore, puoi insegnare quali e-mail sono una priorità attivando la bandierina gialla accanto a ciascuna e-mail.
Unroll.me è un nuovo servizio divertente che funziona incredibilmente bene con Gmail. Semplicemente registrandoti e concedendo l'accesso a Unmail.me al tuo account Gmail, il servizio rileverà automaticamente qualsiasi email e newsletter di massa che ricevi. Ti daranno quindi tre opzioni:
Il rollup giornaliero è una singola email inviata alla tua casella di posta una volta al giorno con tutte le email di massa che hai ricevuto splendidamente suddivise in segmenti. Se vedi un segmento che vuoi visualizzare completamente, fai semplicemente clic su di esso e vai direttamente alla posta elettronica completa. Puoi anche accedere al sito e vedere una ripartizione di tutte le email in categorie. È un altro bel modo per evitare il sovraccarico della posta in arrivo e ottenere comunque le notizie che ti servono.
Unroll.me rollup breakdown. Quando puoi archiviare senza paura e mettere le tue iscrizioni sul pilota automatico, mantenere una casella di posta pulita diventa molto più facile. In effetti, attualmente utilizzo la mia casella di posta come una lista di cose da fare. Se un'email richiede un'azione da parte mia, rimane nella mia casella di posta. Altrimenti, viene archiviato o spostato in una cartella. Se si tratta di un abbonamento, i miei filtri automatici e Unroll.me si uniscono per gestirlo per me.
Puoi combinare alcune o tutte queste funzionalità per domare quel fastidioso inbox monster. Lascia un commento qui sotto se hai un altro ottimo suggerimento su Gmail che vorresti condividere, o se hai problemi con l'uso di archivi, filtri automatici o casella prioritaria.
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